Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.
2.3.1 Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng theo quy trình mua.
mua.
2.3.1.1 Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng của công ty.
Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng, công ty đã xác định đựơc mua cái doanh nghiệp cần tức là thị trờng cần từ đó doanh nghiệp đi sâu vào nghiên cứu nhu cầu của thị trờng. Việc nghiên cứu nhu cầu thị trờng dựa vào bảng thống kê về tiêu thụ sản phẩm kì trớc và dự báo tiêu thụ về tình hình thị trờng, thu thập thông tin về nhu cầu qua các tài liệu, báo chí, ấn phẩm và nhu cầu của ngời tiêu dùng về mặt hàng tại thời điểm đó. …
Đối với việc xác định khối lợng hàng hoá mua vào công ty đã biết xây dựng kế hoạch mua vào dựa vào mức bán ra, dựa vào lợng hàng hoá tồn kho từng thời điểm. Ví dụ để xác định số lợng bánh kẹo mua vào trong từng tháng công ty đã dựa vào lợng bán ra và lợng hàng tồn kho của tháng trớc và dự đoán nhu cầu của ngời dân trong tháng tới để mua hàng.Vì hàng bánh kẹo nhu cầu tiêu dùng trong những tháng cuối năm và đầu năm sau tăng rất cao ví đó là khoảng thời gian có những ngày Tết sau đó nhu cầu này giảm xuống vào những tháng giữa năm. Cho nên đối với mặt hàng này công ty đã biết dự đoán nhu cầu của ngời tiêu dùng để lên kế hoạch mua.
Tuy nhiên trong công tác xác định nhu cầu mua hàng công ty còn có một số hạn chế do nhận thức về tình hình biến động của thị trờng còn chậm nên nhiều khi công ty xác định lợng hàng mua vào còn nhiều quá hoặc ít quá so với nhu cầu. Ví dụ nh vào dịp Tết năm 2003 do công ty không dự báo đợc nhu cầu mua hàng của ngời tiêu dùng về mặt hàng ăn sẵn lại nhiều nh thế dẫn tới tình trạng thiếu hàng nghiêm trọng. Nguyên nhân chính của tình trạng trên là do công ty cha đi sâu vào nghiên cứu nhu cầu của ngời dân mà nhu cầu vốn thay đổi từng ngày, công ty cũng không nhạy bén trong việc nhìn nhận sự thay đổi của cuộc sống. Ngày nay ngời dân bận rộn hơn với công việc nhất là những dịp giáp Tết công việc chồng chất ngời phụ nữ không có thời gian cho chợ búa cơm nớc, nên họ chủ yếu vào siêu thị mua sẵn đồ ăn, lơng thực, thực phẩm vừa nhanh chóng, thuận tiện đảm bảo hợp vệ sinh.
Về việc xác định cơ cấu, chất lợng thì đây là vấn đề mà công ty cần quan tâm. Đối với vấn đề này do công ty không nhanh nhậy nắm bắt nhu cầu thay đổi của ngời tiêu dùng nên xảy ra tình trạng hàng mua về nhiều khi không đảm bảo chất lợng, thị hiếu đối với ngời tiêu dùng, nhiều mặt hàng mua về thì đã lỗi mốt hoặc nhu cầu dùng đã giảm xuống hay có những hàng khác thay thế.Ví dụ đối với mặt hàng thời trang, do không nắm đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng dẫn tới mua hàng lỗi mốt hay hàng không đợc khách hàng a chuộng. đây là mặt hàng có tốc độ bán rất chậm, thờng hay bị tồn từ thời kì này sang thời kì khác.
Ngoài ra công tác này vẫn tồn tại nhũng mặt hạn chế. Công tác nghiên cứu thị trờng cha đợc quan tâm đúng mức, cha nghiên cứu một cách có hệ thống, khoa học về dung lợng thị trờng của những mặt hàng riêng biệt. Do đó công ty thờng bị động trớc những biến động của thị trờng làm ảnh hởng đến số lợng hàng hóa mua vào.
Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của một số nhân viên còn nhiều hạn. Ngoài ra các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng của công ty do từ nhiều năm trớc để lại nên rất lạc hậu, điều đó hạn chế việc theo dõi, dự đoán nhu cầu của khách hàng.
2.3.1.2 Đối với công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp công ty vẫn tuân theo nghuyên tắc: + Đối với mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có các nhà cung cấp thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần dựa vào nguyên tắc “ Nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ”.
