(Nguồn Hướng dẫn sử dụng DTBK – Tien Minh Software) I. Sơ lược về cách để khởi tạo, mở và copy các hồ sơ
1.Tạo hồ sơ mới:
Để bắt đầu tạo một hồ sơ mới (hồ sơ chưa tồn tại trên máy) bạn cần thực hiện quá trình khởi tạo theo các bước sau đây :
Tạo đường dẫn lưu kết quả: ( -> File/New của Word & Excel )
Bạn kích chuột vào biểu tượng hoặc từ menu <Khởi tạo> bạn chọn mục <Tạo hồ sơ mới...> và bấm nút trái chuột hoặc Enter. Một khung hội thoại xuất hiện như sau :
Bạn vào tên đường dẫn và bấm Enter hay chọn nút <OK> để tạo, bấm Esc hoặc chọn nút <Cancel> để bỏ qua.
Ví dụ : Để tạo đường dẫn lưu kết quả khi lập hồ sơ của cầu Kim Giao ta có thể đánh vào tên đường dẫn như sau C:\DTBK3X\Kim_giao hoặc C:\DTBK3X\Cầu Kim Giao và bấm Enter để tạo.
Chú ý : Bạn nên đặt tên đường dẫn theo ý nghĩa công trình để dễ nhận biết. Nếu bạn tạo một đường dẫn trùng tên với đường dẫn đã có trên máy hoặc vào tên đường dẫn sai thì ngay lập tức sẽ có một thông báo lỗi kèm theo. Khi đó bạn hãy kiểm tra lại tên đường dẫn rồi vào lại cho đúng !?. Nếu bạn muốn tạo đường dẫn gốc thì nhấn chuột vào hộp kiểm <ĐD lưu hồ sơ> để chuyển sang chế độ tạo đường dẫn gốc tương ứng. Khi tạo thư mục gốc xong bạn muốn trở về trạng thái tạo đường dẫn làm việc bình thường thì nhấn chuột vào hộp kiểm thêm lần nữa.(Chế độ mặc định là tạo đường dẫn lưu hồ sơ).
Bạn hãy lựa phương pháp lập hồ sơ xuất phát bằng cách nhấn chuột vào mục chọn tương ứng ở bên cạnh.
Tiếp theo bạn có thể yêu cầu máy tự động hoặc không tự động tính đổi đơn vị từ 100đv -->1 đv bằng cách chọn hoặc không chọn mục tự động tính đổi đơn vị. (Chế độ mặc nhiên là: tự động tính đổi đơn vị từ 100đv --> 1 đv).
Sau đó bạn chọn <OK> để tiếp tục. Lập biểu hồ sơ :
Sau khi tạo xong đường dẫn và chọn phương pháp lập hồ sơ xuất phát, máy sẽ mở màn hình nhập biểu như hình dưới đây (Xem hình). Bạn có thể bấm Tab để lướt trên màn hình và nạp biểu hồ sơ theo yêu cầu.
Tại đây bạn có thể vào mã Password để khóa hồ sơ của bạn bằng cách bấm vào nút <Password> một cửa sổ nhỏ hiện lên, khi đó bạn có thể gõ vào mã cần khóa và bấm Enter, máy sẽ khóa hồ sơ của bạn.
Mỗi khi bạn muốn vào lại hồ sơ đã được khóa máy sẽ hỏi mã Password, bạn phải gõ vào đúng mã đã được cài trước đó và bấm Enter thì máy mới mở hồ sơ để bạn tiếp tục. Nếu vào sai mã, máy sẽ lặp lại để bạn tiếp tục vào lại Password (Tối đa 5 lần). Qua 5 lần mở khóa không thành công, máy sẽ mở đường dẫn khởi động C:\DTBK3X\START để bạn tham khảo một ví dụ đã được nạp sẵn trên máy.
