Là một trong những ngành kinh tế trọng điểm của Việt nam, Tổng công ty Giấy Việt nam đã có một lịch sử lâu dài về quá trình phát triển và lớn mạnh.Tổng công ty là doanh nghiệp Nhà nớc thuộc Bộ Công nghiệp và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Công nghiệp, các Bộ, cơ quan trực thuộc Chính Phủ, UBND tỉnh và Thành phố trực thuộc Trung ơng.Tổng công ty Giấy là doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong tổng số vốn do Tổng công ty quản lý, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu để giao dịch theo qui định của Nhà nớc.
Tên giao dịch quốc tế là:
vietnam paper corporation, viết tắt là vinapimex.
Trụ sở chính đặt tại 25A Lý Thờng Kiệt- Hoàn Kiếm- Hà Nội.
Tổng công ty Giấy Việt nam đợc thành lập theo quyết định số 256/TTG ngày 29/4/1995 của Thủ tớng Chính phủ và Nghị định số 52/CP ngày 02/8/1995 của Chính phủ ban hành Điều lệ về tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Giấy Việt nam.
Tổng công ty Giấy Việt nam là doanh nghiệp Nhà nớc có qui mô lớn nhất toàn ngành Giấy, bao gồm các thành viên là doanh nghiệp hạch toán độc lập, đơn vị hạch
toán phụ thuộc và các đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ, thông tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động trong lĩnh vực công nghệ giấy và trồng rừng nguyên liệu giấy, nhằm tăng cờng tích tụ, tập trung, phân công chuyên môn hoá và hợp tác sản xuất thực hiện nhiệm vụ Nhà nớc giao, nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và của toàn Tổng công ty, đáp ứng nhu cầu về giấy của thị trờng.
Ngoài ra,Tổng công ty còn có nhiệm vụ cung ứng vật t, nguyên liệu, phụ liệu, phụ tùng, thiết bị cho toàn ngành Giấy. Đồng thời, Tổng công ty thực hiện xuất nhập khẩu giấy và các loại hàng hoá khác có liên quan đến ngành giấy theo qui định của pháp luật Việt nam.
1.2.Chức năng hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy của Tổng công ty Giấy Việt nam.
1.2.1.Chức năng hoạt động của Tổng công ty.
-Tổng công ty chịu sự quản lý nhà nớc của Bộ công nghiệp nhẹ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính Phủ, UBND tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ơng với t cách là các cơ quan quản lý Nhà nớc.
-Tổng công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác của Nhà nớc giao theo qui định của pháp luật và có quyền giao lại cho các đơn vị thành viên quản lý, sử dụng.
-Tổng công ty có quyền đầu t, liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, mua một phần hoặc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khác theo qui định của pháp luật.
-Tổng công ty có quyền chuyển nhợng, cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản thuộc quyền quản lý của Tổng công ty.
-Tổng công ty có quyền tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh, đổi mới công nghệ, trang thiết bị.
-Đợc mời và tiếp đối tác kinh doanh nớc ngoài. Đợc sử dụng vốn và các quỹ của Tổng công ty để phục vụ kịp thời các nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn có hiệu quả. Đợc hởng các chế độ u đãi đầu t hoặc tái đầu t theo quy định của Nhà nớc.
-Tổng công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán tập trung đối với các đơn vị trực thuộc Tổng công ty và hạch toán kinh tế tổng hợp trên cơ sở hạch toán đầy đủ của các đơn vị thành viên. Các đơn vị trực thuộc Tổng công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ.
Các đơn vị thành viên của Tổng công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế, có t cách pháp nhân, tài khoản tại ngân hàng và con dấu riêng, có Điều lệ hoạt động theo quy định của Nhà nớc và của Tổng công ty.
Các đơn vị thành viên và đơn vị sự nghiệp gồm:
1. Văn phòng Tổng công ty. 2. Công ty Giấy Bãi Bằng. 3. Công ty Giấy Việt Trì.
4. Nhà máy Giấy Hoàng Văn Thụ.
5. Nhà máy Giấy Vạn Điểm. 6. Nhà máy Giấy Hoà Bình.
7. Công ty In và Văn hoá phẩm Phúc Yên. 8. Viện Công nghiệp giấy và Xenluylô.
9. Trờng Đào tạo nghề Giấy.
10.Trung tâm nghiên cứu cây Nguyên liệu Giấy. 11.Công ty Diêm Thống Nhất
12.Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà.
