- Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
A Chu trình tiêu thụ
Chức năng
Chu trình tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu.
Các sự kiện kinh tế
- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng.
- Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng. - Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng. - Nhận tiền thanh toán.
Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng. - Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ. - Hệ thống lập hoá đơn bán hàng. - Hệ thống thu quỹ. Các chứng từ - Lệnh bán hàng (do bộ phận ghi nhận đặt hàng lập). - Phiếu gửi hàng (do bộ phận gửi hàng lập).
- Hoá đơn bán hàng (do bộ phận lập hoá đơn lập). - Phiếu thu tiền (đối với bán hàng thu tiền ngay).
- Giấy báo trả tiền do khách hàng gửi tới (đối với bán chịu), xác định số tiền thanh toán cho khoản nợ nào.
- Chứng từ ghi nhận hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán (do bộ phận lập hoá đơn lập).
~---
- Bảng phân tích nợ theo thời gian – phân tích nợ không thu hồi được (do bộ phận bán chịu lập) và chứng từ ghi sổ - căn cứ ghi việc xoá nợ khó đòi trên sổ chi tiết khách hàng và tài khoản liên quan trong sổ cái (do bộ phận kế toán lập).
Các báo cáo
- Báo cáo khách hàng: được lập định kỳ hàng tháng và gửi cho khách hàng, liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo từng khách hàng trong tháng.
- Báo cáo phân tích nợ theo thời gian: được lập hàng tháng, phân tích nợ của từng khách hàng theo số ngày nợ với giới hạn 30, 60, 90 ngày. - Báo cáo nhận tiền: liệt kê toàn bộ tiền và các sec nhận được trong ngày.
Các sổ sách kế toán
- Ba nhật ký đặc biệt: nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá hàng bán - hàng bán bị trả lại và nhật ký thu tiền.
- Một sổ chi tiết phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.