giải pháp mà theo tôi sẽ dần khắc phục được các mặt tồn tại trên, đó là cần chú trọng hơn nữa đến các hoạt động quản lý nhân sự và song hành cùng các hoạt động nhân sự đang làm tại công ty thì nên chú trọng thêm các hoạt động sau:
- Xây dựng được một hệ thống phân tích công việc cho những vị trí công việc cần thiết vì đây là công cụ cơ bản của quản trị nhân sự.
- Hoàn thiện hơn nữa hệ thống đánh giá thực hiện công việc của người lao động nhằm phát triển năng lực người lao động.
- Hoàn thiện và nâng cao các hoạt động nhân sự bằng việc ứng dụng hai chương trình phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc.
3.2 Giải pháp về xây dựng chương trình phân tích công việc
Khi công ty có ý định xây dựng một chương trình phân tích công việc hiệu quả thì tôi kiến nghị cách thức xây dựng chương trình phân tích công việc như sau:
3.2.1 Về phía ban lãnh đạo
Trước hết công ty cần quan tâm đến hoạt động phân tích côngviệc, giao nhiệm vụ cho người cán bộ nhân sự (là người sẽ thực hiện chương trình phân tích công việc). Các nhiệm vụ này bao gồm có lên kế hoạch cho các giai đoạn của phân tích công việc; thiết kế phiếu thu thập thông tin, bảng câu hỏi, mẫu câu hỏi để tiến hành thu thập thông tin; tổng hợp thông tin thu thập được và viết các văn bản của phân tích công việc như thế nào
3.2.2 Về phía người cán bộ phân tích công việc
- Trước hết, cán bộ này phân tích một quá trình phân tích công việc để xây dựng các văn bản cho công việc cho tất cả các công việc hiện tại
- Sau đó đưa các văn bản này vào sử dụng như là một công cụ cho quản lý nhân sự
Về trình tự thực hiện tôi xin kiến nghi một quá trình phân tích công việc gồm những bước sau:
Xác định các công việc cần phân tích : Công ty tiến hành phân tích công việc hoàn thiện lần đầu nên các công việc đều được phân tích. Cán bộ hướng dẫn sẽ cùng phó trưởng phòng tổ chức đi khảo sát thông tin để thảo luận, đưa ra các vị trí công việc cần phân tích. Sau đây em xin đưa ra danh mục thống kê các công việc cần phân tích là:
Công ty tiến hành phân tích công việc hoàn thiện lần đầu nên các công việc đều được phân tích. Cán bộ hướng dẫn sẽ cùng phó trưởng phòng tổ chức đi khảo sát thông tin để thảo luận, đưa ra các vị trí công việc cần phân tích. Sau đây em xin đưa ra danh mục thống kê các công việc cần phân tích là:
Bảng 3.1: Thống kê các vị trí phân tích công việc
Phòng/ ban Chức danh công việc Mã số công việc
Ban giám đốc Giám đốc
Phó giám đốc
GĐ - 01 PGĐ- 02 P. Tổ chức- Hành chính Trưởng phòng TC- HC
Nhân viên hành chính Nhân viên nhân sự Nhân viên lễ tân
Nhân viên an toàn lao động
TPTCHC - 01 NVHC - 02 NVNS - 03 NVLT - 04 NVATLĐ - 05 P. Tài chính - kế hoạch Trưởng phòng TC-KH
Nhân viên tài chính
TPTCKH - 01 NVTC – 02 P. Kinh doanh Trưởng phòng KD&PTTT
Nhân viên kinh doanh
TPKD - 01 NVKD - 02 P. Quản lý đô thị Phụ trách phòng QLĐT
Thủ kho
Nhân viên quản lý đô thị
PĐQLĐT - 01 KT - 02
NVQLĐT - 03 P. Kỹ thuật thi công Trưởng phòng KTTC
Tổ trưởng Nhân viên SCTC Nhân viên vận hành TPKTTC - 01 TT - 02 NVSCTC - 03 NVVH - 04
Tổ bảo vệ Nhân viên bảo vệ NVBV - 01
Đội làm sạch chuyên nghiệp
Nhân viên làm sạch Nhân viên duy trì Nhân viên giám sát
NVLS- 01 NVDT- 02 NVGS - 03 Tổ chăm sóc cây Nhân viên chăm sóc cây NVCSC - 01 Cụm quản trị đô thị Cụm trưởng
Cụm phó Quản trị nhà
CT - 01 CP - 02 QTN - 03
Với quy tắc: Mã số công việc chính là tên viết tắt của công việc và có thêm số thứ tự đằng sau theo từng phòng ban, bộ phận
Ví dụ: Giám đốc có mã số công việc là GĐ -01
Do thời gian có hạn nên em chỉ thu thập thông tin và viết các văn bản cho 2 công việc là quản trị nhà, Trưởng phòng tổ chức hành chính và có mã số công việc lần lượt là: TP- 01, QTN- 03
Thiết kế mẫu các văn bản phân tích công việc
Công ty nên đưa ra mẫu văn bản mô tả công việc chung cho tất cả các vị trí. Sau một quá trình tổng hợp các kết quả của quá trình phân tích công việc, em xin tự đưa ra mẫu bản mô tả công việc và được trình bày chi tiết tại Phụ lục 5.
