I. Giới thiệu về công ty
2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty:
Công ty TNHH Thơng mại Ngọc Thanh là một công ty kinh doanh buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng, dịch vụ thơng mại, đại lý mua bán ký gửi hàng hoá,thiết bị điện tử viễn thông, xe gắn máy
Do sở thích và nhu cầu của thị trờng luôn luôn thay đổi đòi hỏi Công ty phải thờng xuyên tổ chức nghiên cứu thị trờng nâng cao chất lợng kinh doanh nhằm chiếm lĩnh thị trờng.
Xây dựng tổ chức tốt công tác kinh doanh cung ứng mở rộng phạm vi tiêu thụ, tìm thêm nguồn hàng mới thích hợp, quản lý khai thác và sử dụng nguồn vốn vay có hiệu quả nhằm đảm bảo và phát triển nguồn vốn cho Công ty.
Công ty luôn hoạt động theo đúng phát luật thực hiện và tuân thủ các chế độ nguyên tắc quản lý của Nhà nớc ban hành, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc, kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký.
Xây dựng các dự án thầu với các đài truyền hình địa phơng để lắp đặt hệ thống thu phát truyền hình trên cả nớc
- Lắp đặt hệ thống truyền hình ở các tỉnh vùng sâu, vùg xa nh Lào Cai, Yên Bái.
Với chức năng là một công ty thơng mại ccông ty đã nhập khẩu thêm một số mặt hàng nh nhập khâue xe gắn máy về thị trờng Việt Nam.
Năm 2000 công ty chỉ có một trụ sở tại 21 Tông Đản đến năm 2002 công ty đã mở thêm chi nhánh tai số 5 Trần Khánh D.
Với mục tiêu chất lợng và giá cả công ty luôn tìm kiếm thị trờng,cải tiến chất lợng mẫu mã hàng hoá phù hợpvới thị hiếu và nhu cầu của khách hàng.
- Hàng tiêu dùng - Hoá chất
- Thiết bị điện tử viễn thông - Xe gắn máy
2.1. Lựa chọn phơng thức và điều kiện thanh toán thích hợp
Với đặc thu của công ty là hàng thiết bị viễn thông và xe găn máy nên nhập khẩu là chủ yếu. Vì vậy công ty canà lựa chọn bên bán sao cho việc nhập hàng đựoc nhanh chóng và thanh toán thuận tiện lợi.
Tuy thuộc vào quy mô của hợp đồng ngoại thơng mà hợp đồng nhập khẩu có thể đợc thanh toán bằng điện chuyển tiền T/T(. ……….) trả trớc hoặc sau khi nhận hàng, thu ítn dụgn không huỷ ngay (irerocable L/C) trả tiền ngay hoặc trả chậm sau 30 ngày, 60 ngày hay, 90 ngày.
Vơi các lô hàng lớn hoặc với khách hàng lần đầu giao dịch, công ty FPT thờng thanh toán bằng L/C không huỷ ngang mở qua Việt Combank và luôn cố gắng đàm phán với các nhà cung cấp chấp nhận phơng thức thanh toán trả chậm. đối với các nhà cung cấp mà công ty thờng xuyên đặt hàng thì chấp nhận trả chậm 60 ngày. với một số hàng đặt hàng ít thờng xuyên hơn thì họ chỉ chấp nhận dùng phơng thức trả chậm 30 ngày.
Trong các hợp đồng thanh toán hàng nhập khẩu, công ty phahỉ chú trọng đến các điều kiện về tiền tệ, thời gian thanh toán, phơng thức thanh toán và ngan hàng mở, ngần hàng bên bán. Bởi những điều kiện này ảnh hởng trực tiếp đến kế hoạch thanh toán của công ty cho nên công ty thờng sử dụng 2 phơng thức thanh toán T/T và L/C, bởi do những đặc tính u việt của 2 phơng thức này và chúng cũng phù hợp với khả năng thanh toán của công ty.
Ngoài các điêu khoản chủ yếu của hợp đồng giao dịch nh chủng loại hàng hoá, mẫu mã, tiêu chuẩn đóng gói, giá FOB hay CIF Công ty luôn chọn cách…
chủ yuêú là thanh toán bằng đồng USD. Trong suốt thời gain dài trớc năm 1997 việt nam áp dụng khác chính sách tỷ giá hối đoái ổn định giữa VNĐ và USD, kiền chế lạm phát, ổn định sức mua của dân c, tạo môi trờng làm ăn thuận lợi và đặc biệt là mở rộng thị trờng hàgn điện tử viễn thông.
