5. Giao dịch, thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
5.2. Những vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng:
Thực hiện hợp đồng là một quá trình lâu dài đặc biệt là đối với các hợp đồng thanh toán bằng L/C (th tín dụng) và/hoặc giao hàng từng phần.
Sau hợp đồng đợc ký kết, thờng là qua fax, bên FPT sẽ tiến hành ký quỹ và mở L/C để thanh toán tại ngân hàng Ngoại thơng Việt nam (Vietcombank) hoặc ngân hàng Hàng hải Việt nam (Maritime Bank)-chi nhánh Hà nội và fax bản sao của L/C trả chậm 30 đến 60 ngày, Giao hàng từng phần có cho phép, chuyển tải
không cho phép. Thời gian xuất hiện chứng từ giao hàng là 21 ngày sau ngày phát hành vận đơn tại nớc ngời bán.
Các chứng từ yêu cầu xuất trình khi thanh toán thờng gồm: 1.Hoá đơn thơng mại.
2.Vận đơn đờng biển hoặc vận đơn đờng không. 3.Phiếu đóng gói chi tiết.
4.Giấy chứng nhận xuất xứ. 5.Giấy chứng nhận bảo hiểm.
6.Giấy chứng nhận của nhà sản xuất.
Hoá đơn của hãng DHL cho biết một bộ chứng từ gốc hoặc sao đã đợc gửi cho ngời mua. Đồng thời căn cứ vào điều kiện giao hàng sẽ thông báo cho bên chuyên chở để bố trí lịch tàu và ngày đến kho ngời giao hàng để nhận hàng. FPT đôn đốc ngời bán chuẩn bị và giao hàng cho ngời chuyên chở đúng hạn, nếu họ lỡ tiến độ sản xuất và bị chậm giao hàng, FPT sẽ sửa L/C tạo điều kiện thuận lợi cho đối tác. Chi phí L/C và điện phí sẽ do bên đề nghị sửa chịu. Yêu cầu ngời bán bộ sao chứng từ xuất hàng để phía FPT chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu; liên lạc với đại lý hãng tàu trong nớc để lấy giấy báo nhận hàng sớm nhất và tiến hành mua bảo hiểm nếu lô hàng cần thiết phải bảo hiểm.
Đối với lô hàng thanh toán bằng L/C, trên vận đơn gốc sẽ ghi “theo lệnh của ngân hàng mở” ở mục ngời nhận hàng, do đó phía FPT sẽ yêu cầu bên đối tác nớc ngoài gửi một bộ hồ sơ gốc theo đờng DHL và đơn xin ký hậu B/L (vận đơn) gốc gửi tới ngân hàng mở L/C để ký hậu. Trong trờng hợp vận đơn gốc gửi qua DHL bị vớng mắc hoặc chậm so với ngày tàu cập cảng hoặc sân bay Nội bài, FPT tiến hành làm công văn xin Ngân hàng mở L/C đứng ra bảo lãnh với đại lý hãng tàu cho phép nhận hàng với vận đơn gốc. Nếu đợc ngân hàng mở L/C đồng ý, ngân hàng sẽ gửi công văn đến đại lý hãng tàu bảo lãnh cho FPT nhận hàng và đề nghị đại lý hãng tàu giao giấy uỷ quyền ngân hàng và/hoặc lệnh giao hàng cho FPT.
Đối với lô hàng có giá trị nhỏ, thanh toán bằng điện chuyển tiền thì trên vận đơn gốc ghi đích danh ngời nhận hàng là FPT. Khi nhận đợc vận đơn gốc từ
ngời bán qua DHL, FPT chỉ việc liên hệ với đại lý hãng tàu để lấy giấy uỷ quyền và/hoặc lệnh giao hàng.
*Nhận hàng tại cảng:
Khi hàng về đến cảng Việt nam, FPT liên hệ với hãng tàu để lấy giấy báo hàng đến (notice of arival) và chuẩn bị bộ chứng từ hồ sơ nhận hàng gồm:
1.Hợp đồng 2.Bản sao L/C 3.B/L
4.Hoá đơn thơng mại 5.Giấy chứng nhận xuất xứ 6.Bảng kê chi tiết hàng hoá
Với bộ hồ sơ đầy đủ nh trên, cán bộ phụ trách nhập khẩu tiến hành tiếp nhận tại Hải quan trong trờng hợp kiểm hoá tại cửa khẩu tức cảng Hải phòng hoặc Sài Gòn. Nhng do tính chất hàng máy tính là hàng điện tử có giá trị cao, cần tránh va đập để hạn chế vớng mắc có thể phát sinh nên FPT thờng làm chuyển tiếp nhận hàng và kiểm hoá ngoài cửa khẩu.
