I: Nhập khẩu ( bao hàm cả )
KHẨU TẠI EMJ
3.2.1 Những giải phỏp chủ yếu.
Hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong thực tế khỏ phức tạp, cú rất nhiều nhõn tố ảnh hưởng đến lĩnh vực này, bao gồm cỏc nhõn tố bờn trong và bờn ngoài doanh nghiệp. Đối với cỏc nhõn tố bờn trong, doanh nghiệp cú thể tỏc động được, vỡ vậy doanh nghiệp cần phải cú những biện phỏp nhằm tỏc động và điều chỉnh cỏc yếu tố thuộc mụi trường bờn trong sao cho nú cú lợi cho hoạt động kinh doanh của mỡnh. Sau đõy là những giải phỏp chủ yếu để cụng ty thực hiện hoạt động kinh doanh nhập khẩu cú hiệu quả hơn.
a. Đẩy mạnh cụng tỏc nghiờn cứu, dự bỏo thị trường.
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng vậy, khi tham gia kinh doanh trờn thị trường thỡ cụng việc đầu tiờn cần phải làm là: nghiờn cứu và dự bỏo thị trường. Với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cụng việc này càng quan trọng hơn, bởi cụng ty khụng những phải nghiờn cứu thị trường tiờu thụ ở trong nước mà cũn phải nghiờn cứu kĩ lưỡng thị trường đầu vào từ nước ngoài.
Đối với cụng tỏc nghiờn cứu và thị trường, cụng ty cần cú sự đầu tư thớch đỏng, cú đội ngũ cỏn bộ chuyờn trỏch về cụng tỏc này. Đội ngũ nhõn viờn chuyờn thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu phải được đào tạo bài bản và chuyờn sõu. Trong cụng tỏc nghiờn cứu thị trường thỡ nguồn thụng tin là yếu tố quan trọng nhất, do vậy cụng ty cần phải tận dụng cỏc nguồn thụng tin để phục vụ cho cụng tỏc này. Việc thu thập thụng tin theo phương phỏp nghiờn cứu tại hiện trường là hiệu quả hơn. Nhưng giả sử ngõn sỏch của cụng ty cho việc thu thập thụng tin cú hạn, cụng ty khụng cú khả năng cử cỏn bộ ra nước ngoài thu thập thụng tin trực tiếp thỡ cú thể thu thập bằng cỏch mua từ dịch vụ cung cấp thụng tin; tỡm kiếm thụng tin từ cỏc cơ quan thương mại, cỏc tạp chớ chuyờn nghành, đặc biệt là khai thỏc triệt để lợi ớch cung cấp thụng tin từ internet.
EMJ cũng cần cú chế độ đói ngộ hợp lý đối với những cỏn bộ nghiờn cứu thị trường, thường xuyờn cú cỏc buổi tổng kết đỏnh giỏ hoạt động nghiờn cứu
cụng hoặc thất bại mà cú biện phỏp chấn chỉnh, khen thưởng kịp thời những cỏn bộ đưa ra sỏng kiến cú giỏ trị, cú tớnh khả thi cao.
Con người là yếu tố quyết định, nhưng cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng là một yếu tố rất quan trọng. Vỡ vậy cụng ty cần phải hiện đại hoỏ cỏc trang thiết bị mà cỏn bộ nghiờn cứu thị trường sử dụng trong quỏ trỡnh làm việc như cỏc phương tiện: lấy tin, thống kờ, phõn tớch thụng tin…
b. Tăng cường đầu tư, nõng cao chất lượng nguồn nhõn lực XNK.
Trước hết, đối với cỏc cỏn bộ cũ hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, EMJ cần cú chế độ đào tạo, bồi dưỡng lại để củng cố và nõng cao trỡnh độ cho đội ngũ làm hoạt động xuất nhập khẩu. Xõy dựng chương trỡnh đào tạo, bồi dưỡng cú nội dung thiết thực, đồng bộ, phự hợp với yờu cầu cụng việc. Khụng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ mà cũn chỳ trọng cả phẩm chất đạo đức với cỏc phương thức như:
- Kết hợp đào tạo chớnh quy với cỏc hỡnh thức khỏc nhau cho từng cỏn bộ. Khuyến khớch, tạo điều kiện cho cỏc cỏn bộ, cụng nhõn viờn đi học tập để nõng cao kiến thức chuyờn mụn, cập nhật những thay đổi mới trong cụng tỏc nghiệp vụ của mỡnh.
