Thông thường hàng dự trữ chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp(thông thường chiếm 40_50%) Chính vì vậy, việc quản lý, kiếm soát tốt hàng dự trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nó góp phần bảo đảm cho quá trình sản xuất tiến hành lien tục, có hiệu quả.
Bản thân hàng dự trữ có 2 mặt trái ngược nhau là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh gián đoạn trên dây truyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất kỳ tình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng dự trữ. Ngược lại, dự trữ tăng lên doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan đến dự trữ.
Vì vậy doanh nghệp phải tìm cách xác định điểm cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng dự trữ và lợi ích thu được do thỏa mãn nhu cầu của sản xuất với chi phí thấp nhất
Không phải là công ty sản xuất nhưng công tác dự trữ của công ty cũng có nhiều điểm cần quan tâm. Với tình hình thực tế, công ty TÂN THỊNH thuộc lĩnh vực xây dựng chuyên thực hiện các dự án mà công ty ký kết với các đối tác. Với quy trình hoạt động: sau khi đã trúng thầu 1 công trình, hạng mục công ty phải có kế hoạch cụ thể và đầy đủ cho việc thực hiện dự án. Việc tập kết nguyên vật liệu cần thực hiện 1 cách nhánh chóng nhằm phục vụ tốt cho công việc thi công. Và phải được tính toán 1 cách chi tiết, tỉ mỉ nhằm giảm thiểu chi phí về công vận chuyển nguyên vật liệu. Do vậy việc dự trữ nguyên vật liệu phải có kế hoạch để đảm bảo cho việc tiến hành thi công liên tục có hiệu quả.
Theo đặc điểm là công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và kết hợp vơí quá trình tìm hiểu, em thấy việc đầu tư cho xây dựng kho bãi để dự trữ nguyên vật liệu của công ty không được đầu tư nhiều do:
• Thứ nhất: giá cả của nguyên vật liệu không ổn định và luôn biến động trong khi việc tham gia đấu thầu các hạng mục, công trình công ty khó có thể dự báo trước được.
• Thứ hai: Nếu dự trữ trước, đến khi thi công công ty sẽ phải bỏ ra 1 khoản chi phí cho việc vận chuyển nguyên vật liệu đến nơi thi công( công trường) đồng thời doanh nghiệp phải chịu thêm 1 khỏan gọi là chi phí lưu kho. Hầu hết nguyên vật liệu đêù được chuyển thẳng tới công trường thi công.
4.1.1. Các loại NVL dùng cho hoạt động sản xuất Đặc điểm vật liệu của công ty:
Vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm của công ty rất lớn, tuy nhiên chủ yếu có trên thị trường trong nước vì vậy rất thuận lợi đối với công ty. Do vậy, việc thu mua NVL đối với công ty cũng dễ dàng. Công ty không phải đầu tư vốn lớn cho dự trữ NVL. Giá cả NVL nói chung biến động theo giá thị trường.
Sản phẩm của công ty là sản phẩm phục vụ trực tiếp cho xây dựng các công trình đường giao thông, thủy lợi, nhà ở,…. Do đó đòi hỏi sản phẩm phải có chất lượng cao, phải đảm bảo được tiêu chuẩn công nghiệp.
Như vậy vật liệu để sản xuất ra sản phẩm phải được kiểm tra kỹ lưỡng theo quy định trước khi hoạch định mua, đối với vật liệu đã mua về nhập kho phải được bảo quản tốt
Chính vì những đặc điểm này của vật liệu đã có không ít ảnh hưởng đến sản xuất và quản lý sản xuất của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là xây dựng giao thông, thủy lợi, xây dựng dân dụng, vận tải hang hóa đường bộ, san lấp mặt bằng, mua bán vật tư hàng hóa. Với đặc điểm sản xuất kinh doanh đa ngành nghề, nhiều chủng loại hàng hóa nên đối tượng lao động phong phú và đa dạng.
Công ty có 1 cơ sở chính và 1 chi nhánh:
Cơ sở chính: Tổ 15- Phường Thịnh Đán- TP Thái nguyên – Tỉnh Thái Nguyên. Chi nhánh: Thôn Khuổi Khiếu – Xã Hữu Thác – Huyện Na Rì – Tỉnh Bắc Cạn. Do đó phạm vi hoạt động rộng và tập trung chủ yếu vào địa bàn 2 tỉnh Thái Nguyên, Bắc Kạn và 1 số khu vực lân cận.