Bước 2: Thu thập thông tin
Xác định các thông tin cần thu thập
Để có thể thu thập được các thông tin thì cần phải biết chính xác các thông tin cần thu thập là gì, các thông tin được thu thập xoay quanh các vấn đề về công việc, các tiêu chuẩn thực hiện công việc, các yêu cầu của công việc với người thực hiện công việc.
Xác định phương pháp thu thập thông tin
Sau khi xác định loại thông tin cần thu thập cán bộ phân tích công việc sẽ xác định phương pháp thu thập thông tin và thiết kế biểu mẫu. Công ty có một số lượng lớn lao động trực tiếp và số lao động gián tiếp không phải làm các công việc quá phức tạp nên công ty nên kết hợp hai phương pháp bản hỏi và quan sát, sự kết hợp này sẽ khắc phục được những nhược điểm và tận dụng được lợi thế của hai phương pháp này.
a, Phương pháp bản câu hỏi: Đối tượng áp dụng chủ yếu là nhân viên hành chính, văn phòng và và một số lao động trực tiếp chuyên quản lý như cụm trưởng nhà, quản lý đội vệ sinh, bảo vệ.
Mẫu bảng câu hỏi như sau:
BẢN CÂU HỎI
Các câu hỏi này nhằm tìm hiểu thông tin về công việc của Ông/ bà đang thực hiện nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý lao động đồng thời phục vụ tốt hơn cho công việc của quý vị. Vì vậy rất mong nhận được sự giúp đỡ và hợp tác của quý vị.
Xin chân thành cảm ơn !
A. Thông tin về công việc
1. Tên công việc:……… 2. Bộ phận làm việc: ………. 3. Địa điểm thực hiện công việc:………... 4. Người lãnh đạo trực tiếp:………... 5. Cấp dưới:……… 6. Thời gian làm việc:………
B. Các nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ trong quá trình làm việc, điều kiện làm việc
1. Xin Ông/ bà hãy liệt kê theo thứ tự tầm quan trọng của các công việc và ước tính thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ:
Nhiệm vụ Thời gian 1………. ……… 2………. ……… 3……… ……… 4……… ……… 5……… ………
2. Khi làm việc ông/ bà phải quan hệ với những ai? Mức độ thường xuyên như thế nào?
Đối tượng quan hệ Mục đích quan hệ Mức độ thường xuyên trong công ty ………. . ………. ………. ………. . ………. . ………. . ……… …… ……… …… ……… …… Ngoài công ty ………... ………. ………
b, Phương pháp quan sát: Phương pháp này sẽ sử dụng để tìm hiểu công việc của lao động sản xuất, ở công ty phương pháp này sử dụng cho vị trí bảo vệ, chăm sóc cây, đội vệ sinh.
Đối tượng: lao động sản xuất tại nơi họ làm việc Mục đích: thu thập thông tin để phân tích công việc Mẫu phiếu được xây dựng như sau:
PHIẾU QUAN SÁT
Tên công nhân:……….... Chức danh:………
Địa điểm thực hiện:……….. Tên người quan sát:………. Thời gian: Từ ngày………..đến ngày………. Các hoạt động Kết quả thực hiện công việc Quan hệ với người khác
Máy móc, trang thiết bị
Thời gian
Bắt đầu Kết thúc
Nhận xét của người lao động
Xác nhận của nhân viên Xác nhận của người đánh giá
Đối với phương pháp bản câu hỏi: Khi tiến hành phân tích công việc của quản trị nhà và trưởng phòng Tổ chức em đã có sử dụng bản câu hỏi và thực hiện như sau:
Phát 10 bản hỏi cho các quản trị nhà ( 4 bản tại nhà 34T- cụm trưởng 1 bản, 3 bản tại nhà 24T1, 3 bản tại nhà 18T3), thời gian phát là 14/03/2008 và thời gian thu lại là hết ngày 17/03/2008.
Các bản hỏi này đều được thu lại tuy nhiên do công việc của người được hỏi nên có 2 bản hỏi được thu vào ngày 18/03/2008. Mẫu phiếu bản câu hỏi đã được trình bày trong Phụ lục 8
Việc tiến hành phân tích công việc của Trưởng phòng Tổ chức hành chính em đã dựa vào công việc của Phó phòng Tổ chức hành chính bây giờ vì tuy hiện tại người này có chức danh là Phó phòng nhưng thực hiện công việc của người trưởng phòng và dự định công ty sẽ thăng cấp cho người này vào ngày 1/5/2008. Để thu thập thông tin vào thời gian trên em cũng phát và thu bản hỏi cho người ở vị trí Phó phòng và đồng thời phát bản hỏi như vậy cho vị trí nhân viên hành chính và nhân viên nhân sự với mong muốn: “Xin chị cung cấp các thông tin mà chị biết về Phó phòng Tổ chức- hành chính theo những câu hỏi sau ”.
Đối với phương pháp quan sát: Trước hết cán bộ phân tích phải xuống những chỗ người lao động làm việc, quan sát công việc của người lao động liên tục trong 2- 3 ngày, có thể sử dụng phương pháp chụp ảnh và ghi lại chi tiết các thông tin. Các vị trí công việc quản trị nhà được quan sát liên tục trong ngày 14, 15, 17 đối với 2 người lao động đã làm việc liên tục từ 6 tháng trở lên. Vị trí phó phòng được quan sát liên tục vào ngày 18 và 19 tháng 3 và được ghi lại các thông tin theo mẫu phiếu như trên. Mẫu phiếu thu về được trình bày trong Phụ lục 9.
Bước 3: Tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc
Xử lý thông tin: Các thông tin thu thập được, xử lý, loại bỏ các thông tin không phù hợp, sau đó tổng hợp lại, phân loại để phục vụ cho việc phân tích từng vị trí công việc
Thẩm định thông tin thu thập được: Đây chính là bước tìm hiểu lại các thông tin về công việc thông qua người quản lý trực tiếp, những người lao động
cùng làm công việc đó, các khách hàng thường xuyên tiếp xúc. Với quản trị nhà cần thẩm định lại thông tin thông qua cụm trưởng. Tìm hiểu lại thông tin về vị trí trưởng phòng Tổ chức hành chính trước tiên là bằng cách hỏi trực tiếp người đó, sau đó là dựa vào thông tin của ban lãnh đạo hoặc các đồng nghiệp thường xuyên tiếp xúc, làm việc cùng.
Tiến hành viết 3 bản của phân tích công việc : Dựa trên mẫu các bản trên tiến hành viết phân tích công việc cho các vị trí công việc. Trình tự tiến hành đã có chi tiết trong chương 1. Sau đây là kết quả thử nghiệm thu được sau quá trình phân tích 2 vị trí công việc tại công ty.
Bảng 3.4: Mô tả công việc của quản trị nhà
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh công việc: Quản trị nhà
Mã số công việc: QTN- 03 Phòng/ban: cụm quản trị đô thị Người lãnh đạo trực tiếp: cụm trưởng
Địa điểm làm việc: ở đại sảnh tầng 1 của ngôi nhà Số giờ làm việc trong tuần: 44h/ tuần
Tình trạng công việc: Thường xuyên
MỤC ĐÍCH CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC:
Thực hiện các công việc giao dịch dịch vụ với các đối tác, người dân, quản lý các hoạt động của các máy móc thiết bị, giám sát nói chung hoạt động của những người sống và ra vào hàng ngày tại toà nhà.