- Cú chớnh sỏch kiểm soỏt, phõn bổ nguồn nhõn lực đảm bảo đỳng nghành, đỳng lĩnh vực, chuyờn mụn họ được đào tạo. Cụng ty cũng nờn thường xuyờn sỏt hạch, kiểm tra trỡnh độ của cỏc cỏn bộ trực tiếp thực hiện cỏc nghiệp vụ nhập khẩu để nắm bắt rừ trỡnh độ của đội ngũ nhõn viờn hoạt động trong lĩnh vực này để từ đú cú những điều chỉnh cho phự hợp.
- Phỏt triển nguồn nhõn lực đồng đều, khụng chỉ đào tạo cỏc cỏn bộ nghiệp vụ mà cỏc cỏn bộ quản lý cũng cần được nõng cao trỡnh độ, cập nhật kịp thời kiến thức quản trị kinh doanh. Từng bước chuẩn hoỏ đội ngũ cỏn bộ
quản lý bởi đội ngũ cỏn bộ cú năng lực thỡ mới sử dụng được cỏc nhõn viờn hợp lý, tạo nhiều cơ hội cho nhõn viờn phỏt triển; tạo ra mụi trường, tỏc phong làm việc năng động sỏng tạo, kớch thớch được nhõn viờn cống hiến hết mỡnh cho cụng ty.
Bờn cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng lại đội ngũ cỏn bộ cũ, cụng ty cần tuyển mới, đào tạo thờm cỏc nhõn viờn trẻ. Khi đú sẽ tạo ra sự kết hợp giữa kinh nghiệm, kiến thức của cỏn bộ, nhõn viờn cũ với sự năng động, sỏng tạo, nhiệt tỡnh của tuổi trẻ. Khi đó cú được những con người trong tay, cụng ty phải xõy dựng một cơ cấu nhõn sự khoa học, phỏt huy tớnh năng động, sỏng tạo của từng thành viờn để khai thỏc cú hiệu quả nguồn nhõn lực, chất xỏm của toàn cụng ty.
c. Nghiờn cứu kĩ về hệ thống phỏp luật của nhà nước, tập quỏn thương mại và luật phỏp quốc tế.
Khi tham gia kinh doanh, đũi hỏi cỏc doanh nghiệp phải nắm được cỏc quy định của phỏp luật về lĩnh vực này. Đối với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, đũi hỏi doanh nghiệp khụng những phải am hiểu luật phỏp của quốc gia mỡnh mà cũn phải am tường luật phỏp của cỏc quốc gia khỏc,cỏc thụng lệ, tập quỏn thương mại và luật phỏp quốc tế. Vỡ vậy, cụng ty cần phải nghiờn cứu kĩ hệ thống phỏp luật trong nước để thực hiện tốt cỏc quy định của nhà nước, đồng thời nghiờn cứu cỏc thụng lệ, tập quỏn buụn bỏn quốc tế, hệ thống phỏp luật của cỏc quốc gia mà mỡnh cú cỏc đối tỏc làm ăn để trỏnh những rủi ro đỏng tiếc do khụng thụng hiểu cỏc tập quỏn thương mại đú. Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay khi nước ta đó là thành viờn của WTO chỳng ta khụng thể làm ăn với cỏc đối tỏc nước ngoài mà vẫn giữ quan niệm “ phộp vua thua lệ làng ”, hoạt động kinh doanh quốc tế đũi hỏi phải tuõn thủ thụng lệ và luật phỏp quốc tế, ngay cả khi hoạt động đú diễn ra trờn đất nước Việt Nam.
d. Xõy dựng và duy trỡ tớn nhiệm đối với khỏch hàng.
Trong kinh doanh, uy tớn là điều hết sức quan trọng đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn, nú cú ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phỏt triển của họ. Xõy dựng được chữ tớn đó khú, giữ được nú lại càng khú hơn. Ngày nay sự cạnh tranh đụi lỳc là khụng lành mạnh tỏc động đến uy tớn của doanh nghiệp và cú thể gõy tổn hại đến những doanh nghiệp làm ăn chõn chớnh.Uy tớn ở thị trường trong nước mới chỉ là một phần, cụng ty cần phải giữ được uy tớn đối với những đối tỏc nước ngoài tạo cho họ sự tin tưởng và sẵn sàng hợp tỏc ngay cả lỳc khú khăn. Việc xõy dựng và duy trỡ tớn nhiệm đối với khỏch hàng của EMJ nờn thực hiện theo 2 tiờu chớ sau:
- Tạo dựng và củng cố tớn nhiệm về chất lượng sản phẩm: Với những mặt hàng nhập khẩu, cụng ty khụng thể trực tiếp tỏc động vào chất lượng của sản phẩm. Do đú, để đỏp ứng yờu cầu của khỏch hàng về chất lượng của sản phẩm EMJ cần phải khộo lộo, sỏng suốt trong việc lựa chọn cỏc sản phẩm nhập khẩu cũng như cỏc nhà cung ứng.
