III. hệ thống sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm.
2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý ở công ty.
2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm .
Công ty may Thăng Long là một doanh nghiệp lớn chuyên sản xuất và gia công các mặt hàng may mặc theo quy trình công nghệ từ A đến Z(bao gồm cắt,may ,là ,đóng gói,và nhập kho) với loại máy móc chuyên dùng và số lợng sản phẩm tơng đối lớn đợc chế biến từ nguyên liệu chính là vải .Tính chất sản xuất của các loại hàng trong công ty là sản xuất phức tạp ,kiểu liên tục ,loại hình sản xuất hàng loạt ,chu kỳ sản xuất ngắn ,quy mô sản xuất lớn .Mô hình sản xuất của công ty bao gồm nhiều xí nghiệp thành viên.
Công ty có 7 xí nghiệp thành viên phù hợp với đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm . Trong mỗi xí nghiệp may lại chia làm 5 bộ phận khác nhau. + Văn phòng xí nghiệp .
+ Tổ cắt. + Tổ may.
+ Tổ hoàn thành . +Tổ bảo quản.
Ngoài các xí nghiệp chính phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ,công ty còn tổ chức bộ phận sản xuất kinh doanh nh xí nghiệp phụ trợ ,cửa hàng thời trang.
Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
Mô hình tổ chức sản xuất của công ty
Nguyên vật
liệu (vải) Cắt(trải vải- đặt mẫu-đánh số-cắt) May (may cổ,may tay -ghép thành phẩm) Giặt,mài tẩy
Thêu Là Nhập kho thành phẩm Đóng gói Công ty XN I XN II XN III XNIV XN V XN may HP XN may Nam Hải XN phụ trợ CH thời trang
XN thêu P xơn mài Văn phòng XN
Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty là quy trình sản xuất phức tạp
,kiểu liên tục .Sản phẩm đợc trải qua nhiều giai đoạn sản xuất kế tiếp nhau . Công ty sản xuất ra nhiều sản phẩm với những chủng loại mẫu mã khác nhau ,nhng đều phải trải qua 1 quy trình công nghệ nh trên. Cụ thể nh :Nguyên vật liệu nhận từ khô nguyên vật liệu theo từng chủng loại theo yêu cầu của từng loại mẫu mã khác nhau của từng mặt hàng ,sau đó đa vào nhà cắt ,vải đợc trải ra ,đặt mẫu ,đánh số và đợc cắt thành bán sản phẩm ,tiếp theo nhập kho nhà cắt và chuyển cho các bộ phận may trong xí nghiệp . Tại đây đợc chia thành nhiều công đoạn :May cổ ,may tay, ghép thân ,hoàn thành sản phẩm (quá trình sản xuất sản phẩm phải sử dụng nguyên vật phụ nh chỉ ,khuy...) sản phẩm hoàn thành chuyển sang bộ phận là ,sau đó đóng gói và nhập kho thành phẩm.
2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
Công ty may Thăng Long tổ chức quản lý theo kiểu “chức năng trực tuyến” có nghĩa là phòng ban tham mu với giám đốc theo từng chức năng ,nhiệm vụ của mình ,giúp ban giám đốc điều hành đa ra những quyết định đúng đắn ,có lợi cho công ty.
Tổng giám đốc: Là ngời có quyền hành cao nhất trong công ty,thay mặt công ty chịu trách nhiệm trớc nhà nớc về toàn bộ hoạt động của công ty mình. Ngoài công tác phụ trách chung các mặt hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh ,tổng giám đốc cần trực tiếp điều hành giám sát các hoạt động của 1 số bộ phận ở công ty.
Giám đốc điều hành kỹ thuật : Có nhiệm vụ giúp việc cho tổng giám đốc về mặt kỹ thuật sản xuất ,thiết kế của công ty.
Giám đốc điều hành sản xuất : Có trách nhiệm giúp việc cho tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh .
Giám đốc điều hành nội chính : Có nhiệm vụ giúp cho tổng giám đốc biết về các mặt đời sống công nhân viên và điều hành xí nghiệp dịch vụ đời sống.
Các phòng ban chức năng bao gồm :
+Văn phòng tổng hợp: Có nhiệm vụ quản lý về mặt quân số ,mặt tổ chức của công ty ,tham mu cho tổng giám đốc về mặt tổ chức .
