IV. Lónh đạo và quản lý
4.3.Cỏc phong cỏch lónh đạo, quản lý
4.3.1. Ba phong cỏch lónh đạo lớn.
Phong cỏch lónh đạo trực tiếp rất thớch hợp khi cú một mệnh lệnh từ cấp trờn mụ tả những gỡ cần phải làm và phải làm nú như thế nào. Khi đú, nhà quản lý là người chỉ huy thực hiện nhiệm vụ, làm đỳng những gỡ được yờu cầu. Phong cỏch quản lý này cũng thớch hợp trong trường hợp cỏc nhõn viờn cũn hạn chế về kinh nghiệm hoặc thiếu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành cụng việc. Nhà quản lý theo phong cỏch này đưa ra cỏc bước đi và hành động, kiểm soỏt những
khõu quan trọng để cỏc nhõn viờn cú thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ. Văn húa quản lý lõu nay vẫn được xem là cấu thành bởi rất nhiều phong cỏch lónh đạo khỏc nhau, bao gồm: quyết đoỏn, độc đoỏn chuyờn quyền, tổng thể, thủ lĩnh, đối tỏc, điều khiển, trực tiếp, ủy thỏc, tự do, ủng hộ, định hướng, nhúm… Song trờn thực tế, theo cỏc nhà nghiờn cứu chỉ cú ba phong cỏch lónh đạo cơ bản là: lónh đạo trực tiếp; lónh đạo dựa trờn nền tảng của sự trao đổi, thảo luận và lónh đạo ủy thỏc. Ba phong cỏch này theo tiếng Anh đều bắt đầu bằng chữ cỏi D (Directing; Discussing; Delegating) nờn cũn được gọi là “Phong cỏch lónh đạo 3-Ds” (The 3-Ds of Management Style). Mỗi phong cỏch lónh đạo trờn đều cú những điểm tớch cực và hạn chế nhất định, song chỳng khỏc nhau ở một số điểm cơ bản như: cỏch truyền đạt mệnh lệnh; cỏch thiết lập mục tiờu; ra quyết định; quỏ trỡnh kiểm soỏt và sự ghi nhận kết quả.
4.3.1.1. Phong cỏch lónh đạo trực tiếp (Phong cỏch độc đoỏn)
Những nhà quản lý theo phong cỏch này thường núi với nhõn viờn rằng họ phải làm gỡ, làm như thế nào và khi nào thỡ phải hoàn thành. Họ phõn cụng vai trũ và gắn trỏch nhiệm cho từng người, thiết lập cỏc tiờu chuẩn và dự kiến kết quả mà họ mong muốn đạt được.
- Cỏch thức giao tiếp với nhõn viờn: Nhà quản lý núi, nhõn viờn lắng nghe và sau đú phỏt biểu ý kiến của mỡnh. Thụng thường, những nhà quản lý cú phong cỏch này thường đưa ra cỏc chỉ dẫn chi tiết, vỡ vậy, nhõn viờn biết chớnh xỏc họ phải làm gỡ. Cỏch giao tiếp của nhà quản lý là rừ ràng, ngắn gọn và xỳc tớch, những gỡ màu mố và kiểu cỏch khụng hợp với họ. Khi muốn nhận thụng tin phản hồi từ nhõn viờn, họ thường chỉ đặt một cõu hỏi: anh đó hiểu cần phải làm gỡ chưa?
- Thiết lập mục tiờu: Nhà quản lý sẽ thường thiết lập cỏc mục tiờu ngắn hạn với nhõn viờn, vớ dụ: “Mục tiờu của anh trong thỏng này là phải bỏn được 15 chiếc xe ụ-tụ”. Khi mục tiờu đó được xỏc định rừ ràng và thời gian cũng được ấn định, thỡ người nhõn viờn biết rừ nhà quản lý mong chờ ở anh ta điều gỡ. Cỏc mục tiờu và thời hạn thường là động lực thỳc đẩy con người.
