II. Một số kiến nghị cơ bản nhằm hoàn thiện cơ
1. Đối với Công ty
1.1. Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban của các phòng ban giám đốc Phó GĐ SCV&L Nội chínhPhó GĐ PTCTDTSCĐBPhó GĐ Phòng QLGT Phòng TC-HC Ban Thanh tra TCKTPhòng Phòng KD KHVTTBPhòng Hạt QLGT Đội Công trình 1 Đôi thu phí
Bảng 11: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đờng bộ 234 sau khi hoàn thiện
♦ Ban giám đốc Chức danh Sốlợng Trình độ CM NN TH LLCT QLKT GĐ 1 KS C C ĐH ĐH PGĐ CTDTSCĐB 1 KS C C ĐH ĐH PGĐ NC 1 CN C C ĐH ĐH PGĐ SCV&L 1 KS C C ĐH ĐH
Bảng 12: Cơ cấu của ban giám đốc sau khi hoàn thiện
Nhiệm vụ, chức năng của Ban giám đốc sau khi hoàn thiện:
Giám đốc:
Là đại diện pháp nhân trong các hoạt động của công ty.
Chịu trách nhiệm trớc Khu quản lý đờng bộ II về hoạt động và về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Có trách nhiệm chung điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xây dựng phơng hớng hoạt động của Công ty.
Phê duyệt các văn bản, nhận các quyết định chỉ đạo trực tiếp từ Khu quản lý đờng bộ 2, tiếp nhận các nguồn lực từ Khu, phân công công việc cho từng phòng ban, bộ phận trong công ty.
Đề xuất với Khu QLĐB II về phơng hớng tổ chức hoạt động trong thời gian tới.
Đứng đầu trong các quan hệ giao dịch với các tổ chức, địa ph- ơng trong các hoạt động của công ty.
Đợc quyền khen thởng, kỷ luật và đình chỉ công tác nếu thấy có biểu hiện sai trái.
Các phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc theo từng chức năng và chịu trách nhiệm trớc giám đốc theo phạm vi của mình.
Xuất phát từ 3 chức năng,nhiệm vụ chính của công ty mà em mạnh dạn đề xuất ý kiến của mình nh sau:
Ban giám đốc của công ty có 3 phó giám đốc giúp việc cho giám đốc bao gồm:
Phó giám đốc phụ trách công tác duy tu bảo dỡng sửa chữa đờng bộ: chỉ đạo trực tiếp phòng quản lý giao thông, có chức năng tham mu quản lý duy tu đờng bộ, quản lý bảo trì điện và quản lý hành lang an toàn giao thông.
Phó giám đốc sửa chữa vừa và lớn: Chỉ đạo phòng kế hoạch vật t thiết bị xây dựng kế hoạch cung cấp, quản lý và sử dụng vật t cho các công trình, phòng kinh doanh lên kế hoạch sản xuất kinh doanh trình lên giám đốc phê duyệt.
Phó giám đốc nội chính: Chăm lo đời sống tổ chức, quan hệ đối nội trong công ty.Tăng cờng tinh thần đoà kết, xây dựng môi trờng văn hoá vững mạnh góp phần vào mục tiêu phát
triển của công ty.Phó giám đốc nội chính chỉ đạo trực tiếp phòng tổ chức hành chính.
Ngoài ra, giúp việc cho giám đốc còn có ban thanh tra và phòng tài chính kế toán.
♦ Phòng tổ chức hành chính
Kết hợp giữa hai phòng ban là tổ chức lao động và hành chính quản trị, có một trởng phòng chịu trách nhiệm chung về mặt tổ chức nhân sự và hành chính y tế, còn 2 phó phòng sẽ chịu trách nhiệm riêng về tổ chức nhân sự và một chịu trách nhiệm về hành chính, y tế. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc nội chính.Sự kết hợp này trớc hết là phù hợp với quy mô của Công ty, hơn nữa nó làm giảm chi phí quản lý cho công ty.
Chức danh Trình độ Lao động trớc và sau khi hoàn thiện CM LLC T Cơ cấu cũ Cơ cấu mới Tăng Giảm T.phòng CNK T TC 2 1 1 P.phòng CNK T TC 4 2 2 CB nhân sự CNQ TNL SC 1 1 CB phụ trách BH CNK T SC 1 1 Thống kê 1 1 Phụ trách CĐ 1 1 Nv thờng trực 1 1 Lái xe 3 3
Bảo vệ 2 2
Tổng 16 13
Bảng 13: Cơ cấu lao động phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính mà trởng phòng là ngời sẽ chỉ đạo và giám sát trực tiếp các đội thu phí thuộc phạm vi quản lý của công ty.