Mã khóa (Password) có thể dài đến 20 ký tự kể cả ký tự trống, vì vậy bạn có thể dùng họ tên hay số điện thoại... của một ai đó dùng cho Password của mình, nhưng chú ý không nên gõ dấu tiếng việt vì có thể bạn gõ nhầm dấu thì khó có thể mở lại hồ sơ.
Khi cần xóa hoặc đổi Password bạn phải vào được hồ sơ, sau đó vào phần <Lập biểu hồ sơ...> và bấm vào nút < Password>, cửa sổ Password hiện lên chờ bạn vào Password mới. Nếu bạn gõ vào mã khóa mới và bấm Enter thì máy sẽ nạp Password mới cho bạn. Còn nếu bạn không vào Password mới mà bấm Enter thì máy sẽ xóa Password của bạn. Khi đó hồ sơ này ai cũng có thể mở được.
Chọn các đường dẫn tra đơn giá:
Để chọn các đường dẫn tra đơn giá bạn chọn mục <Chọn đường dẫn tra đơn giá> trên menu <Khởi tạo> và bấm Enter, một khung hội thoại sẽ xuất hiện, bạn có thể bấm vào các nút tương ứng ở bên phải để chọn lại các đường dẫn tra đơn giá mới. Tùy thuộc vào loại công trình, nơi xây dựng công trình,... mà đơn giá vật liệu, nhân công, ca máy có thể khác nhau. Khi đó bạn phải chọn lại đường dẫn tra đơn giá vật liệu, nhân công, ca máy cho phù hợp. Và nếu bạn lập hồ sơ theo nhóm 2 (Lập theo phương pháp bù chênh lệch giá) bạn cần chọn lại cả các đuờng dẫn tra đơn giá định mức theo từng khu vực (địa phương).
Ví dụ : Với khu vực Khánh Hòa ta có thể chọn các đường dẫn tra đơn giá như sau : 1- Đơn giá : C:\DTBK3X\GIA_KV\KHANH_HOA
2- Vật liệu : C:\DTBK3X\GIA_KV\KHANH_HOA\GIAVL.DBF 3- Nhân công : C:\DTBK3X\GIA_KV\KHANH_HOA\NC_NHOM3.DBF 4- Ca máy : C:\DTBK3X\GIA_KV\KHANH_HOA\GIAXM.DBF Hoặc: C:\DTBK3X\GIA_KV\KHANH_HOA\GIAXM_06.DBF Xem hình sau :
Chú ý :
Nhân công nhóm 1 : áp dụng cho công trình dân dụng...
Nhân công nhóm 2 : áp dụng cho công trình đường bộ, đê đập, kênh mương,... Nhân công nhóm 3 : áp dụng cho công trình cầu, cống...
Nhân công nhóm 4 : áp dụng cho công trình hầm, các công việc đặc biệt khó khăn... Sau khi chọn (xác nhận) đường dẫn tra đơn giá thì mọi cơ sở dữ liệu được mở có thể cập nhật đơn giá đã lựa. Nếu bạn chọn đường dẫn tra đơn giá sai thì có thể cho kết quả sai và máy sẽ cho thông báo lỗi nếu không tìm thấy đường dẫn tra đơn giá do bạn đã chọn. Điều này hay gặp phải khi bạn chép hồ sơ từ máy này qua máy khác không đồng bộ trong cách đặt tên các đường dẫn hoặc do bạn gõ sai tên đường dẫn tra đơn giá.
