Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi vào sổ Nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái từng nghiệp vụ
Sơ đồ 1.9
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Các sổ kế toán để hạch toán theo hình thức Nhật ký chung bao gồm: sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK152,151(611), sổ chi tiết vật liệu
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký đặ biệt
Nhật ký chung Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết VL
Sổ cái TK 152, 151,(611)
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết nguyên,
Ưu điểm : Ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, kiểm tra, dễ đối chiếu, cho phép phân công lao động kế toán trong đơn vị, thuận tiện ứng dụng máy tính.
Nhợc điểm: Sổ Nhật ký và sổ Cái sử dụng riêng nên khối lợng ghi chép còn trùng lắp nhiều.
Vì vậy, hình thức này phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, có nhu cầu phân công lao động kế toán.Đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp áp dụng máy tính.
I.5.2.Hình thức Nhật ký - sổ cái.
Theo phơng pháp này việc ghi chép đợc tiến hành theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên một quyển sổ kế toán duy nhất là Nhật ký – sổ cái.
Hệ thống sổ bao gồm: Nhật ký- sổ cái TK 151,152 (611), sổ kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn.
Ưu điểm: phơng pháp hạch toán đơn giản, khối lợng công việc ít, dễ dàng đối chiếu, kiểm tra.
Nhợc điểm: ghi chép trùng lắp trên một dòng ghi; sử dụng một sổ nên không có cơ hội phân công lao động kế toán, và lợng tài khoản mở đợc ít.
Hình thức sổ này thích hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, thực hiện một loại hoạt động sử dụng ít tài khoản.
Sơ đồ 1.10
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - sổ cái