Thứ nhất, Hapro đã xây dựng thành công hệ thống các cửa hàng, siêu thị rộng khắp. Các cửa hàng tiện ích của Hapro đã len lỏi vào tưng khu phố, tạo
nên một cách tiêu dùng mới, mua hàng trong cửa hàng thay vì mua hàng ở chợ và cửa hiệu tạp hóa. Làm được điều này là do :
- Tổng công ty thương mại Hà Nội đã nắm bắt đúng nhu cầu của người tiêu dùng Việt Nam, nhất là người dân Hà Nội, mưa sắm trong cửa hàng tạo cảm giác sang trọng hơn, sạch sẽ, tin cậy hơn mà vẫn không phải đi xa, giữ được thói quen mua gần nhà.
- Xác định đúng cấu trúc hệ thống bán hàng. Để phù hợp với mục tiêu phát triển thị trường theo chiều rộng, hệ thống cửa hàng, siêu thị của Hapro đã được xây dựng theo chiều ngang.
- Tổng công ty thương mại Hà Nội đã đầu tư một lượng vốn lớn cho phát triển hệ thống bán hàng theo tinh thần kế hoạch giai đoạn 2006-2010. Kế hoạch năm năm 2006-2010 nêu rõ chú trọng đầu tư xây dựng hệ thống bán hàng của Tổng công ty, do vậy kinh phí cho việc này được duyệt chi số lượng lớn và khá nhanh chóng.
Thứ hai, đã tạo lập được một mạng lưới tiêu thụ đi từ sản xuất tới tiêu dùng. Công ty không chỉ đầu tư xây dựng các cửa hàng mà còn chú trọng phát triển hệ thống kho bãi, vận chuyển phục vụ cho các cửa hàng, đồng thời sát nhập thêm các doanh nghiệp sản xuất, tạo ra nguồn cung ổn định. Nguyên nhân dẫn đến thành quả này là:
- Đội ngũ quản trị có tầm nhìn chiến lược, thấy rõ muốn phát triển mạng lưới bán hàng về lâu dài, ổn định, chủ động cần phải có hệ thống vận chuyển và lưu trữ tốt phục vụ cho hệ thống cửa hàng.
- Có hệ thống các công ty thành viên là công ty sản xuất trước khi xây dựng hệ thống bán hàng.
- Có uy tín, cơ sở, nguồn lực tài chính để có thể sáp nhập thêm nhiều công ty sản xuất làm công ty con.
Thứ ba, điều khiển hài hòa hoạt động của các thành viên trong hệ thống bán hàng. Mặc dù hệ thống có cấu trúc lỏng lẻo nhưng trong những năm qua nhờ có sự điều khiển tốt chưa từng có xung đột giữa các thành viên, việc thu mua, cung ứng hàng hóa và bán hàng hóa đến người tiêu dùng diễn ra nhịp nhàng. Để điều khiển hài hòa hoạt động của các thành viên như vây, bộ phận quản trị đã:
- Xây dựng kế hoạch tốt, dự đoán đúng nhu cầu nên công tác tạo nguồn được thực hiện dễ dàng hơn, không có tình trạng nước đến chân mới nhảy.
- Phân chia trách nhiệm giữa các thành viên rõ ràng, không có sự chồng chéo tránh được việc nảy sinh mâu thuẫn.
- Lựa chọn địa điểm đặt cửa hàng xa nhau, không gây ra việc cạnh tranh nội bộ công ty để chiếm lĩnh thị trường.
Thứ tư, làm tốt công tác giúp đỡ và khuyến khích các thành viên trong hệ thống. Các thành viên trong hệ thống bán hàng đều hài lòng vì được hướng dẫn, tư vấn, giúp đỡ trong việc tổ chức cửa hàng, hạch toán kết quả,được giúp đỡ tài chính khi gặp khó khăn và hưởng các lợi ích kinh tế từ kết quả kinh doanh của mình. Chế độ thu nhập theo doanh thu đã khuyến khích được tinh thần làm việc của nhân viên và trích phần trăm lợi nhuận cho của hàng thành viên đã khuyến khích được các thành viên trong hệ thống .
- Nắm vững nguyên tắc lấy lợi ích kinh tế làm bàn đạp thúc đẩy ý thức phấn đấu của các thành viên.
- Công tác thông tin tốt, nắm bắt thông tin về các thành viên để có những giúp đỡ thích hợp và kịp thời.
- Đối với nhân viên, tìm hiểu nhu cầu mong muốn thực sự, có phương pháp khuyến khích thích hợp, tăng lương hay đào tạo thêm cho cán bộ công nhân viên của mình
Thứ năm, xây dựng hệ thống thông tin quản trị thông suốt, kịp thời. Không chỉ thông tin từ trên xuống dưới mà cả hệ thống thông tin phản hồi từ nhân viên lên lãnh đạo cũng hết sức nhanh chóng dễ dàng, các thông tin thu được khá đầy đủ và thich hợp cho công tác quản trị hệ thống.
- Có chính sách, quy định rõ ràng về việc truyền đạt và bảo mật thông tin trong nội bộ Tổng công ty và với bên ngoài. Nhờ bảo mật thông tin tốt nên có thể thông tin nhanh trong hệ thống mà không sợ lộ ra ngoài làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Cũng nhờ có quy định rõ ràng mà thông tin truyền đạt trong nội bộ hệ thống không gặp phải sự cản trở.
- Các nhân viên bán hàng có ý thức tìm hiểu nhu cầu khách hàng và thống kê doanh số, chủng loại hàng,tập hợp thông tin để đóng góp vào cơ sở xây dựng kế hoạch bán hàng cho kỳ tiếp theo.
- Sử dụng các công nghệ vào việc thu thập thông tin giúp việc thu thập thông tin trên diện rộng hơn và thời gian ngắn hơn
Thứ sáu, điều chỉnh hệ thống kịp thời, thích ứng với sự thay đổi trên thị trường. Nhu cầu tiêu dùng liên tục biến đổi, nhất là khi đáp ứng nhu cầu rộng rãi của số đông, của nhiều nhóm khách hàng. Hệ thống bán hàng liên kết lỏng lẻo lại dễ bị suy giảm chất lượng không đáp ứng được thị trường. Các cán bộ quản trị hệ thống bán hàng đã làm tốt công tác điều chỉnh hệ thống, thay đổi kịp thời. Năm 2006, doanh số bán hàng nội địa của Tổng công ty thương mại Hà Nội sụt giảm, do hệ thống bán hàng đã lâu không đổi mới, hàng hóa không phong phú và giá cao, ngay lập tức, đã có những biện pháp điều chỉnh thích hợp, thu hút khách hàng trở lại, doanh số bán hàng năm 2007 tăng 24,5 %. Nguyên nhân :
- Công tác xử lý thông tin và điều tra thị trường của các phòng ban chức năng được thực hiện tốt, phát hiện nhanh chóng thiếu sót của hệ thống bán hàng
- Phòng Marketting và phát triển thị trường nghiên cứu, phân tích, kịp thời tìm ra sự thay đổi của nhu cầu để có sự điều chỉnh phù hợp.
- Nhà quản trị có tầm nhìn, dám chấp nhận cái mới, dám mạo hiểm, áp dụng các biện pháp cách tân toàn bộ hệ thống bán hàng.
- Cấu trúc hệ thống bán hàng linh hoạt, dễ điều chỉnh. Điều chỉnh hoạt động thậm chí là ngừng hoạt động của thành viên này không ảnh hưởng nhiều đến thành viên khác