1.2.6.1. Cơ sở pháp lý của việc tổ chức và kinh doanh thẻ.
Cơ sở pháp lý của nghiệp vụ thẻ dựa trên cơ sở pháp luật của nước sở tại, cụ thể là các quy chế về phát hành, thanh toán thẻ do Ngân hàng Nhà nước ban hành. Việc phát hành, thanh toán thẻ phải được sự đồng ý của tổ chức thẻ quốc tế thông qua hợp đồng ký kết giữa ngân hàng phát hành, NHTTT với các tổ chức thẻ quốc tế, đồng thời tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành của các tổ chức thẻ quốc tế.
Dựa trên các cơ sở này, mỗi ngân hàng sẽ có những quy chế riêng về nghiệp vụ thẻ do Tổng Giám đốc ngân hàng quy định.
1.2.6.2. Trình tự các bước của nghiệp vụ kinh doanh thẻ.
a. Quy trình nghiệp vụ phát hành thẻ gồm các bước:
* Bước 1: Khách hàng nộp hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ và hoàn thành một số thủ tục cần thiết như điền vào giấy tờ xin cấp thẻ, trình một số giấy tờ khác như: giấy thông hành, biên lai trả lương, nộp thuế thu nhập,..
Trong vòng 4 ngày kể từ ngày nhận được bộ hồ sơ đầy đủ, ngân hàng phát hành có trách nhiệm thẩm định bộ hồ sơ và ra quyết định chấp nhận hoặc từ chối phát hành thẻ.
Đối với những hồ sơ được chấp thuận, ngân hàng phát hành tiến hành phân loại khách hàng. Đối với thẻ ghi nợ, việc phát hành thẻ đơn giản vì khách hàng đã có tài khoản tại ngân hàng. Còn đối với thẻ tín dụng, ngân hàng phải xác định các yếu tố sau:
- Hạng thẻ phát hành: thẻ vàng hay thẻ chuẩn. - Hạn mức tín dụng.
- Thời hạn thẻ.
- Phân loại chủ thẻ để xác định hạn mức tiêu dùng của mỗi chủ thẻ. * Bước 3: Cấp thẻ cho khách hàng.
Sau khi xác định các yếu tố, bộ phận quản lý thẻ lập hồ sơ khách hàng để quản lý. Hồ sơ gồm: tên chủ thẻ, địa chỉ nơi ở và làm việc, số CMND, số hộ chiếu, số thẻ, loại thẻ, ngày hiệu lực, số tài khoản chỉ định để thanh toán sao kê, người thanh toán sao kê, tài sản thế chấp (nếu có).
Sau đó, ngân hàng tiến hành mã hoá thẻ và in thẻ, xác định mã số cá nhân (PIN) của chủ thẻ, nhập dữ liệu về chủ thẻ vào tập tin quản lý, giao thẻ và số PIN cho chủ thẻ. Chủ thẻ nhận thẻ, ký vào hợp đồng sử dụng thẻ và băng chữ ký ở mặt sau của thẻ.
b. Quy trình nghiệp vụ thanh toán thẻ gồm các bước:
Hoạt động phát hành và thanh toán thẻ khác nhau ở mỗi quốc gia, mỗi ngân hàng về thủ tục và các điều kiện do các yếu tố ràng buộc về pháp luật, chính trị, trình độ phát triển dân trí hay điều kiện kinh tế xã hội. Song về tổng thể, quy trình này gồm có những nội dung cơ bản được thể hiện trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Quy trình thanh toán thẻ (4) (6) (7) (8) (5) (3) (4) (6) (7) (8)
:Quy trình phát hành : Quy trình đòi tiền :Quy trình cấp phép : Quy trình thanh toán :Quy trình khiếu nại và xử lý tranh chấp
(1) Ngân hàng phát hành yêu cầu khách hàng phát hành thẻ cung cấp các hồ sơ cần thiết theo quy định chứng minh nhân thân của khách hàng, khả năng thanh toán của họ và các tổ chức cá nhân có quan hệ.
(3) Chủ thẻ sử dụng thẻ để thanh toán, rút tiền mặt tại các CSCNT.
(4) CSCNT kiểm tra khả năng thanh toán của thẻ: xin chuẩn chi của NHTTT nếu số tiền thanh toán vượt quá hạn mức, kiểm tra bảng tin cảnh giác nếu số tiền nhỏ hơn hạn mức mà NHTTT cho phép.
(5) CSCNT so sánh chữ ký trên hoá đơn và chữ ký trên thẻ, nếu đúng thì cung cấp hàng hoá, dịch vụ hay ứng tiền mặt cho khách hàng.
(6) CSCNT nhận tiền thanh toán - đã trừ khoản chiết khấu đại lý - từ NHTTT sau khi nộp lại hoá đơn cho ngân hàng này hoặc sau khi tổng kết trên thiết bị đọc thẻ điện tử.
(7) NHTTT đòi tiền từ ngân hàng phát hành thông qua tổ chức thẻ quốc tế (trường hợp ngân hàng phát hành và NHTTT không cùng một hệ thống). Tổ chức thẻ quốc tế ghi nợ tài khoản của ngân hàng phát hành và ghi có cho NHTTT số tiền giao dịch - đã trừ phí trao đổi thông tin. Định kỳ hàng tháng vào ngày lập bảng thông báo giao dịch, ngân hàng phát hành nhận được file dữ liệu sao kê chi tiết về hoạt động của chủ thẻ trong kỳ, sau đó ngân hàng lập bảng thông báo giao dịch gửi cho chủ thẻ yêu cầu thanh toán.
(8) Ngân hàng phát hành, NHTTT, tổ chức thẻ quốc tế giải quyết tất cả những khiếu nại, tra soát, đòi bồi hoàn và xử lý các tranh chấp khác.