♦ Phòng kế toán tài chính: Về cơ cấu nhân sự thì nên bổ sung thêm một nhân viên kế toán phụ trách về công nợ để đẩy mạnh công tác thu hồi nợ.Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về kế toán sổ sách, chứng từ, công nợ…
Chức danh Số lợng Chuyên môn Tin học QL KT trởng 1 ĐH TCKT C ĐH KT tổng hợp 1 ĐH TCKT C KT công nợ 1 TC C Thủ quỹ 1 TC C KT VTTB 1 ĐH C KT lơng 1 TC C Tổng 6
Bảng14: Cơ cấu phòng Tài chính-Kế toán sau khi hoàn thiện
Về chức năng nhiệm vụ của phòng nên bổ sung:
Đẩy mạnh công tác thanh quyết toán với các đơn vị trong và ngoài công ty. Giám sát chặt chẽ việc quản lý đồng vốn, phân phối vốn, tránh tình trạng làm ít, ứng nhiều.
Tăng cờng đôn đốc công tác kiểm tra tài chính ở các đơn vị một cách thờng xuyên hơn nữa.
Công ty nên có kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên, từng bớc hiện đại hoá hệ thống kế toán, phù hợp với những chuẩn mực kế toán mới.
♦ Đội thu phí, hạt quản lý giao thông
Đây là các đơn vị hoạt động công ích, có chức năng thu hồi vốn cho ngân sách nhà nớc và quản lý duy tu hai bên đờng, hoạt động độc lập, hoạt động thu phí có đóng góp đáng kể vào doanh thu của Công ty.Do vậy, ở các đội thu phí,và hạt quản lý giao thông cần bổ sung thêm cán bộ nhân viên vì nó cũng cần có kế toán, thủ quỹ, nhân viên bán vé tháng.
Đội, hạt Cơ cấu cũ Cơ cấu mới Tăng Giảm Tphí Thăng long-NB 6 6 Tphítiên cựu 3 5 2 Tphí Tân đệ 5 5 TpChơng D- ơng 6 6 Đội công trình 9 9 Hạt thăng long 5 5 Hạt 1-QL10 3 5 Hạt 2-QL10 3 5 2 Hạt 3-QL10 4 5 1 Hạt 4-QL10 5 5 Hạt cầu kiền 5 5
Bảng 15: Cơ cấu lao động ở các đội thu phí, đội công trình và hạt quản lý giao thông sau khi hoàn thiện.
1.2.Đánh giá u, nhợc điểm của cơ cấu tổ chức sau khi hoàn thiện hoàn thiện
Phòng chức năng
Cơ cấu cũ Cơ cấu mới Tăng Giảm
Ban GĐ 4 4 P.TC-HC 16 13 3 P. tài chính KT 5 6 1 P. KHVTTB 9 7 2 P.QLGT 6 6 P.KD 5 5 Tphí Thăng long-NB 6 6 Tphí tiên cựu 3 5 2 Tphí Tân đệ 5 5 TpChơng Dơng 6 6 Đội công trình 9 9 Hạt thăng long 5 5 Hạt 1-QL10 3 5 2 Hạt 2-QL10 3 5 2 Hạt 3-QL10 4 5 1 Hạt 4-QL10 5 5 Hạt cầu kiền 5 5 Tổng số LĐQL 99 102 Tổngsố CBCNV 803 806 LĐQL/CBCNV 12.32% 12.66%
Bảng 16 : Cơ cấu lao động của công ty sau khi hoàn thiện
Ưu điểm:
Với việc phân chia ba phó giám đốc theo ba chức năng nhiệm vụ chính của Công ty, còn giám đốc là ngời chịu trách nhiệm chung thì sơ đồ cơ cấu mới khắc phục đợc những khuyết điểm của mô hình cũ. Nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ công nhân viên từ công ty cho đến các đội trạm hạt đợc tăng cờng.
Trách nhiệm đợc phân rõ ràng giữa Công ty, hạt đội, cá nhân để mọi ngời nâng cao ý thức trách nhiệm, ý thức làm chủ và chủ động trong công việc để đạt hiệu quả cao.
Việc bố trí các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc theo những nhiệm vụ của công ty sẽ phân tách rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng ngời trong phạm vi của mình. Do vậy, các phó giám đốc sẽ chủ động hơn trong công việc.
