II. Tình hình đấu thầu ở công ty thời gian qua
1. Quy trình đấu thầu của công ty
Công ty xây dựng công trình giao thông 873 là một đơn vị hạch toán độc lập , do vậy mà công ty tự tiến hành các biện pháp thăm dò thi trờng và tìm kiếm kí kết những hợp đồng làm ăn hiệu quả để “ nuôi sống” và phát triển công ty. Tham gia vào công việc có tính chất sống còn này , hoạt động đấu thầu là một phơng thức tìm kiếm đối tác làm ăn có hiệu quả và nhanh chóng nhất . Thờng thì từ lúc tiếp nhận hồ sơ mời thầu cho đến khi hoàn tất hồ sơ dự thầu mất khoảng trên dới một tháng. Các cán bộ công nhân viên của công ty nói chung, đặc biệt là phòng Kế hoạch – kĩ thuật nói riêng luôn luôn cố gắng
hết sức mình để có thể hoàn thiện hồ sơ dự thầu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Do vậy một quy trình đấu thầu khép kín sẽ đợc bắt đầu nh sau: Khảo sát thị trờng→Nộp đơn dự thầu→Mua hồ sơ mời thầu→Lập hồ sơ dự thầu→Tham gia đấu thầu→Hoàn thiện và kí hợp đồng
1.1. Khảo sát thị trờng
Đây là bớc đi đầu tiên trong toàn bộ quy trình hoạt động của đấu thầu . Khảo sát thị trờng tức là tìm kiếm thông tin , tranh thủ cơ hội , chớp đúng thời cơ và theo sát mục tiêu để có thể tiếp cận một cách nhanh nhất với thông tin mà mình quan tâm.Trong đấu thầu xây dựng , nhà thầu không chỉ chú ý tới các phơng tiện thông tin đại chúng ( vì ngày nay số lợng các đợt đáu thầu đợc đăng tải trên đó khá nhiều ) mà mỗi nhân viên trong doanh nghiệp còn có vai trò nh là một “thiết bị” thăm dò tin tức , hỗ trợ đắc lực cho mục tiêu và hớng đi chung của toàn thể công ty.Bởi lẽ vậy mà dù đã bớc chân vào nền kinh tế thị trờng công ty không chỉ đứng vững mà còn vơn lên không ngừng do biết nắm bắt thông tin nhanh và giành đợc những hợp đồng có giá trị.
Tuy nhiên việc tìm kiếm thông tin lại đòi hỏi chúng ta phải có khả năng để sàng lọc thông tin , sao cho thông tin tìm đợc trở nên thực sự có ích đối với hoạt động và mục tiêu của công ty.Điều này rất cần thiết một đội ngũ cán bộ có kiến thức sâu sát về u nhợc điểm của công ty và kiến thức về đấu thầu. Có nh thế chúng ta mới có thể tìm kiếm đợc đối tác làm ăn có hiệu quả.
1.2. Đơn dự thầu
Thờng là với những gói thầu đấu thầu theo phơng thức hạn chế thì nhà thầu phải tìm hiểu nguồn tin bằng cách khác chứ không phải thông qua các phơng tiện thông tin đại chúng , khi đó mà nhà thầu có thể nộp đơn dự thầu để qua vong sơ tuyển . Đối với loại hình đấu thầu này doanh nghiệp thờng sẽ có lợi thế hơn do ít phải cạnh tranh với nhiều đối thủ.Tuy nhiên nh vậy không có nghĩa là công ty sẽ nắm chắc phần thắng bởi vì điều này cũng đồng nghĩa với việc sẽ có các đối thủ thực sự lợi hại , ngang sức ngang tài cạnh tranh với nhau.
Thực chất đây là một bộ hồ sơ tài liệu do bên mời thầu lập nhằm đa ra những hớng dẫn cụ thể hoặc các yêu cầu cho nhà thầu về gói thầu mà họ định tham gia. Nó là cơ sở để nhà thầu có thể làm hồ sơ dự thầu và cũng là cơ sở để đánh giá hồ sơ dự thầu.