- Tạo dựng và củng cố tỏc phong kinh doanh: Củng cố tỏc phong kinh doanh là củng cố tinh thần trỏch nhiệm đối vơớ bạn hàng. Tinh thần trỏch nhiệm đối với bạn hàng là việc tuõn thủ thời gian, tuõn thủ hợp đồng. Đối với khỏch hàng trong nước EMJ luụn phải tỏ thỏi độ tụn trọng và lắng nghe những ý kiến phờ bỡnh. Với cỏc đối tỏc nước ngoài, cụng ty nờn tuõn thủ hợp đồng đặc biệt là vấn đề thời gian.
e. Thực hiện cú hiệu quả cỏc nghiệp vụ nhập khẩu.
- Nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển
Trong thời gian qua, EMJ chủ yếu vẫn nhập khẩu theo cỏc điều kiện giao hàng CIF, CFR nờn giỏ nhập khẩu thường cao hơn so với giỏ nhập khẩu theo điều kiện FOB, FCA, FAS. Nờn trong thời gian tới cụng ty cần cố gắng nhập
khẩu theo cỏc điều kiện giao hàng thuận lợi hơn, giành quyền thuờ tàu và mua bảo hiểm cho hàng hoỏ về phớa mỡnh. Ký kết hợp đồng vận chuyển và mua bảo hiểm cho hàng hoỏ của mỡnh ở cỏc hóng lớn, cú uy tớn để việc vận chuyển hàng được đảm bảo và cụng ty cú thể giỏm sỏt chặt chẽ hơn đối với hành trỡnh vận chuyển hàng hoỏ của mỡnh.
Khi hàng về đến cảng cần tiến hành làm cỏc thủ tục nhận hàng nhanh chúng, hiệu quả. Tuy nhiờn, hiện nay cỏc thủ tục cho việc giao nhận cũn khỏ rườm rà nờn cụng ty cần cú cỏc cỏn bộ thụng hiểu cụng tỏc giao nhận, trỏnh tỡnh trạng kộm hiểu biết về cỏc thủ tục mà cỏn bộ giao nhận phải đi lại nhiều lần để hạn chế cỏc chi phớ cũng như tiết kiệm về mặt thời gian.
- Nghiệp vụ thụng quan.
Để hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ này, cụng ty cần giải quyết một số vấn đề chủ yếu sau:
► Cụng ty cần phải cú cỏc cỏn bộ cú năng lực, kinh nghiệm để cú thể khai bỏo một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc cỏc yờu cầu trờn tờ khai hải quan. Làm bộ hồ sơ khai bỏo hải quan luụn được coi là cụng đoạn phức tạp, do vậy cụng ty cần phải cố gắng lập bộ hồ sơ đầy đủ. Nờn chuẩn bị kĩ lưỡng cỏc giấy tờ cần thiết như: hợp đồng ngoại thương, giấy phộp nhập khẩu, hợp đồng uỷ thỏc, tờ khai hải quan, mó số thuế… để chủ động trong việc làm cỏc thủ tục thụng quan.
► Cỏc cỏn bộ làm thủ tục hải quan cần nắm vững luật hải quan, phỏp lệnh hải quan, cỏc nghị định và thụng tư về thủ tục hải quan. Bờn cạnh đú, phải kịp thời nắm bắt những thay đổi trong cỏc chớnh sỏch này. Đồng thời cần tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với cỏc cơ quan hữu quan.
f. Xõy dựng Website, khai thỏc cú hiệu quả lợi ớch của thương mại điện tử.
