III. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong một số năm gần đây
a. Bước 1: Phân tích khái quát quá trình
Mục đích của bước công việc này là:
+ Xác định quá trình chủ yếu cần có trong hệ thống quản lý chất lượng đặc biệt là trong quá trình kinh doanh để đảm báo công việc được trôi chảy và có hiệu quả từ lúc đặt quan hệ với khách hàng đến lúc giao sản phẩm.
Chất lượng đã cải tiến Sức cản Động lực Hệ thống tài liệu
+ Xem xét khái quát từng quá trình dựa trên những yêu cầu của ISO 9001 để qua đó quuyết định yêu cầu nào có thể áp dụng đồng thời, nhận biết quá trình nào cần phải tiến hành để thỏa mãn mọi yêu cầu cần thiết của tiêu chuẩn, lưu ý rằng mọi sự ngoại lệ có thể chỉ nằm trong điều 7 với điều kiện sự ngoại lệ này không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
• Quá trình chính và quá trình hỗ trợ
Trong bất cứ tổ chức nào cũng tồn tại 2 quá trìng: Các quá trình chính gắn với quá trình kinh doanh của Công ty và các quá trình hỗ trợ. Nhiều tổ chức gặp khó khăn ngay từ bước đầu đặc biệt là các tổ chức dịch vụ vì không xác định được quá trình kinh doanh, không xác địng được đầu vào, các quá trình trung gian và đầu gia để từ đó gắn với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.
Mỗi quá trình chính thường gấn với một bộ phận chức năng, phòng ban hay khu vực tổ chức. Số lượng các quá trình chính thường phụ thuộc vào loại hình sản phẩm, mức độ phức tạp, qui mô loại hình tổ chức.
Từ các đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đó là công ty chế tạo điện cơ chuyên sản xuất và kinh doanh thiết bị điện, công ty đã xác định quá trình chính bao gồm:
- Hoạch định việc tạo sản phẩm;
- Các quá trình liên quan đến khách hàng; - Thiết kế và phát triển;
- Mua hàng;
- Kiểm soát quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ; - Nhận biết và xác định nguồn gốc;
- Kiểm soát tài sản của khách hàng; - Kiểm tra thử nghiệm sản phẩm;
- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp; - Dịch vụ sau khi bán;
- Bảo toàn sản phẩm.
Các quá trình hỗ trợ bao gồm cả quá trình quản lý và phục vụ cho quá trình chính. Các quá trình hỗ trợ thường vận hành ngang qua nhiều bộ phận chức năng hay phòng ban trong tổ chức, ví dụ quá trình hỗ trợ của công ty như sau:
- Các quá trình quản lý chung: xem xét, đánh giá, theo dõi; - Quá trình đào tạo;
- Qúa trình cải tiến;
- Quá trình quản lý thông tin…
Mỗi quá trình bao gồm nhiều công việc, đối với phần lớn các quá trình một số công việc có trình tự nối tiếp nhau. Trong một số quá trình khác các công việc không theo một trật tự mà chỉ là một tập hợp các công việc cần phải làm.
Khi mô tả mạng lưới quá trình tốt nhất là nên dùng lưu đồ vì nó là hình thức mô tả quá trình dưới dạng biểu đồ.
• Trách nhiệm đối với quá trình
Với mỗi quá trình phải có người chịu trách nhiệm. Nừu qúa trình chỉ có liên quan đến một đơn vị thì người phụ trách đơn vị sẽ là người chịu trách nhiệm. Đối với quá trình có sự liên kết giữa nhiều phòng ban hay bộ phận phải chỉ định người chịu trách nhiệm chung việc thực hiện quá trình.
Trách nhiệm đối với hoạt động hàng ngày của quá trình hay còn gọi là trách nhiệm vận hành phải được quy định cho những người làm việc trong quá trình. Các cán bộ quản lý, đốc công hay trưởng nhóm sẽ chịu trách nhiệm giám sát và có thể uỷ quyền hành động trên từng điểm.
Sau khi đã xác định được các quá trình chính và quá trình hỗ trợ có thể kết luận được các điều sau đây:
- Điều nào của ISO 9001 không áp dụng được với công việc của tổ chức. - Tương ứng giữa các điều của ISO 9001 và các quá trình đang tồn tại trong tổ chức.
- Những quá trình nào phải đưa vào hệ thống quản lý chất lượng. - Những tài liệu nào cần thể hiện dưới tầng 2, tầng 3.