13.Công ty Giấy Tân Mai. 14.Công ty Giấy Đồng Nai. 15.Nhà máy Giấy Bình An. 16.Công ty Giấy Viễn Đông.
17.Công ty Diêm Hoà Bình.
18.Công ty Gỗ Đồng Nai.
19.Công ty Nguyên liệu Giấy Vĩnh Phú. 20.Công ty Nguyên liệu Giấy Đồng Nai.
Đơn vị trực thuộc:
Chi nhánh Tổng công ty ( đặt tại TP HCM ).
Từ khi thành lập cho đến nay, thực hiện kinh doanh riêng trong các lĩnh
vực
giấy- một trong bẩy mặt hàng thiết yếu và quan trọng đợc sự bảo hộ của Nhà nớc, Tổng công ty Giấy luôn hoạt động có hiệu quả và là một trong không nhiều Tổng công ty thực hiện tốt chế độ Nhà nớc ban hành trong điều kiện hiện nay.Tổng công ty Giấy luôn bảo toàn phát triển vốn, mở rộng lĩnh vực hoạt động và thực hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc.Tổng công ty Giấy Việt nam đã giữ một vị trí quan trọng trong việc phát triển ngành giấy ở nớc ta.
2.2.Cơ cấu bộ máy tổ chức điều hành của Tổng công ty.
Tổ chức quản lý kinh doanh là một hệ thống bao gồm bộ phận lãnh đạo, các phòng ban quản lý và các đơn vị sản xuất cơ sở đợc tổ chức ra nhằm thực hiện chức năng quản lý toàn diện trên các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và đời sống của công nhân viên trong toàn doanh nghiệp.
Theo mô hình tổ chức quản lý kinh doanh kiểu Tổng công ty, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Tổng công ty Giấy bao gồm:
• Hội đồng quản trị, ban kiểm soát.
• Tổng giám đốc và các bộ máy giúp việc. • Các đơn vị thành viên của Tổng công ty.
Bộ trởng Bộ công nghiệp quyết định bổ nhiệm Phó Tổng giám đốc và kế toán trởng Tổng công ty do hội đồng quản trị trình trên cơ sở đề nghị của Tổng giám đốc Tổng công ty.
Bộ máy quản lý của Tổng công ty do Tổng giám đốc qui định theo điều lệ của Tổng công ty đợc phê duyệt đảm bảo gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả bao gồm các phòng theo sơ đồ sau:
Sơ đồ : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của tổng công ty.
1.3.Tổ chức bộ máy kế toán.
Tổng công ty Giấy là một đơn vị có mạng lới hoạt động rộng rãi bao gồm nhiều đơn vị thành viên, sự nghiệp tiến hành từ sản xuất kinh doanh các mặt hàng giấy, xuất nhập khẩu và uỷ thác xuất nhập khẩu nguyên liệu để sản xuất giấy và máy móc, các thiết bị mặt hàng có liên quan đến sản xuất, kinh doanh giấy, cho đến nghiên cứu cây trồng nguyên liệu và đào tạo cán bộ ngành giấy....Căn cứ vào đặc điểm, tính chất và qui mô hoạt động kinh doanh của mình cũng nh của các đơn vị sự nghiệp, dựa vào sự phân cấp quản lý kinh tế nội bộ ,căn cứ vào đội ngũ cán bộ chuyên môn cũng nh căn cứ vào khối lợng, tính chất công việc kế toán, Tổng công ty Giấy đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán.
Hội đồng quản trị Ban giám đốc Văn phòng Phòng tài chính kế toán Phòng xuất nhập khẩu Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng dự án Phòng nguyên liệu Phòng quản lý kỹ thuật Phòng kiểm toán nội bộ Công ty giấy Bãi Bằng Công ty giấy Tân Mai Công ty VPP Hồng Hà Công ty gỗ Đồng Nai Trờng đào tạo nghề giấy Viện nghiên cứu giấy và xenluylo
Theo mô hình này, ở Tổng công ty có phòng kế toán trung tâm làm nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở văn phòng Tổng công ty, kiểm tra hớng dẫn công tác kế toán toàn Tổng công ty, tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán toàn Tổng công ty.