Mỗi hạng mục đòi hỏi chất lượng, tốc độ hoàn thành khác nhau. Yếu tố ảnh hưởng nhiều nhất đến chất lượng của các công trình và có tính quyết định tới thời gian thi công, hoàn thành công trình.
NVL của công ty phân thành 2 loại:
Nguyên vật liệu chính: Sắt, thép, xi măng, cát, sỏi, bê tông đúc sẵn, …. Nguyên vật liệu phụ:
- Nhiên liệu: dầu hỏa, dầu máy, dầu thủy lực
- Phụ tùng thay thế: Cốp pha, một số thiết bị trong công nghệ thi công, dây xích và ốc vít.
NVL của công ty được cung ứng bởi nhiều nguồn khác nhau. NVL chính như: cát sỏi, đá, xi măng….Chủ yếu từ các cơ sở trên địa bàn địa phương là TN và Bắc Kạn. Như vậy có thể tiết kiệm được chi phí vận chuyển( theo phương phap giá JIT)
4.1.2. Tình hình cung cấp NVL
Trong quá trình hoạt động công ty xây dựng được mối quan hệ ổn định với các nhà cung cấp nguyên vật liệu. Như 1 số công ty sau:
- Chi nhánh Công nghiệp hóa chất mỏ Bắc Kạn( chuyên cung cấp các loại vật liệu nổ công nghiệp: Thuốc nổ, kíp điện, dây cháy chậm…)
- Công ty TNHH Việt Linh( chuyên cung cấp ximăng các loai)…. - Ngoài ra còn 1 số đối tác, khách hàng khác:
Bảng 1: Một số hợp đồng mua bán NVL, phụ liệu đã được ký kết:
Đối tác Tên hợp đồng Ngày, tháng 2009 2010 Hàng hóa Chi nhánh CNHC mỏ Bắc Kạn 12/HD- KHCHSX- BK 02/4/09 04/01/2010 251.427.500 319.470.000 Thuốc nổ, Kíp điện, Dây cháy chậm Công ty TNHH quang Hưng 148/HD- MB 28/02 300.000.000 Máy xúc đào bánh lốp Daewoo solar 130w Công ty CP Ford Thăng Long 153/HD- MB 30/03 565.360.000 Ford Ranger XL canory Công ty TNHH Việt Linh 26/HĐ-NT 16/03 168.975.000 Xi măng, Thép
Ô. Vũ Ngọc Tứ 28/HĐ-NT 18/03 150.500.000 Cát các loại, sỏi CT TNHH Mai Hải Linh 24/HDKT 20/04 220.000.000 Xe lu rung HYPAC đã qua sử dụng CN DN DVKSDL Hạnh Chi 27/HĐ-MB 27/04 330.000.000 Đá 4x6 (Nguồn: Phòng kế toán) 4.1.3. Phương pháp quản lý dự trữ tại công ty
xuất là một tất yếu khách quan. Do phân công lao động xã hội phát triển và chuyên môn hóa sản xuất làm cho sản phẩm này của công ty trở thành loại vật tư của doanh nghiệp khác nếu sản phẩm đó tiêu dùng cho sản xuất. Mặt khác sản phẩm được sản xuất ở nơi này nhưng tiêu dùng sản phẩm đó lại ở nơi khác. Thời gian sử dụng sản phẩm không khớp với thời gian và tiến độ tiêu dùng sản phẩm ấy. Việc vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng được thực hiện bằng phương pháp vận tải khác nhau. Trong những điều kiện như vậy, sự liên tục của quá trình tái sản xuất ở công ty chỉ có thẻ đảm bảo bằng cách dự trữ các loại vật tư.
Dự trữ thường xuyên
Dùng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của xí nghiệp tiến hành được liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau của bộ phận cung ứng.
Dự trữ thường xuyên dùng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty được tiến hành liên tục với điều kiện là lượng vật tư thực thế nhập vào và lượng vật tư thực tế xuất ra hàng ngày trùng với kế hoạch.
Dự trữ bảo hiểm
Công ty chỉ áp dụng trong các trường hợp:
- Mức tiêu dùng vật tư bình quân trong 1 ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch. Điều này thường xảy ra khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất theo chiều sâu hoặc kế hoạch sản xuất không thay đổi nhưng mức tiêu hao NVL tăng lên.
