1.1.7.1 Khái quát về bộ phận tin học của công ty:
Hay còn gọi là bộ phận hệ thống mạng PC và điện thoại-thiết bị máy móc hành chính. Chịu trách nhiệm:
Quản lý hệ thống mạng nội bộ PC và điện thoại của VNS.(Viet Nam Stanley). Tiến hành các công việc đảm bảo hệ thống mạng của VNS làm việc thông suốt và an toàn.
Lập kế hoạch và tiến hành công việc bảo trì, bảo hành hệ thống mạng, máy vi tính định kỳ theo tuần, tháng. Kiểm tra virus toàn bộ máy tính trong nhà máy. Lập báo cáo khi có sự cố xảy ra.Khắc phục các sự cố máy tính của các bộ phận đảm bảo sự hoạt động các máy tính phục vụ yêu cầu sản xuất. Lập kế hoạch đào tạo, khác phục và phòng ngừa virus cho các bộ phận.
Quản lý toàn bộ trang thiết bị máy móc của phòng hành chính nhân sự ( máy chiếu, photo, Fax vvv…). Quản lý toàn bộ số thuê bao điện thoại di động (đăng ký, đổi, cấp mới điện thoại), hàng tháng lập báo cáo tiền cước phụ trội. Quản lý hệ thống camera, đảm bảo hệ thống camera hoạt động ổn định và thông suốt.
Phụ trách công tác thay mực toàn bộ máy in trong công ty. Phụ trách toàn bộ hệ thống biển báo trong toàn công ty. Định kỳ lập báo cáo công việc đang thực hiện. Ngoài ra phòng tin học còn thực hiện đào tạo tin học cho công nhân viên trong công ty tiếp cận và dễ dàng sử dụng những phần mềm văn phòng và những tiện ích cơ bản của máy tính.
1.1.7.2 Sử dụng các phần mềm trong công tác quản lý và sản xuất:
Stanley là một công ty có môi trường làm việc chuyên nghiệp có trên 10 năm hoạt động nên việc ứng dụng tin học trong công ty là tương đối đầy đủ và là nhu cầu hết sức cần thiết.
Dịch vụ về đường truyền internet được thuê bao trọn gói. Các phần mềm đều được các công ty phần mềm Việt Nam xây dựng. Các phần mềm này được các công ty phần mềm xây dựng dựa trên những khảo sát và tìm hiểu đặc thù môi trường kinh doanh của công ty, môi trường luật pháp của Việt Nam…Đặc điểm của các phần mềm là đơn giản, đầy đủ ,thân thiện, có thể nâng cấp cùng với những sự thay đổi của công việc và nhu cầu quản lý. Sử dụng hai loại ngôn ngữ là tiếng Anh và tiếng Việt.
Các công ty phần mềm cho các kỹ thuật viên của mình hướng dẫn và đào tạo những người của công ty tiếp xúc trực tiếp với phần mềm. Thường xuyên có các kế hoạch bảo trì và kiểm khi có lỗi phần mềm hay các khó khăn trong quá trình sử dụng.
Có thể nói mạng nội bộ là phần huyết mạch của công ty. Mạng nội bộ được sử dụng một cách triệt để cho việc liên lạc, chỉ đạo quản lý, phân công
công việc lịch làm việc, lịch sản xuất, kế hoạch, báo cáo…Được các phòng các bộ phận trao đổi thông qua mạng nội bộ, thông qua mail nhằm tiêt kiệm thời gian, chi phí liên lạc một cách tối đa. Bộ phận tin học của phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý các ACCOUNT của các cá nhân và phòng ban, giúp đỡ và sửa chữa khi có trục trặc, đảm bảo thông tin và hoạt động luôn thông suốt.
Bộ phận gián tiếp sản xuất của công ty như là bộ phận bán hàng, xuất nhập khẩu, kê toán, nhân sự…Là các bộ phận gián tiếp sản xuất nên thường sử dụng các phần mêm riêng biệt. Đối với các phân xưởng thường sử dụng EXCEL, MICROSOFT WORD2003 cho việc nhập các thông số về quá trình sản xuất sản phẩm, về số lượng, chất lượng và các báo cáo cần thiết.
- phần mềm chấm công: dùng cho phòng hành chính nhân sự, quản lý việc sử dụng thẻ cá nhân của toàn bộ công nhân viên trong nhà máy. Quản lý việc ra vào công ty, ngày giờ đi làm, ca làm…Toàn bộ nhân viên của công ty phải quẹt thẻ vào máy quẹt khi đi làm và nghỉ làm. Mỗi nhân viên, công nhân có một mã số riêng cho biết cấp bậc, vị trí, bộ phận và toàn bộ thông tin cá nhân khác được lưu dữ trong cơ sở dữ liệu.
- phần mềm kế toán: sử dụng cho bộ phận kế toán nhằm cân đối các vấn đề tài chính, tính toán lương thưởng chế độ, phụ cấp, phụ phí, bồi dưỡng…Và đưa ra các báo cáo tài chính cho cấp quản lý cao hơn.