Ơ các đơn vị thành viên đều có phòng kế toán riêng thực hiện công tác hạch toán hoàn chỉnh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc đơn vị mình theo sự phân cấp của phòng kế toán Tổng công ty, lập các báo cáo cần thiết gửi lên phòng kế toán trung tâm của Tổng công ty.
Ơ đơn vị phụ thuộc (chi nhánh Tổng công ty đặt tại TP HCM ), do vị trí đại lý cách xa Tổng công ty do đó, phòng Tài chính kế toán tại chi nhánh thực hiện hạch toán tơng đối hoàn chỉnh giúp kế toán trởng thực hiện công việc hạch toán đợc thuận tiện và chính xác.
Phòng Tài chính kế toán của Tổng công ty có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể sau:
Chức năng: Giúp Tổng giám đốc trong lĩnh vực tài chính và kế toán tổng hợp về vốn, chi phí sản xuất, tiêu thụ sản phẩm và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Tổng công ty. Tổ chức, chỉ đạo, hớng dẫn công tác kế toán, hạch toán kinh tế ở các đơn vị thành viên và đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát tài chính theo qui định của Nhà nớc.
Nhiệm vụ:
• Cân đối vốn hiện có của các đơn vị thành viên để lập phơng án giúp Tổng giám đốc giao lại vốn và các nguồn lực khác đã nhận của Nhà nớc cho các đơn vị thành viên. Điều chỉnh vốn tăng, giảm khi có sự thay đổi nhiệm vụ hoặc qui mô phát triển sản xuất của các đơn vị thành viên theo quyết định của Tổng giám đốc.
• Thực hiện thủ tục điều hoà vốn ngân sách Nhà nớc cấp giữa các doanh nghiệp trong nội bộ của Tổng công ty theo quyết định của Tổng giám đốc. Theo dõi chặt chẽ việc giao nhận vốn, nghĩa vụ nộp tiền sử dụng vốn cũng nh quản lý vốn theo chế độ hiện hành giữa các thành viên đợc điều hoà vốn.
• Xây dựng và thực hiện phơng án huy động vốn, cho vay vốn phục vụ nhu cầu vốn của Tổng công ty và các đơn vị thành viên.
• Xây dựng kế hoạch tài chính năm của toàn Tổng công ty trên cơ sở kế hoạch tài chính của các đơn vị thành viên.
• Kiểm tra và kiến nghị Tổng công ty bảo lãnh đối với các khoản vay tín dụng của các đơn vị thành viên. Thực hiện vốn vay tín dụng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trực tiếp của Tổng công ty.
• Thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách theo chế độ hiện hành.Quản lý và hạch toán các loại quỹ của Tổng công ty đợc trích lập theo qui định của Bộ tài chính.
• Tổ chức hạch toán tổng hợp các loại vốn, quỹ, tổng hợp giá thành, kết quả sản xuất kinh doanh trên cơ sở báo cáo quyết toán của các đơn vị thành viên.
• Hạch toán kinh tế đối với phần trực tiếp kinh doanh tại văn phòng Tổng công ty và của chi nhánh Tổng công ty đặt tại TP HCM.
• Kiểm tra và chủ trì xét duyệt quyết toán cho các đơn vị thành viên. Tổng hợp báo cáo quyết toán của toàn Tổng công ty trình Bộ tài chính xét duyệt.
• Thực hiện báo cáo kế toán định kì của Tổng công ty và các đơn vị thành viên theo qui định của Nhà nớc. Lập báo cáo tài chính tổng hợp hàng năm của Tổng công ty trên cơ sở tổng hợp các Bảng cân đối tài sản của các đơn vị thành viên trình Hội đồng quản trị để công bố báo cáo tài chính hàng năm theo qui định của Bộ tài chính.
• Kết hợp với các phòng liên quan chủ trì phân tích hoạt động kinh tế định kì của toàn Tổng công ty.
• Quy định các biểu mẫu báo cáo kế toán nội bộ Tổng công ty (ngoài các biểu báo cáo theo qui định của Nhà nớc ) để phục vụ cho yêu cầu quản lý tổng hợp của Tổng công ty.