Nh ợc điểm:
Việc sử dụng mô hình theo chức năng có nhợc điểm là sự phối hợp giữa các bộ phận phòng ban là còn hạn chế.
Sự sắp xếp, tổ chức lại cơ cấu tổ chức sẽ có những tác động nhất định đến hoạt động sản xuất của công ty. Do vậy, cần phải có ngời lãnh đạo có uy tín, năng lực và có sự ủng hộ của tất cả các nhân viên trong công ty để công ty không rơi vào tình trạng xáo trộn.
1.3. Một số kiến nghị chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức
Tăng cờng bồi dỡng nghiệp vụ cho lãnh đạo hạt, đội, trạm các đồng chí cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật để nâng cao trình độ và nghiệp vụ quản lý.
♦ Công tác đào tạo, tuyển dụng
Đối với vị trí quản lý cấp cao: bao gồm giám đốc, các phó giám đốc,trởng phó phòng, đội trởng đội thu phí, hạt trởng hạt quản lý giao thông:
Bên cạnh trình độ chuyên môn, các vị trí này cần phải có đạo đức tốt. Đợc bổ sung những kiến thức về quản lý kinh tế, tin học.Và điều quan trọng, phải có kinh nghiệm công tác vì đây là những vị trí quản lý cần kiến thức tổng hợp cao.
Đối với cán bộ các phòng ban:
Có trình độ chuyên môn, đợc đào tạo về nghiệp vụ, có t cách đạo đức tốt, có trách nhiệm trong công việc.
Một số giải pháp hoàn thiện công tác đào tạo tuyển dụng
Khi tuyển dụng cán bộ, phải đặt ra những tiêu chuẩn trong quá trình tuyển dụng. Nó sẽ tránh cho công ty không tốn thời gian nhiều để đào tạo lại.
Muốn vậy, công ty cần có chế độ thi cử, công khai kỳ thi tuyển cán bộ, công chức, nh vậy sẽ thu hút đợc nhiều ngời có năng lực, phù hợp với chuyên môn đáp ứng đợc những yêu cầu của công việc đề ra.
Mặt khác nó cũng góp phần làm trẻ hoá đội ngũ quản lý.
Hàng năm,Công ty tổ chức thi tay nghề, thi lên bậc, lên lơng cho cán bộ nhân viên trong công ty để khuyến khích họ tích cực phát huy tinh thần học hỏi t duy, sáng tạo, nâng cao hiệu quả làm việc.
Có chính sách khuyến khích nhân viên tự học hỏi,nâng cao trình độ. Muốn vậy thì công ty phải tạo ra môi trờng làm việc tích cực như đề bạt những ngời có năng lực và trình độ lên vị trí quản lý cao hơn từ các trạm, đội, hạt lên công ty một cách khách quan. Điều này sẽ có tác dụng rất lớn nó tạo ra động lực tự đào tạo,
nâng cao nghiệp vụ không chỉ về chuyên môn mà cả về lĩnh vực quản lý.
Điều động, bố trí luân chuyển cán bộ từ các Hạt, đội lên Công ty.
♦ Công tác thi đua khen thởng:
Thực hiện tốt công tác thi đua khen thởng cho các trạm thu phí, các hạt quản lý giao thông và các cá nhân hoàn thành tốt nhiêm vụ, không vi phạm các quy định của công ty , điều này sẽ góp phần tạo ra môi trờng làm việc hăng hái, nhiệt tình, có sự đoàn kết trong tập thể để phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ chỉ tiêu do công ty giao phó.
Thực hiện công tác khen thởng qua các công cụ : nh tiền thởng, phụ cấp, tham quan, du lịch, nghỉ phép, tặng giấy khen cho các tập thể có thành tích cao, có thể thực hiện công tác này theo hàng tháng, quý,năm.
Bên cạnh công tác khen thởng, thì có quy định phạt hành chính đối với tập thể, đình chỉ công tác đối với các nhân có những vi phạm nghiêm trọng.
Hàng năm tổ chức họp mặt đầu năm cho những cán bộ công nhân viên đã nghỉ hu,tặng quà cho họ dù chỉ là nhỏ bé song đó lại là những món quà có giá trị tinh thần rất lớn Kích thích sự hăng hái làm việc, thái độ của nhân viên trong hoạt động sản xuất.
