IV. Hệ thống chỉ tiờu đỏnh giỏ hiệu quả sản xuất kinh doanh
3. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật, bộ mỏy cụng ty
3.2 Hệ thống kỹ thuật của cụng ty
Hệ thống thụng tin của cụng ty là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng húa. Cỏc nhõn viờn của BeeLogistic sử dụng rất thành thạo hệ thống thụng tin của cụng ty thiết lập để trao đổi thụng tin với đại lý của cụng ty được thiết lập tại cỏc cảng biển mà cụng ty cú quan hệ giao nhận, trao đổi thụng tin giữa khỏch hàng và cụng ty, và phỏt hành B/L và cỏc loại chứng từ khỏc, cập nhật và lưu trữ thụng tin về hàng húa, phõn tớch và tổng hợp số liệu để lập bỏo cỏo kịp thời, đặc biệt cung cấp cho khỏch hàng những thụng tin về hàng hệ thống tin là:
Bee and Documentation execution system (BDS)
BDS là hệ thống thụng tin quan trọng nhất, ban đầu BDS được thiết lập để phục vụ cho vận chuyển đường biển.
BDS được sử dụng để quản lý đơn đặt hàng của khỏch hàng, cú đặc điểm như sau:
+ Với những khỏch hàng đặc biệt, BDS cài đặt để nhận biết ngay số đơn đặt hàng, vừa cập nhật xem đỳng hay sai, giỳp nhõn viờn cập nhật số liệu và liờn hệ ngay với khỏch hàng, để kiểm tra lại và sửa lại cho đỳng.
+ BDS cài đặt chương trỡnh đặc biệt là shipping window để quản lý thời hạn giao hàng.Nếu thời hạn giao hàng của đơn hàng nào đú mà hệ thống chưa cập nhật số liệu của đơn hàng đú, thệ thống sẽ tự động gửi thụng bỏo giao hàng trễ đến cho khỏch hàng . Việc này giỳp giảm một lượng thời gian đỏng kể trong việc truyền tin
và nhận lệnh từ khỏch hàng. Khi BDS được mở rộng cho vận tải hàng khụng thỡ khoảng thời gian tiết kiệm được là rất cú ý nghĩa.
Hệ thống BDS cú nhiều chương trỡnh nhỏ để phục vụ quỏ trỡnh làm hàng như: + Nhận yờu cầu xếp hàng ( Shipping Order )
+ Nhận hàng vào kho ( Cargo Receiving )
+ Hàng được xếp lờn chuyờn bay/tàu ( Container Stuffing ) + Vận đơn ( B/L)
+ Tớnh cước phớ
+ Chứng từ được gửi đi (Shipping Advice ) ;
Trong trường hợp , nhiều khỏch hàng cung cấp trước cho BEE Logistic số đơn đặt hàng cựng chi tiết của từng đơn hàng,trong đú nờu rừ thời hạn sớm nhất và trễ nhất nhà cung cấp phải giao hàng cho khỏch hàng, BDS sẽ cập nhật và lưu dữ số liệu của tất cả cỏc PO được cung cấp trước từ khỏch hàng. Cụng việc này cú tờn gọi là PO Upload. Sau này khi một PO được xuất đi, nhõn viờn cập nhật dễ dàng truy xuất cỏc số liệu sẵn cú đảm bảo tớnh chuẩn xỏc, nhanh chúng, cũng nhờ BDS, cụng ty cú thể biết trước được nhà cung cấp đú cung cấp đủ số hàng hay chưa? Giao hàng mấy lần? vào những thời điểm nào?
Nhờ chương trỡnh mà nhõn viờn cú thể sử dụng để cập nhập thụng tin về hàng húa qua cỏc khõu:
+ Nhận bốc xếp hàng (shipping oder) + Nhận hàng vào kho`
+ Nhận hàng tại bến container
+ Sơ đồ và hàng húa được sắp xếp trong container + Tớnh toỏn cước phớ
+ Phỏt hành chứng từ: Forwarder‟s Cargo receipt, house bill of loading + Gửi cỏc hướng dẫn chi tiết B/l cho cỏc hóng tàu liờn quan
Đặc biệt hệ thống này giỳp Beelogistic Hải phũng quản lý chi tiết cỏc đơn hàng của khỏch hàng, số lượng, mó hàng, ngày giao hàng so với hợp đồng.
Online booking & documentation system of shipper Đõy là hỡnh thức thương mại điện tử
Hệ thống này cho phộp khỏch hàng cụng ty gửi cỏc yờu cầu ủy thỏc xếp hàng và đặt chỗ qua mạng internet rất nhanh chúng và tiện lợi. Hỡnh thức này sẽ thay thế dần cho gửi yờu cầu ủy thỏc xếp hàng đặt chỗ (booking note) theo phương thức truyền thống bằng fax và điện thoại. Hỡnh thức này giỳp cho cả hai bờn, cụng ty và khỏch hàng trong giao dịch hàng ngày.
Khỏch hàng gửi Booking note qua mạng internet mọi lỳc, mọi nơi được cụng ty xỏc nhận qua internet một cỏch nhanh chúng.Cụng ty cũng dễ dàng nhận được cỏc booking note với đầy đủ thụng tin và xỏc nhận booking note kịp thời.
Thương mại điện tử là xu hướng tất yếu của thời đại.Một khi cơ sở hạ tầng của nước ta đi vào hoàn thiện hơn, cơ sở phỏp lý được hỡnh thành và phỏt triển, thanh toỏn điện tử và bảo mật điện tử cú đủ trỡnh độ thỡ sẽ tạo điều kiện cho Beelogistic thành cụng.
Gobal airfreight system (Axs freight)
Hệ thống này được cụng ty lắp đặt để phực vụ chủ yếu cho vận tải hàng húa bằng đường hàng khụng.
Airfreight được dựng để phỏt hành vận đơn hàng khụng; House away air bill, matter away bill, direct away bill.
Airfreight cú chương trỡnh tự động tớnh cước phớ, tự động lấy mức cước phớ của hợp đồng đang cú hiệu lực được lưu trong hệ thống. Chương trỡnh này cú thể tự gửi số liệu sang bộ phận phỏt hành, tuy nhiờn hệ thống này lại cựng cú chương trỡnh quản lý PO như BDO. Do hai hệ thống BDO và Axs freight chưa tương thớch, dẫn đến nhõn viờn phải thực hiện cập nhật thụng tin vào cả hai hệ thống, làm cho cụng việc giảm hiệu quả. Sắp tới cụng ty sẽ nõng cấp hệ thống, giỳp người sử dụng
Hiện nay nhờ hệ thống axs freight mà người sử dụng cú thể : + Nhập cỏc thụng tin về hàng
+ Phỏt hành khụng vận đơn hàng khụng + In nhón hiệu hàng húa
+ Tớnh toỏn cước phớ và phỏt hành húa đơn
Đặc biệt hệ thống này được gắn với hệ thống Tradevison – một cụng cụ tỡm kiếm thụng tin về hàng húa hàng cũng rất cú hiệu quả. Do vậy khỏch hàng nhận được thụng tin về hàng húa được vận chuyển hàng khụng nhanh chúng và thuận tiện.