+ Phòng kỹ thuật : Có nhiệm vụ quản lý ,phác thảo ,tạo mẫu mã các mặt hàng theo đơn đặt hàng của khách và nhu cầu của công ty.
+ Phòng KCS: Phụ trách công tác kiểm tra chất lợng sản phẩm của công ty ,xây dựng các phơng án công nghệ kiểm tra ,đo lờng chuẩn bị các phơng tiện và điều kiện để đảm bảo chất lợng sản phẩm ,nhằm loại sản phẩm hỏng ,lỗi trớc khi đa vào nhập kho thành phẩm.
+ Phòng kế toán tài vụ : Có trách nhiệm quản lý sản xuất kinh doanh về mặt số lợng và giá trị .Phân tích và tổng hợp để đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh .
+Phòng kế toán thị trờng : Chịu trách nhiệm nghiên cứu khảo sát thị trờng và lập kế hoạch sản xuất cho kịp thời ,đúng thời hạn đợc ký trong hợp đồng.
+ Cửa hàng dịch vụ :Làm công tác dịch vụ ,phục vụ thêm cho đời sống của công nhân viên trong công ty.
+Trung tâm thơng mại và giới thiẹu sản phẩm : Tại đây công ty trng bày các mặt hàng sản xuất ,vừa giới thiệu sản phẩm vừa bán đồng thời cũng là nơi tiếp nhận các ý kiến đóng góp phản hồi từ ngời tiêu dùng.
+Cửa hàng thời trang: Tại đây các mẫu mã quần áo đợc thiết kế riêng ở x- ởng thời trang ,mang tính chất giới thiệu sản phẩm là chính .
+Phòng kho: Bao gồm kho nguyên vật liệu ,kho thành phẩm ,nơi bảo quản đầu ra và đầu vào của quá trình sản xuất.
+Phòng kế hoạch:
Sau đây là sơ đồ bộ máy quản lý của công ty may Thăng Long 3. Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty.
a. Đặc điểm.
Với đặc điểm tổ chức sản xuất và kinh doanh của công ty ,công tác hạch toán kế toán giữ vai trò quan trọng thực hiện đầy đủ chức năng kế toán của mình ,phản ánh giám đốc quá trình hình thành và vận động của tài sản .Cong tác kế toán tại công ty đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quá trình hạch toán ,từ khâu lập chứng từ ,ghi sổ kế toán để lập hệ thống báo cáo kế toán .
Công ty có trang bị máy vi tính nhng công việc kế toán không hoàn toàn trên máy mà đó chỉ là một phần trợ giúp .Các chứng từ phát sinh đợc thực hiện song song trên hai phơng hớng là ghi sổ và nhập vào máy ,kết quả ghi sổ và trên máy đợc đối chiếu với nhau . Các báo cáo in ra từ máy nên công việc có giảm bớt nhng không đáng kể.
b. Hệ thống chứng từ kế toán tại công ty.
Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do bộ tài chính ban hành .Cụ thể:
- Phiếu nhập kho,phiếu xuất kho,phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Phiếu xuất vật t theo hạn mức ,phiếu báo vật t ,sản phẩm hàng hoá. - Thẻ kho.
- Phiếu thu ,phiếu chi ,giấy đề nghị tạm ứng ,giấy thanh toán tiền tạm ứng. - Biên bản thu tiền ,bản kiểm kê quỹ .
- Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá TSCĐ.
- Thẻ TSCĐ,biên bản giao nhận TSCĐsửa chữa lớn hoàn thành .
- Hoá đơn bán hàng ,hoá đơn kiêm phiếu xuất kho,hoá đơn kiêm vận chuyển nội bộ ,hoá đơn giá trị gia tăng .
- Hoá đơn dịch vụ ,hoá đơn khối lợng xây dựng cơ bản hoàn thành . - Hóa đơn cho thuê nhà ,phiếu mua hàng .
- Bảng thanh toán hàng gửi đại lý ,thẻ quầy hàng .
- Bảng chấm công ,bảng thanh toán tiền lơng ,bảng thanh toán tiền thởng . - Phiếu nghỉ lơng BHXH, bảng thanh toán BHXH.
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành . - Biên bản điều tra tai nạn lao động.