- Cỏch thức ra quyết định: “Tụi muốn anh dừng ngay những việc đang làm và giỳp cụ Nga chuẩn bị một phũng họp dành cho hội thảo”. Nhà quản lý thường quyết định phần lớn nếu khụng muốn núi là tất cả mọi việc từ lớn đến nhỏ. Khi nảy sinh vấn đề cần giải quyết, nhà lónh đạo đỏnh giỏ cỏc sự lựa chọn,
ra quyết định và trực tiếp hướng dẫn nhõn viờn những hành động họ cần phải thực hiện.
- Kiểm soỏt sự thực hiện và cung cấp thụng tin phản hồi: Những nhà quản lý thường thiết lập cỏc khõu kiểm soỏt nhất định để điều khiển quỏ trỡnh thực hiện cụng việc. Cỏch đưa mệnh lệnh của họ thường là: “Hóy quay trở lại gặp tụi vào lỳc 11h trưa và bỏo cỏo túm tắt những cụng việc mà anh đó làm xong”. Cỏc nhà lónh đạo này thường xuyờn cung cấp thụng tin dưới dạng cỏc hướng dẫn cụ thể về cỏch làm thế nào để cải tiến cụng việc tốt hơn.
- Sự khen thưởng và ghi nhận cụng việc: Điều gỡ khiến cho nhà lónh đạo theo phong cỏch trực tiếp cảm thấy hạnh phỳc? Đú là khi nhõn viờn dưới quyền làm đỳng theo sự hướng dẫn của họ. Đú là cõu núi thể hiện thỏi độ hài lũng của họ đối với nhõn viờn.
Phong cỏch lónh đạo trực tiếp rất thớch hợp khi cú một mệnh lệnh từ cấp trờn mụ tả những gỡ cần phải làm và phải làm nú như thế nào. Khi đú, nhà quản lý là người chỉ huy thực hiện nhiệm vụ, làm đỳng những gỡ được yờu cầu. Phong cỏch quản lý này cũng thớch hợp trong trường hợp cỏc nhõn viờn cũn hạn chế về kinh nghiệm hoặc thiếu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành cụng việc. Nhà quản lý theo phong cỏch này đưa ra cỏc bước đi và hành động, kiểm soỏt những khõu quan trọng để cỏc nhõn viờn cú thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ.
4.3.1.2. Phong cỏch lónh đạo dựa trờn sự trao đổi, thảo luận (Phong cỏch dõn chủ)
Những nhà quản lý sử dụng phong cỏch này thường tận dụng thời gian để thảo luận cỏc vấn đề về kinh doanh. Điều gỡ sẽ xảy ra trong một cuộc thảo luận sụi nổi? Nhõn viờn đưa ra cỏc ý kiến, đặt cõu hỏi, lắng nghe, cung cấp thụng tin phản hồi, những giả định về thỏch thức và cỏc chương trỡnh đào tạo khi cần thiết. Nhà quản lý là người đảm bảo chắc chắn cỏc ý kiến đều được thảo luận cặn kẽ và biến thành một cuộc tranh luận thực sự. Họ đúng vai trũ như là một nhõn tố đảm bảo cho cỏc cuộc thảo luận đi đỳng hướng và tất cả mọi nhõn viờn đều cú cơ hội gúp ý kiến.
- Cỏch thức giao tiếp: Giao tiếp hai chiều là quy tắc của cỏc nhà lónh đạo thuộc phong cỏch này. Nhà quản lý sẽ dành rất nhiều thời gian để đặt cõu hỏi và lắng nghe. Họ cựng hội thoại với nhõn viờn và chia sẻ cỏc ý kiến của mỡnh. Đặt ra những cõu hỏi đỳng tập trung vào vấn đề thảo luận và vẽ ra ý tưởng của mọi nhõn viờn là cỏch thức giao tiếp phổ biến nhất của họ.
- Thiết lập mục tiờu: Sau khi thảo luận cặn kẽ, mục tiờu sẽ được thiết lập. Tận dụng sự thảo luận của nhiều người để kết nối những tài năng và kiến thức của từng nhõn viờn riờng lẻ để đạt được mục tiờu đề ra là phong cỏch của nhà quản lý này.