Lãnh đạo cấp trên mà cụ thể là Khu quản lý đờng bộ II cần mở rộng phạm vi quyền hạn cho Giám đốc của Công ty trong việc đề bạt, bổ nhiệm và quyết định các vị trí lãnh đạo của các phòng ban, các hạt trởng hạt quản lý giao thông, các đội trởng đội thu phí giao thông vì trớc đây những quyết định này do Khu ra quyết định cuối cùng với sự đề nghị của Giám đốc.
Đề nghị với Cục đờng bộ Việt Nam và Khu quản lý đờng bộ II cấp thêm kinh phí để sửa chữa các hạt đã xuống cấp.Và xem xét lại mức độ độc hại, hệ số lơng theo điều kiện và năng suất. Tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty chủ động trong công tác
sản xuất kinh doanh. Làm việc với các cơ quan cấp vốn theo kế hoạch giảm bớt khó khăn cho công ty.
Xây dựng các văn bản pháp quy quy định xử phạt các vi phạm lấn chiếm hành lang an toàn giao thông một cách thích đáng và các trờng hợp cố tính phá hoại tài sản của nhà nớc.
Có chính sách đối với những nhân viên bị tai nạn trong quá trình lao động, đảm bảo mức sống cho gia đình.
Giải quyết lao động d thừa.
Kết luận
cha có sự thay đổi đáng kể đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nớc. Do vậy, khi Việt Nam chính thức trở thành thành viên của tổ chức thơng mại thế giới cũng lã lúc mà công ty phải đổi mới cách làm việc sao cho có hiệu quả, gắn quyền lợi và trách nhiệm của mỗi cá nhân với kết quả của công việc, góp phần thực hiện tốt mục tiêu, nhiệm vụ của công ty.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác tổ chức, nên trong quá trình thực tập tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đờng bộ 234 em đã nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty và thực hiện đề tài:
“ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại
Công ty Quản lý và Sửa chữa đờng bộ 234”.
Thông qua đề tài này, em xin mạnh dạn đa ra một số ý kiến của mình để hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty.Tuy nhiên, do khả năng nhận thức còn hạn chế và thời gian không nhiều nên bài viết của em chắc chắn sẽ còn nhiều sai sót.
Một lần nữa,em xin chân thành cảm ơn cô giáo hớng dẫn TS. Nguyễn Thị Hồng Thuỷ cùng với các cô, chú, anh chị tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đờng bộ 234 đã giúp đỡ em rất nhiều để em hoàn thành đề tài này.
Bảng kê chữ viết tắt
CMH : chuyên môn hoá THH : tổng hợp hoá
PGĐSX : phó giám đốc sản xuất TP : trởng phòng
TGĐ : tổng giám đốc
TGĐ KT : tổng giám đốc kỹ thuật CN ĐT A, B : chủ nhiệm đề tài A, B QL & SC : quản lý và sửa chữa KD :kinh doanh
VTTB : vật t thiết bị
QLGT :quản lý giao thông KHVTTB :kế hoạch vật t thiết bị HCQT :hành chính quản trị TCKT :tài chính kế toán TCLĐ : tổ chức lao động
QL TL- NB : quốc lộ Thăng Long – Nội Bài TP : thu phí
CNKT : cử nhân kinh tế
KS : kỹ s
TCKT : trung cấp tài chính SCV &L : sửa chữa vừa và lớn
PTCTDTSCĐB : phụ trách công tác duy tu sửa chữa đờng bộ Tài liệu tham khảo
1. Khoa Khoa học quản lý- Giáo trình Khoa học quản lý –Tập 2 – Chủ biên GS.TS. Đỗ Hoàng Toàn - Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật – 2002 - Hà Nội.
2. PGS.TS. Nguyễn Thị Liên Diệp - Quản trị học - Nhà xuất bản Thống kê – 2003 – Hà Nội.
3. TS.Nguyễn Thị Hồng Thuỷ - PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Huyền - Lý thuyết Quản trị Kinh doanh - Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật - 1997 - Hà Nội.
4. Khoa Khoa học quản lý – Giáo trình Khoa học quản lý – Tập 1- Chủ biên TS. Đoàn Thị Thu Hà- TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật - 2001 - Hà Nội.
5. Harold Koontz - Cyril O’donnell - Heinz Weihrich - Những vấn đề cốt yếu của quản lý –Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật – 2004 - Hà nội.
6. James A. F.Stoner - A.Edward Freeman - Daniel A. Gilbert. JA - Management - prentice - hall international. inc.
7. Quy chế, điều lệ về chức năng và nhiệm vụ hoạt động của công ty QL & SC đờng bộ 234.
8. Báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2003, mục tiêu