- Lượng vật tư nhập giữa 2 kỳ cung ứng nối tieps nhau thực tế ít hơn so với kế hoạch (trong khi mức tiêu dùng và lượng vật tư vẫn như cũ)
- Chu kỳ cung ứng giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế dài hơn so với kế hoạch.
Trên thực tế tình hình dự trữ bảo hiểm chủ yếu là do nguyên nhân cung ứng vật tư không ổn định. Chính vì thế, công ty phải tổ chức khâu cung ứng để đảm bảo đến mức tối đa dự trữ bảo hiểm, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Dự trữ theo thời vụ:
Phương pháp này thường áp dụng cho các công ty sản xuất theo thời điểm. Công ty có áp dụng phương pháp này vào thời điểm sản xuất đặc biệt cuối cùng ( tháng, quý,..)
Công ty TNHH Tân Thịnh phục vụ việc xây dưng giao thông, thủy lợi …với phương thức hoạt động: khi bắt đầu thi công hạng mục nào thì NVL được tập kết ngay tại nơi thi công, không mất khoản chi phí vận chuyển từ kho bãi tới công trường, đồng thời tránh chi phí lưu kho.
Khi ký kết hợp đồng phải dựa trên sự tính toán về khố lượng NVL cần phục vụ cho việc thi công. Công ty sẽ tính toán số lượng NVL cần dùng trong tháng và cộng thêm mức dự trữ khoảng 2-3%NVL cần dùng trong tháng.
NVL được phân loại thanh từng nhóm để dễ cho công tác quản lý.
Căn cứ vào các đặc điểm của các phương pháp dự trữ mà công ty đã đưa ra phương pháp dự trữ thường xuyên phù hợp với tình hình hoạt động hiện tại.
4.1.4. Cách xây dựng mức độ sử dụng NVL
Căn cứ vào khối lượng công việc, đặc điểm của công việc và trên cơ sở định mức NVL cho từng hạng mục công ty xác định định mức sao cho phù hợp. Đối với mỗi hạng mục phòng kế hoạch có nhiệm vụ xác định chính xác mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm giảm chi phí để hạ giá thành sản phẩm.
Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm tiến hành thường xuyên định kỳ trên các mặt. Khối lượng NVL, định mức tiêu hao NVL để sản xuất ra đơn vị sản phẩm.
4.1.5 Tình hình cấp phát NVL
Phòng kế hoạch có kế hoạch điều độ NVL đến công trường dựa trên địa điểm thi công và vị trí địa lý .
Tỉ lệ khấu hao phải được xác định đối với từng loại NVL cụ thể. Trường hợp thất thoát NVL cần phải được xác định và có kế hoạch bổ sung.
4.1.6 Tình hình bảo quản NVL
Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng và trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản NVL tốt, bố trí , sắp xếp NVL trong kho 1 cách khoa học , hợp lý đảm bảo thuận tiện trong việc theo dõi cũng như sử dụng NVL.
Vì công ty hoạt động theo gói thầu và hợp đồng đã ký. Giá NVL sẽ phải tính toán sao cho tiết kiệm nhất. Các hợp đồng về NVL sẽ được ký kết với các đối tác thân quen khi công ty có nhu cầu cần đến.
Ngoài ra còn do 1 số nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ hoặc cung ứng không đúng lúc nguyên liệu , hàng hóa. Những nguyên nguyên nhân ấy thường là:
• Các nguyên nhân thuộc về lao động, thiết bị, nguồn vật tư cung ứng; không đảm bảo các yêu cầu , do đó có những sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu về tiêu chuẩn.
• Thiết kế công nghệ sản phẩm không còn chính xác.
• Các bộ phận sản xuât tiến hành trước khi có bản vẽ kỹ thuạt hay thiết kế chi tiết.
• Không năm chắc yêu cầu của khách hàng.
• Thiết lập các mối quan hệ giữa các khâu không chặt chẽ.
• Hệ thống cung ứng chưa đảm bảo đúng các yêu cầu của dự trữ.
Do vậy việc dự trữ nguyên vật liệu là rất cần thiết. Đề phòng trường hợp khi cần đến vật liệu.