- Ra quyết định: Quyết định chỉ được đưa ra sau khi cú sự cộng tỏc và phối hợp của nhõn viờn. Cả nhà quản lý và nhõn viờn đều đúng vai trũ chủ động, tớch cực trong việc xỏc định vấn đề, đỏnh giỏ sự lựa chọn và ra quyết định.
- Kiểm soỏt việc thực hiện và cung cấp thụng tin: Nhà quản lý và nhõn viờn cựng kiểm soỏt quỏ trỡnh thực hiện và thảo luận xem cần phải tiến hành những hành động nào. Cụng việc sẽ đạt được kết quả tốt nhất khi cả hai bờn cựng cởi mở và cú những điều chỉnh khi thấy cần thiết.
- Khen thưởng và ghi nhận cụng lao: Cỏc nhà quản lý ghi nhận những thành quả đúng gúp của cỏc nhõn viờn trong cuộc thảo luận, xõy dựng ý tưởng cựng với người khỏc và gợi mở ra những ý tưởng mới.
Phong cỏch lónh đạo dựa trờn trao đổi và thảo luận đặc biệt thớch hợp khi cần cõu trả lời cho cỏc vấn đề như: “Mục tiờu của chỳng ta là gỡ?”; “Tiờu chuẩn chất lượng chỳng ta cần là gỡ?”; “Tiến trỡnh thực hiện cụng việc nờn tiến hành như thế nào?”; “Ai nờn làm cụng việc này?”; “Dạng kiểm soỏt và thụng tin phản hồi nào là cần thiết?”. Phong cỏch thảo luận thường cú hiệu quả khi nhõn viờn là những người cú chớnh kiến riờng và tự tin núi ra chớnh kiến của mỡnh. Nhà quản lý sẽ xỏc định những gỡ cần phải làm và làm như thế nào để tăng sự ràng buộc của nhõn viờn với những gỡ sẽ xảy ra.
4.3.1.3. Phong cỏch lónh đạo ủy thỏc, giao phú (Phong cỏch tự do)
Những nhà quản lý sử dụng phong cỏch này thường giải thớch hoặc cú những cam kết về cỏc cụng việc cần được thực hiện và khi nào phải hoàn thành cụng việc đú. Cũn cỏch thức làm việc thỡ toàn quyền do người nhõn viờn quyết định.
- Cỏch thức giao tiếp: Đối với những cụng việc cần thực hiện, cỏc giao tiếp cú thể chỉ là một chiều: Lónh đạo đưa ra yờu cầu đối với nhõn viờn dưới
quyền. Trong nhiều trường hợp khỏc lại là hai chiều: Lónh đạo thảo luận cỏc phương ỏn thực hiện với nhõn viờn. Giao tiếp để xem xột lại những gỡ đó được thực hiện và cỏch ngăn ngừa những cản trở trong quỏ trỡnh thực hiện.
- Thiết lập mục tiờu: Cũng giống như cỏch thức giao tiếp, mục tiờu cú thể được nhà quản lý thiết lập ngay hoặc cú thể đưa ra sau khi đó thảo luận với nhõn viờn. Thất bại trong sự giao phú, ủy thỏc cụng việc cú thể do nhõn viờn khụng hiểu nhà quản lý mong gỡ ở mỡnh hoặc khụng tự tin vào chớnh sự giao phú đú.
- Ra quyết định: Quyết định thực hiện nhiệm vụ được chuyển cho nhõn viờn, người nhõn viờn cú quyền chọ lựa những phong cỏch thớch hợp để đạt được kết quả mong đợi. Nhà quản lý phải trỏnh “tiếp tục duy trỡ sự giao phú” khi nhõn viờn khụng muốn tự ra quyết định mà tỡm cỏch “trả lại” quyền ra quyết định cho nhà quản lý.
- Kiểm soỏt quỏ trỡnh thực hiện và cung cấp thụng tin: Nhà quản lý thuộc phong cỏch này thường quyết định cỏch thức kiểm soỏt cụng việc. Số lần kiểm soỏt phụ thuộc vào tớnh chất ưu tiờn của nhiệm vụ và người thực hiện nú. Cung cấp thụng tin phản hồi là trỏch nhiệm của nhõn viờn. Việc giữ để nhà quản lý khụng nổi giận và mất bỡnh tĩnh, đặc biệt khi kế hoạch bị chệch hướng, là điều rất quan trọng.
- Khen thưởng và ghi nhận kết quả: Nhà quản lý thường khen thưởng và ghi nhận những ai chứng minh được khả năng làm việc một cỏch độc lập. Phong cỏch lónh đạo này rất thớch hợp khi nhõn viờn là người hiểu biết, cú kỹ năng và động lực để hoàn thành cụng việc. Bởi vỡ, những nhõn viờn cú kinh nghiệm sẽ khụng cần một nhà quản lý núi rằng họ phải làm gỡ. Họ muốn tự do lựa chọn cỏch thức thực hiện cụng việc. Phong cỏch lónh đạo này cũng tạo cho cỏc nhà quản lý cú nhiều thời gian để dành cho việc thực hiện cỏc nhiệm vụ khỏc như xõy dựng cỏc tiờu chuẩn, suy nghĩ chiến lược và lờn kế hoạch.
Mặc dự là ba phong cỏch lónh đạo khỏc nhau, song khụng nhất thiết một nhà quản lý chỉ ỏp dụng một loại phong cỏch lónh đạo nhất định trong quỏ trỡnh điều khiển và giỏm sỏt cụng việc. Nú chỉ mang một ý nghĩa tương đối và được xỏc định hoặc thay đổi tựy vào những hoàn cảnh cụ thể của từng nhà lónh đạo.
Như vậy, phong cỏch lónh đạo đúng vai trũ vụ cựng quan trọng trong cụng tỏc quản lý núi chung và quản lý cụng núi riờng. Việc thực hiện vai trũ lónh đạo, quản lý một cỏch hiệu quả làm cho mọi việc thụng suốt và định hướng cỏc nội dung cụng việc khỏc.
Cú rất nhiều mụ thức và phong cỏch quản lý đó được xõy dựng xuất phỏt từ thực tiễn quản lý mà cỏc nhà quản lý cần tham khảo để vận dụng vào việc thực hiện chức năng lónh đạo của mỡnh. Sau đõy là một số mụ thức và phong cỏch quản lý điển hỡnh: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* 4 mụ thức quản lý của R. Likert:
1. Quản lý quyết đoỏn - ỏp chế 2. Quản lý quyết đoỏn - nhõn từ 3. Quản lý tham vấn
4. Quản lý tham gia theo nhúm
* 5 mụ thức quản lý của Jane Mouton và R. Blake:
1. Phong cỏch “quản lý suy giảm” (1.1) 2. Phong cỏch “quản lý đồng đội” (9.9)
3. Phong cỏch “quản lý theo kiểu cõu lạc bộ ngoài trời” (1.9)
4. Phong cỏch “cỏc nhà quản lý chuyờn quyền theo cụng việc” (9.1) 5. Phong cỏch “quản lý chuyờn quyền rộng lượng” (5.5)
* 7 phong cỏch lónh đạo của R. Tannenbaum và W.H Schmidt liờn quan tới mức của người quản lý trong việc ra quyết định:
1. Xõy dựng quyết định rồi cụng bố cho cấp dưới 2. Tuyờn truyền quyết định với cấp dưới
3. Bỏo cỏo quyết định cho cấp dưới và khuyến khớch họ nờu ý kiến 4. Dự thảo quyết định và cấp dưới đưa ra ý kiến sửa đổi
5. Nờu vấn đề, nghe ý kiến cấp dưới sau đú ra quyết định 6. Nờu yờu cầu và cho cấp dưới quyền ra quyết định
7. Uỷ quyền cho cấp dưới ra quyết định trong phạm vi vấn đề nhất định. Gắn cỏc hành vi ra quyết định với cỏc phong cỏch lónh đạo từ độc đoỏn đến dõn chủ
Mức độ sử dụng quyền hạn của nhà quản trị
Khu vực dành quyền tự do cho những người cấp dưới
Sự lónh đạo lấy chủ làm
trung tõm Sự lónh đạo lấy cấp dưới làm trung tõm
