- Ủy nhiệm chi
Hệ thống sổ kế toán:
- Sổ chi tiết vật tư: cho biết thông tin về một chủng loại nguyên liệu, phụ liệu theo từng nghiệp vụ phát sinh trong một thời gian xác định. Cho phép theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất và tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng chủng loạinguyên phụ liệu. Chứng từ làm căn cứ cho việc ghi sổ này là Phiếu nhập kho, hoặc Phiếu xuất kho… Và các nghiệp xảy ra có thể là nhập hàng hoặc xuất kho hàng. Sổ còn cho biết các định khoản cho từng nghiệp vụ (cột TK đối ứng trong bảng).
- Sổ Tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn: cho biết thông tin tổng hợp của tất cả các loại nguyên liệu, phụ liệu trong một thời gian cụ thể. Mỗi dòng là một chủng loại nguyên phụ liệu, kèm theo các thông tin về số lượng, đơn giá, tổng giá trị của chủng loại nguyên phụ liệu đó tại thời điểm đầu kỳ, nhập xuất phát sinh trong kỳ, và tại thời điểm cuối kỳ.
- Sổ Cái Tài khoản 152: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan Tài khoản 152 trong xuyên suốt một thời gian xác định.
- Bảng kê phiếu nhập: là biểu bảng được lập hàng tháng hoặc theo một khoảng thời gian xác định nào đó, cung cấp những thông tin như mẫu dưới đây, và tác dụng là để theo dõi riêng các nghiệp vụ nhập kho (nhập mua NPL, …), diễn giải nghiệp vụ theo chứng từ liên quan.
Các thông tin của một Sổ Chi tiết Vật tư được gói gọn thành một dòng trong Sổ Tổng hợp Nhập - xuất - tồn TK 152. Còn số liệu của Sổ Tổng hợp Nhập – xuất – tồn TK 152 và Sổ Cái TK 152 thì phải trùng khớp nhau các thông tin như tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Đối với Bảng kê phiếu nhập thì con số tổng cộng phải khớp với số liệu tổng cộng nhập trong kỳ của Sổ Tổng hợp Nhập – xuất – tồn.
- Sổ chi tiết phải trả người bán: có chức năng tương tự như Sổ chi tiết vật tư, Sổ cho biết thông tin về một đối tượng Nhà cung cấp cụ thể theo từng nghiệp vụ phát sinh trong một thời gian xác định. Cho phép theo dõi công nợ phải trả liên quan đến người bán đó (có thể là khoản tiền còn nợ hoặc khoản tiền đã ứng trước cho NCC đó).
- Sổ Tổng hợp phải trả người bán: cho biết thông tin tổng hợp về tất cả các Nhà cung cấp trong một thời gian cụ thể. Mỗi dòng là một NCC, kèm theo là các thông tin về số dư đầu kỳ, tổng số phát sinh trong kỳ, và số dư cuối kỳ. - Sổ Cái Tài khoản 331: sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự xảy ra theo thời gian liên quan đến Tài khoản Phải trả người bán trong xuyên suốt một thời gian xác định.
- Sổ chi tiết Tài khoản 112: có chức năng tương tự như hai Sổ chi tiết vật tư và Sổ chi tiết phải trả người bán đã được nêu ở bên trên, Sổ chi tiết Tài khoản Tiền gửi ngân hàng cho biết thông tin về tài khoản tiền gửi tại một ngân hàng cụ thể theo từng nghiệp vụ phát sinh trong một thời gian xác định.
- Sổ Cái Tài khoản 112: cũng tương tự như các Sổ Cái 152 và 331 đã đề cập, Sổ Cái tài khoản 112 là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép lại tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra theo trình tự thời gian trong một thời gian xác định.
2.2.3. Thực trạng chu trình cung ứng và công tác kiểm soát chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
Tổng Công ty chủ yếu thực hiện sản xuất hàng gia công cho cả trong nước và nước ngoài. Nhưng chủ yếu vẫn là gia công hàng cho nước ngoài (gia công theo mẫu khách hàng giao).
Chu trình cung ứng hay còn được gọi là chu trình mua hàng và thanh toán. Mua hàng ở đây được hiểu là mua nguyên vật liệu, phụ liệu cho ngành may và thanh toán là thanh toán cho các nhà cung cấp.
Điểm bắt đầu cho sự phát sinh nhu cầu mua nguyên phụ liệu là khi Tổng Công ty nhận được ĐĐH từ một khách hàng nào đó (đa phần từ khách hàng nước ngoài)
Sau khi nhận hàng từ khách hàng thì bộ phận Cán bộ mặt hàng phòng kinh doanh sẽ xác nhận ĐĐH, và Cán bộ cân đối NPL tiến hành lập Bảng Cân đối nguyên phụ cho ĐĐH đó. Tiếp theo bộ phận Cán bộ mặt hàng Phòng kinh doanh tiến hành thảo ĐĐH mua NPL dựa trên Bảng cân đối nguyên phụ liệu về các chỉ tiêu hàng, số lượng cần đặt và các NCC liên quan số NPL đó. Căn cứ vào thời gian đồng bộ cần thiết, bộ phận Cán bộ mặt hàng này thu xếp phương tiện và hình thức vận chuyển NPL về nhập kho. Nếu là NPL được nhập từ nước ngoài về thì cán bộ xuất nhập khẩu sẽ hoàn tất thủ tục nhập khẩu. Sau đó, Kho NPL May sẽ tiếp nhận và bảo quản, kiểm tra số lượng thực nhận tại kho. Đồng thời cán bộ cân đối NPL cũng luôn theo dõi tình hình tồn kho, nhập xuất của tất cả NPL. NPL được nhập kho đồng thời cũng xác định nghĩa vụ thanh toán, đây là nhiệm vụ của Phòng TC-KT, có trách nhiệm thanh toán tiền mua NPL và các chi phí liên quan dựa trên bộ chứng từ thanh toán được chuyển từ Phòng Kinh doanh sang. Bên cạnh đó cũng luôn theo dõi các khoản phải trả người bán và tình hình nhập xuất NPL.
Tại Tổng Công ty thường thì khi Khách hàng đặt hàng gia công, đồng thời cũng sẽ cung cấp những thông tin liên quan đến nguyên phụ liệu để thực hiện sản phẩm đó và mỗi nguyên phụ liệu cũng được chỉ định Nhà cung cấp. Do đó, Cán bộ mặt hàng Phòng Kinh doanh chỉ cần dựa vào những thông tin đó và đặt hàng mà không cần quan tâm cho công việc tìm hiểu Nhà cung cấp.
Nhận biết nhu cầu và yêu cầu vật tư