Trong truờng hợp nhận hàng tại cửa khẩu, cán bộ của FPT sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan thành phố Hải phòng. Sau khi kiểm hoá, kẹp chì tại cửa khẩu, bộ hồ sơ giao nhận hàng sẽ đợc hoàn tất, thuê xe nhận hàng chuyên chở về Hà nội nhập kho. Quá trình nhận hàng tại cửa khẩu đơn giản hơn quá trình chuyển tiếp nếu hồ sơ thông suốt. Nhng nếu có sự sai lệch hay vớng mắc trong hồ sơ nhận hàng, ngời cán bộ đi nhận hàng rất khó xử lý, phải quay về Hà nội để giải quyết và xuống Hải phòng lần thứ hai và nhận tiếp lô hàng đó.
*Nhận hàng chuyển tiếp:
Cách thức nhận hàng chuyển tiếp đợc tiến hành nh sau:
1.Xin quyết định kiểm hoá ngoài cửa khẩu của cục Hải quan Hà nội và đăng ký kiểm hoá tại kho của công ty FPT. Thờng thì quyết định này có hiệu lực trong 1 năm, sau đó làm công văn xin lại.
2.Tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan thành phố Hà nội, vào số tờ khai Hải quan và tính thuế.
3.Mang bộ hồ sơ trong niêm phong xuống Hải quan cảng Hải phòng, phòng chuyển tiếp để tái tiếp nhận đồng thời xin lệnh giao hàng từ đầu hãng tàu, kiểm tra số kẹp chì, số container và kẹp chì Hải quan.
4.Thuê xe nhận hàng tại cửa khẩu và vận chuyển nội địa về Hà nội, đúng địa điểm đăng ký kiểm hoá.
5.Tiến hành kiểm hoá và nhập kho, hoàn tất hồ sơ nhập khẩu.
Các bớc trên đợc làm trình tự, thời gian từ 2 đến 3 ngày. Công việc này có điểm lợi là hàng hoá trong suốt quá trình vận chuyển đợc nguyên container, chỉ tiến hành bốc vác một lần tại kho FPT nên tính an toàn cao. Các vấn đề về bộ hồ sơ hàng hoá, giấy tờ, tính thuế,...nếu có khúc mắc đợc giải quyết ngay từ khâu tiếp nhận tại Hà nội, tránh đợc tình trạng có khi phải từ Hải phòng trở về Hà nội khi gặp khó khăn về các khâu giấy tờ nói trên.
*Nhận hàng nhập đờng hàng không:
Hàng nhận đờng hàng không khi về đến sân bay Nội bài sẽ có giấy báo hàng đến của đại lý hãng vận chuyển, cán bộ nhập khẩu FPT chuẩn bị hồ sơ và tiếp nhận tại Hải quan Hà Nội tơng tự đối với hàng chuyển tiếp đã đề cập ở trên. Đồng thời, liên hệ với hãng vận chuyển xin giấy uỷ quyền nhận hàng trong trờng hợp không vận đơn theo lệnh. Sau khi tiếp nhận và tính thuế xong, bộ hồ sơ sẽ đ- ợc Hải quan chuyển sang Trạm hàng hoá Gia lâm hoặc niêm phong giao cho FPT.
Cán bộ đi nhận hàng của FPT sẽ đem theo hồ sơ niêm phong cùng giấy uỷ quyền nhận hàng đến Vietnam airlines để nhận lệnh giao hàng, tái tiếp nhận hồ sơ tại Hải quan Gia lâm. Nếu hồ sơ cha thông suốt, không có sự sai sót, hàng sẽ đợc kiểm hoá, nhận hàng đồng thời hoàn tất thủ tục Hải quan.
Các bớc tiến hành nhận hàng đều theo trình tự chặt chẽ, yêu cầu cán bộ nhận hàng của FPT phải có sự phối hợp với cán bộ Hải quan. Qua mỗi bớc đều có đóng dấu và chữ ký xác nhận của cán bộ thực thi gồm dấu tiếp nhận hồ sơ, dấu tính thuế, dấu kiểm hoá, dấu chứng nhận kiểm hoá và dấu đã hoàn thành thủ tục Hải quan. Hải quan các khâu sau không có quyền sửa chữa các khâu trớc, nếu phát hiện sai sót thì cán bộ Hải quan khâu phải cùng giải quyết sửa đổi kịp
thời. Mục đích nhằm phân rõ trách nhiệm của các phòng, ban Hải quan và khách đi nhận hàng, tránh đợc nhiều phiền nhiễu và nhầm lẫn từ phía Hải quan hoặc hành động thông đồng giữa Hải quan và phía khách đi nhận hàng.
Đối với trờng hợp hồ sơ nhận hàng có sai sót hoặc khi kiểm hoá thấy có sai sót so với hợp đồng đã ký kết hoặc bộ chứng từ đã thực hiện giữa hai bên bán và bên mua về mặt hàng hoặc số lợng, cán bộ Hải quan sẽ tuỳ từng trờng hợp cụ thể giải quyết từ phạt hành chính đến tịch thu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Tr- ờng hợp nghiêm trọng sẽ truy cứu trách nhiệm hình sự.