III. Nguyên nhân của những tồn tại
1. Nguyên nhân chủ quan
Trớc những tồn tại tại xí nghiệp, ngời viết đã cố gắng tìm hiểu và nhận thấy do một số nguyên nhân sau. Các nguyên nhân đợc sắp xếp theo sự quan trọng giảm dần của nó.
1.1. V75 cha thực sự thấy hết đợc tầm quan trọng của công tác xây dựng ngân sách. sách.
Đây có thể nói là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc ngân sách đợc thiết lập tại đây còn nặng về hình thức. Chủ yếu xí nghiệp lập với mục đích báo cáo với Bộ chủ quản. Chính vì thế tiến độ xây dựng kế hoạch ngân sách rất chậm, thờng là đã sang đến quí I năm sau mới hoàn thành.
Xem xét một số chỉ tiêu của doanh nghiệp cho thấy, hầu nh các chỉ tiêu về doanh thu và chi phí đều vợt kế hoạch đề ra, và kế hoạch doanh thu năm sau đợc lập thấp hơn hẳn so với thực hiện của năm trớc.
Bảng 17: Một số chỉ tiêu chính trong BCKQKD qua các năm
2002 2003 2004 Kh Th h tkh Kh Th h tkh Kh Th h tkh
Tổng doanh thu thuần 9637614857 10153655001 5.4% 9616612000 10269799000 6.8% 9729717000 11124956600
1 4.3% Tổng chi phí 9524148000 10057155001 5.6% 9576195000 10221795000 6.7% 9520626000 11008837302 1 5.6% Lợi tức trớc thuế 113466857 96500000 -15.0% 40417000 48004000 18.8% 209091000 116119298 - 44.5%
8500000000 9000000000 9500000000 10000000000 10500000000 11000000000 11500000000 đồng Kh Th Kh Th Kh Th 2002 2003 2004 Năm Biểu đồ 2: Kế hoạch và thực hiện Tổng doanh thu thuần qua các năm
Tổng doanh thu thuần
Đây chính là minh chứng cho việc thiết lập kế hoạch nặng về tính hình thức. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, ngoài việc phơng tiện vận tải của xí nghiệp không đợc đổi mới, phải chăng còn do việc trình duyệt lên Bộ đã khiến họ mong muốn đạt đợc thành tích, nên đã thiết lập dự báo ngân sách năm sau thấp hơn hẳn năm trớc, để luôn hoàn thành kế hoạch đề ra?
Thực sự vai trò của kế hoạch ngân sách đối với doanh nghiệp là rất lớn. Bởi vì doanh nghiệp luôn bị động với những kế hoạch vận chuyển của trên giao. Nếu ngân sách đợc thiết lập một cách đầy đủ và hệ thống thì công việc sẽ giảm nhẹ rất nhiều.
Ngân sách đợc lập không phải với ý nghĩa thực sự của nó là hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lí dẫn đến các báo cáo ngân sách đợc trình bày còn thiếu và cha chi tiết. Khi đợc hỏi đến công tác kế hoạch, mọi ngời ở đây đều không mấy thiện cảm vì họ vẫn cho đó là một việc làm tốn nhiều thời gian, và chỉ dùng để báo cáo với Bộ chủ quản. Kế hoạch ngân sách đợc hiểu nhầm là việc quản lí ngân sách nhà nớc cấp. Họ vẫn đang làm kế hoạch ngân sách nhng lại không biết là mình đang làm.
Chính vì cha thấy hết đợc vai trò của kế hoạch ngân sách mà công tác kiểm soát ngân sách gần nh không đợc tiến hành. Ngay từ lúc xây dựng các nhà hoạch định ngân sách đã cha quan tâm đến vấn đề kiểm soát ngân sách nên mới xây dựng ngân sách với kì ngân sách cho cả năm dài. Kì ngân sách kéo dài nh vậy không phản ánh đợc tình hình của doanh nghiệp, vì thế nếu có tiến hành kiểm soát
cũng không có ý nghĩa. Kiểm soát ngân sách chỉ đợc tiến hành khi có chỉ thị trên giao, nhng thờng thì chỉ là việc đánh giá hoàn thành kế hoạch.
Các chỉ tiêu sau đợc trích từ trong báo cáo tổng kết thi đua năm 2004:
- Sản lợng vận tải; 1.630.553 km đạt 105.19% kế hoạch
- Sản lợng sửa chữa- bảo dỡng: 957.8 BD II đạt 91% kế hoạch
- Tổng doanh thu: 10.130.000.000 đạt 104.6% kế hoạch
- Tổng quĩ lơng thực hiện: 2.496.000.000 đạt 104% kế hoạch
- Nộp ngân sách: 273.700.000 đạt 101% kế hoạch
- Lãi: 150.000.000 đạt 118% kế hoạch
- Lao động bình quân thực hiện: 154 ngời đạt 81.05% kế hoạch
Các chỉ tiêu đợc sử dụng để so sánh nhng không việc giải thích những con số tăng giảm còn chung chung. Kinh nghiệm thu đợc từ việc đánh giá còn cha nhiều.