+ Đối với mặt hàng mới đợc đa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trờng hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải dựa trên các tiêu chí đã nêu ở trên để lựa chọn.
Trong quá trình mua hàng của công ty công ty luôn đánh giá mức độ tín nhiệm của nhà cung ứng qua các mặt sau: thành tích của nhà cung ứng với các doanh nghiệp khác và thành tích của nhà cung cấp với công ty trong quá khứ, khả năng tài chính của nhà cung cấp, nhãn hiệu hàng hóa, uy tín của nhà cung cấp các u đãi mà nhà cung ứng hay đa ra, các dịch vụ sau bán...
Tuy nhiên trong công tác mua hàng của công ty, công ty thờng tiến hành mua hàng chủ yếu của các nhà cung cấp đã có quan hệ làm ăn thờng xuyên và lâu dài, những nhà cung cấp truyền thống... mà công ty rất ít quan tâm tới lựa chọn, tìm kiếm các nhà cung cấp mới qua các phơng tiện thông tin đại chúng qua sách báo... việc mua hàng của các nhà cung cầp truyền thống mang lại lợi ích cho công ty là công ty đợc hởng u đãi về gía, đợc u tiên trong mua hàng... ví dụ nh trong đợt Tết năm 2003 khi mà thị trờng đang lên cơn sốt về đồ hộp, các doanh nghiệp khác không có hàng để mà bàn thì công ty do có mối liên hệ làm ăn lâu dài với nhà phân phối đồ hộp Vissan nên luôn đảm bảo có hàng để bán. Tuy nhiên cũng do mua chủ yếu của một số nhà cung cấp nên công ty rất dễ bị ép giá hay gặp khó khăn trong mua hàng khi mặt hàng nào đó bị khan hiếm....
Giá cả rất nhạy cảm với sự biến động của thị trờng, nếu nh công ty quan tâm đến nhiều nhà cung cấp thì sẽ dễ theo kịp với sự thay đổi của giá cả hơn và có thể sẽ mua đợc hàng với giá rẻ hơn. Nhờ nắm đợc sự thay đổi về giá cả cũng sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán đợc nhu cầu của thị trờng từ đó có chính sách mua hàng hợp lý hơn. Hiện nay với mỗi ngành hàng, mặt hàng có rất nhiều nhà cung cấp, nhà cung cấp nào cũng đa ra các điều khoản u đãi cho ngời mua, điều này rất có lợi cho ngời mua nếu họ biết quan tâm đến nhiều nhà cung cấp.
Một hạn chế nữa là do mối quan hệ với các nhà cung cấp cha đợc mở rộng nên công ty đã phải mua hàng qua một số nớc trung gian dẫn đến tình trạng hàng mua bị đội giá, hàng hóa bị đánh thuế nhiều lần, chi phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa tăng lên... làm cho khả năng cạnh tranh của công ty bị giảm xuống.
2.3.1.3 Đối với công tác thơng lợng và đặt hàng.
Do có sự chuyển từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, các mối quan hệ làm ăn gần nh sẵn có, do vậy công ty rất ít quan tâm đến lựa chọn nhà cung cấp mới, các nhà cung cấp chủ yếu có từ lâu đời, các nhà cung cấp truyền thống, công tác thơng lợng và đặt hàng vẫn cha thật sự đợc quan tâm. Trong hoạt động mua hàng công ty cha thật sự giữ đợc vai trò của mình là khách hàng đối với nhà cung cấp nên không tận dụng đợc u thế trong đặt hàng.
Quá trình thơng lợng và đặt hàng không tách rời nhau. Với mỗi nhân viên phụ trách một hoặc một số mặt hàng thì họ có trách nhiệm thơng lợng và đặt hàng khi có nhu cầu mua. Tuy nhiên các nhân viên phụ trách khâu này rất ít quan tâm đến công tác thơng lợng. Họ luôn ỷ lại vào các nàh cung cấp truyền thống cho nên khi hàng hết họ thờng đặt hàng các nhà cung cấp mà đang có quan hệ làm ăn qua điện thoại hoặc qua đơn đặt hàng. Họ không tận dụng đợc u thế của ngời đi mua hàng, của “ thợng đế” Thậm chí nhiều khi họ chỉ quan tâm đến số lợng càn mua mà quên đi các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng của mình.