- phần mềm nhà máy(EASY FACTORY): phần mềm này sử dụng cho nhiều bộ phận và các cấp quản lý của các bộ phận này: bộ phận bán hàng ,mua hàng, xuất nhập khẩu ,quản lý kho...Các bộ phận có trách nhiệm và nghĩa vụ khác nhau khi sử dụng phần mềm này. Các bộ phận và các phòng này sử những chức năng và các công cụ nhất định của phần mềm. Các thông tin, số liệu về quá trình sản xuất được công khai và được lưu dữ trong phần mềm để các bộ phận này cùng sử dụng. Đối với những thông tin quan trong ở
cấp quản lý thì được bảo mật, các bộ phận có chức năng khác nhau sẽ sử dụng những phần khác nhau của phần mềm. Nhằm phân công công việc và quản lý lẫn nhau, cũng như quản lý quá trình sản xuất nói chung.
Các phần mềm tiên ích luôn được kỹ thuật viên update, phần mềm diệt virut bkav bản quyền tự động cập nhật, các phần mềm văn phòng khác luôn được cập nhật và sử dụng các phiên bản mới nhất.
1.2 Định hướng đề tài nghiên cứu:1.2.1 Tên đề tài: 1.2.1 Tên đề tài:
Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng sủ dụng cho bộ phận kho bán hàng nhằm đơn giản hoá công việc và hỗ trợ quâ trình quản lý. Phần mềm phải có khả năng mở rộng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Cho phép kết nối dữ liệu với dữ liệu bán hàng. Được thiết kế dựa trên ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Được thiết kế trên giao diện chuẩn của Windows, vì vậy người sử dụng có kinh nghiệm làm việc trên Windows dễ dàng khai thác được chương trình. Ngôn ngữ thể hiện hoàn toàn bằng tiếng Việt.
Đây sẽ là phần mềm quản lý bán hàng phục vụ cho việc quản lý tại một bộ phận kho bán hàng tại một công ty sản xuất hàng hóa, nó khác vói phần mềm bán hàng sử dụng ở một siêu thị bán hàng hay dùng cho các công ty dịch vụ bán hàng.
1.2.2 Sự cần thiết của đề tài:
Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu năm 2008 tác động đến nền kinh tế Viêt Nam. Các doanh nghiệp sản xuất trong nước không nằm ngoài ảnh hưởng chung của các tác động xấu đến sản xuất và kinh doanh. Đặc thù kinh doanh của Stanley Việt Nam là phụ thuộc phần nhiều vào tình hình kinh doanh của các công ty lắp ráp và sản xuất xe máy, ôtô trong trong nước hay thị trường các nước Tây Âu. Nên khi các doanh nghiệp này thu hẹp sản xuất và kinh doanh cũng dẫn đến sự thu hẹp sản xuất của Stanley. Công ty đang
phải đối mặt với các vấn đề mới. Như vấn đề quản lý, tăng năng xuất lao động, giảm hao tổn do hàng hỏng, hao tổn chi phí cho việc sử dụng nguyên vật liệu và các nhu yếu phẩm phục vụ sản xuất, rồi vấn đề cắt giảm giờ lao động, cắt giảm số ca, cắt giảm nhân công và lao động thời vụ không cần thiết...
Trước tình hình kinh tế và lực lượng sản xuất có những thay đổi công ty cần có những chính sách và biện pháp quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn nữa. Nó đặt ra những thách thức mới cho những người quản lý áp dụng các phương pháp khác nhau nhằm tăng cường hiệu quả lao đông tiết kiệm chi phí tạo đầ cho mục tiêu chung của công ty là tăng năng xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Hiển nhiên là hệ thống thông tin hay việc sử dụng tin học trong quá trình kinh doanh, sản xuất đều đem lại hiệu quả kinh tế. Việc ứng dụng tin học hóa trong hoạt động kinh doanh, sản xuất của công cần thiết hơn lúc nào hết. Một điều không thể phủ nhận là cốt lõi của hệ thống thông tin chính là các sản phẩm phần mềm.
Hiện tại bộ phận Sales Stock (bộ phận kho bán ) của công ty đang sủ dụng phần mềm nhà máy cho một số công việc nhất định. Phần mềm này đòi hỏi người sủ dụng phải nhớ tương đối nhiều kĩ năng sử dụng. Phần mềm này được nhiều bộ phận sủ dụng như bộ phận mua, phòng bán (quản lý chung công việc bán) và bộ phận kho xuất hàng, kho nguyên liệu, phòng xuất nhập khẩu và các cấp quản lý của các bộ phận này. Vì vậy để tách bạch, đơn giản hóa và có sự phân công giữa các bộ phận ta có thể xây dựng thêm phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ cho việc quản lý. Phần mềm này có thể được sử dụng cho bộ phận kho bán thuộc phòng bán. Như trên đã nêu thì đây là bộ phận cuối cùng của dây truyền sản xuất nhằm thu lợi nhuận cho công ty. Cho nên
nhiệm vụ của bộ phận này khá quan trọng. Trong quá trình quan sát và tìm hiểu tại bộ phận này em nhận thấy các vấn đề sau.
+ Phần mềm nhà máy EASY FACTORY là một phần mềm có rất nhiều các module lớn nhỏ, phục vụ cho các bộ phận riêng biệt. Người sử dụng phải ghi nhớ nhiều chức năng của phần mềm. Phần mềm này sử dụng cả tiếng Anh và tiếng Việt nên đôi khi gây khó khăn cho nhân viên của phòng này là những người có trình dộ phổ thông.
+ Bộ phận kho bán hàng có hai người là tổ trưởng và tổ phó là những người thường xuyên sử dụng phần mềm này. Cả hai có trình độ phổ thông nên chỉ được đào tạo để ghi nhớ những chức năng nhất định của phần mềm.
+ Sau các ca giao hàng thì bộ phận kho xuất hàng có thời gian nghỉ nhiều hơn so với các bộ phận khác trong phân nhà máy. Khối lượng xử lý công việc liên quan đến giấy tờ, con số là chưa nhiều. Trong khi hoàn toàn có thể đào tạo cho các nhân viên này sử dụng tốt một phần mềm chuyên biệt thuần Việt và đơn giản. Giúp bộ phận này sử lý được khối lượng công việc nhiều hơn. Giảm gánh nặng cho phòng bán hàng.
Vì vậy để tăng cường hiệu quả hoạt động cho bộ phận kho bán hàng
cũng như hiệu quả sản xuất và kinh doanh nói chung của công ty em lựa chọn đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng sủ dụng cho bộ phận kho bán hàng đơn giản hoá công việc hỗ trợ quâ trình quản lý sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic.
1.2.3 Lợi ích mà phần mềm hướng tới:
Phần mềm quản lý bán hàng cho phép nhân viên quản lý bán hàng xác định được năng xuất của lực lượng bán hàng, triển vọng kinh doanh tại các điểm bán hàng và mức độ thành công của các sản phẩm theo các tiêu thức khác nhau: theo khách hàng, theo nhóm khách hàng, theo loại hàng…
Nó cho phép nhà quản lý tìm ra các điểm kinh doanh yếu kém hay các sản phẩm lỗi bị trả lại, xác định các xu thế kinh doanh, xác dịnh lượng tồn kho để thực hiện quá trình lên kế hoạch, kiểm tra và tô chức các công việc khác một cách dễ dàng và nhanh chóng. Phần mềm này có thể truy cập dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu được cập nhật bởi các nhân viên bán hàng, bằng cách sử dụng phần mềm trợ giúp bán hàng.
Chương 2. Cơ sở phương pháp luận của phần mềm ứng dụng 2.1 Thông tin quản lý và hệ thống thông tin quản lý:
2.1.1 Hệ thống trong phân tích thiết kế phần mềm:
Hệ thống là một tổ hợp phần cứng, phần mềm cung cấp giải pháp cho vấn đề cần giải quyết. Ngày nay trong khi hệ thống quá phức tạp mà tri thức lại quá chuyên ngành cho nên một người không thể biết một khía cạnh tác nghiệp. Một người khó có thể hiểu được đồng thời mọi vấn đề của hệ thống. Từ thiết kế giải pháp, viết mã chương trình, triển khai trên nền phần cứng đến đảm bảo chắc chắn mọi thành phần phần cứng làm việc tốt với nhau. Tiến trình phần mềm phức tạp phải được nhiều người thực hiện. Trước hết là khách hàng, đó là người đưa ra vấn đề cần giải quyết. Phân tích viên làm tài liệu vấn đề của khách hàng và chuyển nó tới người phát triển, đó là những cái lập trình viên xây dựng phần mềm để giải quyết, kiểm tra và triển khai nó trên phần cứng. Phát triển phần mềm có thể được thực hiện bằng nhiều con đường khách nhau. Các dự án có thể tuân thủ một trong các tiến trình phát triển, bao gồm từ tiến trình thác nước tới tiến trình lặp và tăng dần. Mỗi loại có ưu nhược điểm riêng.
2.1.2 Thông tin trong quản lý:
Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định.
Hình vẽ dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra, Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý:
Sơ đồ 2.1 Tháp quản lý trong tổ chức.
Các quyết định của tổ chức chia thành bà loại: Quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp.
Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức.
Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực.
Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ.
2.1.3 Tính chất của thông tin:
Tính tương đối. Tính định hướng Tính thời điểm. Tính cục bộ.
2.1.4 Khái niệm về hệ thống thông tin:Định nghĩa về hệ thống thông tin: Định nghĩa về hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…Thực hiện nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theo nguyên tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học. Đầu vào (inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đính hoặc được cập nhật và các kho dữ liệu.
Sơ đồ 2.2 Mô hình hệ thống thông tin 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp: 2.2.1 Phân loại:
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.
Nguồn
Thu thập Xử lý và lưu trữ Phân phát Đích
Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp
2.2.2 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt:
Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn và chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau:
•Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác.
•Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng các yêu cầu của nhà quản lý.
•Tính thích hợp và dễ hiểu.
•Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