1.2. Các phơng tiện kĩ thuật và phơng pháp dùng cho việc lập kế hoạch còn thiếu, không đồng bộ và còn nhiều bất cập.
Việc lập kế hoạch đòi hỏi phải đầy đủ thông tin và những phơng tiện có liên quan nh mẫu kế hoạch, mẫu báo cáo, phơng pháp tính toán Tuy nhiên, hiện nay,… tại xí nghiệp, các máy móc thiết bị hầu nh đã đợc sử dụng trên 10 năm nên rất hay hỏng và chậm chạp. Các thiết bị dùng cho việc thu thập thông tin, tăng sự trao đổi giữa các nhân viên trong cơ quan: mạng nội bộ, Internet tuy đã đ… ợc thiết lập nh- ng hiện nay không sử dụng đợc. Vì thế việc chuẩn bị thông tin cho công tác xây dựng ngân sách đợc tiến hành chủ yếu bằng văn bản đã làm cho công tác xây dựng ngân sách vốn không phải một sớm một chiều trở nên nặng nề hơn.
Mẫu ngân sách của xí nghiệp phải đợc thiết lập rất chi tiết để đảm bảo tính riêng đợc phần công ích và kinh doanh. Mặc dù công tác này hiện nay đã xí nghiệp đã làm khá tốt nhng những biểu mẫu còn cha đợc gọn nhẹ, tiện lợi nên công việc điền biểu mẫu đã làm các cán bộ nhân viên khá là vất vả.
Xí nghiệp cũng không áp dụng mô hình xây dựng kế hoạch ngân sách trong việc thiết lập các báo cáo ngân sách nh các doanh nghiệp khác vì thế các báo cáo
ngân sách chỉ đợc thiết lập ở dạng sơ lợc, không có báo cáo lu chuyển tiền tệ dự báo và bảng cân đối kế toán dự báo.
Phơng pháp dùng để tính toán doanh thu là hợp lí nhng chỉ tiêu bình quân vận tải không dựa trên cơ sở thực tế và không đợc thuyết minh cụ thể trong kế hoạch. Hầu hết các chỉ tiêu dự tính đều đợc thiết lập trên cơ sở năng lực hiện tại đã làm cho ngân sách không có những bớc đột phá và cơ sở cho những kế hoạch hành động phát huy u thế của nó.
1.3. Các phòng ban kiêm nhiệm quá nhiều chức năng.
Điều dễ nhận thấy là các phòng ban tại xí nghiệp có rất nhiều chức năng khác nhau, nhng cán bộ hoạt động thì rất ít. Phòng kế hoạch điều vận có 4 ngời, phòng Kế toán-thống kê- tài chính có 4 ngời thay nhau làm rất nhiều các công việc… khác nhau. Vì thế thờng thì những bản kế hoạch ngân sách đợc giao cho một ai đó trong phòng phụ trách nên chắc rằng không tránh khỏi những ý kiến chủ quan. Kế hoạch ngân sách không thể hiện đợc đúng yêu cầu của nó là tăng sự tham gia của mọi ngời. Vì chính họ mới là ngời trực tiếp chi và thu những ngân sách đó. Đây cũng là nguyên nhân khiến họ không hiểu hết về kế hoạch ngân sách, làm cho kế hoạch ngân sách thực sự xa lạ với phần lớn nhân viên ở đây.
Ngân sách là vấn đề liên quan đến mọi mặt của doanh nghiệp nên sự phối hợp giữa các phòng ban là cần thiết. Tuy nhiên, sự trao đổi giữa các phòng ban trong công ty đợc thực hiện qua Ban kế hoạch vào cuối quí III, đã làm cho công việc dự toán trở nên cập dập nếu cần chỉnh sửa. Bản ngân sách bị mất đi sự chuẩn bị chu đáo…
1.4. Cán bộ còn cha đợc trang bị về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch ngân sách
Bên cạnh việc xí nghiệp còn cha đánh giá hết tầm quan trọng của kế hoạch ngân sách thì việc cán bộ không quan tâm và không đợc đầu t để nâng cao trình độ lập kế hoạch cũng là điều dễ hiểu. Việc lập kế hoạch phải cần có một sự đầu t đúng mức. Bao gồm khả năng thu thập thông tin từ các cơ quan chính phủ trong việc tiến hành các hội nghị quan trọng; dự tính đợc doanh thu của xí nghiệp; khả năng dự toán những thay đổi bởi những tác động bên ngoài đến việc thiết lập… các kế hoạch và đặc biệt là khả năng kiểm soát những chênh lệch để đảm bảo
đúng kế hoạch. Cán bộ kế hoạch phải là ngời am hiểu về mọi vấn đề. Tuy nhiên, hiện tại xí nghiệp cha thực sự có đợc những cán bộ đợc trang bị đầy đủ về công tác hoạch định ngân sách nói riêng và quản lí ngân sách nói chung.
Ngoài những nguyên nhân chủ quan trên, những nguyên nhân khách quan cũng ảnh hởng không nhỏ đến những tồn tại của công tác hoạch định ngân sách tại xí nghiệp