4.2. Công tác lập kế hoạch điều độ sản xuất
4.2.1 Sự cần thiết
Điều độ sản xuất là khâu tiếp tục ngay sau khi hoàn thành thiết kế hệ thống sản xuất và xây dựng kế hoạch sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Đây là khâu tổ chức, chỉ đạo, triển khai tổ chức sản xuât đã được thiết kế, nhằm biến các mục tiêu dự kiến và kế hoạch sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ thành hiện thực. Vì vậy, kết quả của điều độ sản xuất phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của hoạt động thiết kế và hoạch định hệ thống sản xuất, đặc biệ là các khâu như dự báo, thiết kế sản phẩm, lựa chọn và thiết kế quá trình, đào tạo công nhân.
4.2.2. Công tác lập kế hoạch điều độ sản xuất
Thực chất điều độ sản xuất là toàn bộ các hoạt động xây dựng lịch trình sản xuất, thi công, điều phối, phân giao các công việc cho từng người, nhóm người , từng máy. Sắp xếp thứ tự các công việc ở từng nơi làm việc nhằm đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ đã xây dựng trong lịch trình sản xuất trên cở sở sủ dụng có hiệu quả khả năng sản xuất hiện có của doanh nghiệp. Điều độ sản xuất phải giải quyết tổng hợp các mục tiêu traí ngược nhau như giảm thiểu thời gian chờ đợi của kế hoạch, chi phí dự trữ, thời gian sản xuất đồng thời với việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Do đó nhiệm vụ cơ bản của điều độ sản xuất là tìm ra phương án khả thi. Lựa chọn phương án tổ chức, triển
khai kế hoạch đã đề ra nhăm giảm thiểu thời gian chờ đợi của lao động, máy móc thiết bị và lượng dự trữ trên cơ sở pháp lý đầy đủ.
Kế hoạch làm việc do phòng kế hoạch của công ty đảm nhiệm gồm các nội dung khác nhau:
• Xác định lịch trình sản xuất
• Dự tính số lượng máy móc, thiết bị, NVL lao động cần thiết để hoàn thành khối lượng cộng việc đã đưa ra trong lịch trình sản xuất
• Điều phối, phân giao công việc và thời gian phải hoàn thành trong những khoảng thời gian nhất định cho từng bộ phận, từng người, tưng máy.
• Sắp xếp thứ tự các công việc trên các máy và nơi làm việc nhằm giảm thiểu thời gian ngừng máy và chờ đợi trong quá trình lao động
• Theo dõi, phát hiện những lao động ngoài dự kiến có nguy cơ dẫn đến không hoàn thành lịch sản xuất và những hoạt động lãng phí làm tăng chi phí, lãng phí nguồn lao động. Từ đó đề xuất những biện pháp diều chỉnh kịp thời.
Sau đây là kế hoach lao động của 1 dự án do công ty đảm nhiệm.
Công trình: Cầu máng B10-N1-2 tại vị trí Ko + 607,5( Công trình Hồ Khuổi Sung)
Tên công việc tại vị trí Ko + 607,5 Thời gian TT công việc
+ Đào móng trụ cầu máng 09/07/2009
+ Cát lót 5cm đáy móng cầu máng 11/07/2009 + Xây móng đá hộc trụ cầu máng vữa XM75 14/07/2009 + Xây thân đá hộc trụ cầu máng vữa XMM75 17/07/2009 + Trát trụ cầu máng VXMM100 19/07/2009
+ Cốt pha cốt thép cầu máng, khe co giãn tấm nhựa PVC
20/07/2009 + Đổ bê tông M200 cầu máng 25/07/2009 +Lấp đất móng trụ cầu máng 26/07/2009
(Nguồn: phòng kế hoạch)
Sau khi thi công xong vị trí này lại tiếp tục vị trí tiếp theo K1 + 179.1. Không có thời gian nghỉ. Các công việc tương tự.
• Công tác điều độ sản xuất tại công ty
Lập kế hoạch giúp các tổ, đội lao động xác định rõ nhiệm vụ, các công việc cần làm cho kịp tiến độ.Mỗi hoạt động đòi hỏi phải cân nhắc tới những yếu tố riêng biệt mang tính dặc thù. Khi xây dựng lịch trình sản xuat can chú y tới các vấn đề:
• Độ lớn của công việc
• Thời gia thực hiện công việc