Vấn đề L/C trả chậm liên quan đến tín dụng vốn không tạo điều kiện cho công ty bán xong mới trả tiền. Tuy nhiên do quy định của ngân hàng ngoại th- ơng việt nam phải ký quỹ (Deposit) đối với các loại L/C trả chậm để làm hạn chế nhiều đến công việc kinh doanh của công ty
Thông thờng tỷ lệ ký quỹ là 30% của toàn bộ giá trị L/C.
Ngợc lại đối với số lợng hàng có giá trị nhỏ, nhập hàng đơn lẻ công ty th- ờng thanh toán bằng điện chuyển tiền T?T.
Thanh toán bằng L/C không huỷ ngang đảm bảo quyền lợi cho công ty và khi gặp điều không may còn có cơ sở để kiện tụng, xem xét các vấn đề liên quan.
Để cho qúa trình thanh toán hàng nhập khẩu diễn ra một cách nhịp nhàng thuận tiện thì các khẩu đầu tiên nh đàm phán, ký kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng của công ty theo đúng nguyên tắc, đúng quy định pháp luật và tiết kiệm chi phí nhất.
2.2. Quy trình thanh toán.
Thanh toán bằng điện chuyển tiền T/T (Telegraphic Transfer) sau khi công ty ký kết hợp đồng ngoại thơng với các đối tác nớc ngoài để nhập khẩu máy móc hoặc và khi nhận đợc hàng hoá thì công ty sẽ yêu cầu ngân hàng trả tiền cho bên bán bằng điện chuyển tiền.
Đây là phơng thức thanh toán phổ biến áp dụng cho các hợp đồng có giá trị nhỏ từ vai chục ngàn USD mỹ trở xuống chủ yếu là chuyển tiền sau khi nhận hàng tạo điều kiện phần nào về vốn kinh doanh cho công ty.
Thanh toán bằng T/T trớc cũng đợc áp dụng ở công ty trong những trờng hợp kinh doanh với bạn hàng mới hoặc khi công ty cần gấp hàng để bán trong nớc và phục vụ các dự án.
- Thanh toán bằng th tín dụng (Letter of Credit – L/c0
Nghiệp vụ thanh toán bằng th tín dụng đợc áp dụng phổ biến ở nớc ta, đây là một hoạt động không thể thiếu đợc trong thanh toán xuất nhập khẩu. Thanh toán bằng th tin dụng có nhiều u điểm phù hợp với các công ty ở việt nam.
Quy trình thanh toán bằng L/C rất phức tạp đòi hỏi cán bộ quản lý công tác này cần tuân theo quy định của hệ thông ngân hàng ngoại thơng việt nam và tổ chức thanh toán quốc tế.
Khi mở L/C, công ty mở L/c không huỷ ngang cho phép xuất trình chứng từ trong vòng 21 ngày kể từ ngày giao hàng cuối cùng tại ngân hàng của ngời bán tức ngân hàng thông báo. Công ty thơng mở L/c tại việt Combank với số tiền ký quỹ mở L/c là 30% giá trị hộ ngời nhập khẩu mà bao gồm những hoạt động khác nhau để đảm bảo hoạt động thanh toán diễn ra theo đúng quy định.
3. Cơ cấu tổ chức của Công ty:
Đợc thể hiện qua sơ đồ dới đây
Sơ đồ - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Phòng kinh doanh Phòng Kế toán Phòng tổ chức
* Chức năng chính của các phòng ban nh sau:
- Giám đốc: chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Thực hiện ký kết hợp đồng, huy động vốn và tiêu thụ sản phẩm.
- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ khai thác thị trờng, lập kế hoạch nhập xuất khẩu hàng hoá. Dới Giám đốc có 1 Phó giám đốc kiêm trởng phòng kinh doanh, trực tiếp chỉ đạo phòng kinh doanh bán hàng đảm bảo hoàn thành kế hoạch mà công ty đã đề ra.
- Phòng kế toán: hạch toán mọi nghiệp vụ phát sinh của Công ty, quản lý vốn kinh doanh, hạch toán lãi lỗ, theo dõi và quản lý tài sản của Công ty, theo dõi công nợ và tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc thực hiện tổ chức hạch toán kế toán theo đúng chính sách, chế độ kế toán hiện hành.
- Phòng tổ chức: có nhiệm vụ tham mu giúp việc cho Giám đốc về công tác quản lý tổ chức nhân sự, bộ máy quản lý, công tác lao động tiền lơng, đào tạo tuyển dụng lao động.