Việc đặt hàng đợc phân chia cho các nhân viên phụ trách từng mặt hàng. Đối với các mặt hàng có giá trị nhỏ nh mỹ phẩm, xà phòng, sách vở, bút... thì các nhân viên bán hàng có nhiệm vụ đặt hàng khi hàng hết hoặc còn ít. Khi hết họ gọi điện cho nhà cung cấp yêu cầu về số lợgn và chủng loại, và nhà cung cấp tự mang hàng đến. Điều này có u điểm là các nhân viên mua hàng là ngời theo sát hoạt động bán hàng, nắm rõ đợc mặt hàng nào tiêu thụ nhanh, mặt hàng nào khả năng tiêu thụ chậm để từ đó đặt hàng đúng số lợng, cơ cấu, đảm bảo luôn có hàng để bán. Tuy nhiên có hạn chế là nhân viên chỉ làm trong phạm vi trách nhiệm của mình, họ chỉ biết hết hàng thì gọi mà không quan tâm đến giá cả, chất lợng, mẫu mã... của sản phẩm họ cũng không có khả năng dự báo nhu cầu của ngời tiêu dùng trong thời gian tới.
Còn đối với mặt hàng có giá trị lớn hay mặt hàng nhập khẩu thì có đội ngũ cán bộ chuyên phụ trách đảm nhiệm khâu lựa chọn và đặt mua hàng. Phần lớn họ là nhân viên chuyển từ bộ phận khác sang ngời có kinh nghiệm thực tế thì lại hạn chế về ngoại ngữ và ngơì có trình độ ngoại ngữ thì lại thiếu kinh nghiệm thực tế... nên khả năng nhận biết, phản ứng với tình huống bất ngờ còn chậm làm cho quá trình thơng lợng và đặt hàng cha đạt hiệu quả kinh tế cao.
2.3.1.4 Đối với công tác theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa.
Đây là công tác đợc công ty tơng đối chú trọng và làm khá tốt. Công ty thờng xuyên theo dõi, kiểm tra và kiểm soát việc giao nhận hàng hóa về số l- ợng, chất lợng, thời gian giao hàng và các điều khoản trong hợp đồng mua
hàngcủa công ty với nhà cung cấp. Đối với mỗi mặt hàng khi có nhu cầu mua hàng công ty đặt hàng và theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa. Nếu gần đến ngày giao nhận mà cha thấy gì công ty sẽ thúc giục các nhà cung cấp. Khi nhận hàng công ty bao giờ cũng có một bộ phận chuyên trách kiểm tra lại hàng hóa để đảm bảo đủ về số lợng, chất lợng. Ngoài ra công ty cũng đã chú trọng đến việc kiểm tra các chứng từ, hóa đơn liên quan đến quá trình mua hàng.
Do làm tốt công tác này nên đã góp phần làm cho hàng hóa giao nhận đủ về số lợng, đúng về chất lợng, thời gian giao nhận nh trong hợp đồng mua bán đã ghi, góp phần làm tăng hiệu quả của công ty. Công ty cần phải tiếp tục hơn nữa không ngừng nâng cao chất lợng công tác này vì đây là một công tác trong quá trình quản trị mua hàng.
2.3.1.5 Đối với công tác đánh giá kết quả thực hiện.
Công tác kiểm tra, kiểm soát đợc diễn ra trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng. Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểm tra chất lợng thì hàng hóa sẽ không đợc nhập vào kho và phòng tài vụ sẽ không đợc phép thanh toán mặt hàng đó. Những ngời có trách nhiệm luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng.
Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm công ty đều có các cuộc họp để đánh giá kết quả mua hàng. Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc việc mua hàng của công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lợng cao và chi phí thấp nhất không..
Sau mỗi lần mua hàng công ty thờng đánh giá kết quả mua hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các mục tiêu mà công ty đã đề ra nh về số lợng, chất lợng, mẫu mã, chủng loại... tức là nhà cung cấp đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiêu mà công ty đề ra thì công ty vẫn tiếp tục đặt hàngcủa nhà cung cấp đó. Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót nếu nh là khách quan thì công ty sẽ cùng với nhà cung cấp tìm ra các giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhng nếu nh đó là lỗi của nhà cung cấp thì công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác. Trên thực tế công tác mua hàng đợc thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bán hàng, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt