4. Giải quyết xung đột trong quản lý dự án
4.2. Tổng quan Quản lý dự án
Quản lý dự án là một cách tiếp cận có phương pháp để đạt được các kết quả thỏa thuận trong một khung thời gian quy định với các tài nguyên được xác định. (1) Nó liên quan đến việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, và kỹ thuật cho một loạt các hoạt động để đáp ứng các yêu cầu của một dự án. Các mục tiêu chủ yếu của quản lý dự án bao gồm hiệu suất, chi phí, và thời gian, tập trung vào việc đáp ứng mong đợi của khách hàng, cung cấp các dự án trong phạm vi ngân sách và hoàn thành các dự án đúng thời hạn. Quản lý dự án hữu ích trong việc đạt được các mục tiêu này bằng cách tổ chức, lập kế hoạch, giám sát, kiểm soát, và điều chỉnh các hoạt động của dự án. Những hoạt động này bao gồm việc tạo ra một môi trường hoàn toàn khả thi cho dự án, giữ môi trường làm việc lành mạnh, lập kế hoạch các hoạt động cần thiết để xây dựng hệ thống thông tin hoặc sản phẩm, và kiểm soát thực hiện kế hoạch. (3)
47
nguyên tắc này cung cấp cho nhà quản lý khả năng thiết lập các biện pháp thành công, định lượng giá trị tương ứng với chi phí, sử dụng tài nguyên của tổ chức một cách tối ưu, cho phép tập trung và phân loại khách hàng, kết hợp các nguyên tắc chất lượng, triển khai thực thi kế hoạch chiến lược, giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng hơn, làm việc trong phạm vi các dự án, nhận định các nguy cơ trong tương lai trước khi chúng trở thành một vấn đề, và tạo ra một sản phẩm chất lượng cao hơn.
Quản lý dự án dựa trên các quy trình và kỹ thuật đã được kiểm chứng và có thể lặp lại. Những quy trình và kỹ thuật được sử dụng để phối hợp với các nguồn lực nhằm thực hiện các kết quả dự đoán. (5) Mặc dù thành công là không bao giờ được đảm bảo, một dự án có nhiều khả năng để thành công khi các quá trình quản lý dự án thông thường được áp dụng. Bốn giai đoạn của quá trình quản lý dự án được giải thích dưới đây. (6)
1. Khởi tạo dự án
iai đoạn đầu của quá trình liên quan đến thực hiện các hoạt động để đánh giá quy mô dự án, phạm vi và mức độ khó khăn và để thiết lập các thủ tục hỗ trợ hoạt động của dự án sau này. Ví dụ về các hoạt động ở giai đoạn này là hình thành một nhóm bắt đầu dự án, xây dựng mối quan hệ khách hàng, phát triển các thủ tục quản lý hiệu quả, và xây dựng một bảng tính dự án.
2. Lập kế hoạch dự án
iai đoạn thứ hai của quá trình liên quan đến việc xác định các hoạt động rõ ràng, riêng biệt và công việc cần thiết để hoàn thành các hoạt động cho từng dự án. Ví dụ về các hoạt động ở giai đoạn này là xác định phạm vi dự án, xác định cấu trúc công việc, ước tính số lượng tài nguyên, phác thảo các thủ tục giao tiếp giữa các nhà quản lý, thành
48
viên trong nhóm, và khách hàng, xác định và đánh giá rủi ro, và phát triển một kế hoạch dự án cơ bản.
3. Triển khai dự án
iai đoạn thứ ba của quá trình liên quan đến việc thực hiện kế hoạch được tạo trong giai đoạn trước đó, khởi tạo dự án và lập kế hoạch dự án. Ví dụ về các hoạt động ở giai đoạn này là thực hiện kế hoạch cơ bản, quản lý thay đổi kế hoạch cơ bản, theo dõi tiến độ dự án, và trao đổi tình trạng dự án cho người quản lý, thành viên trong nhóm, và khách hàng.
4. Kết thúc dự án
iai đoạn cuối cùng của quá trình là kết thúc dự án. Ví dụ về các hoạt động ở giai đoạn này là đánh giá các thành viên trong nhóm, tiến hành đánh giá dự án phiên bản cuối cùng, và kết thúc hợp đồng của khách hàng.
Người quản lý dự án chịu trách nhiệm về thực hiện các giai đoạn khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện, và kết thúc của một dự án. Sự thành công của một dự án phụ thuộc mạnh mẽ vào người quản lý dự án. Vai trò của người này là để đánh giá tính khả thi của dự án và để tạo ra các kế hoạch hoạt động cần thiết để đáp ứng các mục tiêu. Người quản trị dự án phải có khả năng để xây dựng một môi trường trong đó dự án có thể được thực hiện đồng thời bảo vệ môi trường khỏi các yếu tố có thể cản trở sự tiến bộ quá trình, lập kế hoạch các công việc cần được hoàn tất để đạt được mục tiêu, và giữ quá trình của dự án trong tầm kiểm soát. (7) Một người quản lý dự án phải có nhiều kỹ năng - quản lý, lãnh đạo, kỹ thuật, mối quan hệ khách hàng, và quản lý xung đột (6)
Người quản lý dành 42% thời gian của họ để đi đến thỏa thuận với những người khác khi xung đột xảy ra. (8) Quản lý xung đột trong môi trường làm việc nhóm đòi hỏi khả năng giải quyết vấn đề, đặt mục tiêu, thỏa hiệp, giải quyết những khác biệt cá tính, và giải quyết xung đột. Việc đào tạo cho người quản lý dự án trong lĩnh vực này là cần thiết cho
49
thành công của họ, bởi họ thường chịu trách nhiệm xử lý các xung đột trong một dự án. (9) Phần còn lại của bài viết này sẽ giải quyết xung đột và các giải pháp của nó trong quản lý dự án.