Công ty XDCTGT873 hàng năm tiếp nhận khoảng trên dới choc bộ hồ sơ mời thầu và đó thờng là các cơ hội làm ăn tôt cho công ty.Nghiên cứu kĩ hồ sơ mời thầu là bbớc đi đầu tiên của việc lập nên hồ sơ dự thầu. Muốn thăng đợc các nhà thầu khác trong cuộc cạnh tranh khốc liệt này trớc hết cần phải làm đúng và làm đủ các yêu cầu mà bên mời thầu đặt ra, có nh vậy công ty mới có thể tiếp tục bớc đi trên “sàn đấu”.
1.4. Tham gia đấu thầu
Công việc này thực ra là nộp hồ sơ dự thầu , tham dự buổi mở thầu và nghe thông báo kết quả. Nừu công ty thắng thầu thì có thể chuyển sang bớc sau cùng , đó là:
1.5. Hoàn thiện và kí hợp đồng
Đây là công việc cuói cùng của quy trình đấu thầu, trong đó có một phần quan trọng đó chính là thơng thảo. Tuy nhiên hầu hết mọi cuộc thơng thảo chỉ mang tính hình thức , bởi vì cả bên mời thầu và ngay cả nhà thầu đều hiểu rằng trong số rât sđông những ngời bán hàng đó , họ chính là ngời khả dĩ phù hợp nhất với yêu cầu của bên mời thầu và bên mời thầu cũng biết rằng nhà thầu chấp nhận đuựơc những điều đó nghĩa là họ đã có tính toán kĩ lỡng , do vậy nên thơng thảo thờng không kéo dài và nhanh chóng đi đến kí kết hợp đồng.
2. Thực trạng đấu thầu diễn ra ở công ty XDCTGT 873 thời gian qua
Với hơn 25 năm hoạt động trong ngành xây dựng , công ty đã có không ít kinh nghiệm tham dự vào các cuộc đấu thầu do Nhà nớc lẫn các cơ quan
quản lí dự án khác tổ chức , và thực tế đã cho thấy một bề dày thành tích và cũng là những kinh nghiệm mà công ty đã đạt dợc trong thời gian qua. Bảng 1: Tổng kết kinh nghiệm nhận thầu của công ty
STT Tính chất công việc Số năm kinh nghiệm
Thành tựu đã đạt đợc
1 Thi công nhà dân dụng 16 Đã thi công đợc nhiều công trình đựoc chủ đầu t đánh giá đạt chất lợng cao nh : Nhà làm việc sở giao thông Hà Bắc, Trạm
nghiệm vụ công an Quảng Ninh, Trạm nghiệm vụ công an Đà Nẵng … 2 Xây dựng chuyên ngành
• Khảo sát thiết kế giao thông
• Thi công cọc cát , xử lí nền bằng đất yếu
• Thi công xây dựng cầu đờng bộ
29
7
16
• Đã tham gia khảo sát thiết kế trong và ngoài nớc nh nớc bạn Lào , đẫ đợc đánh giá đật chất l- ợng cao • Đợc đánh giá cao nh công trình xử lí nền đất yếu QL 1A Km 25- Km42 • Đợc đánh giá cao nh đòng cao tốc Bắc Thăng Long – Nội Bài , nâng cấp
QL 1A (R 100), Nâng cấp QL1A đoạn Hà Nọi – Cầu Gĩe…
Để có đợc bề dày thành tích nh vậy , công ty xây dựng công trình giao thông 873 mà trực tiếop là các cán bộ công nhân viên đã phải nỗ lực rất nhiều trong suốt cả một chặng đờng dài. Không chỉ không ngừng học hỏi vơn lên mà cán bộ công nhân viên của công ty còn rất có ý thức trách nhiệm và đoàn kết đồng lòng trên mọi khía cạnh của lĩnh vực công tác. Các kết quả đath đợc những năm gần đây trong lĩnh vực đấu thầu là minh chứng cho sự đồng tâm , đồng lòng đó:
Bảng 2: Kết quả đấu thầu các năm 2002-2004 của công ty XDCTGT 873
Diễn giải Năm 2003 Năm 2004
Công trình chuyển tiếp • Công trình thắng thầu +Do tổng công ty giao
+Do công ty đấu thầu • Công trình chỉ định thầu 14 11 2 9 3 9 9 2 7 0 Công trình năm kế hoạch • Do tổng công ty giao • Do công ty đấu 5 1 9 2
thầu • Chỉ định thầu 3 1 7 0
Có thể thấy năm 2003 là một năm gặt hái đợc khá nhiều thành công của công ty trên phơng diện tham gia dự thầu vá thắng lợi trong đấu thầu . Sở dĩ có đợc điều này là do công ty đã làm rất tôt các quy trình của quá trình đấu thầu và mọi nguồn lực đợc phân bổ moat cách hài hoà , hợp lí để có thể hoàn thiện một cách tôt nhất các công trình trúng thầu. Chính vì lẽ đó mà lợi nhuận trong năm 2003 thu về cho công ty đã gia tăng đáng kể , thu nhập bình quân của ngời lao động cũng vì thế mà đạt đợc con số khá cao , trung bình xấp xỉ 1,4 triệu đồng/ ngời/ tháng.
