Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, cũng như trong các đơn vị, tổ chức khác, ngồi số tiền lương được lãnh theo số lượng và chất lượng lao động đã hao phí người lao động cịn được quỹ BHXH trợ cấp trong những trường hợp ốm đau, thai sản.
Quỹ BHXH của doanh nghiệp là một bộ phận của quỹ BHXH chung theo chế độ Nhà nước quy định. Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích lập hằng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương phải trả cho CNV trong tháng và được trích vào chi phí sản xuất kinh doanh của
các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp. Như vậy quỹ BHXH cĩ liên hệ mật thiết với quỹ tiền lương.
Quỹ BHXH được sử dụng để chi trợ cấp BHXH cho CNV. Trong đĩ ngành TBLĐ-XH được nhà nước giao quyền sử lý và xây dựng một bộ phận quỹ BHXH để chi trợ cấp cho CNV nghĩ hưu, nghĩ mất sức, tiền tuất và các doanh nghiệp với sự tham gia của tổ chức Cơng đồn được Nhà nước giao quyền quản lý và sử dụng một bộ phận quỹ BHXH để chi trợ cấp cho CNV đang làm việc tại doanh nghiệp tạm thời phải nghĩ việc do ốm đau, thai sản.
Với sự tham gia của tổ chức Cơng đồn, hàng tháng doanh nghiệp trực tiếp chi các khoản trợ cấp BHXH cho CNV doanh nghiệp trên cơ sở các chứng từ chi BHXH đã được kiểm tra, đảm bảo tính đúng đắn hợp lý, hợp pháp theo chế độ trợ cấp BHXH quy định, đồng thời làm thủ tục chuyển tiền kịp thời cho ngành TBLĐ-XH qua các cơ quan Tài chính gồm quỹ BHXH mà nhà nước giao cho từng TB-XH quản lý. Cuối tháng doanh nghiệp thực hiện thanh quyết tốn các khoản chi phí trợ cấp BHXH cho CNV trong xí nghiệp với tổ chức Cơng đồn theo đúng chế độ quản lý BHXH quy định. Nếu số chi trợ cấp BHXH cho CNV lớn hơn số quỹ BHXH được nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý thì số chênh lệch đĩ sẽ được tổ chức Cơng đồn cấp trên đền bù. Nếu số chi trợ cấp BHXH cho cơng nhân nhỏ hơn số quỹ BHXH được Nhà nước giao cho doanh nghiệp thì số chênh lệch đĩ thì doanh nghiệp phải nộp lên cho tổ chức Cơng đồn cấp trên.
Theo chế độ hiện hành quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động trong từng kỳ kế tốn. Người sử dụng lao động phải nộp 15% trên tổng quỹ lương và được tính vào chi phí SXKD. Người lao động nộp 5% trên tổng quỹ lương bằng cách trừ vào thu nhập của họ. Hàng tháng (chậm nhất vào ngày cuối tháng) đồng thời với việc trả lương, đơn vị sử dụng lao động phải nộp đủ 20% tổng quỹ tiền lương cho cơ quan BHXH. Khi phát sinh các trường hợp được hưởng trợ cấp BHXH thì người sủ dụng lao động phải nộp hồ sơ và tách ra khoản phải trợ cấp theo đúng quy định, hàng quý lập bảng tổng hợp những ngày nghĩ hưởng trợ cấp BHXH theo từng chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí,
tử tuất để thanh tốn với cơ quan BHXH theo quy định của BHXH Việt Nam.
Cuối mỗi quý đơn vị sử dụng lao động và cơ quan BHXH tiến hành đối chiếu danh sách trả lương và quỹ tiền lương để lập bảng xác nhận số nộp BHXH. Nếu cĩ chênh lệch giữa số đã nộp với số phải nộp thì phải nộp tiếp trong quý sau coi như số nộp trước cho quý sau và sẽ được quyết tốn trong năm.
Ngồi quỹ BHXH, doanh nghiệp cịn phải nộp thêm quỹ BHYT và kinh phí Cơng đồn.
BHYT được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 3% trên số thu nhập tạm tính của người lao động. Trong đĩ, người sử dụng lao động phải chịu 2% và được tính vào chi phí SXKD. Người lao động phải chịu 1% bằng cách trừ vào thu nhập của họ. Quỹ BHYT do cơ quan BHYT tyhống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thơng qua mạng lưới y tế nên các doanh nghiệp phải nộp tồn bộ 3% cho cơ quan BHYT.
Kinh phí cơng đồn được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 2% trên tổng tiền lương phải trả cho người lao động và được tính hết vào chi phí SXKD. Thơng thường doanh nghiệp phải nộp một nữa kinh phí Cơng đồn (1%) cho Cơng đồn cấp trên, phần cịn lại (1%) để chi tiêu cho hoạt động của Cơng đồn tại đơn vị.
VI. Nhiệm vụ kế tốn lao động, tiền lương, BHXH : Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. Tính lương các khoản phụ cấp, trợ cấp phải trả cho CNV, phân bổ chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương đúng đối tượng sử dụng lao động.
Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch tốn phân xưởng, các phịng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương mà sổ sách cần thiết và hạch tốn nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ, phương pháp.
Lập báo cáo về lao động tiền lương .
Phân tích tình hình quản lý lao động, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương và năng suất lao động.
VII. Hạch tốn chi phí lao động, tiền lương BHXH: 1/ Số lượng lao động :
Quản lý lao động trong doanh nghiệp cần phải nắm chắc số người thực tế làm việc, số vắng mặt ở từng ca sản xuất, từng tổ, từng bộ phận… để kịp thời bố trí sử dụng lao động hợp lý và phải theo dõi tình hình chấp hành kỷ luật, năng suất lao động của từng cá nhân bộ phận.
Phịng kế tốn thống kê cần phải phối hợp chặt chẽ với phịng tổ chức lao động và tiền lương để tổ chức tốt việc ghi chép và phản ánh tốt tình hình lao động để trên cơ sở này tính lương, tính giá thành sản phẩm được chính xác. Hạch tốn chi tiết về số lượng lao động là nhiệm vụ của bộ phận tổ chức lao động tiền lương.
Để hạch tốn người ta phân loại như sau : * Phân loại theo tính chất cơng việc: - Lao động trực tiếp sản xuất
- Lao động gián tiếp - Lao động kỷ thuật. - Lao động phổ thơng
* Phân loại theo thời gian và chế độ làm việc:
- Lao động trong danh sách: Tồn bộ CNV cĩ tên trong danh sách, số lao động này phải thường xuyên cĩ mặt trong đơn vị .
- Lao động ngồi danh sách : Là người lao động cĩ tính cách thời vụ, khơng thường xuyên, những người học việc, thực tập, những người này được trả lương theo sự thỏa thuận giữa 02 bên.
Bên cạnh đĩ để hạch tốn chính xác thời gian lao động, ta dùng bảng chấm cơng để phản ánh thời giờ làm việc thực tế của người lao động. Bảng chấm cơng là một biểu tổng hợp tình hình sử dụng thời gian lao động và là chứng từ gốc để tính tốn và trả tiền cơng.
Mỗi tổ sản xuất chỉ được lập một bảng chấm cơng cho cả tháng do tổ trưởng hay người phụ trách bộ phận ghi hàng ngày.
- Cuối ngày hoặc cuối ca, Tổ trưởng tổng hợp tình hình số lượng lao động cĩ mặt, vắng mặt, nguyên nhân vắng mặt, thời gian làm việc từng người, tồn bộ phận và báo cáo số liệu đĩ cho nhân viên phân xưởng.
- Nhân viên phân xưởng cĩ trách nhiệm kiểm tra hàng ngày trên bảng chấm cơng và thu nhập số liệu của từng tổ, của tồn phân xưởng để báo cáo với phịng TC-LĐ và TL.
Cuối tháng bảng chấm cơng này phải được chuyển giao kịp thời cho phịng kế tốn để tính lương.
2/ Kế tốn chi tiết tiền lương và Bảo hiểm xã hội : Để cĩ cơ sở trả lương và tính lương cho người lao động, xí nghiệp phải tổ chức thực hiện các chứng từ ban đầu như sau :
+ Nếu áp dụng hình thức tiền lương theo thời gian các chứng từ được áp dụng :
- Bảng chấm cơng (01 A-LĐTL) dùng cho lao động gián tiếp. - Bảng chấm cơng (01 B-LĐTL) dùng cho lao động trực tiếp
+ Nếu áp dụng hình thức tiền lương theo sản phẩm thì các chứng từ được áp dụng :
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc được thanh tốn (Mẫu 06 A-LĐTL) phiếu này được áp dụng cho việc khốn sản phẩm hoặc cơng việc cho tập thể cơng nhân mà sản phẩm và cơng việc tiĩnh được cho từng cơng nhân
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc cần thanh tốn (Mẫu 06 B-LĐTL) phiếu này được áp dụng cho việc khốn sản phẩm hoặc cơng việc cho từng cơng nhân
- Hợp đồng khốn sản phẩm (07 P-LĐTL)
- Bảng theo dõi thanh tốn sản phẩm khốn (07 D-LĐTL) phiếu này được dùng cho việc khốn gọn hay cịn lại khốn thu nhập.
