MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘ

I. MỘT SỐ NÉT VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘ

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘ

3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất và quản lý tài chính kế toán của công ty

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘ

SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI 1. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới.

Trong những năm qua, công ty gạch ốp lát Hà Nội đã đạt được những kết quả nhất định, sản xuất kinh doanh liên tục có lãi. Mặc dù, còn gặp phải nhiều khó khăn trong công tác sử dụng vốn lưu động, nhưng để khắc phục những khó khăn đó công ty đã không ngừng vươn lên phát huy nội lực và tận dụng mọi tiềm năng để đạt được kết quả cao hơn trong thời gian tới. Cụ thể trong những năm tới, công ty đề ra phương hướng tăng trưởng hàng năm khoảng từ 15%- 20%. Ngoài ra, công ty còn tìm những biện pháp tổ chức quản lý, sản xuất, khai thác nhiều đơn đặt hàng trực tiếp để nâng cao hơn lợi nhuận, tạo điều kiện làm việc tốt hơn cho cán bộ công nhân viên, tăng đóng góp vào ngân sách nhà nước và tăng thu nhập bình quân hàng năm.

Trên cơ sở những kết quả đã đạt được trong những năm qua, công ty đã xây dựng kế hoạch dự kiến năm 2002 với tổng doanh thu đạt 242.716.208(nđ) trong đó trả tín dụng Nhà nước 35.996.542(nđ), thu nhập bình quân 1.690.000 đồng/tháng.Trong những năm tới, công ty sẽ tiếp tục nghiên cứu và tìm các phương án phát triển mở rộng thị trường. Mục tiêu chiến lược của công ty là:

Nâng cao chất lượng sản phẩm để có thể mở rộng thị trường của công ty tới thị trường của các nước phát triển như: ý, Đức, Tây Ban Nha, Mỹ...

Tăng cường khâu tiếp thị, tích cực trong việc tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên vật liệu phù hợp, giá rẻ, tăng cường sử dụng nguồn nguyên liệu trong nước để giảm chi phí, hạ thấp giá thành, tăng lợi nhuận.

Doanh thu tăng 15% -20% so với năm 2001, phấn đấu giảm giá thành, tăng khả năng cạnh tranh.

Không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nhất là việc nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ.

2. Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý và sử dụng vốn lưu động tại công ty gạch ốp lát Hà Nội.

Qua phân tích, nghiên cứu tình hình tổ chức quản lý, sử dụng VLĐ tại công ty gạch ốp lát Hà Nội có thể thấy việc tổ chức và sử dụng VLĐ của công ty còn một số hạn chế nhất định cần phải được tiếp tục nghiên cứu, giải quyết. Với thực tế nghiên cứu cùng với sự hiểu biết của mình, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm tổ chức tốt hơn công tác quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ tại công ty gạch ốp lát Hà Nội.

2.1. Thực hiện tốt việc kế hoạch hoá VLĐ, đảm bảo việc chủ động huy động các nguồn vốn đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Để tăng cường hiệu quả của số VLĐ bỏ ra, điều quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp là phải xác định được nhu cầu VLĐ tối thiểu. Đó là lượng VLĐ tối ưu vừa đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục hiệu quả vừa giúp cho công tác sử dụng VLĐ được chủ động, hợp lý, tiết kiệm.

Thực trạng sử dụng VLĐ của công ty gạch ốp lát Hà Nội cho thấy công ty chưa thực sự chủ động trong công tác tổ chức và sử dụng vốn.Vốn lưu động của công ty chủ yếu là vốn vay (chiếm 75,41% tổng nguồn VLĐ năm 2000 và chiếm 77,79% tổng VLĐ năm 2001). Việc sử dụng vốn vay như con dao hai lưỡi. Một mặt nó giúp cho công ty có vốn để kinh doanh, mặt khác nó tạo nên gánh nặng nợ nần mà chỉ khi hoạt động sản xuất kinh doanh bị xấu đi là sẽ biết hậu quả của nó ngay vì tiền lãi phải trả rất lớn. Trong khi đó, nguồn VLĐ thường xuyên quá ít (chỉ chiếm 22,21% tổng nguồn VLĐ) làm công ty mất đi tính chủ động trong việc sử dụng vốn kinh doanh. Các khoản phải thanh toán chủ yếu phụ thuộc từ luồng thu từ bán hàng hay vay của công nhân qua quỹ lương. Thực tế cho thấy nếu hoạt động như vậy thì sẽ không có hiệu quả bền vững. Do đó, việc xác định

nhu cầu VLĐ là hết sức cần thiết. Để xác định được nhu cầu VLĐ một cách chính xác, có thể đi theo hướng sau:

- Trước hết, công ty cần tính toán nhu cầu VLĐ cần thiết đó, tính toán nhu cầu VLĐ cho từng khâu, từng khoản mục dựa trên các chỉ tiêu tài chính của kỳ trước và dự định về hoạt động của công ty trong kỳ kế hoạch để từ đó huy động đáp ứng VLĐ cho từng khâu từng khoản mục một cách đầy đủ, kịp thời, tránh lãng phí và đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục hiệu quả. Có nhiều cách để xác định nhu cầu VLĐ tối thiểu nhưng theo em công ty Gạch ốp lát Hà Nội nên tính toán nhu cầu này theo phương pháp tính toán căn cứ vào tổng mức luân chuyển vốn và số vòng quay VLĐ dự tính năm kế hoạch. Phương pháp tính như sau:

Vnc = M1 L1 Trong đó:

Vnc : Nhu cầu VLĐ năm kế hoạch

M1 : Tổng mức luân chuyển VLĐ năm kế hoạch L1 : Số vòng quay VLĐ kỳ kế hoạch

Như đã phân tích ở trên, tổng mức luân chuyển vốn năm 2001 đã tăng 2,35% so với năm 2000, và dựa trên dự định mở rộng sản xuất loại gạch ốp tường nhiều hơn nữa, vì thực tế năm 2001 vừa qua, doanh thu tiêu thụ loại gạch này đã tăng so với năm 2000, do vậy kế hoạch cho năm 2002 của công ty là sẽ tăng doanh thu, tăng tổng mức luân chuyển vốn năm 2002 là 10%, tức là tổng mức luân chuyển vốn năm 2002 là:

218.762.273.247 + (218.762.273.247 x 10%) = 240.638.500.571đ Và số vòng quay VLĐ cũng tăng thêm 0,5 vòng so với năm 2001, tức là đạt 3,7 vòng/ năm. Vậy nhu cầu VLĐ cho năm kế hoạch là:

240.638.500.571

Để xác định được nhu cầu VLĐ cần thiết năm kế hoạch cho từng khâu kinh doanh theo phương pháp tính toán trên, công ty có thể căn cứ vào tỷ trọng VLĐ được phân bổ hợp lý trên các khâu kinh doanh. Theo thống kê từ các năm trước, tỷ trọng VLĐ ở các khâu kinh doanh như sau:

- VLĐ khâu dự trữ sản xuất: gồm giá trị các khoản NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu động lực, công cụ lao động nhỏ, tổng cộng chiếm 10% tổng VLĐ.

- VLĐ khâu sản xuất gồm giá trị các sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, tổng cộng chiếm 40% tổng VLĐ.

- VLĐ trong khâu lưu thông chiếm 50% tổng VLĐ.

Vậy nhu cầu VLĐ năm kế hoạch cho từng khâu kinh doanh là: - Khâu dự trữ sản xuất: 65.037.432.587 x 10% = 6.503.743.259 đ - Khâu sản xuất : 65.037.432.587 x 40% = 26.014.973.034 đ - Khâu lưu thông : 65.037.432.587 x 50% = 32.518.746.294 đ Cộng: 65.037.432.587 đ

Phương pháp này có ưu điểm là tương đối đơn giản, giúp doanh nghiệp ước tính được nhanh chóng nhu cầu VLĐ năm kế hoạch để xác định nguồn tài trợ phù hợp.

- Trên cơ sở nhu cầu VLĐ theo kế hoạch đã lập công ty cần có kế hoạch huy động và sử dụng vốn sao cho chi phí vốn bỏ ra thấp nhất và thu được hiệu quả cao nhất. ở đây cũng cần thấy rằng để quá trình SXKD được tiến hành thuận lợi thì nguồn VLĐ thường xuyên cần thiết của doanh nghiệp phải là nguồn vốn ổn định có tính vững chắc. Từ thực trạng của công ty ta thấy, nguồn vay ngắn hạn của công ty đã được khai thác triệt để (chiếm 61,80% tổng nợ ngắn hạn), công ty cần phải sử dụng nguồn vốn này một cách linh hoạt, hết sức khéo léo không nên lạm dụng quá gây mất uy tín với khách hàng, vì đây là những khoản nợ dưới một năm thậm chí một vài tháng nên công ty phải thường xuyên thay đổi chúng để không bị biến thành con nợ khó đòi. Để thuận lợi cho công tác tính toán,

công ty nên áp dụng phương pháp tỷ lệ phần trăm trên doanh thu để xác định nhu cầu VLĐ của mình. Cụ thể như sau:

Doanh thu thuần của năm 2001 là 218.762.273.247 đồng, từ đó ta có tỷ lệ phần trăm của các khoản mục có quan hệ trực tiếp và chặt chẽ với doanh thu như sau:

Tài sản % Nguồn vốn %

1.Tiền 0,3 1.Phải trả người bán 2,4 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

2.Các khoản phải thu 2 7,0 2.Thuế và các khoản nộp NN 4,0 3.Hàng tồn kho 4,6 3.Phải trả CNV 0,7 4.Tài sản lưu động khác 0,5 4.Phải trả phải nộp khác 0,8 Cộng 3 2,4 Cộng 7,9

Như vậy, cứ 1 đồng doanh thu tiêu thụ sản phẩm tăng lên, công ty cần phải tăng 0,324 đồng VLĐ để bổ sung cho phần tài sản.

Cứ 1 đồng doanh thu tiêu thụ sản phẩm tăng lên thì công ty chiếm dụng đương nhiên được 0,079 đồng.

Vậy thực chất 1 đồng doanh thu tăng lên, công ty cần bổ sung: 0,324 - 0,079 = 0,245 đồng

Vậy nhu cầu VLĐ cần huy động các nguồn khác ngoài nguồn chiếm dụng cho kỳ kế hoạch là:

240.638.500.571 - 218.762.273.247 = 21.876.227.324 đồng

Sau khi xác định được nhu cầu VLĐ, cần xác định số vốn thừa thiếu để từ đó tìm nguồn tài trợ có lợi nhất đảm bảo cung ứng đầy đủ cho sản xuất với chi phí sử dụng vốn thấp nhất.

- Khi thực hiện công ty cần căn cứ vào kế hoạch huy động và sử dụng VLĐ đã tạo lập được làm cơ sở điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Trong thực tế, nếu phát sinh thêm nhu cầu vốn công ty cần chủ động cung

- Việc lập kế hoạch huy động nhất thiết phải dựa vào sự phân tích tính toán các chỉ tiêu tài chính của kỳ trước với những dự tính về tình hình hoạt động kinh doanh, khả năng tăng trưởng trong kỳ tới và những dự kiến về sự biến động của thị trường như căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh của kỳ trước, dự kiến số lượng đơn đặt hàng cho kế hoạch từ đó dự kiến số lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ, dự kiến số VLĐ cần thiết cho kỳ kế hoạch.

2.2. Tổ chức tốt công tác tiêu thụ sản phẩm, đẩy nhanh quá trình thu hồi tiền hàng.

Như đã phân tích ở trên, trong năm 2001, VLĐ của công ty còn bị chiếm dụng quá lớn và với tỷ trọng cao (83,45%). Điều đó cho thấy công tác bán hàng, thanh toán tiền hàng, thu hồi công nợ cần phải khắc phục hơn nữa. Công ty chưa có các biện pháp khuyến khích khách hàng mua với khối lượng lớn, thanh toán ngay hoặc thanh toán nhanh. Khi bán hàng qua đại lý thì bán được hàng, các đại lý mới thanh toán nên đã làm cho kỳ thu tiền bình quân kéo dài đến 95 ngày. Do đó, để đảm bảo sự ổn định, lành mạnhvà tự chủ về mặt tài chính, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của VLĐ từ đó góp phần sử dụng vốn có hiệu quả, công ty cần có những biện pháp hữu hiệu để hạn chế tới mức tối đa tình trạng nợ nần dây dưa, chưa thanh toán của khách hàng. Theo em, công ty cần áp dụng một số biện pháp sau:

+ Trước khi ký kết hợp đồng tiêu thụ công ty cần xem xét kỹ lưỡng cơ sở vật chất của khách hàng, tình hình tài chính, khả năng tiêu thụ sản phẩm của khách hàng, công ty có thể từ chối ký hợp đồng với những khách hàng nợ nần dây dưa hoặc không có khả năng thanh toán, hoặc những đơn đặt hàng mà số tiền ứng trước là rất nhỏ.

+ Trong các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm phải quy định rõ thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán... và yêu cầu các bên phải chịu trách nhiệm một cách đầy đủ, nghiêm túc các điều khoản đã quy định trong hợp đồng phù hợp với chế độ chính sách tài chính quy định. Chẳng hạn, nếu thanh toán chậm so

với thời hạn quy định phải chịu vi phạm hợp đồng, phạt nợ quá hạn hoặc phải chịu lãi theo lãi suất nợ quá hạn của ngân hàng.

+ Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu trong và ngoài công ty, thường xuyên đôn đốc để thu hồi đúng hạn. Nếu công ty có nhiều khách hàng mua chịu, các tài khoản kế toán phải được thiết kế sao cho chúng nêu lên được mỗi khách hàng đã mua được bao nhiêu, đã trả được bao nhiêu và công ty còn phải thu của mỗi khách hàng là bao nhiêu nữa. Và từ các sổ chi tiết đó, công ty nên lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.

+ Sử dụng chiết khấu bán hàng, giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn, thanh toán sớm tiền hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, hạn chế thanh toán chậm dẫn đến nợ nần dây dưa khó đòi. Để làm được điều đó thì tỷ lệ chiết khấu phải được đặt sao cho phù hợp, phát huy được hiệu quả của nó. Theo em, để có thể xác định tỷ lệ chiết khấu hợp lý cần phải đặt nó trong mối liên hệ với lãi suất vay vốn hiện hành của ngân hàng. Bởi vì, khi bán hàng trả chậm, công ty sẽ phải đi vay vốn để đáp ứng nhu cầu vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hàng liên tục. Vì vậy, việc công ty giảm cho khách hàng một tỷ lệ nhất định tính trên tổng số tiền hàng mà tỷ lệ đó nhỏ hơn lãi suất vay vốn để thu hồi tiền hàng ngay vẫn có lợi hơn là không chiết khấu để cho khách hàng nợ một thời gian và trong thời gian đó công ty lại phải đi vay vốn để chịu tiền lãi.

Giả sử tất cả các khoản phải thu của khách hàng có thời hạn 1 tháng. Tại thời điểm 31/12/2001 khoản phải thu của khách hàng là 59.065.813.777 đồng. Với việc vay vốn ngân hàng với lãi suất 0,6%/ tháng, nếu khi khách hàng thanh toán ngay thì công ty sẽ không phải chịu số tiền lãi là:

59.065.813.777 x 0,6% = 354.394.883 đồng

Do đó, để thu được tiền hàng ngay, công ty có thể chiết khấu cho khách hàng thanh toán ngay là 0,3% giá trị hàng bán. Khi đó số tiền chiết khấu cho khách hàng là:

Số tiền tiết kiệm được do áp dụng chiết khấu là:

177.197.441 - 354.394.883 = - 177.197.442 đồng

Từ những tính toán trên, công ty nên sử dụng tỷ lệ chiết khấu như sau: - Nếu khách hàng thanh toán ngay khi mua hàng, công ty có thể sử dụng chiết khấu cho khách hàng là 0,3% giá trị hàng bán.

- Nếu khách hàng thanh toán chậm trong vòng 15 ngày công ty sẽ phải chịu mức lãi suất là:

15 ngày x 0,6% = 0,3% 30 ngày

Do đó công ty có thể chiết khấu cho khách hàng 0,2% giá trị hàng bán. - Nếu khách hàng thanh toán trong vòng 15- 20 ngày, công ty sẽ phải chịu mức lãi suất là:

25 ngày x 0,6% = 0,5% 30 ngày

Công ty có thể chiết khấu cho khách hàng 0.1% giá trị hàng bán.

- Nếu khách hàng thanh toán trong vòng 15 -30 ngày thì công ty sẽ phải chịu toàn bộ lãi suất là 0,6%/ tháng khi vay vốn ngân hàng, do đó công ty không cần phải chiết khấu cho khách hàng

- Nếu khách hàng thanh toán chậm sau một tháng công ty sẽ tính lãi suất theo lãi suất vay vốn của ngân hàng hiện hành trên số thanh toán chậm vốn trước đó.

Việc sử dụng chiết khấu bán hàng như trên sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh hơn và tỷ lệ chiết khấu có thể điều chỉnh dễ dàng khi lãi suất ngân hàng thay đổi. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

+ Định kỳ công ty nên tổng kết công tác tiêu thụ, liệt kê những khách hàng quen, khách hàng mua với khối lượng lớn, mua thường xuyên thì nên hồi khấu một phần tiền hàng cho họ tính theo một tỷ lệ chiết khấu nhất định trên tổng số tiền hàng mà họ đã mua và đã thanh toán cho công ty. Sau đó, công ty có thể tổ

chức hội nghị khách hàng để thông báo quyết định hồi khấu của mình trước toàn