CÁC NHIỆM VỤ CƠ BẢN
- Đi kiểm tra toàn bộ ngôi nhà, bàn giao nhiệm vụ
- Giao dịch và giải đáp thắc mắc cho người dân, các đơn vị
- Giải quyết sổ sách chứng từ với công ty, người dân, các đơn vị đến thuê
- Thực hiện trung chuyển các dịch vụ cung cấp cho khách hàng và các đơn vị thực hiện như giặt là, mua đồ,…
- Quan sát, quản lý người ra vào, làm việc tại đây bằng camera, mắt thường,… - Giải quyết sự cố kỹ thuật gặp phải
CÁC TRÁCH NHIỆM
- Giữ gìn an ninh trật tự cho toà nhà trong thời gian làm việc
- giải đáp thắc mắc, nếu có vấn đề gì khó giải quyết thì gửi lên cấp trên - Hoàn thành các công việc được giao, đảm bảo đúng thời gian, nhanh chóng.
CÁC QUAN HỆ TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC
Trong công ty:
- Gặp gỡ hàng ngày với các cụm trưởng để cùng làm việc
- Gặp gỡ hàng ngày đồng nghiệp làm việc cùng nhà như bảo vệ…
Ngoài công ty:
- Gặp gỡ hàng ngày với người dân, các khách hàng đến giao dịch - Gặp gỡ các đơn vị tổ chức đến xin được hợp tác làm việc
- Gặp nhân viên để thực hiện việc thu dịch vụ hộ các đơn vị như: điện thoại, internet, điện,…
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
- Trang thiết bị dụng cụ: Các thiết bị văn phòng như máy tính, điện thoại,… - Thời gian làm việc:
Làm việc theo ca: Ca 1: từ 6h- 14h Ca 2: từ 14h-22h
- Môi trường làm việc: Làm việc trong văn phòng đặt tại tầng 1 của các nhà
BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
Trình độ giáo dục và đào tạo: tốt nghiệp trung cấp trở lên về quản lý hành chính
Kỹ năng, khả năng: kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thành thạo sử dụng tin học văn phòng, có khả năng giao tiếp bằng tiếng anh, biết xử lý tình huống,
Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm làm việc 1 năm trong lĩnh vực quan hệ với công chúng
Tính cách: cởi mở, thân thiện, nhiệt tình, cẩn thận, trung thực Thể lực: có ngoại hình khá, cao 1m 56 trở lên, có sức khỏe tốt
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Hoàn thành công việc được giao đúng tiến độ, không chậm quá 1 ngày so với văn bản quy định trong quy trình nộp thu tiền tại Phụ lục 5.
Không quá 5 % khách hàng được hỏi trong quý phàn nàn về dịch vụ công ty cung cấp theo phiếu thăm dò ý kiến khách hành (xem Phụ lục2,3 ).
Các công việc thường nhật được duy trì thường xuyên.
Tuân theo các nội quy của công ty về giờ giấc, kỷ luật, đồng phục…
Phục vụ khách hàng mọi lúc, mọi nơi và có khả năng hiểu và phục vụ 90% khách hàng người nước ngoài nói tiếng anh.
Có thái độ nhã nhặn, lịch sự, chu đáo, tận tình với khách hàng
Bảng 3.5: Mô tả công việc của Trưởng phòng Tổ chức hành chính
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh công việc: Trưởng phòng Tổ chức hành chính Mã số công việc: TP- 01 Phòng/ ban: Tổ chức hành chính Người lãnh đạo trực tiếp: Giám đốc Địa điểm làm việc: Phòng Tổ chức hành chính
Số giờ làm việc trong tuần: 44h/tuần
Tình trạng công việc: Thường xuyên Tạm thời MỤC ĐÍCH CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC:
Phụ trách điều hành quản lý công tác của phòng tổ chức hành chính về vấn đề nhân sự, hành chính, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ
CÁC NHIỆM VỤ CƠ BẢN:
- Quản lý điều hành công việc của phòng tổ chức hành chính - Tham mưu cho giám đốc về các vấn đề tổ chức nhân sự
- Tham gia, chủ trì các hoạt động nhân sự như đào tạo, bố trí sắp xếp lao động, tuyển dụng
- Tham gia chủ trì các sự kiện của công ty và thực hiện các phong trào thi đua khen thưởng, văn hoá, xã hội
- Cố vấn cho người lao động về các vấn đề có liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của họ
- Phối hợp với các quản lý của các bộ phận khác trong việc giải quyết các vấn đề nhân sự