- Báo cáo thẩm định, tái thẩm định - Báo cáo kiểm tra sử dụng vốn vay - Báo cáo phân tích tình hình tài chính
- Sổ theo dõi cho vay (dùng cho cán bộ tín dụng)
Ngoài ra trong thời gian cho vay có thể phát sinh 1số loại báo cáo sau: + Thông báo từ chối cho vay
+ Thông báo cho vay +Thông báo gia hạn nợ + Thông báo nợ đến hạn + Thông báo nợ quá hạn
+ Thông báo tạm ngừng cho vay + Thông báo chấm dứt cho vay
2.2. Khái quát quy trình hạch toán các phơng thức cho vay:
Trên thực tế hiện nay các Ngân hàng Thơng mại đang áp dụng chủ yếu hai phơng thức cho vay là : phơng thức cho vay từng lần (cho vay theo món) và phơng thức cho vay thờng xuyên (cho vay theo hạn mức tín dụng).
Sau đây ta đi nghiên cứu quy trình kế toán hai phơng thức cho vay từng lần và phơng tác cho vay theo hạn mức tín dụng.
2.2.1. Kế toán phơng thức cho vay từng lần : (cho vay theo món)
Phơng thức này đợc áp dụng đối với tất cả các khách hàng có nhu cầu và đề nghị vay vốn từng lần và đối với khách hàng có nhu cầu vay vốn không th- ờng xuyên. Mỗi lần vay vốn khách hàng và Ngân hàng làm thủ tục vay vốn cần thiết và ký hợp đồng tín dụng.
Quy trình xét duyệt phơng thức cho vay từng lần(cho vay theo món) .
-Trờng hợp cho vay lu vụ : đợc áp dụng đối với cho vay hộ gia đình, các cá nhân ở vùng chuyên canh trồng lúa có hai vụ liền kề :
+ Điều kiện thủ tục : hộ gia đình, cá nhân có nhu cầu lu vụ, trớc ngày đến hạn của món vay ít nhất 5 ngày phải làm giấy đề nghị lu vụ. Hộ gia đình, cá nhân phải có trách nhiệm trả đủ số lãi còn nợ của món vay trớc.
+ Thời hạn lu vụ : không quá thời hạn của một vụ kế tiếp
+ Khi có nhu cầu lu vụ, hộ gia đình, các cá nhân chỉ cần làm giấy đề nghị lu vụ không cần phải lập lại các thủ tục khác.
* Quy trình phơng thức cho vay từng lần (cho vay theo món) :
Hạch toán giai đoạn cho vay : mỗi lần vay tiền khách hàng phải làm đơn xin vay gửi tới Ngân hàng để trình bày lý do vay vốn, đây là căn cứ để Ngân hàng tính toán xem xét quyết định có nên cho vay hay không. Nếu đơn xin đợc Ngân hàng duyệt cho vay thì khách hàng vay tiền sẽ cùng Ngân hàng lập hợp đồng tín dụng. Khi lập hợp đồng tín dụng phải lập đủ số liên theo quy định của Ngân hàng và ghi đầy đủ các yếu tố đã ghi theo mẫu in sẵn để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ cho vay. Trong đó khách hàng phải cam kết việc sử dụng vốn vay đúng mục đích, trả nợ đúng hạn cả gốc và lãi.
Khách hàng lập xong hồ sơ thì cán bộ tín dụng sẽ chuyển hồ sơ cho kế toán cho vay lúc này kế toán cho vay kiểm soát thấy đủ điều kiện thì làm thủ tục nhập tài sản thế chấp, sau đó kế toán cho vay sẽ phát các chứng từ giải ngân.
Khi phát tiền vay cho khách hàng thì Ngân hàng có thể phát một lần hoặc nhiều lần phù hợp với tiến độ sử dụng vốn vay của khách hàng vay vốn. Mỗi lần nhận tiền thì khách hàng phải lập giấy nhận nợ.
các giấy tờ có liên quan khác theo yêu cầu tiền vay của khách hàng thì kế toán cho vay có thể hạch toán :
Nợ TK : cho vay trong hạn (thông thờng) tức TK của ngời vay. Có TK : tiền mặt tại quỹ (nếu vay bằng tiền mặt).
Hoặc TK của ngời thụ hởng (nếu vay bằng chuyển khoản)
Hoặc tài khoản thanh toán qua lại giữa các Ngân hàng (nếu ngời thụ h- ởng ở Ngân hàng khác).
