I- Tổng quan về công ty cổ phần đầu tưvà phát triển công nghệ Đông Á
3-Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
Công ty ASIAN sử dụng hoá đơn VAT do Tổng cục thuế bán.
Các bộ phận bán hàng sẽ ký kết hợp đồng bán hàng và lập đề nghị xuất bán. Kế toán vật tư, hàng hoá sẽ căn cứ vào hồ sơ để lập hoá đơn VAT và phiếu xuất kho. Bộ phận nào bán hàng sẽ chịu trách nhiệm thu hồi công nợ và quản lý tình hình thu hồi công nợ.
Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào hoá đơn VAT , Phiếu Thu, Giấy báo Có của ngân hàng để ghi Sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Tài khoản sử dụng : TK 131- Phải thu khách hàng. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai :
TK 1311- Phải thu của khách hàng TK 1312- Khách hàng đặt trước
Sổ chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng, cả khách hàng thường xuyên và không thường xuyên và được quản lý theo từng bộ phận.
Các trường hợp bán chịu, khách hàng ứng trước hay thu tiền ngay đều được hạch toán qua TK 131.
Kế toán sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ. Sổ chi tiết, sổ Cái TK 131 theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi ra VND.
Phương pháp xác định nợ phải thu khó đòi :
Các khoản nợ quá hạn trên 90 ngày được coi là nợ khó đòi và được xếp vào loại công nợ đặc biệt.
Khi một hợp đồng đã quá hạn thanh toán mà khách hàng chưa thanh toán, kế toán tiến hành kiểm tra lại hợp đồng và các điều kiện giao nhận hàng. Có hai trường hợp xẩy ra :
- Trường hợp 1 : Lỗi trong giao nhận hàng, chất lượng hàng. . . thuộc về công ty thì kế toán phải căn cứ vào thời gian đáo hạn thực tế (sau khi công ty đã sửa chữa xong các lỗi) để xác định lại thời gian thanh toán cho khách hàng
- Trường hợp 2 : Công ty thực hiện đúng các quy định trong hợp đồng khi đó kế toán phải kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng và thúc ép đòi nợ hoặc bán khoản nợ phải thu này cho công ty mua bán nợ.
Với các biện pháp quản lý công nợ phải thu và thu hồi nợ như trên, công ty đã quản lý sâu sát công nợ của khách hàng. Công ty đã đưa ra được các phương án thu hồi nợ hợp lý, không để cho các khoản nợ dây dưa quá lâu. Thời gian để các khoản nợ quá hạn được coi là nợ khó đòi là 90 ngày chứ không phải là 2 năm như quy định của Bộ Tài chính. Việc xác định thời gian ngắn như vậy giúp cho công ty áp dụng các biện pháp đòi nợ để thu hồi nợ một cách nhanh chóng và tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, không lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, công ty sẽ không có nguồn tài chính để bù đắp đối với những khoản nợ không thu hồi được và cũng không bán được cho công ty mua bán nợ.
VD4 : Ngày 4/10/2004 bộ phận dự án bán hàng cho Trường Đại Học Mở Hà Nội Giá trị hàng bán : 1890 USD, đã bao gồm VAT 5%. Tỷ giá trong ngày : 15. 150 VND/USD. Thời hạn thanh toán : 5/10/2002.
Ngày 15/10/2004 Trường Đại Học Dân Lập Thăng Long thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt. Tỷ giá : 15. 200 VND/USD.
HOÁ ĐƠN ( VAT ) Mẫu số : 01 GTKT- 3LL
Liên 2 : ( Giao khách hàng) KG/01-B Ngày 4 tháng 10 năm 2004 Số 034274
Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN. Địa chỉ : số 2 ngõ 190 đường Giải Phóng, Hà Nội Số tài khoản :
Điện thoại : MS : 0101301010 Họ tên người mua hàng :
Đơn vị : Trường Đại Học Mở Hà Nội
Địa chỉ : E5 Tạ Quang Bửu, Bách Khoa, Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : MS :
Số tiền viết bằng chữ : Hai mươi tư ngàn sáu trăm bẩy mươi năm đô la.
56 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C
Chuyên đề tốt nghiệp
Người mua hàng ( Ký, họ tên )
Kế toán trưởng
( Ký, họ tên ) ( Ký, đóng dấu, họ tên)Thủ trưởng đơn vị
Biểu Số 4
Công ty cổ phần đầu tư và phát triển EAST-ASIAN
Bảng kê chứng từ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
SỔ CHI TIẾT
TK : 1311 – PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tên Khách hàng : Trường ĐHDL Thăng Long
Mã KH : 5700026
Từ ngày 1/12/2002 đến ngày 31/12/2003 Đơn vị tính : VNĐ
Căn cứ vào hoá đơn VAT và phiếu xuất kho, kế toán ghi vào Sổ chi tiết phải thu khách hàng theo dõi cho Trường Đại Học Dân Lập Thăng Long.
Nợ TK 131 : 28.633.500 Có TK 511 : 27.270.000
Có TK 33301- VAT phải nộp : 1.363.500
Ngày 15/12/2002 căn cứ vào số nguyên tệ, tỷ giá kế toán tính ra số tiền bằng VND và ghi sổ chi tiết (Biểu 4 ở trên):
Nợ TK 111 : 28.728.000 Có TK 131 : 28.633.500 58 Số hiêu CT Ngày Diễn giải TK đối ứng Loại NT Tỷ giá Số ghi nợ Số ghi có KG/01-B 034274 4/12/02 Bán hàng bộ phận dự án 511 USD 15.150 1.800 27.270.000
Chuyên đề tốt nghiệp
Có TK 413 : 94.500
Cuối kỳ, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng. Biểu Số 5
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
Công ty cổ phần đầu tư và TK : 131 – PHẢI THU KHÁCH HÀNG
h phát triển EAST-ASIAN
Bảng Cân đối bộ phận Đơn vị tính : VNĐTừ ngày 1/12/2003 đến ngày 31/12/2003
Do kế toán không ghi Nhật ký chung nên số liệu từ Sổ chi tiết sẽ được ghi vào Sổ Cái TK 131- theo dõi cho tất cả các khách hàng ở các bộ phận (Biểu 6 – trang 60)
59 Mã NCC Tên Dư đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư cuối kỳ Mã NCC Tên Nợ Có Phát sinh nợ
Biểu Số 6
Công ty cổ phần đầu tư và phát triển EAST-ASIAN Bảng kê chứng từ SỔ CÁI TK : 131 – PHẢI THU KHÁCH HÀNG Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Đơn vị tính : VNĐ
VD5 : Ngày 4/12/2002, khách hàng trả lại một chiếc Máy tính DNA, giá bán 450 USD, VAT 5%, tỷ giá khi bán : 15. 460 VND/USD, tỷ giá trong ngày : 15. 454 VND/USD.
Bộ phận bán hàng lập biên bản xác nhận hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào biên bản, và phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ :
Nợ TK 531 : 6954300 Nợ TK 3331 : 347715 Nợ TK 413 : 2700
Có TK 131 : 7304715
Cùng ngày kế toán ghi sổ chi tiết phải thu của khách hàng và cuối kỳ lập bản chi tiết (Biểu 5 – trang 59) và sổ cái ghi cùng ngày (biểu 6 – trang 60)