2. Mở hồ sơ cũ để tiếp tục làm việc: ( -> File/Open của Word...)
Để vào một hồ sơ đã có trên máy bạn kích chuột vào biểu tượng hoặc chọn mục <Mở hồ sơ cũ...> trên menu <Khởi tạo> và bấm Enter, một hộp thoại xuất hiện như sau:
II. Lập dự toán theo Phương pháp Phân tích đơn giá 1
1. Nạp định mức khối lượng và định dạng hồ sơ
Trên menu <Lựa chọn> nếu bạn chọn cách lập hồ sơ xuất phát từ bảng khối lượng thì từ menu <Nhập số liệu> bạn chọn mục <Nạp định mức, khối lượng, định dạng> và Enter . Màn hình soạn thảo sẽ xuất hiện, bạn thực hiện theo các bước sau đây để nạp số liệu vào hồ sơ :
Nạp tên hạng mục công trình : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Một công trình có thể có nhiều hạng mục, nếu bạn muốn máy phân tích tính toán theo từng hạng mục để công tác kiểm tra sau này được dễ dàng thì bạn cần khai báo tên từng hạng mục công trình sau các ký hiệu *\ hoặc +)
Ví dụ : *\1- Nền đường... *\2- Mặt đường... *\3- Cống thoát nước... +) Cống tròn D75... +) Cống tròn D100... +) Cống tròn D150...
*\* Tổng cộng :
(Bạn nên khai báo tên hạng mục công trình ngay từ đầu)
Nạp mã định mức hoặc đơn giá và khối lượng:
+ Bạn bấm phím Ctrl+M để bật menu tra mã định mức hoặc đơn giá vào hồ sơ. Khi tra bạn dùng các phím mũi tên để điều khiển lên xuống và điều khiển giữa các ô. Bạn bấm Enter để xác nhận việc cập nhật, bấm Esc để trở về không cập nhật. Khi menu tra định mức hoạt động bạn có thể bấm Ctrl+F hoặc Ctrl+Tab và gõ vào mã vùng hoặc chuỗi ký tự đặc trưng để tìm kiếm nhanh định mức.
+ Bạn có thể gõ mã định mức hoặc mã đơn giá vào cột <Số hiệu đm>, nhớ vào cách dòng và vào đúng qui cách về số hiệu định mức, đơn giá. Khi vào xong bạn bấm phím Enter và Ctrl+Enter để nạp nội dung cho một định mức hoặc đơn giá ngay trên dòng mà con trỏ đang đứng.
+ Tương tự như trên bạn có thể gõ mã định mức hoặc mã đơn giá vào cột <Số hiệu đm>, nhớ vào cách dòng và vào đúng qui cách về số hiệu định mức, đơn giá. Khi vào xong bạn bấm phím Ctrl+G để nạp nội dung cho toàn bộ định mức hoặc đơn giá đã được khai báo mã trong hồ sơ hiện hành.
+ Sau khi liệt kê đầy đủ nội dung định mức, đơn giá bạn có thể sửa đổi lại câu chữ sao cho phù hợp với yêu cầu công việc trong hồ sơ của bạn.
+ Khi dời con trỏ có thể con trỏ không xuống do vùng đệm trống không còn mặc dù bạn vẫn thấy trống ở bên dưới, để dời được con trỏ xuống bạn hãy bấm phím Ctrl+I (Không phải Ctrl+L) để chèn thêm các dòng trống khi cần thiết.
+ Sau khi tra mã định mức hoặc đơn giá, bạn có thể nạp khối lượng công tác vào cột <Khối lượng> tương ứng.
Gom nhóm tính đơn giá và ẩn chi tiết...: (Chỉ áp dụng cho hồ sơ thầu)
+ Khi lập hồ sơ thầu, đôi lúc bạn phải lập một số đơn giá tổng hợp được cấu thành từ nhiều đơn giá chi tiết khác. Ví dụ : Để tính đơn giá cho 1m2 lớp mặt đường bê tông nhựa bạn cần phải kể đến chi phí sản xuất bê tông nhựa tại trạm trộn và chi phí rải thảm bê tông nhựa tại công trường, nhưng trong bộ định mức các công việc trên được tách làm 2 phần với mã định mức kèm theo là : EE.1330 và ED.3003 (Xem hình trên). Để khỏi phải ghép các định mức này trong bảng phân tích đơn giá bạn có thể khai báo công tác cần tính đơn giá tổng hợp trên các công việc chi tiết rồi gom các công việc trên thành từng nhóm và ẩn phần chi tiết ngay trong bảng này bằng cách lựa khối (Dùng Ctrl+Mũi tên xuống) rồi bấm Ctrl+H máy sẽ nạp các ký hiệu
ẩn (h) cho phần chi tiết và kí hiệu tính tổng (S:Sum) cho phần cần tính đơn giá tổng hợp.(Xem hình trên)
Để xoá bỏ nhóm bạn cũng lựa khối như trên và bấm Ctrl+Spacebar.