Ngày nay, khi cụng nghệ thụng tin bựng nổ và trở thành một nguồn lực trong kinh doanh thỡ việc tạo ra một trang web và khai thỏc nú một cỏch cú
hiệu quả là rất cần thiết. EMJ cũng đó xõy dựng được website cho mỡnh, nhưng việc khai thỏc lợi ớch từ trang web của cụng ty cũn rất hạn chế. Khi truy cập vào website: www.elmaco.com.vn khỏch hàng khụng tỡm kiếm được nhiều cỏc thụng tin về cụng ty, về cỏc sản phẩm mà cụng ty đang kinh doanh. Vi vậy trong thời gian tới cụng ty phải khai thỏc triệt để lợi ớch từ trang web; xõy dựng một trang web sinh động, quảng bỏ hỡnh ảnh của cụng ty cũng như cỏc sản phẩm kinh doanh của cụng ty tới cỏc khỏch hàng cả trong lẫn ngoài nước. Bờn cạnh đú, cụng ty cũng nờn dần ỏp dụng cỏc cụng cụ của thương mại điện tử vào hoạt động kinh doanh của mỡnh ( ứng dụng mụ hỡnh thương mại điện tử giữa doanh nghiệp với doanh nghiờp – B2B ) để hoàn thiện, tự động hoỏ quỏ trinh giao dịch, trao đổi với cỏc doanh nghiệp khỏc, đặc biệt là với cỏc đối tỏc nước ngoài bởi đối với họ thương mại điện tử đó rất phỏt triển. Điều này sẽ gúp phần giỳp cụng ty cắt giảm được chi phớ, đơn giản hoỏ hoạt động nhập khẩu, rỳt ngắn quy trỡnh nhập khẩu, tạo ra hiệu quả trong lĩnh vực kinh doanh này.
g. Huy động và sử dụng nguồn vốn cú hiệu quả.
Vốn là một yếu tố quan trọng và cú ý nghĩa rất lớn đối với một doanh nghiệp, đặc biệt là với một doanh nghiệp nhập khẩu. Vỡ vậy cụng ty cần phải cú những biện phỏp để huy động và sử dụng nguồn vốn cú hiệu quả.
Trước hết, cụng ty cần phải tạo được mối quan hệ tốt đẹp với ngõn hàng để cú thể vay vốn từ ngõn hàng nhưng phải đảm bảo điều kiện tăng vũng quay của vốn lưu động. Thiết lập mối quan hệ, tạo uy tớn, sự tin tưởng của ngõn hàng đối với cụng ty để họ nới lỏng cỏc điều kiện cho vay vốn đối với mỡnh. Cụng ty cú thể vay lượng vốn lớn từ ngõn hàng với những thủ tục nhanh chúng, thuận tiện hơn, hay ngõn hàng cú thể phỏt hành thư bảo lónh nhận hàng khi cụng ty chưa hoàn thành một số thủ tục nào đú. Muốn vậy, cụng ty cần phải cú bản kế hoạch kinh doanh chi tiết để giải trỡnh với ngõn hàng và
cỏc giấy tờ thế chấp khi vay vốn, thể hiện được với ngõn hàng rằng mỡnh là một doanh nghiệp làm ăn cú hiệu quả, cỏc dự ỏn xin vay vốn là những dự ỏn khả thi, khả năng thành cụng cao, hiệu quả mang lại là lớn.
Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với cỏc đối tỏc để cú thể chiếm dụng vốn của họ một cỏch hợp lý. Ngược lại cụng ty khụng nờn để cỏc cụng ty khỏc chiếm dụng vốn của mỡnh quỏ nhiều để trỏnh trường hợp nhiều vốn nhưng khi cần lại khụng cú. Cụng ty cũng nờn tranh thủ nguồn vốn ưu đói của một số tổ chức, của cỏc ngõn hàng đối với cỏc doanh nghiệp nhà nước. Bờn cạnh đú cụng ty cú thể huy động nguồn vốn từ bờn trong và bờn ngoài bằng cỏch phỏt hành hợp lý cổ phiếu của mỡnh, đõy là điều mà EMJ đang thực hiện tốt.
Sau khi huy động được nguồn vốn đảm bảo phục vụ cho hạot động sản xuất kinh doanh của mỡnh cụng ty cần phải cú sự phõn bổ nguồn vốn này một cỏch hơp lý: sử dụng để làm nguồn vốn nhập khẩu khi nhu cầu về vốn lờn cao, đầu tư cơ sơ vật chất cho cụng ty; cú chớnh sỏch quản lý, kiểm tra, giỏm sỏt chặt chẽ nguồn vốn và tài sản cuả cụng ty để trỏnh những mất mỏt, lóng phớ, xem xột cắt giảm cỏc khoản chi phớ khụng cần thiết và bất hợp lý.