- Vận tải đơn
2.8.PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DỰ TRỮ VÀ SỬ DỤNG NGUYÊNVẬT LIỆU
LIỆU
Nghiên cứu hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu là góp phần phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho, chi phí nguyên vật liệu cũng như để góp phần nâng cao hiệu quả dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.
Chúng ta có thể đánh giá khái quát tình hình dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu qua một số chỉ tiêu sau:
Hệ số quay kho NVL:
Hệ số quay kho NVL = Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ Số dư bình quân NVL tồn kho
Chỉ tiêu này cho biết lượng vật tư tồn kho của đơn vị quay kho được bao nhiêu lần trong kỳ. Hệ số này càng lớn thì hiệu quả sử dụng nguyênvật liệu càng cao và ngược lại.
Sức sản xuất của NVL:
Sức sản xuất của NVL = Tổng doanh thu
Tổng chi phí NVL
Chỉ tiêu này cho biết một đồng chi phí nguyên vật liệu bỏ ra thu về được bao nhiêu đồng doanh thu. Chỉ tiêu này càng lớn càng tốt.
Sức sinh lời của NVL:
Sức sinh lời của NVL = Tổng lợi nhuận sau thuế Tổng chi phí NVL
Chỉ tiêu này cho biết một đồng chi phí nguyên vật liệu bỏ ra thu về được bao nhiêu đồng lợi nhuận trước thuế. Chỉ tiêu này càng lớn càng tốt.
Tỷ trọng chi phíNVL trong tổng giá thành:
Tỷ trọng chi phí NVL = Tổng chi phí nguyên vật liệu Tổng chi phí giá thành
Ta phân tích các chỉ tiêu trên qua số liệu hai năm gần đây bằng bảng số liệu sau: ĐVT: 1000 đồng
Stt Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch
1 Giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ 39.126.598 37.101.811 -2.024.787 2 Giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kỳ 37.101.811 47.586.732 +10.484.921 3 Giá trị nguyên vật liệu bình quân 38.114.205 42.344.272 +4.230.067
cả kỳ dự trữ
4 Tổng doanh thu 290.002.855 334.004.713 +44.001.858
5 Tổng lợi nhuận sau thuế 28.306.136 34.403.567 +6.097.431
6 Tổng chi phí nguyên vật liệu 164.004.741 197.835.036 +23.830.295
7 Tổng chi phí giá thành 187.535.779 243.395.124 +55.859.345
8 Hệ số quay kho nguyên vật liệu 4,303 4,436 +0,133
9 Sức sản xuất của nguyên vật liệu 1,768 1,778 + 0,010
10 Sức sinh lời của nguyên vật liệu 0,173 0,183 +0,010
11 Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu
trong tổng CP giá thành (%) 87,5 77,2 -0,103
Bảng số 03: Các chỉ tiêu về nguyên vật liệu trong hai năm 2004, 2005
Dựa vào phương pháp thay thế liên hoàn ta có thể phân tích ảnh hưởng của từng nhân tố tới mức biến động của các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu như sau:
Hệ số quay kho nguyên vật liệu năm 2005 tăng 0,133 so với năm 2004. Điều này là do ảnh hưởng của hai nhân tố:
Chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong năm 2005 tăng so với năm 2004 làm cho hệ số quay kho tăng:
197.835.036
- 164.004.741
38.114.205 38.114.205
Giá trị nguyên vật liệu bình quân cả kỳ trong năm 2005 tăng hơn so với năm 2004 làm cho hệ số quay kho giảm:
197.835.036 - 197.835.036
42.344.272 38.114.205
Như vậy, tốc độ tăng của chi phí nguyên vật liệu cao hơn so với tốc độ tăng của giá trị nguyên vật liệu bình quân cả kỳ nên hệ số quay kho đã tăng. Trong điều kiện việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất của công ty đảm bảo liên tục điều này cho thấy hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu của doanh nghiệp là tốt lên, doanh nghiệp đã tiết kiệm tương đối nguồn vốn đầu tư cho nguyên vật liệu khi quy mô sản xuất của doanh nghiệp tăng.
Sức sản xuất của nguyên vật liệu tăng, do hai nhân tố:
Doanh thu đạt được trong năm 2005 tăng so với năm 2004 làm cho sức sản xuất của nguyên vật liệu tăng:
164.004.741 164.004.741
Chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong năm 2005 lớn hơn năm 2004 làm cho sức sản xuất của nguyên vật liệu giảm:
242.095.545 - 334.004.713
197.835.036 164.004.741
Trong năm 2005 lợi nhuận đã tăng 6.097.431 so với năm 2004 làm sức sinh lợi của nguyên vật liệu tăng:
34.403.567 - 28.306.136
164.004.741 164.004.741
Chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong năm 2005 tăng 23.830.295 so với năm 2004 làm cho sức sinh lợi của nguyên vật liệu giảm:
34.403.567 - 34.403.567
197.835.036 164.004.741
Sức sản xuất và sức sinh lời của nguyên vật liệu đều tăng, điều này chứng tỏ với mỗi đồng chi phí nguyên vật liệu bỏ công ty đã thu được kết quả doanh thu, lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước, điều này là rất tốt.
Chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong năm 2005 tăng so với năm 2004 làm cho tỷ trọng CPNVL trong tổng giá thành tăng:
197.835.036 - 164.004.741
187.535.779 187.535.779
Tổng chi phí giá thành trong năm 2005 tăng so với năm 2004 làm cho tỷ trọng CPNVL trong tổng giá thành tăng giảm:
197.835.036 - 197.835.036
243.395.124 187.535.779
Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu giảm, điều này chứng tỏ cơ cấu chi phí của công ty đã thay đổi, cần tìm hiểu xem công ty đã tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu hay các chi phí khác đã tăng.
PHẦN III: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CÁC HỆ THỐNG VIỄN THÔNG
VNPT-NEC
3.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
Đầu tư cho nguyên vật liệu là rất tốn kém. Tại công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT - NEC, tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí giá thành luôn chiếm tỷ lệ cao; trong năm 2004 là 87.5% và trong năm 2005 vừa qua là 77.2%. Hơn nữa, chất lượng của nguyên vật liệu quyết định rất lớn đến chất lượng sản phẩm.
Bên cạnh đó, Công ty có nhiều loại nguyên vật liệu với chủng loại rất đa dạng nên công tác phân loại, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu gặp nhiều khó khăn.
Chính vì tầm quan trọng và đặc điểm của nguyên vật liệu, sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu sẽ làm giảm giá thành sản phẩm, tăng chất lượng sản phẩm nhờ vậy tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Vì thế, hạch toán nguyên vật liệu tốt là một cách giúp doanh nghiệp quản lý, và sử dụng tốt loại tài sản ngắn hạn này, đem lại kết quả kinh doanh ngày càng tốt hơn.
Khi nghiên cứu những biện pháp hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, chúng ta cần chú ý một số nguyên tắc như:
Thứ nhất: Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu phải được đặt trên cơ sở tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành, các văn bản pháp luật của nhà nước có liên quan, đồng thời hướng tới hoà nhập với chuẩn mực kế toán quốc tế và thông lệ chung trên thế giới.
Thứ hai: “ Hoàn thiện” tức là phải hiệu quả hơn cho doanh nghiệp, nói cách khác là lợi ích đạt được cao hơn chi phí bỏ ra của việc hoàn thiện.
Thứ ba: Những giải pháp hoàn thiện đưa ra trên cơ sở phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế, riêng có của công ty.
Thứ tư: Định hướng cho việc hoàn thiện hạch toán kế toán là cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời, hữu ích.
3.2. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ CÒN TỒN TẠI
3.2.1. Thành tựu
Từ khi thành lập tới nay, công ty không ngừng hoàn thiện, nâng cao phương pháp và tổ chức công tác hạch toán kế toán. Sau khi đi sâu tìm hiểu về công tác hạch toán nguyên vật liệu, em thấy công tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng có nhiều điểm nổi bật.
Về công tác hạch toán nói chung: Công ty có bộ máy kế toán được thiết kế khoa học hợp lý và thích ứng với yêu cầu công việc. Các nhân viên kế toán đều có trình độ. Vì vậy bộ phận kế toán của xí nghiệp luôn theo kịp sự thay đổi, đáp ứng những cải cách tiến bộ trong chế độ và chính sách kế toán của Nhà nước. Công tác hạch toán kế toán của công ty nhìn chung là áp dụng đúng chuẩn mực kế toán cũng như các chế độ, chính sách của Nhà nước. Các chứng từ của công ty sử dụng theo đúng mẫu biểu quy định và lập, ghi chép, luân chuyển đúng chế độ. Các báo cáo tài chính luôn được nộp đầy đủ, kịp thời và chính xác.
Về hạch toán nguyên vật liệu: Hạch toán nguyên vật liệu của công ty nhìn chung được tổ chức chặt chẽ, hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo tập trung của công ty.
+ Về tổ chức nhân sự: Mối quan hệ giữa kế toán nguyên vật liệu với phòng kế hoạch, phòng thưong mại, thủ kho và các phòng khác rất chặt chẽ giúp cho công tác hạch toán ban đầu của kế toán nguyên vật liệu được kịp thời và chính xác.
+ Về hệ thống tài khoản: Công ty đã mở những tài khoản cấp hai như 1521, 15241, 1522 và 15242 để tiến hành theo dõi chi tiết các khoản hàng tồn kho.
+ Về lập và luân chuyển chứng từ: Việc lập phiếu xuất kho dựa trên chỉ thị xuất đã được phòng kế hoạch phê duyệt giúp cho việc sử dụng nguyên vật liệu đạt hiệu quả. Điều này đã giúp sản xuất tránh tình trạng tồn nguyên vật liệu ở phân xưởng quá nhiều, kiểm soát việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu.
Mặc dù, trong mỗi lần xuất nguyên vật liệu có thể có số lượng xuất ra lớn và cho nhiều dự án, nhưng phòng kế hoạch đã lập nhiều phiếu xuất kho và mỗi phiếu xuất kho được lập cho từng dự án tạo thuận lợi cho việc phản ánh chi phí nguyên vật liệu vào Tài khoản 621- chi tiết dự án.
+ Về ghi sổ, lập báo cáo: Việc lập sổ sách được thực hiện theo hình thức nhật ký chung rất phù hợp với công tác kế toán máy doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Hầu hết các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu được kế toán định khoản đầy đủ chính xác theo chế độ.
Kế toán hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời trên các mặt dự trữ và cung ứng nguyên vật liệu, tạo ra sự quản lý và bảo quản tốt hàng hoá cả về mặt số lượng và giá trị.
Hoạt động thu mua nguyên vật liệu chủ yếu từ nhà cung cấp nước ngoài, nên công ty thường xuyên phải sử dụng đến ngoại tệ để giao dịch, trong khi tỷ giá ngoại tệ biến động thường xuyên và khó có thể kiểm soát được, công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế để ghi chép nhằm đảm bảo tính chính xác. Việc hạch toán khoản chênh lệch tỷ giá công ty thực hiện hoàn toàn phù hợp với chuẩn mực số 10 "Ảnh hưởng của chênh lệch tỷ giá hối đoái"như sau:
- Chênh lệch tỷ giá của những khoản tiền tệ phát sinh trong kỳ kế toán được hạch toán vào chi phí và doanh thu hoạt động tài chính.
- Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại khoản mục tiền tệ cuối kỳ được hạch toán vào tài khoản 413 ‘‘Chênh lệch tỷ giá’’
Hàng tháng, công ty đã lập một số báo cáo kế toán để theo dõi nguyên vật liệu mua vào, chi phí nguyên vật liệu dùng cho các dự án, báo cáo từng loại nguyên vật liệu.
+ Về công tác quản lý:
Công ty đã xây dựng những định mức chi phí nguyên vật liệu rất chính xác. Số lượng, chủng loại, quy cách nguyên vật liệu mua vào và xuất ra đều được lập sẵn kế hoạch trong từng tháng.
Công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu chính thường xuyên theo tháng, nguyên vật liệu phụ theo định kỳ sáu tháng một lần cho thấy sự quản lý và bảo quản nguyên vật liệu của công ty rất sát sao.
3.2.2. Một số tồn tại chủ yếu và phương hướng hoàn thiện
Bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty còn một số điểm hạn chế như sau:
Thứ nhất: Về cách đặt mã vật tư chưa khoa học cho nhóm vật tư A, nhóm NVL Việt Nam.
Với nhóm nguyên vật liệu A chiếm số lượng loại nguyên vật liệu rất lớn, doanh nghiệp đã đặt hệ thống mã vật tư theo thứ tự từ A1 đến A570 cho rất nhiều nhóm vật tư .Doanh nghiệp nên đặt lại mã để mã vật tư có khả phản ánh được từng nhóm vật tư và có khả năng mở rộng thêm nhóm. Ví dụ đặt A. 1 cho nhóm vật liệu Bảng mạch sau, A.2 là nhóm Thiết bị điều khiển,... Trong mỗi nhóm này lại tiếp tục phân loại nhỏ hơn ví dụ, Bảng mạch sau E16 được đặt là A.1-1, Bảng mạch sau E9 được đặt là A.1-2...
Với nhóm nguyên vật liệu Việt Nam cũng làm tương tự.
Stt Kí hiệu, mã
vật tư Tên, nhãn hiệu quy cách vật liệu
1 2 ... A.1 A.1-1 A.1-2 ... Bảng mạch sau Bảng mạch sau E 16 Bảng mạch sau E 9 ... 32 33 ... A.2 A.2-1 A.2-2 ...
Thiết bị điều khiển
Thiết bị điều khiển thông tin Thiết bị điều khiển tín hiệu ...
... ... ...
Biểu số 29: Bảng mã vật tư kiến nghị
Thứ hai: Việc giao nhận chứng từ giữa kho, phòng thương mại, phòng kế hoạch và phòng kế toán không được lập bảng kê giao nhận chứng từ. Điều này có
thể dẫn đến mất mát thất lạc chứng từ mà không biết quy trách nhiệm cho ai. Kế toán nên lập Bảng kê giao nhận chứng từ đẻ mỗi khi nhận hay cho ai mượn chứng từ.
Thứ ba: Ngoài chi phí thu mua nguyên vật liệu nhập khẩu phải trả Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long được kế toán tính vào TK 154 _chung (nội dung chi phí thu mua nguyên vật liệu) những chi phí phát sinh trong quá trình thu mua nguyên vật liệu khác như chi phí thanh toán bằngđiện tín phải trả ngân hàng, chi phí lương nhân viên thu mua thuộc bộ phận thu mua của phòng kế hoạch... lại được kế toán tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo bút toán :
Nợ TK 6427 Có TK 111, 112
Điều này đã làm giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm giá vốn hàng bán đồng thời làm tăng chi phí quản lý làm ảnh hưởng tới kết cấu chi phí của doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán nên xác định và phân loại chi phí thu mua vào đúng tài khoản theo dõi chi phí thu mua để phân bổ cho các dự án.
Thứ tư: Cách xử lý thuế nhập khẩu của nguyên vật liệu chính là không hợp lý, trong khi tiền NVL của nguyên vật liệu chính được định khoản ghi Nợ TK 621- chi tiết dự án, sau đó mới được kết chuyển vào TK 154- chi tiết dự án. Còn TNK của nguyên vật liệu chính được ghi thẳng vào TK 154- chi tiết dự án. Như vậy số liệu TNK này không được phản ánh trong TK 621, kế toán nên thực hiện bút toán ghi Nợ TK 621 rồi mới kết chuyển sang TK 154 . Như vậy sẽ tránh nhầm lẫn khi tập hợp chi phí nguyên vật liệu trong báo cáo tài chính.
Thứ năm: Hiện nay, công ty không tiến hành lập dự phòng các khoản mục hàng tồn kho, mặc dù tình hình giá cả vật tư có nhiều biến động đặc biệt là nguyên vật liệu mua vào hầu hết là các thiết bị điện tử.
Trong kinh doanh, thị trường luôn luôn biến động. Để bù đắp thiệt hại thực tế xảy ra khi giá trị thị trường của nguyên vật liệu nhỏ hơn giá trị ghi sổ kế toán, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung cũng như nguyên vật liệu nói riêng. Công việc lập dự phòng được tiến hành như sau:
Thực hiện dự phòng vào cuối niên độ kế toán cho từng loại nguyên vật liệu, căn cứ vào biến động của giá cả nguyên vật liệu và bằng chứng tin cậy tại thời điểm lập dự phòng. Số được lập dự phòng được tính cho từng loại nguyên vật liệu là chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thị trường:
Mức dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa cho năm kế hoạch = Lượng vật tư hàng hóa tồn kho
giảm giá tại thời điểm lập báo cáo
tài chính năm x Giá hạch toán trên sổ kế toán - Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm Tổng số giá trị dự phòng của hàng tồn kho được ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 632
Có TK 159
Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu của niên độ trước chưa dùng dến được hoàn nhập hết vào cuối niên độ kế toán sau, sau đó mới lập dự phòng cho niên độ