Tương tự như ví dụ trên đây bạn có thể vận dụng để tính đơn giá tổng hợp cho các trường hợp khác ví dụ như tính đơn giá cho 1m dầm, 1 phiến dầm, 1m cầu, 1m đường,... mà phần chi tiết bạn có thể ẩn đi khi cần thiết.
Chú ý : Khi gom nhóm tính đơn giá tổng hợp bạn vẫn nhìn thấy chúng trên màn hình soạn thảo song khi in kết quả tất cả các dòng có ký tự "h" trên cột <S/h> sẽ không được in ra.
Khi bạn gom nhóm chưa đúng thì có thể gom lại bằng cách lựa khối (Dùng Ctrl+Mũi tên xuống) rồi bấm Ctrl+H máy sẽ nạp lại các ký hiệu ẩn (h) cho phần chi tiết và kí hiệu tính tổng (S :Sum) cho phần chính.
Định dạng hồ sơ:
+ Khi nạp xong mã định mức hoặc mã đơn giá vào hồ sơ bạn bấm Esc để thoát khỏi màn hình soạn thảo, một thông báo xuất hiện như sau :
Bạn chọn chế độ bảo toàn dữ liệu (Mặc nhiên) : Nếu muốn duy trì những thay đổi trong hồ sơ và chỉ truy cập thêm các định mức đơn giá vừa được bổ sung vào hồ sơ khi định dạng lại.
Bạn chọn chế độ ưu tiên truy cập dữ liệu từ hệ thống: Nếu muốn truy cập các định mức, đơn giá theo cơ sở dữ liệu đã được chỉ định trong các đường dẫn tra đơn giá, định mức của khu vực. Các sửa đổi về định mức,... không còn tác dụng trong hồ sơ. Thông thường bạn nên chọn chế độ này cho lần định dạng đầu tiên.
Tiếp theo chọn <OK> để định dạng , chọn <Cancel> nếu không định dạng.
Khi hồ sơ đã được định dạng và bạn đã bổ sung, hiệu đính một số hạng mục công tác nào đó thì bạn phải hết sức thận trọng khi gặp thông báo này. Nếu bạn chọn <OK> thì mọi chi tiết do bạn bổ sung, hiệu đính sẽ không còn nữa.
+ Tiếp theo là một hộp thoại như sau :
Bạn chọn <OK> nếu muốn định dạng lại bảng giá cước vận chuyển. Bạn có thể bấm Esc hoặc chọn <Cancel> để bỏ qua.
Chú ý: Bạn không nạp giá vật liệu, nhân công, ca máy trực tiếp vào bảng phân tích mà nạp giá vật liệu trên bảng giá vật liệu, giá nhân công ca máy trên bảng giá nhân công ca máy. Sau đó máy sẽ tự động liên kết giá vào bảng này để phân tích.
Để kiểm tra nội dung của các định mức do máy phát sinh, bạn chọn mục <Lập bảng phân tích đơn giá...> trên menu <Nhập số liệu> và bấm Enter, màn hình soạn thảo xuất hiện. Bạn có thể kiểm tra, hiệu chỉnh và bổ sung thêm nội dung các định mức khi cần thiết.
Bổ sung thêm định mức : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi cần bổ sung thêm định mức vào bảng phân tích bạn có thể bấm phím Ctrl+M để mở menu tra định mức bổ sung thêm vào bảng này.
Đôi khi có những định mức mới bạn phải tự xây dựng hoặc vận dụng từ nhiều định mức có sẵn. Bạn có thể nạp chúng vào bảng này theo cấu trúc như các định mức khác, máy sẽ nhận diện và phân tích như các định mức có sẵn.
