Việc kiểm tra hàng hoá trớc khi xuất khẩu là một quy trình rất quan trọng nó
đảm bảo cho việc hàng hoá đợc chuẩn bị một cách tốt nhất ,đáp ứng mọi yêu cầu và tiêu chuẩn đã quy định trong hợp đồng ngoại thơng.Việc kiểm tra hàng hoá tại chi nhánh Công ty XNK Petrolimex tại Hà Nội luôn đợc chi nhánh hết sức coi trọng vì nó ảnh hởng lớn đến uy tín kinh doanh của chi nhánh với các khách hàng.Đặc biệt với mặt hàng thiếc là loại hàng hoá mà có quy định chất lợng rất chặt chẽ.Vì trong quặng thiếc luôn có chứa các tạp chất ,một trong số đó độc hại .Do vậy chất lợng thiếc luôn đợc kiểm tra và kiểm soát chặt chẽ.Chi nhánh và các đối tác hiện nay dùng quy định tiêu chuẩn chất lợng thiếc của Việt Nam.Trong quy định tiêu chuẩn chất lợng này quy định rõ các mác thiếc (tơng ứng với hàm lợng thiếc),và còn kèm theo các tiêu chuẩn về các tạp chát có trong mỗi mác thiếc.
Biểu 9:Tiêu chuẩn chất lợng thiếc Việt Nam
ĐVT: % Mác thiếc Hàm l- ợng Sn không nhỏ hơn Hàm lợng tạp chất không lớn hơn As Fe Cu Pb Bi Sb S Tổng tạp chất Sn 99,906 99,906 0,01 0,009 0,01 0,04 0,015 0,015 0,0 0,094 Sn 99,750 99,75 0,025 0,02 0,03 0,02 0,03 0,02 0,02 0.250 Sn 99,565 99,565 0,03 0,02 0,03 0,25 0,05 0,05 0,02 0,435 Sn 98,490 98,49 0,03 0,02 0,10 1,00 0,06 0,03 0,02 1,51 Sn 96,430 96,43 0,05 0,02 0,10 3,00 0,10 0,03 0,02 3,570 (Nguồn :Trang 2/5 TCVN 2052-87)
Theo biểu 2.9 ta thấy rằng chất lợng thiếc đợc quy định rất nghiêm ngặt nó đảm bảo việc bảo vệ môi trờng và hạn chế các tạp chất,trong đó có một số tạp chất độc hại ngay trong qua trình luyện quặng đầu tiên.Quan trọng hơn thông qua
tiêu chuẩn này các đối tác có thể xử dụng chúng nh một công cụ để quy định chất lợng hàng hoá.Trong các hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi của chi nhánh hiện nay sang thị trờng Malaysia thì chi nhánh và các đối tác chỉ dùng mác thiếc Sn
99,750. Theo đó trong mặt hàng thiếc thỏi của chi nhánh xuất sang cho các khách
hàng bắt buộc phải có hàm lợng thiếc không nhỏ hơn 99,750 %.Ngoài ra nó còn phải đáp ứng một loạt các tiêu chuẩn về hàm lợng các tạp chất không đợc lớn hơn Acxen (0,025 %) ,Sắt (0,02 %) ,Đồng (0,03 %) ,Chì (0,02 %) ,Bít-mút (0,03 %) ,Antimony (0,02 v%) ,Lu huỳnh (0,02 %).
Việc kiểm tra hàng hoá đối vói mặt hàng thiếc của chi nhánh đợc kiểm tra về chất lợng ,trọng lợng ,số lợng ,độ đồng nhất.Tất cả các tiêu chí kiểm tra này chi nhánh đều thuê công ty kiểm định độc lập thực hiện.Công ty kiểm định mà chi nhánh thuê là Davicontrol.Khi có yêu cầu công ty giám định tới kho của chi nhánh giám định về số lợng và trọng lợng hàng hoá.Còn về chất lợng và độ đồng nhất thì họ sẽ lấy mẫu về giám định sau đó họ sẽ cung cấp chứng th giám định cho chi nhánh về các nội dung mà họ đã thực hiện giám định.Trong các hợp đồng mà chi nhánh ký kết với nhà cung cấp trong nớc cũng nh các hợp đồng xuất khẩu dều thoả thuận rằng kết quả giám định của Davicontrol là kết quả giám định cuối cùng đều đợc các bên chấp nhận.
Hiện nay việc kiểm tra chất lợng hàng hoá chi nhánh hoàn toàn phụ thuộc vào những đơn vị đợc thuê làm công tác kiểm định chất lợng hàng.Điều này có thể phát sinh một số khó khăn trong quá trình kinh doanh của chi nhánh do chi nhánh không thể chủ động kiểm tra đợc chất lợng của hàng hoá.
2.3.3.Thuê phơng tiện vận tải
Các hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang Malaysia của chi nhánh hầu hết đợc
ký kết theo điều kiện CFR ,một số ít đợc ký theo diều kiện CIF.Do vậy trong các hợp đồng xuất khẩu với các đối tác ở Malaysia thì chi nhánh luôn là bên có trách nhiệm trong việc thuê phơng tiện vận tải,trong trờng hợp này là vận tải đờng biển. Khi ký kết đợc hợp đồng xuất khẩu ngay lập tức chi nhánh sẽ lên kế hoạch giao hàng để phù hợp với các mốc thời gian đã thoả thuận trong hợp đồng.Trong buôn bán quốc tế ngoài việc giứ trữ tín trong việc bảo đảm chất lợng và số lợng
của hàng hoá còn phải đảm bảo đợc thời gian giao hàng theo đúng nh cam kết trong hợp động với các đối tác.Chi nhánh luôn ý thức đợc diều nay do vậy chi nhánh luôn có kế hoạch chi tiết cho từng bớc trong việc giao hàng trong đó có việc thuê phơng tiện vận tải.
Để đáp ứng yêu cầu giao hàng đúng thời gian nên chi nhánh thờng không xử dụng một hãng tầu cố định nào.Việc lựa chọn hãng vận tải cho lô hàng xuất khẩu dựa chủ yếu vào sự phù hợp , đáp ứng của hãng tầu đó về thời gian giao hàng của chi nhánh và nhiều yếu tố khác.Hiện nay hàng tuần các hãng tầu hay các đại diện của họ thờng gửi đến cho chi nhánh các bản lịch tầu.Căn cứ vào các bản lịch tầu chi nhánh sẽ lựa chọn hãng tầu phù hợp.Sau đó chi nhánh sẽ liên hệ với hãng tầu hay đại diện của họ để kiểm tra các dịch vụ nh cảng chuyển tải (thờng là Hongkong hoặc Cao Hùng ),thời gian vận tải và giá cớc.Sau khi đã tham khảo lịch tầu ,chất lợng dịch vụ và giá cớc chi nhánh mới quyết định hãng vận tải cho lô hàng và tiến hành kí kết hợp đồng vận tải.
Chi nhánh hiện nay xử dụng rất nhiều hãng tầu cho việc vận chuyển hàng hoá nh: APM, MSC, Viconship, Vosa Hải Phòng, PDZ, Vinh Hoàng Cargo, SDV, China Shipping, Maerks Sealand, Các hãng tầu này tuỳ từng thời điểm sẽ đáp… ứng đợc các yêu cầu của chi nhánh và vì thế hiện nay chi nhánh có nhiều sự chon lựa cho ngời vận tải hàng hoá.Tuy nhiên chi nhánh cũng có một số hãng tầu quen thuộc là APM và Vosa Hải Phòng thì chi nhánh sẽ tự liên hệ với họ khi có yêu cầu chuyển hàng để hỏi lịch tầu ,giá cớc và các dịch vụ khác.Chỉ khi nào hai công ty này không đáp ứng đợc yêu cầu của chi nhánh thì chi nhánh mới thuê các hãng vận tải khác.
Với hai hãng vận tải APM và Vosa Hải Phòng chi nhánh tiến hàng ký hợp đồng vận chuyển nguyên tắc tới một số thị trờng trong đó có thị trờng Malaysia theo từng năm với họ.Giá cớc sẽ thay đổi theo từng thời diểm khác nhau trong năm và do các yếu tố khác tác động tới nh giá nguyên liệu phục vụ vận tải Do… vậy khi có yêu cầu vận tải chi nhánh và hãng vận tải sẽ thoả thuận thêm về giá c- ớc và thời gian cụ thể.
Cớc phí trung bình đi các cảng của Malaysia là 145-160 USD/ctn.Chi nhánh chỉ dùng các container 20” để đóng hàng.
Thiếc thỏi mà chi nhánh hiện nay xuất sang Malaysia chỉ tới hai cảng của nớc này là Penang và Klang.
Sau khi thoả thuận với hãng tầu xong họ sẽ fax cho chi nhánh đơn xin lu khoang (booking note).Chi nhánh sẽ gửi đơn xin lu khoang này cho hãng vận tải nội mà đã ký hợp đồng từ trớc để họ liên hệ lấy container từ hãng tầu về nơi đóng hàng của chi nhánh là kho khu vực 1 Đức Giang-Gia Lâm –Hà Nội.Tại đây hàng hoá sẽ đợc kiểm tra và đóng gói theo nh yêu cầu trong hợp đồng xuất khẩu đã ký với khách hàng.Sau đó hàng sẽ đợc chất vào các container bằng xe nâng chuyên dụng.Khi hàng đã đợc xếp vào container chi nhánh sẽ tiến hành làm thủ tục Hải quan và giao cho hãng vận tải nội đa hàng từ chỗ thông quan xuống cảng Hải Phòng giao cho hãng tầu theo các quy định nh trong hợp đồng vận tải.
Nói chung quy trình thuê phơng tiện vận tải của chi nhánh hiện nay là khá thuận lợi do ở Việt Nam hiện nay có nhiều công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển theo hành trình mà chi nhánh cần gửi hàng.Tuy nhiên do giá nhiên liệu tăng cao nên giá cớc vận tải hiện nay có xu hớng tăng theo.Điều này sẽ là tăng chi phí và giảm lợi nhuận của chi nhánh và đây là thách thức của chi nhánh cần phải tìm ph- ơng án giải quyết để đảm bảo hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của mình trong thời gian tới.
2.3.4.Mua bảo hiểm cho hàng hoá
Trong các hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trờng Malaysia của chi
nhánh có một số hợp đồng đợc ký với điều kiện CIF,nên chi nhánh phải có trách nhiệm mua bảo hiểm hàng hoá cho lô hàng xuất khẩu. Do hàng hoá chuyên chở trên biển thờng gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đờng biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong buôn bán quốc tế.
Khi có nhu cầu cần mua bảo hiểm cho hàng hoá thì chi nhánh thờng chỉ mua bảo hiểm tại Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex-PJICO.Đây là một trong những công ty bảo hiểm hàng đầu tại Việt Nam hiện nay.Khi ký hợp đồng với điều kiện CIF,với trách nhiệm mua bảo hiểm chi nhánh sẽ liên hệ với công ty bảo hiểm và gửi đến công ty bảo hiểm giấy yêu cầu bảo hiểm.Sau đó chi nhánh sẽ tiến hành đàm phán với công ty bảo hiểm các nội dung của hợp đồng bảo hiểm.
Hiện nay PJICO cung cấp các hợp đồng bảo hiểm theo quy định của Quy tắc chung về bảo hiểm vận chuyển bằng đờng biển (QTCB-1998).Chi nhánh mua bảo hiểm theo điều kiện C.Theo đó giá trị bảo hiểm mà chi nhánh mua cho lô hàng sẽ là giá trị của lô hàng ở điều kiện CIF.
Vì không có nhiều các hợp đồng xuất khẩu ký theo điều kiện CIF nên chi nhánh chỉ sử dụng loại hợp đồng bảo hiểm chuyến ( Voyage Policy).