Những chứng từ này đợc áp dụng ở công ty làm căn cứ ghi sổ kế toán ,cung cấp những thông tin cho quản lý. Tuy nhiên ,đây là những chứng từ mà công ty đang sử dụng,trên thực tế công ty không sử dụng hết các hoá đơn này.
Hệ thống tài khoản của công ty: Công ty đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do bộ tài chính ban hành theo quyêts định 1141 QĐ/TC/CĐKT ngày 1/11/1995. Một số tài khoản công ty mở chi tiết nhằm theo dõi phần hạch toán chi tiết.
c. Hình thức kế toán.
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật ký chứng từ .Đây là hình thức kế toán phù hợp với quy mô kinh doanh lớn ,loại hình kinh doanh phức tạp phát sinh nhiều ,nếu công ty áp dụng hình thức khác đều mang lại những bất lợi cho công ty .Vì xuất phát từ những đặc điểm kinh doanh quy mô của khối lợng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý ,trình độ kế toán .
Sau đây là trình tự ghi sổ:
Ghi chú: Ghi hàng ngày. Chứng từ gốc
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Ghi cuối tháng.
Việc áp dụng hình thức kế toán công ty sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ chi tiết: Sổ TSCĐ, Sổ chi tiết vật t, Sổ chi tiết sản xuất kinh doanh ,Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, Sổ chi tiết doanh thu ,Sổ chi tiết tiền vay, Bảng phân phối tiền lơng và bảo hiểm ,Bảng phân bổ nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ,Bảng tính và phân bổ khấu hao.
- Công ty mở tất cả các sổ cái cho các tài khoản đã đăng ký sử dụng. - Theo quy định của nhà nớc:
+ Bảng cân đối kế toán.
+ Báo cáo kết quả kinh doanh . + Thuyết minh báo cáo tài chính.
- Theo quy định của công ty phục vụ cho việc quản lý nội bộ của công ty. + Báo cáo chi tiết công nợ.
+ Báo cáo chi tiết kết quả kinh doanh. - Sổ kế toán tổng hợp.
+ Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,7,8,9,10. + Bảng kê số 1,2,4,5,8,10,11.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho) kế toán tiến hành ghi vào bảng kê ,sổ chi tiết ,sổ nhật ký chứng từ .Lấy số liệu tổng cộng ở nhật ký để ghi báo cáo .
Nh vậy với hình thức kế toán này việc hạch toán đợc thực hiện dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết .Nhờ đó tạo điều kiện thúc đẩy việc tién hành công tác kế toán kịp thời ,đảm bảo số liệu chính xác đáp ứng yêu cầu trong quản lý.
d. Bộ máy kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ,tổ chức quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế toán .Bộ máy kế toán của công ty may Thăng Long đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và tiến hành công tác kế toán theo hình thức nhật ký- chứng từ . Phơng pháp kế toán áp dụng
là phơng pháp kê khai thờng xuyên ,hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ ,kế toán TSCĐ theo phơng pháp khấu hao tuyến tính . Theo hình thức này phòng kế toán của công ty ở các xí nghiệp thành viên ,các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiẹm vụ hớng dẫn ,kiểm tra công tác hạch toán ban đầu ,thu thập chứng từ và ghi chép hạch toán giản đơn để truyền về phòng kế toán tập trung .
Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ,ghi chép các kết quả của quá trình sản xuất ,kinh doanh của công ,lập các báo cáo tài chính ,cung cấp các thông tin kịp thời đầy đủ chính xác giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định đúng đắn . Bộ máy kế toán đợc tổ chức tai công ty may Thăng Long nh sau:
Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trởng .Kế toán trởng là ngời phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán của công ty và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công việc của phòng kế toán . Đồng thời có trách nhiệm lập báo cáo định kỳ khi kết thúc quý cho giám đốc về tình hình sử dụng vồn kinh doanh trong công ty.
