Các bước lập

II. Thực trạng tổ chức kế toán và các khoản chi HCSN ở phòng Kế hoạch Tài chính-

4. Các bước lập

Bước 1 : Công tác chuẩn bị.

Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác trong năm kế hoạch. Lấy ý kiến của các tổ công tác để nắm được nhu cầu cần thiết cho năm kế hoạch. Tính toán tình hình thực hiện năm báo cáo và sơ bộ về tình hình năm kế hoạch.

Bước 2 :

Phòng TC-KH xem xét dự toán ngân sách của các đơn vị trực thuộc huyện, dự toán thu do cơ quan thuế lập, dự toán thi, chi ngân sách của các xã, lập dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn huyện, dự toán thu chi ngân sách huyện (gồm : Dự toán ngân sách các xã và dự toán ngân sách cấp huyện), dự toán các khoản kinh phí uỷ quyền (nếu có) trình hội đồng nhân dân huyện xem xét báo cáo uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương, đồng thời trình Sở Tài chính Vật giá, Sở Kế hoạch và Đầu tư... (phần dự toán ngân sách theo lĩnh vực, dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản sơ quản lý ngành, lĩnh vực (phần dự toán chi chương trình quốc gia).

Do dự toán thu năm 2002 của huyện Ninh Giang do chi cục thuế lập. Nên phòng TC - KH huyện Ninh Giang lập dự toán chi.

Dự toán chi lập xong trình lãnh đạo xét duyệt. + 1 bản gửi Sở Tài chính

+ 1 bản gửi Hội đồng nhân dân huyện + 1 bản gửi Uỷ ban nhân dân huyện

Dự toán cấp huyện khi trình Hội đồng nhân dân huyện phải kèm theo các tài liệu sau. Báo cáo tình hình thực hiện Ngân sách huyện năm trước, phương hướng nhiệm vụ, mục tiêu, căn cứ xây dựng dự toán ngân sách và biện pháp thực hiện dự toán ngân sách.

Danh mục các công trình xây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội Phương án phụ thu và sự dụng phụ thu

Phương án huy động và sự dụng khoản đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư xây dựng công trình xây dựng kết cấu hạ tầng

Các tài liệu khác nhằm thuyết minh rõ dự toán thu chi ngân sách huyện

Nội dung của dự toán chi riêng phòng TC - KH huyện Ninh Giang năm 2002 như sau:

Mục Diễn giải Ước thực hiện năm 2000 Kế hoạch 2001 100 Lương chính 52.700.000 51.500.000 101 Tiền công 13.500.000 13.700.000 105 Phúc lợi tập thể 7.000.000 9.900.000 106 Các khoản đóng góp 12.000.000 14.800.000 BHXH 12.000.000 12.000.000 BHYT 1.400.000 KPCĐ 1.400.000

109 Thanh toán dịch vụ công cộng 17.000.000 15.200.000

110 Cung ứng văn phòng 16.000.000 13.000.000

111 Thông tin liên lạc 15.000.000 14.600.000

112 Hội nghị 7.500.000 10.000.000

113 Công tác phí 10.200.000 17.000.000

114 Chi phí thuê mướn 7.600.000 9.000.000

117 Sửa chữa thường xuyên TSCĐ 13.800.000 10.000.000 119 Chi phí NV chuyên môn 23.400.000 22.000.000

134 Chi khác 15.300.000

Mua sắm TCSĐ 5.500.000

Cộng 225.500.000 230.800.000

Ninh Giang ngày 01 tháng 10 năm 2002

Sau khi lập dự toán chi năm được duyệt, kế toán phải lập dự toán quý cho quý sau. Để đảm bảo việc chi tiêu kịp thời chính xác. Lập dự toán là một khâu quan trọng không thể thiếu được của công tác kế toán, đảm bảo sự kịp thời đầy đủ, chính xác, đúng mục đích của đơn vị. Phải tôn trọng thời hạn lập dự toán đối với dự toán chi năm, lập vào quý 3 của năm trước và vào tháng cuối của quý trước đối với dự toán chi quý.

Khi thực hiện đơn vị phải tuyệt đối chấp hành dự toán, sử dụng tiền việc nào vào việc ấy, không được phép điều hoà giữa các mục, khi sử dụng không hết phải hoàn trả lại cho ngân sách Nhà nước nếu trong năm, trong quý có công việc đột xuất vượt quá khả năng chi của đơn vị thì phòng kế toán phải lập kế hoạch chi bổ xung để cơ quan chủ quản là Sở tài chính xét duyệt cấp bằng lệnh chi tiền. Khi dự toán chi năm được duyệt vào cuối mỗi quý hiện hành kế toán lập dự toán chi năm căn cứ vào :

- Dự toán chi năm được duyệt

- Chi tiêu công tác các tháng của lập dự toán

- Tình hình thực của quý trước và quý này năm trước

Phương pháp lập dự toán chi quý: Lập dự toán chi của 3 tháng thành dự toán chi của 1 quý, các khoản chi như : Tiền lương và phụ cấp lương là những khoản chi ít thay đổi nên có thể lập dự toán chi quý chia đều cho 3 tháng, phòng TC - KH phải lập dự toán chi tiết đến từng tiểu mục để không ảnh hưởng đến quá trình thực hiện nhiệm vụ của phòng TC - KH.

Trưởng phòng tài chính - kế hoạch đơn vị tính : 1000 đồng

L K M Tên mục Hạn mực kinh phí được duyệt

Tổng số Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 13 10 100 Tiền lương 15.500 5.880 5.313 4.307 Tiền công 2.961 987 987 987 Phục lợi tập thể 600 220 180 200 Các khoản đóng góp 2.872 1.135 1.000 737 T.toán D.vụ công cộng 4.000 1.400 1.400 1.200 Cung ứng văn phòng 1.800 700 400 700

Thông tin liên lạc 3.500 1.300 900 1.300

Hội nghị 400 400

Công tác phí 1.400 1.000 400

Chi phí thuê mướn 100 100

Sửa chữa TX TSCĐ 956 956 CF nghiệp vụ chuyên môn 1.967 967 600 400 Chi khác 600 600 Cộng 36.656 12.589 11.880 12.178

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢNG ĐĂNG KÝ KẾ HOẠCH THU CHI TIỀN MẶT

Tháng 01 năm 2002

Kính gửi : Kho bạc nhà nước huyện Ninh Giang Tên đơn vị : Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Ninh Giang Địa chỉ : Huyện Ninh Giang Điện thoại :0320.767.372

Số hiệu tài khoản giao dịch tại kho bạc Nhà nước Ninh Giang : Biên chế được duyệt năm 2001 :

Định mức thu chi tiền mặt

Đơn vị tính : đồng C L K M

Tên mục

Cộng 12.589.000

Căn cứ vào dự toán điều hành ngân sách quý, phòng TC - H huyện Ninh Giang thông báo hạn mức chi cho các trường sử dụng ngân sách đồng thời gửi kho bạc Nhà nước huyện Ninh giang để làm cơ sở kiểm soát và thanh toán chi trả.

Trường hợp phòng TC - KH chưa thực hiện được việc thông báo hạn mức chi trực tiếp đến từng trường. Việc phân phối phải đảm bảo nguyên tắc tổng số hạn mức và chi tiết đến từng tiểu mục trong tháng của từng trường phải phù hợp với thông báo hạn mức chi ngân sách quy của phòng TC - KH

Hạn mức chi quý (có chia ra tháng) được thông báo chi tiết theo các mục chi của ngân sách như:

+ Tiền lương + Tiền công + Phụ cấp lương

+ Học bổng học sinh, sinh viên + Tiền thưởng

+ Phúc lợi tập thể + Các khoản đóng góp

+ Sửa chữa thường xuyên TSCĐ + Sửa chữa lớn TSCĐ

+ Chi phí nghiệp vụ chuyên môn + Mua sắm TSCĐ

+ Các khoản thanh toán cho cá nhân + Thanh toán dịch vụ công cộng' + Vật tư văn phòng

+ Thông tin tuyên truyền liên lạc + Hội nghị

+ Công tác phí + Chi phí thuê mướn + Chi khác

Trong thời gian trước mắt, nếu phòng TC - KH chưa có khả năng phân phối hạn mức đủ các mục chi kể trên thì tuỳ từng thời gian và điều kiện cụ thể Bộ Tài chính thông báo đến một số mục chi chủ yếu theo hướng dẫn hàng năm, các mục còn lại được thông báo vào mục chi khác.

Căn cứ vào hạn mức phòng TC - KH. Trưởng phòng TC - KH ra lệnh chuẩn chi kèm theo hồ sơ thanh toán gửi kho bạc huyện

Hạn mức chi tháng nào chỉ được cấp phát thanh toán cho mục chi đó. Nếu sử dụng chưa hết được chuyển sang tháng sau (quý sau) nhưng đến ngày 31/ 12 hạn mức chi không hết thì xoá bỏ. Hạn mức chi thuộc mục nào chỉ được cấp phát thanh toán cho mục đó.

Khi rút hạn mức để chi tiêu, có thể rút từ mục "chi khác" để chi cho mục ngoài các mục chủ yếu, nhưng phải hạch toán và quyết toán đúng mục chi, tiểu mục chi của Mục lục ngân sách Nhà nước

Trường hợp chưa có đủ điều kiện thực hiện cấp phát thanh toán kinh phí trực tiếp qua kho bạc cho các trường sử dụng ngân sách ở tất cả các khoản chi thì được phép cấp tạm ứng đối với một số khoản chi. Sau khi hoàn thành công việc và có đủ chứng từ thanh toán thì chuyển từ tạm ứng sang cấp phát.

Quy trình cấp phát đối với hình thức cấp phát bằng lệnh chi tiền

Căn cứ vào dự toán ngân sách quý và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chi, phòng TC - KH, trưởng phòng TC - KH xem xét kiểm tra yêu cầu chi nếu hợp pháp thì ra lệnh chi trả.

Việc phân bổ và giao dự toán ngân sách cho các trường phải kết thúc trước ngày 31/ 12 năm trước. Cho nên ngay từ đầu tháng 12 cũ phòng TC - KH phải chuẩn bị đầy đủ các loại sổ sách kế toán cho năm mới. Đồng thời ghi ngày lên những dòng đầu của các loại sổ số dư đầu năm của các tài khoản từ sổ kế toán năm mới. Gạch một gạch ở dưới số dư đầu kỳ.

Đối với công tác mở sổ đầu tháng, đầu quý cũng như công tác mở sổ đầu năm đối với tất cả các loại sổ thì ghi ngay lên dòng đầu các số dư của tháng trước, quý trước, năm trước

- Đã được trưởng phòngTC - KH hoặc được uỷ quyền chuẩn chi Cấp phát các khoản chi thường xuyên của phòng TC - KH

Mức chi hàng quý được phân phối là hạn mức cao nhất mà các trường được chi trong quý

Trong quá trình chấp hành ngân sách, nếu có sự thay đổi về thu, chi thì thực hiện như sau:

Nếu có nhu cầu chi đột xuất ngoài dự toán nhưng không thể trì hoãn được mà có nguồn dự phòng đáp ứng nhu cầu chi đột xuất đó.

I. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN .

Hàng tháng khi nhận được thông báo cấp phát hạn mức kinh phí, kế toán ghi vào sổ theo dõi hạn mức kinh phí.

Nợ TK : 008 (0083)

Kế toán tiến hành làm thủ tục rút hạn mức kinh phí được cấp về nhập quỹ sử dụng trong tháng, kế toán viết giấy thông báo hạn mức kinh phí được duyệt, giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách địa phương, giấy đề nghị thanh toán và bảng kê chứng từ thanh toán, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (3 liên) theo đúng C, L, K, M, của số tiền cần rút.

Sở tài chính

THÔNG BÁO HẠN MỨC KINH PHÍ ĐƯỢC DUYỆT

Nơi nhận : đơn vị : số 03./ NSNN

Phòng Tài chính duyệt hạn mức kinh phí quý 1 năm 2002 của phòng TC - KH huyện Ninh giang. Chương 018C theo chi tiết :

(Đơn vị tính : 1000 đồng)

L K M Tên mục Hạn mực kinh phí được duyệt

Tổng số Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 100 Tiền lương 15.500 5.880 5.313 4.307 101 Tiền công 2.961 987 987 987 105 Phục lợi tập thể 600 220 180 200 106 Các khoản đóng góp 2.872 1.135 1.000 737 109 T.toán D.vụ công cộng 4.000 1.400 1.400 1.200 110 Cung ứng văn phòng 1.800 700 400 700

111 Thông tin liên lạc 3.500 1.300 900 1.300

112 Hội nghị 400 400

113 Công tác phí 1.400 1.000 400

114 Chi phí thuê mướn 100 100

117 Sửa chữa TX TSCĐ 956 956 119 CF nghiệp vụ chuyên môn 1.967 967 600 400 134 Chi khác 600 600 Cộng 36.656 12.589 11.880 12.178 Ấn định số HMKP được duyệt là : 36.656.000 đồng Bằng chữ: Ba mươi tám triệu đồng chẵn

Ninh Giang , ngày 10 tháng 01 năm 2002

THẨM KẾ TRƯỞNG PHÒNG HCVX TRƯỞNG PHÒNG KHNS TRƯỞNG PHÒNG TC - KH

Lý do nộp : Thanh toán lương và chi khác Số tiền : 12.589.000 đồng

Bằng chữ: Mười hai triệu năm trăm tám mươi chín ngàn đồng chẵn. Kèm theo 2 chứng từ gốc.

Phụ trách kế toán Người lập biểu

Ký tên Ký tên

Đã nhận đủ số tiền : viết bằng chữ : Mười một triệu năm trăm sáu mươi bảy ngàn đồng chẵn.

Ngày 26 tháng 01 năm 2002

Thủ quỹ

Ký tên

***********************************

Sau khi có phiếu thu, kế toán căn cứ vào số tiền viết bằng chữ và dấu (đã thanh toán). Trên phiếu thu kèm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Kế toán cập nhật xong chuyển phiếu thu kèm theo chứng từ gốc cho kế toán giao dịch với kho bạc để ghi vào sổ theo dõi nguồn kinh phí, sổ theo dõi nguồn hạn mức kinh phí. Sau đó, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán phản ánh vào nhật ký- Sổ cái. Kế toán ghi :

Nợ TK: 111

Có TK: 461 (4612)

Đồng thời ghi : có TK : 008 ( 0083)

Trong kỳ phát sinh các khoản chi kế toán viết phiếu chi kèm theo chứng từ gốc trình thủ trưởng đơn vị xét duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền. Phiếu chi được đặt giấy than viết thành 2 liên, kèm theo các chứng từ gốc để chi trả, một liên lưu tại nơi kế toán thanh toán, một liên kèm với chứng từ gốc. Thủ quỹ phát tiền xong ghi vào sổ quỹ, sau đó

chuyển phiếu chi cho kế toán thanh toán căn cứ để phản ánh vào Nhật ký- Sổ cái. Kế toán ghi :

Nợ TK : 661 Có TK : 111

Kế toán căn cứ vào mặt sau của phiếu chi để ghi chi tiết theo từng nhóm, tiểu nhóm, mục, tiểu mục. Đồng thời, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ tổng hợp chi hoạt động .

2. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH .

Khi đơn vị được phép mua tài sản cố định (TSCĐ) về phục vụ nhu cầu hoạt động của đơn vị. Kế toán làm thủ tục đi mua TSCĐ. Khi TSCĐ về đến đơn vị, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua TSCĐ hoặc phiếu xuất kho hợp lệ đã qua thủ tục kiểm nhận về số lượng và chất lượng để lập thể TSCĐ. Khi mua TSCĐ về sử dụng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi :

Nợ TK : 211 Có TK : 111 Hoặc Có TK : 112

Đồng thời căn cứ vào nguồn kinh phí dùng mua sắm TSCĐ. Nếu là nguồn kinh phí hoạt động kế toán ghi :

Nợ TK : 661 Có TK : 466

Kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan để phản ảnh vào Nhật ký-Sổ cái sau đó ghi vào sổ chi tiết hoạt động theo các mục và tiểu mục phù hợp. Vào cuối mỗi quý, đơn vị đều phải tiến hành kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ làm căn cứ để ghi và báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ. Báo cáo này lập thành hai bản; 1 bản gửi cơ quan chủ quản và 1 bản lưu tại đơn vị. Báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ được gửi cùng với báo cáo quyết toán năm của đơn vị.

Phòng TC-KH huyện Ninh Giang từ đầu năm 2001 tính đến nay chưa có TCSĐ nào tăng thêm.

3. KẾ TOÁN THANH TOÁN :

3.1. Thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên

Tiền lương là một khoản chủ yếu của đơn vị, do vậy các đơn vị phải nắm vững số lao động, tình hình lao động của đơn vị mình. Đơn vị phải có một quyển số lượng riêng để theo dõi tiền lương của từng cán bộ công nhân viên và phải có bảng chấm công.

vào tiền lương của công chức.

Các khoản khấu trừ như : 5% BHXH, 1% BHYT tính trên tổng số tiền lương của cán bộ công nhân viên được hưởng :

Cách tính lương :

Tiền lương bình quân ngày = Lương cấp bậc Số ngày công

Tiền lương bình quân tháng của CBCNV = lương bq ngày x số ngày công Trình tự hạch toán tiền lương phòng Tài chính kế hoạch huyện Ninh giang :

Trong thực tế đơn vị dùng Nhật ký- Sổ cái phản ánh theo quý. Cứ 3 tháng một lần kế toán phản ánh các số liệu liên quan vào sổ cái. Khi tính tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị, kế toán ghi :

Việc thanh toán lương hàng tháng kế toán căn cứ vào sổ tổng hợp lương, bảng thanh