Sau khi đàm phán xong các nội dung của hợp đồng bảo hiểm và cung cấp các thông tin cần thiết nh loại hàng hoá số lợng ,cảng đi,cảng đến ,ngày khởi hành… chi nhánh sẽ ký hợp đồng bảo hiểm với công ty PJICO.Sau khi ký hợp đồng công ty sẽ thanh toán phí bảo hiểm và PJICO sẽ gửi cho chi nhánh giấy chứng nhận bảo hiểm.Trong giấy chứng nhận bảo hiểm sẽ ghi rã các nội dung nh :Tên của chi nhánh, tên hàng,trọng lợng,số tiền bảo hiểm.phí bảo hiểm ,điều kiện bảo hiểm ,Tên tầu vận chuyển,ngày khởi hành,cảng đi ,cảng đến,và tên cơ quan giám định tổn thất…
Mua bảo hiểm cho hàng hoá là một hình thức để chủ hàng hay ngời có trách nhiêm phòng ngừa các rủi ro tuy nhiên mặt hàng thiếc thỏi thì với dặc tính của hàng hoá nên trong thực tế kinh doanh của chi nhánh cha xảy ra tổn thất nào đáng kể trong quá trình vận chuyển.
Việc mua bảo hiểm hiện nay của chi nhánh hiện nay là không thờng xuyên do chi nhánh chủ yếu xuất theo phơng thức CFR.Việc mua bảo hiểm của chi nhánh cũng tơng đối thuận lợi do PJICO là một công ty thuộc ngành giầu khí nên mức độ tin tởng giữa chi nhánh và công ty bảo hiểm cao hơn các công ty khác do vậy mà việc giải quyết các nghiệp vụ liên quan cũng nhanh chóng và có mức độ an toàn cao hơn.Tuy nhiên cũng nh các công ty bảo hiểm khác việc xem xét giải quyết đơn bảo hiểm của PJICO hiện nay vẫn còn chậm mất nhiều thời gian.Đây là đặc điểm chung của các công ty kinh doanh bảo hiểm.
2.3.5.Làm thủ tục Hải quan
Sau khi thuê tầu ,thuê vận tải nội vận chuyển container của hãng tầu về kho để đóng hàng chi nhánh sẽ tiến hàng làm các thủ tục thông quan cho lô hàng.Đây
là công việc bắt buộc với tất cả các hàng hoá thông qua các cửa khẩu (gồm cả hàng hoá xuất khẩu và nhập khẩu).
Đối với mặt hàng thiếc thỏi của chi nhánh hiện nay sau khi hoàn tất các quy trình để có thể đóng hàng vào container xong chi nhánh sẽ làm thủ tục Hải quan.Địa điểm làm thủ tục hải quan của chi nhánh là tại chi cục Hải quan Gia Thuỵ thuộc chi cục Hải quan Hà Nội ,gần địa điểm kho hàng của chị nhánh nên không mất nhiều thời gian vận chuyển hàng tới chỗ thông quan.Chi nhánh sẽ phân công cán bộ chuyên trách việc thông quan tới làm thủ tục thông quan cho hàng hoá.
Để tiến hành thông quân hàng hoá chi nhánh phải lập một bộ hồ sơ Hải quan.Trong trờng hợp đối với mặt hàng thiếc thì bộ hồ sơ Hải quan của chi nhánh thờng gồm các giấy tờ sau:
-1.Phiếu theo dõi nghiệp vụ Hải quan.Phiếu này do chi cục Hải quan
cấp.Trong đó bao gồm các nội dung chính nh tên doanh nghiệp, số tờ khai, liệt kê các loại giấy ,chứng từ có trong bộ hồ sơ Hải quan,nghi rõ thời gian thực hiện các thủ tục , các vớng mắc và đề xuất nếu có.
-2.Tờ khai hải quan và phụ lục tờ khai.Tờ khai hải quan sẽ theo mẫu tờ
khai HQ/2002 – XK (đợc thực hiện theo quyết định số 1494/2001/QĐ - TCHQ ngày 26/12/2001 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2002).Phụ lục tờ khai hải quan dùng để kê khai và tính thuế xuất khẩu chi nhánh phải nộp. (Thuế xuất khẩu với mặt hàng thiếc thỏi là 2%).