Một số định mức không có trên máy, hoặc do bạn vào sai mã máy sẽ chèn thêm ký hiệu % vào đầu các số hiệu định mức, bạn hãy kiểm tra kỹ các số hiệu này để hiệu chỉnh cho phù hợp. Nếu vào sai mã bạn có thể tra lại ngay trong bảng này.
Với một số định mức tạm tính, bạn cần khai báo thêm các dòng chi tiết yêu cầu máy phân tích đơn giá thì phải xóa ký hiệu % ở số hiệu định mức tương ứng. Nếu bạn không xóa dấu % máy sẽ hiểu đó là một mã sẽ được nạp đơn giá tạm tính ở bảng chi tiết, chứ không phải phân tích đơn giá trên bảng này.
Thay thế cấp phối bằng các thành phần vật liệu rời :
Trong nhiều định mức có chứa các thành phần cấp phối như vữa xây, vữa bê tông,... Các thành phần cấp phối này thường không xác định được giá ngay từ đầu do chúng thường được cấu thành từ nhiều loại vật tư khác nhau theo các tỷ lệ khác nhau... Để đơn giản ta thay thế các cấp phối bởi các thành phần vật liệu rời như xi măng, cát vàng, đá dăm 1x2, đá dăm 2x4,... mà giá của chúng có thể xác định được dễ dàng hơn.
Khi đó bạn có thể thay thế bằng một trong hai cách sau :
+ Bấm All+G để thay thế tất cả các dạng cấp phối trong hồ sơ như vữa xây, vữa bê tông, cấp phối,... bằng các thành phần vật liệu rời tương ứng.
Nhưng theo cách này máy chỉ thay thế các cấp phối có tên đầy đủ như : Vữa xi măng M50, Vữa BT đá 2x4 M250, Cấp phối đá dăm,...
+ Bấm Ctrl+G để mở menu tra cấp phối thay thế trực tiếp.
Khi cần thay thế các dạng cấp phối bằng các thành phần vật liệu rời, bạn để con trỏ trên dòng chứa cấp phối cần thay thế và bấm Ctrl+G sau đó chọn cấp phối tương ứng rồi bấm Enter để xác nhận việc thay thế hoặc bấm Esc bỏ qua.
Theo cách này bạn có thể thay thế được bất kỳ loại cấp phối nào có trên máy, dù tên của chúng có thể không đầy đủ như : Vữa, Vữa bê tông, Vữa xây,... song bạn phải cẩn thận vì nếu bạn thay thế không đúng cấp phối trong định mức thì kết quả phân tích đơn giá sau này sẽ bị sai.
Riêng bảng phân tích không cho phép sử dụng các định mức trùng mã hiệu, lý do là máy sẽ không hiểu dùng định mức nào vào việc phân tích đơn giá, phân tích khối lượng,... và như vậy dễ cho kết quả ngoài ý muốn.
Để kiểm tra xem các định mức có bị trùng mã hiệu hay không bạn hãy bấm phím Ctrl+Tab. Nếu có một thông báo như sau xuất hiện :
Bạn bấm Enter máy sẽ nhảy tới dòng chứa định mức trùng mã gần nhất, bạn hãy vào thêm ký hiệu để phân biệt chúng.
Lập tổ để phân tích đơn giá kép :
ở phần trên bạn đã thay thế cấp phối bằng các vật liệu rời để tiện phân tích đơn giá, song nhiều khi do yêu cầu thực tế, bạn không muốn làm như vậy mà muốn phân tích theo đơn giá của cấp phối chứa trong định mức.
Khi đó bạn phải phân tích đồng thời đơn giá của từng cấp phối và đơn giá của các định mức chứa các cấp phối (Đơn giá kép). Để máy liên kết giá cấp phối vừa phân tích được vào tính đơn giá định mức chứa cấp phối ta phải lập tổ cho chúng như sau