II. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Phát hành báo chí Trung
2. Kiến nghị nhằm hoàn thiện mô hình tổ chức của Công ty Phát hành
PHBCTW .
Hiện nay, bộ máy tổ chức của Công ty tồn tại một số bất cập cần được khắc phục.
Thứ nhất, phòng kinh doanh của công ty có chức năng và phạm vi hoạt động rất rộng. Hoạt động của phòng bao gồm tất cả các bước công việc từ nhận đặt nhu cầu báo chí ngoài ngành, tổng hợp nhu cầu, chia chọn, khai thác báo đến vận chuyển báo, giao báo đến tận tay bạn đọc đối với các độc giả tại Hà Nội và chuyển cho trung tâm khai thác báo chí quốc văn đối với
độc giả ở các tỉnh thành khác trong cả nước. Phòng cũng có kế toán riêng phụ trách về hoạt động sản xuất kinh doanh của phòng. Như vậy, phòng kinh doanh nên được đổi tên thành trung tâm kinh doanh cho phù hợp với chức năng của phòng.
Thứ hai, phòng TC-NS-HC có khối lượng công việc rất lớn, bao gồm nhiều mảng hoạt động như: tổ chức cán bộ cho toàn Công ty (bao gồm trụ sở chính và các chi nhánh tại miền Trung và miền Nam, quản lý lao động tại 5 nhà in khác trong cả nước), lao động tiền lương cho toàn bộ CB, CNV của Công ty (số lượng là gần 500 người), công tác thi đua, hành chính quản trị, phụ trách mảng y tế, bảo hiểm Xã hội cho CB, CNV, phụ trách về đời sống cho CB, CNV như bếp ăn, các chế độ phụ cấp, bảo hộ lao động, an toàn lao động, nghỉ ốm, sinh đẻ…Tổ chức tiếp đón khách đến làm việc với Công ty, thực hiện các nghĩa vụ ở địa phương nơi cơ quan đóng trụ sở, quan hệ với các cơ quan để giải quyết các nhiệm vụ được giao về lao động, hành chính quản trị của Công ty. Như vậy, với số lượng lao động 19 người của phòng và khối lượng công việc là rất lớn mà phòng chỉ có một trưởng phòng và một phó phòng phụ trách mảng thi đua thì khối lượng công việc của trưởng phòng là tương đối lớn, phòng nên có thêm một phó phòng được trưởng phòng uỷ quyền phụ trách mảng lao động tiền lương của Công ty.
Thứ ba, từ sau khi Liên Xô sụp đổ thì hoạt động của trung tâm khai thác báo chí ngoại văn không còn sôi động và bận rộn như trước, khối lượng công việc của Trung tâm khá nhẹ nhàng, lượng khách hàng không còn lớn như trước, bên cạnh đó, Công ty phải qua một khâu trung gian là đăng ký số lượng sách báo nhập khẩu với Công ty Xuất nhập khẩu sách báo XUNHASABA, Công ty không có quyền tự chủ về thời gian sách báo được Công ty XNK sách báo XUNHASABA chuyển đến Công ty, và
không có quyền ấn định giá cả các loại sách báo mà khách hàng của mình phải trả mà điều đó hoàn toàn phụ thuộc vào giá cả mà Công ty XNK XUNHASABA đưa ra. Để khắc phục những hạn chế này, đảm bảo lợi ích cho khách hàng, Công ty nên đề xuất với Tổng Công ty được phép nhập khẩu sách báo trực tiếp từ nước ngoài không qua khâu trung gian.
Thứ tư, Công ty cần thực hiện việc uỷ quyền mạnh hơn cho trưởng các phòng, có quyền tự quyết trong các mảng hoạt động phù hợp với chức năng, quyền hạn, đặc biệt là trung tâm kinh doanh (tên hiện nay là phòng kinh doanh) và hai chi nhánh của Công ty là chi nhánh 2 và chi nhánh 3, bởi vì đặc thù của ba đơn vị này là tự tìm khách hàng tại địa bàn mình phụ trách mà không phụ thuộc vào lượng khách hàng của Công ty. Việc uỷ quyền mạnh hơn cho trung tâm kinh doanh, chi nhánh 2 tại Thành phố Hồ Chí Minh và Chi nhánh 3 tại Đà Nẵng sẽ tạo điều kiện cho các trung tâm và chi nhánh này chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh, khuyến khích các đơn vị này mạnh dạn thử nghiệm các phương pháp mới trong việc tìm kiếm khách hàng, phương thức vận chuyển phù hợp với đặc điểm địa hình của từng địa phương.