Kế tốn chi tiết tiền lương và BHXH được tiến hành qua 03 giai đoạn :
a. Tính lương và BHXH
Cơng việc đầu tiên của kế tốn tiền lương là phải thu nhận và kiểm tra các chứng từ ban đầu về tiền lương (Bảng chấm cơng, phiếu xác nhận hoặc cơng việc được thanh tốn) do nhân viên hạch tốn phân xưởng giao cho phịng kỷ thuật. Nội dung kiểm tra chứng từ ban đầu là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Khi kiểm tra bảng chấm cơng cần kiểm tra ký hiệu ghi cĩ đúng qui định khơng ? cĩ đủ chử ký xác nhận của người phụ trách bộ phận khơng ? Trong cơng việc kliểm tra này cần chú ý kiểm tra cách ghi thời gian để tính lương và cách ghi thời gian để tính lương sản phẩm.
Khi kiểm tra thời gian nghĩ việc phải đối chiếu khớp đúng số ngày ghi trên bảng chấm cơng với số ngày cho phép ghi trên các phiếu nghĩ hưởng chế độ BHXH
Kiểm tra phiếu xác nhận sản phẩm, hay cơng việc thanh tốn, trước tiên phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ này, sau đĩ kiểm tra định mức lao động, đơn giá tiền lương, chất lượng sản phẩm làm ra đã được kiểm nhận, kiểm tra kỷ chưa ?
Các chứng từ kiểm tra xong, sẽ kết hợp với hình thức tiền lương và vận dụng để tính lương phải trả cho từng người lao động.
Cơng việc tính BHXH phải trả cho cơng nhân được tiến hành trên chứng từ “Phiếu nghĩ hưởng BHXH” (Mẫu 04-LĐTL) Tính BHXH phải chấp hành chế độ BHXH do Nhà nước qui định.
Sau khi tính Lương và BHXH cho từng cơng nhân dựa trên chứng từ gốc, kế tốn lập “Bảng thanh tốn tiền lương và phụ cấp” (Mẫu 02- LĐTL) để làm căn cứ trả lương và phụ cấp phải trả cho CNV trong tháng và lập “Bảng thanh tốn Bảo hiểm xã hội” (Mẫu 05-LĐTL) cho từng tổ sản xuất, bộ phận phịng ban và phải do Trưởng ban BHXH, Kế tốn trưởng ký duyệt trước khi trả BHXH cho cơng nhân viên.
b. Chi lương và BHXH
Bảng thanh tốn lương và BHXH sẽ được chuyển lên cho kế tốn trưởng và Lãnh đạo ký duyệt, kế tốn tiền gởi Ngân hàng sẽ lập Sét tiền mặt để rút tiền về quỹ và chuyển cho thủ quỹ chi lương và BHXH.
Khi chi trả lương phải thực hiện việc trả lương tận tay người lao động trong trường hợp đến cuối tháng cĩ một số người chưa nhận lương thì thủ quỹ sẽ tổng hợp lại và chuyển sang một khoản thanh tốn khác. Kết quả của giai đoạn này là trên bảng thanh tốn lương, BHXH cĩ đầy đủ chử ký của cơng nhân viên.
c. Phân bố Lương
Bảng thanh tốn lương và BHXH cĩ đầy đủ chử ký sẽ được chuyển cho kế tốn tiền lương. Kế tốn tiền lương căn cứ vào phân loại tính chất cơng việc để phân bổ lương. Kết quả ở giai đoạn này là lập bảng phân bổ lương và BHXH. Bảng phân bổ lương được lập để cung cấp số liệu chi phí về tiền lương cho bộ phận thanh tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Bảng thanh tốn tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh tốn tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh tốn tiền lương và là căn cứ để thống kê tình hình lao động tiền lương, bảng này được lập hàng tháng theo từng bộ phận (phịng, ban, tổ, nhĩm,…) Tương ứng với bảng chấm cơng sau khi lập xong bảng thanh tốn tiền lương được chuyển cho kế tốn trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương.
Bảng thanh tốn tiền thưởng là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi người và ghi vào sổ Kế tốn. Bảng này dùng chủ yếu trong các trường hợp thưởng theo lương , cĩ tính chất thường xuyên, khơng dùng trong các trường hợp thưởng đột xuất. Bảng này được lập cho từng bộ phận và phải cĩ chử ký của Kế tốn thanh tốn và Kế tốn trưởng.
Bảng thanh tốn BHXH là căn cứ tổng hợp và thanh tốn trợ cấp BHXH trả thay lương cho người lao động, lập quyết tốn BHXH với cơ
quan quản lý BHXH cấp trên. Tuỳ thuộc vào số người phải thanh tốn trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của đơn vị Kế tốn cĩ thể lập bảng này cho từng phịng, ban, bộ phận,… hoặc cho tồn đơn vị. Sau khi lập xong, bảng này đuợc chuyển cho trưởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho Kế tốn trưởng đơn vị duyệt chi.
VIII/ Hạch tốn tổng hợp :
1. Kế tốn phải trả cơng nhân viên
Tài khoản 334” phải trả cho cơng nhân viên “ tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả cơng nhân viên của doanh nhgiệp và tiền lương, tiền cơng, phụ cấp BHXH, tiền thưởng và các khoản phải trả khác thuäc về thu nhập của cơng nhân viên
- Bên nợ : Các khoản tiền lương, tiền thưởng, trợ cấpBHXH và các khác đã trã, đã ứng cho cơng nhân viên .
Các khoản khấu trừ vào lương của cơng nhân viên .
- Bên cĩ : các khoản tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả, đã ứng cho cơng nhân viên .
- Số dư bên cĩ : phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác cịn phải trả cho BHXH.
* Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ tính lương, tính thưởng phải trả, bảng thanh tốn tiền lương, tiền thưởng Kế tốn lập bảng phân bổ tiền lương, tiền thưởng theo lương vào chi phí SXKD theo đúng đối tượng tập hợp chi phí.
Kế tốn ghi như sau :
Nợ TK 622 “Chi phí NCTT” : đối với cơng nhân trực tiếp sản xuất .
Nợ TK 627 “Chi phí sản xuất chung” : đối với cơng nhân phục vụ và nhân viên quản lý ở các phân xưởng sản xuất .
Nợ TK 641 “Chi phí bán hàng” : đối với nhân viên bán hàng. Nợ TK 642 “Chi phí QLDN” : đối với cán bộ QLDN
- Tính tiền thưởng hay là trợ cấp khĩ khăn phải trả cho cơng nhân viên từ quỹ khen thưởng phúc lợi ghi :
Nợ TK 431 “Quỹ khen thưởng phúc lợi” Cĩ TK 334 “Phải trả cơng nhân viên”
- Khi tính khoản trợ cấp BHXH phải trả cơng nhân viên ghi : Nợ TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”
Cĩ TK 334 “Phải trả cơng nhân viên”
- Trường hợp cơng nhân viên trong doanh nghiệp phải nộp thuế thu nhập cho nhà nước theo quy định thì khi xác định mức thuế phải nộp ghi
Nợ TK 334 “Phải trả CNV”
Cĩ TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp nhà nước”
- Khi khấu trừ vào lương, thưởng phải trả cho cơng nhân viên và các khoản được trừ như BHXH, BHYT, tạm ứng chưa thanh tốn, khoản phải thu cĩ tính chất bồi thường, ghi :
Nợ TK 334 “Phải trả cơng nhân viên” Cĩ TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” Cĩ TK 141 “Tạm ứng”
Cĩ TK 138 “Phải thu khác”
- Khi tạm ứng hoặc trả các khoản phải trả cho cơng nhân viên ghi Nợ TK 334 “Phải trả cơng nhân viên”
SƠ ĐỒ KẾ TỐN TỔNG HỢP
111 (112) 334 622
Trả lương, BHXH và Tiền lương phải trả
các khoản khác cho cho cơng nhân SX
cơng nhân viên 627
Tiền lương phải trả cho NV phân xưởng
141,138 641
Khấu trừ vào lương các Tiền lương phải trả
khoản tạm ứng chưa cho NV bán hàng