Kế toán tổng hợp là ngời tập hợp số liệu để ghi vào các sổ tổng hợp sau đó lập các báo cáo tài chính ,đồng thời là nhời giúp việc chính cho kế toán trởng. Kế toán vật t có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập,xuất ,tồn kho từng loại vật t bao gồm : nguyên vật liẹu chính,nguyên vật liệu phụ,công cụ lao động nhỏ diễn ra hàng ngày. Kế toán trởng Kế toán thanh tra Kế toán tổng hợp Kế toán vật t Kế toán TS CĐ Kế toán tiền l- ơng Kế toán tiêu thụ thành phẩm Kế toán công nợ Kế toán tiền mặt
Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm ,trích khấu hao TSCĐ ,theo dõi các nguồn vốn ,các quỹ của công ty.
Kế toán tiền lơng co nhiệm vụ tính lơng ,bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên của công ty,trích BHXH,BHYT,KPCĐ đồng thời làm phiếu chi lơng cho các x- ởng .
Kế toán tiêu thụ thành phẩm có nhiệm vụ theo dõi tình nhập ,xuất kho thành phẩm ,hạch toán doanh thu.
Kế toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán công nợ với khách hàng ,với nhà cung cấp và các ngân hàng mà công ty có giao dịch.
Kế toán tiền mặt (thủ quỹ) có nhiệm vụ lập các phiếu thu ,phiếu chi trên cơ sở mở sổ theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt phát sinh hàng ngày tại công ty.
II. thực tế công tác hạch toán thành phẩm ở công ty may thăng
long
1.Đặc điểm thành phẩm công ty may Thăng Long.
Công ty Thăng Long là 1 trong những doanh nghiệp hàng đầu của ngành Dệt- May Việt Nam. Sản phẩm của công ty không chỉ phục vụ cho nhu cầu của ngời tiêu dùng trong nớc mà còn đáp ứng nhu cầu của nhiều khách hàng trên thế giới . Điều đó khẳng định đợc chất lợng sản phẩm của công ty trong sự cạnh tranh gay gắt của thị trờng mà các đơn vị cùng ngành khác nh : May 10, May Chiến Thắng, May Đức Giang cùng các sản phẩm xuất khẩu khác nhng công ty vẫn vơn lên tự khẳng định mình bằng chính chất lợng sản phẩm .
Trớc đây trong thời kỳ bao cấp sản phẩm của công ty sản xuất ra theo yêu cầu nhà nớc giao,cho nên dù sản phẩm sản xuất ra không đạt chất lợng cao nh- ng vẫn tiêu thụ đợc .Hiện nay muốn tồn tại và phát triển đợc tất yếu công ty phải đổi mới trang thiết bị .Vì sự nâng cấp về trang thiết bị máy móc mà hàng năm công ty đã có sản phẩm mới đẹp tham dự các hội chợ triển lãm hàng tiêu dùng ,triển lãm chất lợng cao...nhận nhiều ý kiến nhận xét tôt từ phía ngời tiêu dùng. Trong năm 1997 công ty đợc Chủ tịch nớc tặng thởng huân chơng lao động hạng nhất và huân chong độc lập hạng 3.
Công ty sản xuất sản phẩm theo quy mô lớn ,hàng trăm mẫu mã kiểu dáng quần áo đợc thiết kế sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trờng . Ngoài ra công ty cón nhận gia công chế biến hàng may mặc cho các doanh nghiệp trong và ngoài nớc . Sự đa dạng phong phú của sản phẩm tạo điều kiện cho khâu tiêu thụ ,đáp ứng đủ yêu cầu cho khách hàng .Tuy nhiên đây cũng là đặc điểm phức tạp gây khó khăn cho công ty trong việc quản lý thành phẩm cũng nh hạch toán chi tiết ,tổng hợp các loại thành phẩm của công ty.
Tóm lại nhu cầu thị hiếu của khách hàng luôn thay đổi nên số lợng sản phẩm sản xuất ra và tiêu thụ của công ty cũng không ổn định .Tuy chất lợng ,mẫu mã sản phẩm luôn đợc coi trọng và nâng cao hơn . Để tăng đợc số lợng bán ra công ty phải thờng xuyên nghiên cứu thị trờng để sản xuất các mặt hàng phù hợp với nhu cầu thị trờng .
2. Tình hình quản lý và đánh giá thành phẩm.
Trong những năm vừa qua việc quản lý và hạch toán thành phẩm ở công ty đã có nhiều cố gắng ,đã có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng kế toán và kho . Từ đó phản ánh chính xác số lợng nhập ,xuất, tồn kho thành phẩm .Mỗi bộ phận là 1