Riêng đối với món vay có phần giá trị tài sản thế chấp, cầm cố sẽ nhập vào tài khoản ngoại bảng “tài sản thế chấp, cầm cố”.
Hạch toán giai đoạn thu nợ, thu lãi : hợp đồng tín dụng sau khi hoàn thành giải ngân thì tiền vay sẽ đợc lu trong hồ sơ vay vốn của ngời vay do thanh toán viên giữ tài khoản cho vay của ngời vay để quản lý theo dõi thu hồi nợ. Hợp đồng tín dụng trong hồ sơ vay vốn phải đợc sắp xếp một cách khoa học để theo dõi chặt chẽ kỳ hạn nợ nhằm thu hồi nợ và lãi một cách kịp thời.
+ Khi thu nợ kế toán hạch toán :
. Nếu thu nợ cả gốc và lãi cùng một thời điểm : Nợ TK : tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt)
Hoặc TK của ngời vay (nếu thu từ TK thanh toán) cả gốc và lãi. Có TK : cho vay của ngời vay (phần gốc)
Có TK : thu nhập của Ngân hàng (tài khoản thu lãi) phần lãi . Nếu thu nợ cả gốc và lãi không cùng thời điểm :
+ Bút toán giai đoạn thu lãi :
Nợ TK : tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt) hoặc tài khoản tiền gửi của ng- ời vay (nếu thu từ tài khoản tiền gửi thanh toán).
Có TK : thu nhập của Ngân hàng (tài khoản thu lãi) phần lãi + Bút toán giai đoạn thu nợ gốc :
Nợ TK : tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt) hoặc tài khoản tiền gửi của ng- ời vay (nếu thu từ tài khoản tiền gửi thanh toán).
Có TK : cho vay của ngời vay (phần gốc). + Bút toán chuyển nợ quá hạn :
Khi đến hạn mà ngời vay không trả đợc nợ và cũng không có đơn xin gia hạn thì sau 15 ngày kế toán viên sẽ tự động chuyển nợ quá hạn. Khi chuyển nợ quá hạn kế toán ghi :
Nợ : tài khoản nợ quá hạn dới 180 ngày. Có : tài khoản cho vay của ngời vay.
Xử lý lãi khi chuyển nợ quá hạn : trong trờng hợp số lãi khách hàng đến hạn không trả đợc thì Ngân hàng sau khi tính lãi sẽ hạch toán tài khoản ngoại bảng : nhập tài khoản “lãi cha thu”. Theo dõi cho đến khi nào tài khoản của khách hàng có hoặc khách hàng nộp tiền mặt thì kế toán sẽ hạch toán : xuất tài khoản “lãi cha thu” và hạch toán :
Nợ : tài khoản tiền mặt (nếu thu bằng tiền mặt) hoặc tài khoản tiền gửi của ngời vay (nếu thu từ tài khoản tiền gửi thanh toán).
Có : tài khoản thu nhập của Ngân hàng (tài khoản thu lãi). Ghi số tiền chuyển nợ quá hạn.
Nếu quá 180 ngày mà ngời vay cha trả hết nợ thì kế toán hạch toán tiếp : Nợ : tài khoản nợ quá hạn từ 181 ngày đến 360 ngày.
Có : tài khoản nợ quá hạn dới 180 ngày. Ghi số tiền chuyển nợ quá hạn.
Nếu quá một năm (12 tháng : 361 ngày trở lên) mà khách hàng vẫn cha trả hết nợ thì kế toán hạch toán :
Nợ : tài khoản nợ khó đòi.
Có : tài khoản nợ quá hạn từ 181 ngày đến 360 ngày. Ghi số tiền chuyển nợ quá hạn.
Khi thu hồi nợ kế toán xóa nợ trên hợp đồng tín dụng hoặc khế ớc vay tiền. Những khế ớc này sau khi thu nợ sẽ đóng thành tập kèm chứng từ. những hợp đồng tín dụng chỉ trả một phần còn một phần thì lu lại hồ sơ vay vốn để tiếp tục theo dõi thu nợ. Khế ớc đã chuyển nợ quá hạn thì lu ở hồ sơ nợ quá hạn.
* Ưu điểm & nhợc điểm của kế toán phơng thức cho vay từng lần : - Ưu điểm :
Ngân hàng phải thẩm định từng lần cho vay, tính toán đợc hiệu quả kinh tế của đối tợng vay từ đó đảm bảo đợc khả năng an toàn vốn cho Ngân hàng, đồng thời Ngân hàng chủ động đợc nguồn vốn của mình để đáp ứng nhu cầu vay vốn của khách hàng.