II. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ.
6. Tổ chức tốt công tác thu mua hàng xuất khẩu.
Công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty hiện còn nhiều bất cập. Do vậy nguồn hàng cung cấp cho công ty rất bấp bênh, chất lượng chưa đảm bảo. Chính vì vậy trong thời gian tới để cải thiện công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu công ty nên thực hiện tốt một số công việc sau:
Phải đảm bảo có đủ vốn. Hàng xuất khẩu của công ty hiện chủ yếu là nông sản, đặc điểm của loại hàng hóa này là thu mua mang tính thời vụ. Trong điều kiện ‘’tranh mua, tranh bán‘’ như hiện nay, nếu thiếu vốn trong dịp thu mua thì công ty không thể mua được hàng hoặc nếu có thì quá trình thu mua cũng bị gián đọan. Khi ấy đối thủ cạnh tranh sẽ ngay lập tức thế chỗ công ty. Sau đó kể cả công ty có chuẩn bị đủ tiền thì nhà cung ứng cũng chưa chắc đã muốn bán cho công ty do họ đã quen với đối tác khác. Chính vì vậy việc chuẩn bị đầy đủ vốn cho quá trình thu mua hàng của công ty là rất quan trọng. Nhưng chuẩn bị bao nhiêu cho phù hợp lại cũng là một câu hỏi mà công ty cần đặt ra. Bởi nếu chuẩn bị thiếu vốn thì công ty sẽ gặp phải những khó khăn như đã phân tích ở
phần trên còn nếu chuẩn bị quá thừa thì công ty lại phải mất một khoản tiền vô ích để trả lãi suất (trong trường hợp công ty phải vay vốn của ngân hàng). Chính vì vậy mà việc dự đoán lượng tiền cần chuẩn bị phải dựa trên sự dự đoán về biến động của giá cả, sự cung, cầu về hàng hóa trên thị trường. Công việc này cần được đảm nhiệm bởi những người có năng lực và có đầu óc kinh doanh.
Trong quá trình thu mua công ty cần phải kiểm tra chất lượng sản phẩm môt cách nghiêm túc bởi đây là yếu tố quyết định cơ bản đến chất lượng hàng xuất khẩu của công ty. Với mỗi loại sản phẩm khác nhau công ty sẽ phải đề ra những tiêu chuẩn để kiểm tra khác nhau và có những cách kiểm tra khác nhau. Chẳng hạn đối với mặt hàng lạc xuất khẩu, công tác kiểm tra chất lượng sẽ phải dựa vào một số chỉ tiêu sau:
Kiểm tra về mối mọt: trong thời gian qua công ty đã tiến hành kiểm tra chỉ tiêu này nhưng chưa chặt chẽ. Hơn nữa đây là một chỉ tiệu mà khách hàng của công ty rất quan tâm nên công ty nhất thiết phải kiểm tra thật kỹ khi thu mua. Cụ thể khi kiểm tra cần phải tách đôi vỏ lạc ra vì ở giai đọan đầu của quá trình mốc thì lạc chỉ bị mốc ở bên trong do bị mốc ở hai lá mầm ( mầm có 40% là chất béo nên nấm mốc phát triển tốt còn ở bên ngoài rất bình thường nên mắt thường không thể nhìn thấy được).
Độ ẩm của lạc: Đây là một chỉ tiêu để xác định chế độ bảo quản. Khi độ ẩm của lạc từ 7% trở xuống thì có thể bảo quản ở kho bình thường từ một đến hai tháng vẫn không bị mốc. Tuy nhiên khi độ ẩm của lạc trên 7% thì cần thiết phải tiến hành sấy khô lạc ngay bằng hơi nóng và đảo trộn ( không được phơi nắng vì làm như vậy lạc sẽ bị chảy dầu).
Kiểm tra về mức các tạp chất có trong lạc như vụn than, cành lá và các loại tạp chất khác. Cần đặc biệt chú ý đến các loại vi sinh vật cũng như sâu mọt có trong lạc khi bao gói.
Kiểm tra về tiêu chuẩn lạc: với hàm lượng hạt/100g xem có bao nhiêu hật đủ tiêu chuẩn.
Công ty cần xây dựng mối quan hệ tốt với các địa phương sản xuất hàng xuất khẩu của công ty. Khi đó, quá trình thu mua của công ty sẽ thuận lợi hơn, khối
lượng thu mua được sẽ nhiều hơn. Muốn xây dựng được mối quan hệ tốt này, công ty nên tiến hành các công việc như: Gặp gỡ các đại biểu ở các địa phương ngay từ đầu vụ sản xuất để trao đổi, bàn bạc và ký hợp đồng, hỗ trợ một phần cho sản xuất như hỗ trợ vốn, hỗ trợ phân bón. Đồng thời công ty có thể hỗ trợ địa phương một phần vào việc xây dựng các công trình phúc lợi công cộng như: Bệnh viện, trường học, hệ thống giao thông, thủy lợi. Các chi phí này thuộc vào chi phí mua hàng cho công ty. Hiện tại đối với công ty chi phí này không phải là nhỏ nhưng nó là một sự đầu tư thích đáng trong chiến lược phát triển lâu dài của công ty, nó tạo ra mối quan hệ thân thiết giữa công ty và địa phương đồng thời cũng tạo nên sự ràng buộc về kinh tế giữa công ty và địa phương.
Công ty cần đưa ra những biện pháp để khuyến khích hoạt động thu mua có hiệu quả như: Quy định một tỷ lệ hoa hồng mà cán bộ thu mua được hưởng nếu khối lượng mua được lớn, chất lượng đảm bảo. Đồng thời xử lý nghiêm túc đối với những trường hợp gian lận, tráo hàng làm giảm chất lượng và uy tín hàng xuất khẩu của công ty.
Công ty nên giám sát chặt chẽ quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa. Quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa cần được giám sát một cách chặt chẽ để tránh trường hợp hàng bị thiếu hụt, mất phẩm cấp khi vận chuyển, giao nhận. Giám sát hàng khi bốc lên phương tiện vận tải để giao cho khách hàng nước ngoài cần:
Xem khối lượng từng bao có hao hụt gì so với trước khi xếp hàng vào kho không.
Xem có còn đúng chất lượng như ban đầu không.
Trong quá trình này nếu thấy có sai sót gì thì cần sữa chữa lại ngay để tránh các khiếu kiện sau này.
Ngoài ra công ty cần phải kiểm tra độ thông gío, độ sạch sẽ của phương tiện vận tải, cần phải giám sát công nhân chặt chẽ lúc bốc hàng lên phương tiện vận tải, nhắc họ không được quăng, quật, giẫm đạp lên hàng để tránh dập, vỡ hàng và hư hỏng bao bì.