III. Thủ tục khiếu nại, bồi thường:
Chú thích một số loại giấy tờ trong hồ sơ khiếu nạ
Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity)
Là giấy xác nhận số lượng mà người bán giao cho người mua, có thể do công ty giám định cấp, hoặc do xí nghiệp sản xuất hàng lập và được công ty giám
định hay hải quan xác nhận, được dùng trong mua bán hàng bách hóa, hoặc loại hàng cần biết số lượng hơn trọng lượng. Nếu hàng gồm nhiều chi tiết phức tạp, thường dùng bảng kê chi tiết trong bộ chứng từ thanh toán nhưng khi hàng thanh toán là loại đồng nhất sẽ dùng giấy chứng nhận số lượng.
Nội dung: tên, địa chỉ người gởi, người nhận hàng, tên hàng, cảng đi, cảng đến, ký mã hiệu, tổng số lượng hàng và từng loại, kết luận của cơ quan lập chứng từ theo 2 cách : xác nhận số lượng hàng phù hợp với quy định của hợp đồng hoặc tính toán để nêu tổn số hàng, giúp người xem chứng từ thấy số lượng hàng phù hợp với quy định của hợp đồng.
Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight)
Là giấy xác nhận trọng lượng hàng do hải quan hoặc do công ty giám định hàng cấp, tùy theo quy định của hợp đồng. Nếu hàng có khối lượng lớn như than, ngũ cốc… giấy sẽ là một căn cứ để người mua đối chiếu giữa hàng người bán đã gởi với hàng thực nhận về khối lượng của từng mặt hàng cụ thể.
Nội dung: tên, địa chỉ người gởi, người nhận hàng, phương tiện vận
chuyển, tên hàng, trọng lượng và số lượng kê khai, cảng xếp và dỡ, ngày xếp hàng lên tàu, trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh, tên cơ quan xác nhận.
Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality)
Là giấy xác nhận phẩm chất hàng do người sản xuất hoặc cơ quan kiểm nghiệm như công ty giám định hàng hoặc tùy theo thỏa thuận của 2 bên trong hợp đồng.
Nội dung: tên, địa chỉ người gởi, người nhận hàng, phương tiện vận
chuyển, tên hàng, số hợp đồng, ký mã hiệu, trọng lượng và số lượng kê khai, cảng xếp và dỡ, ngày xếp hàng lên tàu, kết quả kiểm nghiệm, tên cơ quan xác nhận.
Phiếu đóng gói (Packing List)
Là chứng từ liệt kê chi tiết của nhiều loại kiện hàng khác nhau (thùng, kiện…) được vận chuyển trong một chuyến tàu, nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho kiểm đếm hàng trong mỗi kiện và có ích đặc biệt khi hàng gồm nhiều đặc tính
khác nhau và cung cấp nhiều dữ kiện hơn hóa đơn trong kiểm tra để biết các quy cách, đặc điểm của đơn đặt hàng có được tôn trọng không.
Phiếu đóng gói do người sản xuất hàng lập khi đóng gói hàng, gồm các chi tiết: tên người bán, tên người mua, tên hàng, số hợp đồng, số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói (thùng, bao…), số lượng hàng đựng trong kiện, trọng lượng, thể tích kiện hàng. Ngoài ra còn có thể ghi thêm : tên xí nghiệp sản xuẩt, người đóng gói và người kiểm tra kỹ thuật.
Bản lược khai hàng (Cargo Manifest)
Là bản liệt kê tóm tắt hàng được chuyên chở trên tàu, được lập khi có nhiều hàng chở trên chuyến tàu, do người vận tải lập.
Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on Receipt of Cargo: ROROC)
Sau khi hoàn thành việc dỡ hàng nhập khẩu từ tàu lên bờ, cảng (đại diện chủ hàng) phải cùng với thuyền trưởng ký một biên bản xác nhận số lượng kiện hàng đã giao và đã nhận, đó là Biên bản kết toán nhận hàng với tàu.
Để có biên bản này, trong khi dỡ hàng, Phòng thương vụ cảng cùng với nhân viên kiểm kiện của tàu theo dõi chặt chẽ việc dỡ hàng và cùng ghi chép trên “Phiếu kiểm kiện hàng dỡ”. Cuối cùng sau khi dỡ hàng xong từ tàu, mới tổng hợp con số của các “Phiếu kiểm kiện hàng dỡ”, đối chiếu với “Bản lược khai hàng” (Cargo Manifest).
ROROC là loại biên bản đối tịch, lập ra trên cơ sỏ số liệu của tàu và cảng, có chữ ký của Phòng thương vụ cảng bên cạnh chữ ký của thuyền trưởng. Thường khi buộc phải ký vào ROROC, thuyền trưởng ghi ý kiến bảo lưu như : “còn tranh chấp” hay “số lượng chính xác cần được xem xét lại với sự kiểm tra và giám sát của đại lý”. Khi lập ROROC phải có đại diện các cơ quan : hải quan, đại lý tàu biển, cảng, người nhận hàng.
ROROC chứng minh sự thừa thiếu giữa hàng thực nhận ở cảng đến so với số lượng hàng ghi trên “Bản lược khai hàng” của tàu. ROROC là một trong các
căn cứ để khiếu nại hãng tàu hoặc người bán hàng ngoài đồng thời làm căn cứ giao nhận hàng nhập với các đơn vị đặt hàng nhập khẩu.