Nhà quản trị Nhà quản trị cho phộp cấp dưới hoạt động trong giới hạn Nhà quản trị đưa ra quyết Nhà quản trị xỏc định giới Nhà quản trị nờu vấn đề, tiếp nhận ý kiến đề xuất, Nhà quản trị trỡnh bày ý Nhà quản trị “bỏn”
Tuy nhiờn, sở dĩ cú nhiều loại mụ thức và phong cỏch quản lý như vậy là do người ta căn cứ vào những tiờu chớ khỏc nhau mà những tiờu chớ đú chưa phải là biểu hiện của bản chất của quản lý. Thực chất, nếu căn cứ vào quan hệ quyền lực và cỏch thức sử dụng quyền lực, cú thể phõn chia phong cỏch quản lý thành ba loại điển hỡnh:
- Phong cỏch quản lý chuyờn quyền - Phong cỏch quản lý dõn chủ
- Phong cỏch quản lý “tự do”
Từ ba phong cỏch này cú thể phỏi sinh những phong cỏch khỏc. Cỏc nhà quản lý căn cứ vào điều kiện khỏch quan cũng như những nhõn tố chủ quan để lựa chọn phong cỏch quản lý cho phự hợp.
Một số nhà khoa học hành chớnh, khi phõn tớch về phong cỏch lónh đạo, đó phõn chia ra bốn phong cỏch lónh đạo dưới đõy:
- Phong cỏch lónh đạo thư lại: Lónh đạo theo phong cỏch này chỳ ý đến sự tụn trọng triệt để cỏc luật lệ, quy chế, đến sự duy trỡ và mở rộng phạm vi của tổ chức. Người lónh đạo đũi hỏi ở nhõn viờn sự trung thành. Động cơ thỳc đẩy hoạt động của nhà lónh đạo là sự yờn tõm.
- Phong cỏch chuyờn chế: Người lónh đạo chuyờn chế muốn dựng nghị lực và kinh nghiệm của bản thõn, đũi hỏi nhõn viờn sự tụn trọng triệt để cỏc mệnh lệnh riờng của mỡnh. Mục tiờu của người lónh đạo chuyờn chế là phỏt triển bản ngó. Người lónh đạo cú khuynh hướng coi nhõn viờn là những người tuõn lệnh, khụng phải nghĩ ngợi gỡ cả.
- Phong cỏch lónh đạo ngoại giao: Người lónh đạo chỳ ý vào cỏ nhõn nhõn viờn. Người lónh đạo ngoại giao biết rừ từng nhõn viờn, biết cỏch cư xử với từng nhõn viờn để chi phối hành động củ họ. Người lónh đạo ngoại giao muốn nhõn viờn cú những tham vọng riờng, vỡ người nào cso nhiều tham vọng mới dễ thỳc đẩy và do đú chớnh người lónh đạo mới thực hiện được tham vọng của bản thõn mỡnh.
- Phong cỏch lónh đạo dõn chủ: Mục tiờu của phong cỏch lónh đạo này là pt tinh thần đoàn kết. Quyền hành căn cứ vào những dư luận của cỏc hệ thống khụng chớnh thức trong nhúm. Người lónh đạo dõn chủ cho rằng những luật lệ,
những mệnh lệnh chỉ hiệu lực khi những luật lệ và chỉ thị ấy phản ỏnh những ý tưởng mà trong nhúm đó chấp nhận; phong cỏch lónh đạo này đũi hỏi ở nhõn viờn sự cộng tỏc thực sự và tinh thần tập thể.
Như vậy, mỗi phong cỏch lónh đạo tạo ra cho tập thể một bầu khụng khớ riờng biệt, ảnh hưởng đến thỏi độ và cỏch cư xử của nhõn viờn, và do đú ảnh hưởng đến năng suất làm việc của họ.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hành chớnh cụng, NXB Thống kờ, Hà nội, 2007; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Vũ Huy Từ, Vừ Kim Sơn, Lờ Chi Mai (2000), Quản lý khu vực cụng, NXB