Thứ năm, hiện nay Công ty có 5 điểm khai thác báo tại các điểm in nằm rải rác cả nước, đó là các điểm in ở Nghệ An, Bình Định, Cần Thơ, Điện Biên, Đắc Lắc. Hiện nay, Công ty đang ký hợp đồng uỷ thác khai thác với Bưu Điện các tỉnh nhờ họ quản lý hộ nhưng về lâu dài, Công ty nên chuyển các điểm khai thác này về các chi nhánh hoặc trung tâm để quản lý trực tiếp, đảm bảo hơn trong việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các điểm khai thác trên. Trước mắt, đối với các điểm khai thác tại Đắc Lắc và Điện Biên thì Công ty vẫn ký hợp đồng uỷ thác vì các vùng này số lượng báo chí phục vụ còn ít và có nhiều khó khăn trong việc nắm bắt địa bàn, vận chuyển báo chí. Các điểm khai thác còn lại đều nằm ở những
vùng dân cư đông đúc và đang có sự phát triển mạnh về kinh tế, ở đó sẽ có sự cạnh tranh mạnh mẽ của các cá nhân và tổ chức khác trong việc phát hành báo chí. Để tăng khả năng cạnh tranh, các điểm khai thác này sẽ được chuyển về quản lý ở các đơn vị phù hợp như:
Điểm khai thác báo Nghệ An đưa về Trung tâm KTBC Quốc văn. Điểm khai thác báo Cần Thơ đưa về Chi nhánh 2 - TP Hồ Chí Minh. Điểm khai thác báo Bình Định đưa về Chi nhánh 3 - Đà nẵng.
Sau khi được chuyển về các đơn vị trên thì các đơn vị phải có kế hoạch tiếp nhận, vấn đề cần đặt ra là có cần thiết phải đưa người của Công ty đến các khu vực này để trực tiếp quản lý hay tiếp nhận quản lý cũ đưa vào biên chế của Công ty, điều này cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng.
Bên cạnh những thay đổi về cơ cấu tổ chức, Công ty cũng cần kiến nghị với Tổng Công ty Bưu chính-Viễn thông về tỷ lệ phí phát hành của các loại báo chí, không nên duy trì một tỷ lệ phí là 22% cứng nhắc như hiện nay, đã có rất nhiều sự thay đổi so với trước kia, sự phân hoá về phát triển giữa các vùng, sự cạnh tranh về phát hành. Thêm vào đó, các tờ báo hiện nay đều có các trang quảng cáo với số lượng ngày một lớn, điều đó gây khó khăn hơn trong quá trình khai thác của Công ty. Các toà soạn cũng có thêm một nguồn thu khá lớn từ việc quảng cáo, và điều này là không hợp lý đối với Công ty trong việc duy trì một tỷ lệ phí phát hành cố định giữa các vùng miền, và giữa các loại báo khác nhau.
Việc đổi mới tổ chức và quản lý của Công ty PHBCTW trong thời gian tới nhằm mục đích xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ, năng động và hoạt động có hiệu quả. Việc đổi mới này được thực hiện từng bước và có thể được chia thành hai giai đoạn như sau:
+ Đổi tên gọi của một số đơn vị trực thuộc để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao.
+ Tiếp tục ký hợp đồng uỷ thác khai thác báo chí mạng cấp 1 với 2 điểm in Đắc Lắc và Điện Biên. Đồng thời tổ chức tiếp nhận 3 điểm khai thác báo Nhân Dân đang uỷ thác cho các Bưu điện tỉnh Nghệ An, Cần Thơ và Bình Định về các Đơn vị trực thuộc Công ty.
+ Xây dựng phương án nhập khẩu báo chí trực tiếp qua Công ty làm cơ sở để trình Bộ Văn hoá thông tin cấp phép nhập khẩu.
Tổ chức bộ máy của Công ty PHBCTW giai đoạn 2006-2007 được thể hiện qua sơ đồ sau:
b) Giai đoạn 2008-2010:
+ Bổ sung chức năng, nhiệm vụ cho một số đơn vị trực thuộc để đảm bảo kết hợp kinh doanh dịch vụ PHBC với các dịch vụ khác (như làm dịch vụ Viễn thông, đại lý bảo hiểm, kinh doanh sách, văn phòng phẩm) theo phương án kinh doanh đã đề ra.
+ Kiện toàn tổ chức của Trung tâm KTBC ngoại văn để đảm bảo đủ năng lực thực hiện phương án Nhập khẩu báo chí. Dự kiến Trung tâm khai thác báo chí ngoại văn sẽ có các bộ phận sau:
•Bộ phận giao dịch, ký kết hợp đồng. •Bộ phận kiểm duyệt báo chí.
•Bộ phận soạn thảo, in ấn mục lục báo chí. •Bộ phận khai thác, chuyển phát báo chí. •Bộ phận Marketting.
•Bộ phận kế toán nghiệp vụ.
+ Thành lập các bộ phận kinh doanh báo chí nhập khẩu tại chi nhánh 2 và Chi nhánh 3 theo phương án Nhập khẩu báo chí.
+ Tiến hành phân cấp mạnh cho các đơn vị trực thuộc, giao chỉ tiêu kế hoạch và đơn giá tiền lương cho 5 đơn vị sau:
•Trung tâm KTBC ngoại văn. •Chi nhánh 2-TP Hồ Chí Minh. •Chi nhánh 3-Đà Nẵng.
•Trung tâm KTBC Quốc văn. •Trung tâm Kinh doanh báo chí.
+ Tổ chức tiếp nhận 2 điểm khai thác báo Nhân dân đang uỷ thác cho các Bưu điện tỉnh Đắc Lắc và Điện Biên về các đơn vị trực thuộc Công ty. Cụ thể:
•Điểm khai thác báo Điện Biên đưa về Trung tâm KTBC Quốc văn.
•Điểm khai thác báo Đắc Lắc đưa về Chi nhánh 3-Đà Nẵng. Tổ chức bộ máy Công ty PHBCTW giai đoạn 2008-2010 được thể hiện qua sơ đồ sau: