Sau khi đã xác định nhu cầu, ngiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng, xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng thì công ty tổ chức thực hiện kế hoạch mua NVL. Thỏa thuận với nhà cung ứng rồi xúc tiến mua NVL về sản xuất. Phòng vật tư chịu trách nhiệm theo
dõi giá cả, số lượng NVL thực tế cần cho quá trình sản xuất.Từ đó cân đối lại kế hoạch mua NVL. Trên cơ sở có sự hợp lý của kế hoạch mua NVL, tiến hành duyệt giá, lựa chọn nhà cung ứng, nhập kho NVL và tiến hành các biện pháp kiểm tra, bảo quản.
Phòng vật tư lập tiến độ theo dõi thời gian nhận NVL từ nhà cung ứng. Đây là công việc cần thiết nhằm tạo sự chủ động cho công ty trên mọi phương diện như tài chính, nhân lực, kho tàng, bến bãi… trong việc tiếp nhận hàng hóa. Sau đó tùy thuộc vào hợp đồng mà hai bên đã thỏa thuận mà công ty phải thanh toán theo đúng số lượng và thời gian.
Trong tổ chức thực hiện kế hoạc mua NVL để cho công ty có phản ứng và có hướng giải quyết hợp lý trước sự châm trễ của nhà cung ứng thì bên mua phải có biện pháp thúc giục. Có hai loại thúc giục là thúc dục trước thời điểm nhận hàng, nhằm nhắc nhở người bán về nghĩa vụ thực hiện những nội dung đã cam kết và thúc giục khi đến thời điểm nhận hàng mà người bán vẫn chưa giao hàng ( thúc giục khi chậm trễ ). Nhưng nếu sự chậm trễ do nguyên nhân khách quan ( thiên tai, địch họa ) thì phản ứng của công ty sẽ hoàn toàn khác khi sự chậm trễ do nguyên nhân chủ quan của người bán gây ra ( cố tình dây dưa…).
Khi đến nhận NVL công ty phải tổ chức phương tiện vật chất và con người để tiếp nhận hàng hóa ( cân, đong, đo, đếm ). Phải đối chiếu NVL thực nhận so với NVL ghi trên hóa đơn hay hợp đồng.
Trước khi nhận NVL nhân viên phòng vật tư phải tiến hành kiểm tra chất lượng NVL mua về. Với các loại NVL mua về không thể xem chất lượng bằng mắt thì phải sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoặc cho vào máy chạy để đánh giá.
Ví dụ: Sợi được đánh giá dựa vào: độ dai, độ mịn, độ xoắn… Bông được đánh giá dựa vào: tỷ lệ xơ, màu sắc…
Để có thể đánh giá tốt chất lượng NVL mua về, ta có các biên bản kiểm tra chất lượng NVL. Ví dụ như biên bản kiểm tra chất lượng bông như dưới đây:
BIÊN BẢN KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG BÔNG Ngày 18 tháng 01 năm 2009 I. Kiểm tra gồm: 1. Trần Minh Huệ 2. 3. II. Nội dung
- Căn cứ HĐKT số… ngày… tháng… năm 2009 - Căn cứ tiêu chuẩn chất lượng
1. Kiểm tra chất lượng nhập ngày 18 tháng 06 năm 2009 của công ty Dệt 19/5 Hà Nội.
2. Số lượng nhập 37.838,76 Kg=168 kiện Số lượng kiểm tra 37.838,76 Kg
III. Kết quả
Chủng loại, ký hiệu Đơn vị
Đạt Không đạt Ghi
chú
Số lượng % Số lượg %
Bông thiên nhiên Mỹ cấp II
Kg 31.232,11 82,54 6606,65 17,46
Nhận xét: Bông đều màu nhưng tỷ lệ sơ không đồng đều
Đề xuất: Đạt chất lượng đưa vào sản xuất ( phòng KTSX lựa chọn phương án pha bông thích hợp ).
Phòng QLCL Người kiểm tra ( đã ký) ( đã ký)
Để thực hiện tốt kế hoạch mua NVL cho công ty, phòng vật tư có một đội ngũ chuyên nghiệp. Được đào tạo và có kinh nghiệm về kỹ thuật và thương mại, khả năng tiếp xúc tốt, ngôn ngữ trong sáng, lập luận hợp lý. Khéo léo và đáng tin cậy trong khi thương lượng. Có đầu óc kinh doanh, hieu biết về quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Đội ngũ bốc xếp vận chuyển chuyên nghiệp, không làm mất thời gian và tiến độ công việc. Vì công việc mua NVL là công việc quan trọng trong quá trình sản xuất và bán thành phẩm. Vì vậy quá trình mua NVL luôn được đặt lên hàng đấu trong các khâu sản xuất kinh doanh của công ty.