• Tổ chức phổ biến, hớng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính , kế toán Nhà nớc và các qui định của Tổng công ty cho các đơn vị thành viên.
-Đại diện cho Tổng công ty làm việc với các cơ quan Nhà nớc trong lĩnh vực tàu chính- kế toán. Giải quyết những vấn đề có liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán.
-Có quyền yêu cầu tất cả các phòng ban trong Tổng công ty và các đơn vị thành viên chuyển đầy đủ kịp thời những tài liệu pháp quy và các tài liệu khác cần thiết cho công việc kế toán.
-Có quyền kiểm tra sổ sách, chứng từ kế toán của các đơn vị thành viên khi có dấu hiệu vi phạm pháp lệnh kế toán và thống kê của Nhà nớc ban hành.
-Đợc quyền kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính của Tổng công ty và các đơn vị thành viên và tham gia kí kết, kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế của Tổng công ty.
-Phòng Kế toán- tài chính đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó tổng giám đốc kinh tế- tài chính. Ngoài ra còn chịu sự chi phối của các Phó tổng giám đốc Tổng công ty theo từng lĩnh vực và những công việc khác có liên quan đến phòng.
Phòng Tài chính kế toán tại Tổng công ty Giấy bao gồm 11 ngời đợc bố trí tại hai địa điểm, văn phòng chính tại Hà nội gồm 06 ngời, chịu trách nhiệm chính trớc Tổng giám đốc toàn bộ tình hình hoạt động về tài chính- kế toán của Tổng công ty, tổ chức lập báo cáo, tổng hợp toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, chỉ đạo toàn bộ các hoạt động tài chính của các doanh nghiệp thành viên tại phía bắc, hớng dẫn chỉ đạo bộ phận tài chính-kế toán của Tổng công ty tại phía nam.Bộ phận tài chính - kế toán tại văn phòng của Tổng công ty đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh gồm 05 ngời có trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp các báo cáo tài chính- kế toán tại khu vực phía nam bao gồm các doanh nghiệp thành viên tại phía nam và chi nhánh Tổng công ty.
1.4.Hệ thống tài khoản và các quy chế hiện hành về công tác hạch toán kế toán.
Do trình độ phân cấp quản lý, các đơn vị thành viên tiến hành hạch toán đầy đủ cho nên tất cả các chứng từ phát sinh tại các đơn vị nào thì đợc sử dụng lu trữ tại các đơn vị đó. Phòng tài chính kế toán Tổng công ty chỉ quy định và lu trữ đối với các chứng từ phát sinh tại văn phòng phía Bắc Tổng công ty. Hệ thống chứng từ bao gồm:
Nghiệp vụ Tên chứng từ Bộ phận lập Bộ phận kế toán liên quan
Tiền mặt Phiếu thu, phiếu chi Kế toán tiền mặt Kế toán tiền mặt, kế toán liên quan
Tiền gửi và tiền vay ngân hàng
Giấy báo nợ, có, sao kê ngân hàng, sổ hạch toán chi tiết
Ngân hàng Kế toán TGNH, kế toán công nợ
Tài sản cố định và khấu hao TSCĐ
Hoá đơn mua. hoá đơn GTGT, biên bản bàn giao thanh lý, nhợng bán, bảng tính khấu hao
Bên bán, kế toán tài sản cố định, hội đồng thanh lý
Kế toán công nợ, kế toán tài sản cố định
Chi phí Chứng từ chi phí Nơi phát sinh chi phí Kế toán công nợ Mua hàng Hợp đồng ngoại, hoá đơn
GTGT, th tín dụng, biên bản kiểm nghiệm, các hoá đơn vận chuyển bốc xếp, phiếu nhập kho...
Bên bán Kế toán công nợ
Thanh toán công nợ
Chứng từ thi chi, thanh toán nội bộ, giao vốn cho các đơn vị thành viên.
Kế toán công nợ Kế toán công nợ
1.4.1.Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán đợc áp dụng tại Tổng công ty Giấy Việt nam có 100 tài khoản, trong đó có 50 tài khoản cấp 1; 35 tài khoản cấp 2 và 15 tài khoản cấp