II. QUAN HỆ GIAO TIẾP VÀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH
3. Thoả thuận, mặc cả, đàm phán
Người Mỹ đã quen với việc trả theo giá đã được định sẵn và không mặc cả. Do vậy, họ có ít kinh nghiệm ứng xử trong mặc cả. Nhưng cũng đừng hy vọng người Mỹ tham gia mua bán sẽ chấp nhận những gì mà bạn đưa ra. Điều quan trọng là dù tỏ ra
cởi mở và thân tình với bạn, họ vẫn làm việc với quan điểm là căn cứ vào sở thích của riêng mình chứ không theo chủ nghĩa bác ái.
Như vậy, làm được mọi việc và giảm tối thiểu những sai sót trong giao tiếp là điều quan trọng khi có sự khác nhau về ngôn ngữ và văn hoá giữa hai bên đang tiến hành thoả thuận. Cần tránh những hiểu lầm rất có thể xảy ra trong những hoàn cảnh này. Người Mỹ có xu hướng tin vào người khác, trừ phi có những điều khó hiểu xảy ra từ phía đối tác. Song một khi niềm tin bị mất thì hoàn toàn khó có thể lấy lại được và vì vậy, điều quan trọng là phải có sự thống nhất trong các điều khoản, nếu không thì những hiểu lầm đơn giản có thể nhanh chóng biến thành những mâu thuẫn lớn. Trên thực tế, khi không có sự nhất trí thì hợp đồng sẽ mất hiệu lực, thậm chí có trường hợp phải ra toà.
Về cách thức và kỹ thuật đàm phán ở Mỹ thương là thẳng thắn và cởi mở. Những người tham gia đàm phán ít khi có thái độ dứt khoát, mặc dù họ đã lựa chọn khá cao trước khi tiến hành thoả thuận. Họ dựa trên những dự đoán tài chính đã được chuẩn bị sẵn, và khó có thể thuyết phục được họ trừ phi bạn đưa ra được những phương án thích hợp và có lợi cho phía họ. Các cuộc đàm phán thường không theo nghi lễ. Một số người muốn tạo không khí thân mật trước khi đàm phán bằng cách chuyện trò vài phút về những điều vô hại và đôi khi họ tự xưng tên với nhau. Nhưng phần lớn các thương nhân Mỹ muốn bắt đầu bàn bạc ngay vào những vấn đề cụ thể. Nhiều thương nhân nước ngoài đã nhận thấy rằng, các công ty Mỹ luôn đòi hỏi phải được tiền lời lớn từ những đóng góp của họ, bao gồm sự đổi mới công nghệ, khả năng phân phối và chịu rủi ro...
Thông thường, mục đích chính của việc đàm phán là phải đạt được một thoả thuận tốt nhất, chứ không chỉ đạt hiệu quả cho một phía và bất lợi cho phía bên kia. Nếu một bên bất lợi, chắc chắn sẽ không giải quyết được những khó khăn, mà còn để lại hậu quả sau này. Vì vậy, cần tránh sự tổn hại cho đối phương. Khi ở thế mạnh, bạn không nên ra điều kiện cho bên kia và độ lượng khi có thể. Nhưng cũng cần cho họ biết điều tốt nhất bạn đã giành cho họ và đảm bảo cho cả hai phía nhất trí những điều khoản cơ bản đã đưa ra, xác nhận những phần đóng góp và sự nhượng bộ của cả hai bên. Cần phải tạo ra những biện pháp tối trên nguyên tắc, chứ không phải trên lợi thế, với quan điểm công bằng, hiêu quả, đồng doanh của công ty, những kinh nghiệm quốc tế, sự đảm bảo để thực hiện những thoả thuận quốc tế... Một số người đến đàm phán ở Mỹ đã áp dụng những phương pháp cứng thời bàn về phương hướng trong tương lai.
Phương pháp sử dụ trong đàm phán ở Mỹ thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Những người có mặt tại bàn đàm phán, chính sách kinh rắn, được gọi là “Chơi một trái bóng rắn”, ép đối phương nhằm đạt lợi thế tốt hơn trong mối quan hệ. Nhưnưg những phương pháp như thế không phải là tốt, bởi nó dẫn đến sự nghi ngờ và mâu thuẫn nhau. Vậy sự lựa chọn tốt hơn vẫn là tránh các phương pháp áp lực và những bất bình đẳng trong quá trình đàm phán.
Điều quan tâm tiếp theo là việc lựa chọn địa điểm đàm phán. Có nhiều người thích làm việc tại khách sạn, nơi được xem là không phải địa phận của cả hai bên. Người nước ngoài thường bị hạn chế bởi sự thich nghi với địa điểm và môi trường đàm phán so với phía Mỹ. Nhưng đôi khi họ lại có những lợi thế nhất định khi làm
việc ở Mỹ, thậm chí tại văn phòng của đối phương, bởi các nhà đàm phán Mỹ thường mắc phải những yếu tố chủ quan, thoải mái, thiếu cảnh giác và dễ bị thuyết phục.
Để tránh cam kết đối với một hợp đồng bất lợi, bạn cần chuẩn bị cho cuộc đàm phán với việc quyết định những điều khoản cần thiết và những thay đổi không thể chấp nhận của đối phương. Cần có sự lựa chọn trong trường hợp hợp đồng hoàn toàn có lợi cho phía mình, trường hợp này có thể quyết định dừng cuộc đàm phán và phải phán đoán được rằng họ đã dẫn dắt mình đến đâu.
Trong các cuộc đàm phán với nhiều nền văn hoá khác nhau, cần có sự kiểm tra lại thời gian của những mối quan hệ đó. Điều quan trọng là phải đánh giá khả năng của đối tác và tiềm năng của mình về mức độ thực hiện hay xoá bỏ hợp đồng. Bởi vì ở Mỹ, cả hai mặt này thường xảy ra rất nhanh và cùng một thời gian trong quá trình đàm phán. Đây là giai đoạn giữ vai trò cực kỳ có ý nghĩa trong lĩnh vực kinh doanh ở Mỹ và để lại những ấn tượng ban đầu rất sâu sắc.