Mua hăng lă một hoạt động rất quan trọng của chuỗi cung ứng, bao gồm: mua nguyín vật liệu, thănh phẩm, dịch vụ vă câc nguồn lực khâc phục vụ hoạt động của công ty.
Hoạt động mua hăng của công ty được tâch thănh hai mảng riíng biệt, phòng mua hăng của nhă mây chịu trâch nhiệm về nguyín vật liệu, vật tư phục vụ sản xuất; bộ phận SC-logistics phụ trâch việc đặt hăng vă mua thănh phẩm từ câc nhă mây khâc thuộc tập đoăn, kể cả hăng hoâ sản xuất tại hai nhă mây của công ty tại Việt Nam.
Phòng mua hăng tại nhă mây:
Nhu cầu chủ yếu phục vụ sản xuất của nhă mây gồm: dược liệu chính, chất phụ gia, vật tư bao bì đóng gói vă câc dịch vụ có liín quan. Căn cứ theo nhu cầu vă đặc thù của câc loại sản phẩm, nhđn sự tại phòng mua hăng được chia thănh từng mảng hăng khâc nhau gồm: phục trâch nguyín phụ liệu; phụ trâch vật tư đóng gói bao bì…
Do đặc thù của sản phẩm lă dược phẩm, có yíu cầu về chất lượng rất cao vă ngặt nghỉo, vì vậy việc lựa chọn nhă cung cấp đòi hỏi sự tham gia của nhiều phòng ban chức năng bao gồm: phòng mua hăng; phòng thẩm định; phòng kiểm nghiệm; khối chất lượng. Trong đó:
- Phòng mua hăng chịu trâch nhiệm tìm kiếm, liín hệ vă xđy dựng quan hệ với câc nhă cung cấp, thoả thuận câc điều kiện mua bân, hợp tâc…
- Phòng thẩm định chịu trâch nhiệm nhận mẫu thử nghiệm, phối hợp với phòng thử nghiệm lín kế hoạch vă thực hiện việc thử mẫu.
- Phòng kiểm nghiệm: chịu trâch nhiệm thử nghiệm mẫu vă bâo câo kết quả, sau đó Trưởng khối chất lượng có trâch nhiệm duyệt kết quả trước khi trình Ban Giâm đốc cho quyết định cuối cùng.
Trong quâ trình thực hiện, nếu bất cứ khđu năo có phản ânh không tốt về chất lượng sản phẩm vă dịch vụ của nhă cung ứng thì sẽ tiến hănh duyệt xĩt lại nhă cung ứng đó. Ngoăi ra, theo định kỳ hăng năm công ty sẽ có một đoăn kiểm tra đi audit hoạt động của câc nhă cung cấp nhằm đảm bảo rằng sản phẩm đó lă hợp phâp vă có chất lượng tốt.
Bộ phận logistics thuộc SC
Bộ phận SC logistics chịu trâch nhiệm mua câc mặt hăng thănh phẩm từ câc nhă mây khâc nhau trong tập đoăn, kể cả hai nhă mây tại Việt Nam để phục vụ yíu cầu kinh doanh trong nước. Để lăm được điều năy, logistics phải phối hợp với bộ phận marketing vă phòng kế hoạch của nhă mây. Hăng thâng marketing lập câc chương trình bân hăng cho 1-3 thâng tiếp theo, từ đó dự bâo mức tiíu thụ cho mỗi sản phẩm trong từng thâng, đồng thời dự bâo xu hướng trong 12 thâng kế tiếp. Quy định ba thâng tiếp theo gần nhất lă “đóng băng” – không được phĩp thay đổi. Trín cơ sở số lượng dự bâo, bộ phận logistics sẽ xem xĩt lại tồn kho, kết hợp với phần mềm dự bâo để tính toân lượng hăng bổ xung cần thiết, sau đó lăm việc với phòng kế hoạch của nhă mây trong nước vă bộ phận nhận đơn hăng của câc nhă mây nước ngoăi để tiến hănh đặt hăng, đồng thời thông bâo số liệu dự bâo cho những thâng kế tiếp để nhă mây có kế hoạch phđn bổ công xuất vă chuẩn bị nguyín vật liệu.