Nội dung chủ yếu của ROROC gồm các cột :
ü Số lượng hàng căn cứ theo “Bản lược khai hàng”. ü Số lượng hàng thực nhận.
ü Chênh lệch giữa hai số liệu đó.
§ Trong khi giao nhận hàng nhập khẩu, nếu thấy hàng thừa thiếu so với số lượng ghi trên B/L, người nhận phải yêu cầu cảng cung cấp ROROC để làm cơ sở khiếu nại thuyền trưởng.
Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (Cargo Outturn Report: COR)
Khi dỡ kiện hàng từ trên tàu xuống, nếu thấy hàng bị hư, đổ vỡ, cảng và tàu phải cùng lập một biên bản về tình trạng hư, đổ vỡ của hàng: COR.
Đây là một biên bản đối tịch với sự có mặt của cảng, tàu biển. Do đó, đối với Công ty xuất nhập khẩu, chứng từ này là một bằng chứng rõ rệt để khiếu nại với tàu về trách nhiệm chăm sóc, bảo quản hàng trong hải trình.
Đối với cảng, COR nhằm phân rõ ranh giới trách nhiệm pháp lý giữa cảng với tàu trong việc bảo quản sắp xếp hàng. Thông thường, chỉ trong trường hợp tổn thất bên ngoài, dễ thấy mới lập được COR, còn đối với các tổn thất kín, khó tìm được ngay trong lúc dỡ hàng.
Nội dung: tên tàu, số hiệu hành trình, bến tàu đậu, ngày đến, ngày đi, số vận đơn, tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, hiện tượng hàng hóa.
Thư dự kháng (Letter of Reservation)
Là thư của chủ hàng (đứng tên trên hợp đồng vận tải) gởi cho thuyền trưởng để bảo lưu quyền khiếu nại của mình đối với việc tổn thất hàng.
Thư thường được lập trong các trường hợp: hàng thực tế bị hư, đổ vỡ, rách thủng, ẩm ướt, thiếu mất… mà tình trạng này chưa được ghi vào COR, hàng dễ vỡ, hư, dễ biến chất trong quá trình vận chuyển; hàng có giá trị cao dễ mất cắp hoặc khi có nghi ngờ về tình trạng tổn thất hàng, có tác dụng đòi người vận tải phải chứng minh về nguyên nhân tổn thất hàng.
Thư cần được lập trong lúc đang dỡ hàng, nếu tổn thất dễ thấy, hoặc trong vòng 3 ngày sau khi dỡ hàng và tàu chưa rời bến nếu là tổn thất khó thấy hơn.
Thư dự kháng chủ yếu gồm: mô tả hàng, nhận xét sơ bộ về hàng và sự ràng buộc trách nhiệm của người vận chuyển đối với tình trạng hàng.
2.2.3 Thời hạn khiếu nại:
- Thời hạn khiếu nại người bảo hiểm là 2 năm theo ICC 1982 và QTC 1990 kể từ ngày có tổn thất hoặc phát hiện tổn thất.
- Hồ sơ khiếu nại phải được gửi trực tiếp cho người bảo hiểm hoặc đại lý của họ trong thời gian sớm nhất nhưng không được chậm quá 9 tháng (nếu khiếu nại tổn thất có liên quan đến trách nhiệm của người thứ ba) kể từ khi hàng được dỡ khỏi tàu biển tại cảng có tên ghi trong hợp đồng bảo hiểm trừ khi có thoả thuận khác.
2.2.4 Quy trình khiếu nại
Trường hợp hàng hoá bị tổn thất, người được bảo hiểm hoặc đại diện của họ cần thực hiện các bước chính sau đây:
Ðối với hàng hoá bị tổn thất riêng
- Khi phát hiện hàng hoá bị tổn thất phải thông báo và yêu cầu người bảo hiểm hoặc đại lý của họ giám định ngay bằng cách gửi Giấy yêu cầu giám định (theo mẫu) trong vòng 60 ngày kể từ khi hàng được bốc dỡ khỏi tàu biển tại cảng có ghi tên trên đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm
- Gửi ngay Thư khiếu nại (hoặc Bảo lưu quyền khiếu nại) cho người chuyên chở hoặc chính quyền cảng về tổn thất do họ gây ra.
Ðối với tổn thất chung
- Ký vào các văn bản liên quan đến tổn thất chung theo yêu cầu của chủ tàu. - Thông báo cho người bảo hiểm để làm thủ tục bảo lãnh hoặc ký quỹ tổn thất chung.
Ðối với các tổn thất dưới 200 USD, nếu có đầy đủ chứng từ xác nhận tình trạng tổn thất do người chuyên chở hoặc người thứ ba gây ra thì không cần yêu cầu giám định.
Ðối với hàng hoá bị tổn thất toàn bộ
- Thông báo ngay cho người bảo hiểm biết mọi tin tức đã thu thập được. - Cùng với người bảo hiểm tiến hành mọi thủ tục và biện pháp giải quyết có hiệu quả kinh tế nhất.
Ðối với nghi ngờ hàng hoá có tổn thất
- Gửi ngay Thư dự kháng (Letter of Reservation) cho thuyền trưởng trong vòng 3 ngày kể từ khi lô hàng được dỡ khỏi tàu.
- Yêu cầu và tổ chức giám định đối tịch (chủ hàng, bảo hiểm, tàu) ngay trong thời gian nói trên.