Lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Việc hạch toán các khoản chi phí liên quan đến lao động bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương là cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của công ty, đồng thời phục vụ cho việc quản lý nhân sự.
a) Đặc điểm lao động và sử dụng lao động tại công ty: *) Đặc điểm lao động tại công ty:
Tổng số lao động hiện tại của công ty là 140 người theo cơ cấu như sau:
Chứng từ TSCĐ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 211, 214 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiết. TSCĐ Báo cáo tổng hợp TSCĐ Sổ quỹ
Quy mô và cơ cấu lao động được thể hiện qua bảng sau:
CHỈ TIÊU Năm 2008 Năm 2009 Chênh(2008/2009) lệch SLượng
(Người) Cơ cấu (%) SLượng(Người) Cơ cấu (%) SLượng(Người) Cơ cấu (%)
I- Tổng số lao động 137 100 140 100 3 3,19
1, Lao động trực tiếp 109 79,6 111 79,3 1 1,83
2, Lao động gián tiếp 28 21,4 29 20,7 2 3,57
Với đặc thù của một doanh nghiệp cung cấp dich vụ vận tải, lao động trực tiếp chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng số lao động của công ty, Công việc tuyển dụng được giao cho phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành theo quy trình được xây dựng từ trước. Hợp đồng lao động được ký kết giữa người lao động với công ty quy định rõ mức lương cấp bậc (có xét đến trình độ chuyên môn), thời gian lao động, chế độ khen thưởng, tăng lương. BHXH, BHYT… Theo đó, thời gian làm việc của nhân viên hành chính được tính theo ngày, còn đối với công nhân sản xuất ( lái, thụ xe ) là khoán.
Phòng hành chính chịu trách nhiệm theo dõi sổ lượng nhân viên hiện có thông qua hồ sơ nhân sự, bao gồm hợp đồng lao động và bảng danh sách nhân sự của công ty, đồng thời theo dõi thời gian lao động của nhân viên hành chính ở trụ sở văn phòng công ty. Hiện nay, công ty áp dụng song song 2 phương pháp tính lương: Tính lương theo thời gian đối với nhân viên quản lý và Với phương thức khoán, dối với lai, phụ xe. Theo đó:
= x
- Lương công nhân trực tiếp sản xuất (lái, phụ xe) :
Với phương thức khoán, ngoài những khoản mà công ty phải chi, lái xe chi hộ công ty bốn khoản là: lượng lái xe, dầu nhờn, xăng dầu, sửa chữa thường xuyên. Căn cứ vào doanh số phải thu trừ đi khoản lái xe đã chi còn
lại là khoản lái xe phải nộp công ty. Phương thức khoán này đã là động lực tốt để tăng năng suất lao động, thái độ phục vụ và tinh thần tự bảo quản xe.
Cuối mỗi tháng, quý, năm, công ty đều tiến hành đánh giá kết quả công việc thông qua phiếu đánh giá kết quả công việc được xây dựng phù hợp với từng chức vụ, công việc trong công ty
Hàng tháng, phòng tổ chức-hành chính trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định: BHXH, BHYT, KPCĐ để trích lập vào chi phí và khấu trừ lương công nhân viên.
b) Tổ chức hạch toán ban đầu
Chứng từ để hạch toán cơ cấu lao động là các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, khen thưởng.
Chứng từ nguồn để hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan: Giấy nghỉ phép, Bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ… do bộ phận sử dụng lao động lập.
Dựa trên các chứng từ này, phòng tổ chức-hành chính.kiểm tra lại và tính lương cho công nhân viên, lập Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng trích lập các khoản phải trích theo lương. Các bảng này được chuyển lên Giám đốc ký duyệt sau đó chuyển sang kế toán tiền lương.
Kế toán tiền lương kiểm tra lại chứng từ, lập Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn công ty và tiến hành nhập số liệu vào sổ.
Sau đó kế toán lập Giấy đề nghị thanh toán, Thũ quỹ tiến hành thanh toán lương cho công nhân viên
c) Tổ chức hạch toán chi tiết
Kế toán sử dụng sổ chi tiết các tài khoản 334 và 338 để theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng, thanh toán… cho công nhân viên trong kỳ.
Cuối kỳ, dựa trên Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng va Bảng kê trích lập các khoản phải trích theo lương, kế toán lập Bảng thanh toán lương và các khoản khác cho toàn công ty bằng phần mềm Excell và nhập số liệu vào
phần mềm kế toán. Từ đó, số liệu sẽ được tự động kết chuyển vào phần mềm kế toán có liên quan.
d) Tổ chức hạch toán tổng hợp
Hạch toán tổng hợp phần hành tiền lương và các khoản phải trích theo lương sử dụng các tài khoản:
TK 334: Phải trả công nhân viên
TK 338: Phải trả, phải nộp khác, trong đó có 4 Tài khoản chi tiết được sử dụng trong phần hành này là:
TK 3382 : KPCĐ TK 3383: BHXH TK 3384: BHYT
TK 3388: Phải trả, phải nộp khác
Quy trình ghi sổ kế toán phần hành này được khái quát như sau
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Chứng từ lao động- tiền lương Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiết TK 334, 338 -Bảng tính lương - Bảng trích lập BHXH, BHYT
2.6.Công tác lập báo cáo tài chính.
Công ty cổ phần Vận tải ô tô Điện Biên là một Doanh nghiệp cổ phần, hạch toán kế toán độc lập và lập Báo cáo tài chính giữa niên độ , vì vậy sử dụng bao gồm 4 biểu mẫu báo cáo:
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02- DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03- DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DN Các báo cáo này phản ánh một cách tổng quát tình hình chung hoạt động kinh doanh của Công ty và được lập vào cuối mỗi kỳ hạch toán.
Do công ty vẫn áp dụng theo Quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002.
- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02- DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 – DN Trước khi tiến hành lập báo cáo tài chình Công ty đã tiến hành công việc chuẩn bị lập một cách tương đối kỹ càng và đầy đủ tho đúng quy định của Nhà Nước, cụ thể:
- Kiểm tra việc ghi sổ kế toán, đảm bảo số liệu trên số kế toán đầy đủ, chính xác, chính xác, trung thực đúng với thực tế của đpn vị, trách ghi trùng, ghi sót, ghi sai số liệu, hoàn tất việc ghi sổ kế toán, thực hiện việc ghi chuyển sổ liệu giữa các sổ kế toán có liên quan, kiểm tra việc đối chiếu số
liệu ở sổ kế toán tổng hợp tương ứng thực hiện kiểm kê tài sản theo chế độ kiểm kê tài sản quy định, điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán cho phù hợp với số liệu kiểm kê, đảm bảo tính trung thực của số liệu tài sản hiện có, chuẩn bị các mẫu số cho việc lập báo cáo tài chính theo quy định, khoá sổ kế toán tại thời điểm 31/12/2006.
- Dựa vào số dư các tài khoản trên sổ cái thực hiện so sánh với các chứng từ ghi sổ và bảng chi tiết số phát sinh làm căn cứ để lập Báo cáo tài chính ngày 31/12/2006.
- Do đặc điểm hoạt dộng sản xuất kinh doanh của công ty, nên công ty sử dụng kế toán thủ công.
PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI Ô TÔ ĐIỆN BIÊN