-3.Hoá đơn thơng mại ( Commercial invoice)-01 bản gốc.Do chi nhánh
phát ra.Trong đó ghi rõ tên hàng,đặc điểm, đơn giá ,tổng giá trị ,phơng thức thanh toán, phơng thức vận chuyển.
-4.Bản kê chi tiết hay phiếu đóng gói (Packing list )-02 bản gốc.Do chi
nhánh cung cấp.
-5.Bản sao hợp đồng xuất khẩu.
-7.Đơn xin lu khoang ( Booking note ).Do hãng tầu mà chi nhánh thuê
vận chuyển lô hàng cấp.Trong đó có thể hiện cả giá cớc để phục vụ cho việc tính thuế.
Chi nhánh phải hoàn thành bộ chứng từ hải quan bao gồm những chứng từ nh trên và sau đó nộp tại trụ sở hải quan Gia Thụy.
Sau khi nhận đợc đủ bộ hồ sơ hải quan theo quy định nhân viên Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá sau đó cho kẹp chì container.Sau khi đã kiểm tra hàng hoá đúng với chủng loại số lợng và trọng lợng hải quan chấp nhận cho thông quan lô hàng.Chi nhánh sẽ tiến hành việc kê khai và tính thuế xuất khẩu phải nộp sau đó chi nhánh sẽ tiến hành nộp thuế .Thuế xuất khẩu đối với mặt hàng thiếc thỏi phải nộp là 2 %.
Việc thông quan của chi nhánh hiện nay với các lô hàng là khá thuận lợi.Chi nhánh luôn thực hiện việc làm thủ tục hải quan theo đúng trình tự và các quy định của luật Hải quan và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nớc theo phơng thức nộp thuế mới là tự kê khai và tự tính thuế để nộp cho Nhà nớc.Chi nhánh luôn tôn trọng pháp luật,trung thực trong việc kê khai Hải quan.Do vậy chi nhánh luôn chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan theo đúng yêu cầu và quy định.Điều này góp phần quyết định vào việc thông quan hàng hoá của chi nhánh tơng đối nhanh và thuận lợi.Tuy nhiên việc thông quan trực tiếp cũng đem lại không ít khó khăn cho chi nhánh.Việc thủ tục hải quan còn rờn rà gây nhiều khó khăn cho chi nhánh trong việc lập bộ chứng từ trình Hải quan.
2.3.6.Giao hàng
Việc giao hàng của chi nhánh đợc thực hiện ở cảng Hải Phòng.Đây là kết quả
của các quy trình nghiệp vụ trớc nh chuẩn bị hàng hoá ,kiểm tra chất lợng ,sau đó chi nhánh phải tiến hành thuê phơng tiện vận tải ,mua bảo hiểm cho hàng hoá rồi thực hiện việc thông quan để tiến tới việc giao hàng cho hãng tầu mà chi nhánh đã thuê để vận chuyển lô hàng xuất khẩu sang thị trờng Malaysia.
Để thực hiện nghiệp vụ giao hàng sau khi chi nhánh đã chuẩn bị hàng hoá chi nhánh pahỉ thực hiện việc thuê tầu .hãng tầu sẽ fax cho nhi nhánh đơn xin lu khoang ( Booking note),chi nhánh sẽ ký đơn xin lu khoang và gửi đơn này cho
hãng vận tải nội để hãng này liên hệ với hãng tầu lấy container chở về kho của chi nhánh để phục vụ cho việc đóng hàng.Sau ký đàm phán ký kết hợp đồng vận tải với chi nhánh.Và sau khi chi nhánh ký đơn xin lu khoang và nộp cớc phí hãng tầu sẽ ra lệnh cấp container theo yêu cầu của chi nhánh và giao cho hãng vận tải nội mà chi nhánh đã thuê.
Khi đã có container chi nhánh se mời đại diện bên rthực hiện việc giám định