I. Khái quát chung về Công ty cổ phần Hương Nam
2. Hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm tại Công ty cổ phần Hương Nam
2.2. Hệ thống chứng từ và vận dụng tài khoản
a) Đối với chứng từ hạch toán
Việc tiêu thụ đồ ăn tại công ty chủ yếu là bán lẻ, theo quy định tất cả các trường hợp bán hàng đều phải lập hoá đơn GTGT và giao cho khách hàng liên 2 (màu đỏ). Nhưng trong một số trường hộp khách hàng không yêu cầu lấy hoá đơn nên kế toán không lập hoá đơn GTGT mà chỉ lập phiếu thu, trên phiếu thu thường chỉ phản ánh tổng số tiền thanh toán, không phản ánh số lượng sản phẩm tiêu thụ, thuế GTGT đầu ra phải thu của người mua. Điều này sẽ ảnh hưởng đến khâu hạch toán doanh thu và giá vốn hàng tiêu thụ cũng như việc xác định thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Do vậy, công ty cần chú ý theo dõi kỹ, tránh tình trạng bỏ sót chứng từ, hoá đơn. Hoá đơn lập ra cần ghi đầy đủ các yếu tố như giá chưa thuế, thuế GTGT, giá thanh toán.
b) Về theo dõi và quản lý công nợ
Thực tế cho thấy, hiện nay hầu hết hoạt động tiêu thụ thường liên quan đến nợ phải thu do khách hàng chưa thanh toán ngay, tuy nhiên, trên sổ theo dõi công nợ của công ty còn có những khoản phải thu của khách hàng với số tiền chỉ với vài trăm nghìn nhưng vẫn chưa thu hồi được. Do vậy mà để giải quyết số nợ này, công ty cần phải tăng cường công tác đối chiếu, tận thu công nợ đối với khách hàng thanh toán chậm, còn đối với những khách hàng đã giải thể hay mất khả năng thanh toán thì công ty phải điều tra tận gốc, lấy xác nhận của khách hàng và chính quyền làm căn cứ để chuyển thành nợ khó đòi. Công ty cũng nên xem xét việc lập dự phòng các khoản nợ đã quá hạn 2 năm
hoặc tuy chưa quá hạn 2 năm nhưng khách hàng có nguy cơ mất khả năng thanh toán, thời điểm lập là cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo kế toán.
Dựa vào sổ chi tiết thanh toán nợ phải thu của từng khách hàng, công ty có thể lập bảng kê những khách hàng nợ quá hạn để xếp vào diện nghi ngờ, tính toán và lập dự phòng phải thu khó đòi cho từng niên độ theo công thức:
= x
Khoản dự phòng này được lập và theo dõi trên TK 139 – dự phòng phải thu khó đòi, chi tiết cho từng khách hàng.
Bên nợ: + Sử dụng số dự phòng phải thu khó đòi để xoá nợ
+ Số dự phòng phải thu khó đòi không sử dụng đến được hoàn nhập Bên có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Dư nợ: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn
Cuối niên độ kế toán, khi xác định được có căn cứ về số dự phòng phải lập cho niên độ kế toán mới, khi cần lập mới và lập thêm, kế toán ghi:
Nợ TK 642: ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139 (chi tiết đối tượng): trích lập hoặc lập bổ sung dự phòng phải thu khó đòi
Khi có dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập cho niên độ kế toán mới, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng:
Nợ TK 139: số dự phòng được hoàn nhập
Có TK 642: ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi thu hồi hay xoá sổ dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112: số tiền thu hồi dược
Nợ TK 139 (chi tiết đối tượng): trừ vào dự phòng (nếu có) Có TK 642: số thiệt hại còn lại khi xoá sổ
Với đối tượng đã lập dự phòng nhưng thu hồi được nợ trong niên độ kế toán mới, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng, ghi:
Nợ TK 139 (chi tiết đối tượng): hoàn nhập dự phòng Có TK 642: ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Việc trích lập dự phòng sẽ giúp cho công ty tự chủ hơn về tài chính, đồng thời việc hạch toán khi đó mới phản ánh chính xác hơn về tình hình tài chính.