Sang đến năm 2004 , bất đầu có những điều luật thắt chặt hơn trong đấu thầu , với mong muốn tạo ra sân chơi công băng cho các nhà thầu , đấu thầu han chế thu hẹp dần và do đó công ty cang phải ra sức cạnh tranh hơn nữa với các công ty khác. Bên cạnh đó số công trình chuyển tiếp với giá trị lớn là một trở ngại đáng kể cho việc tập hợp nguồn lực tham gia đấu thaàu và tiếp nhận những công trình mới. Do vậy mà số công trình thâứng thầu của công ty có dấu hiệu chừng lại. Đồng thời những biến động về kinh tế cũng mang lại không ít khó khăn cho toàn nền kinh tế nói chung và công ty nói riêng.
Những biến động về giá cả nguyên nhiên vật liệu hay những chi phí phát sinh trong công việc mà do không tính toán kĩ lơng cũng lam công ty phai chịu những thua lỗ không đáng có. Tuy thế , công ty vẫn xứng đáng là cánh chim đầu đàn trong tổng công ty và là một đối thủ đang gờm cho bất kì nhà thầu nào không cùng chiến tuyến.
Những tháng đầu năm bao giờ cũng là thời điểm bận rộn của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Để có thể chắc chắn có một kết quả mỹ mãn khi tham gia dự thầu , đòi hỏi mọi ngời phải nỗ lực và cố gắng hết mình trong công việc cũng nh chuyên môn. Hạch toán độc lập giúp công ty có nhiều khả năng sáng tạo và tự quyết hơn , đồng thời cũng đặt công ty đứng trớc tình
bản thân công ty phải tự giải quyết một mình. đấu thầu là hoạt động kết hợp nhiều loại kiến thức trên nhiều lĩnh vực khác nhau, không đơn giản là mua một bộ hồ sơ mời thầu và cứ thế ở tại chỗ soạn thoả mọi điều nh hớng dẫn và đem đi dự thầu, nó là cả một công cuộc thăm dò , khảo sát và tìm kiếm thực sự. Có nh vậy mới có thể bán hàng vui vẻ mà không sợ thua lỗ. Đơng nhiên mọi cuộc chơi đều có những kẻ thắng , ngời bại , và trên lĩnh vực đấu thầu xây dựng không nhà thầu nào có thể khoe khoang mình là kẻ bất khả chiến bại , có trận thắng và lẽ dĩ nhiên cũng phải chấp nhận cả những lần thua. Công ty XDCTGT 873 cũng vậy , cũng đã có không ít những lần chấp nhận thua sát nút trớc các nhà thầu khác, tuy nhiên mỗi cuộc thua là một lần vỡ vạc nhiều điều , là bài học kinh nghiệm quý báu đối với các nhà làm kinh tế. Và đơng nhiên vào lần đấu thầu sau công ty có thể tự tin hơn khi giải quyết những vớng mắc mà mình đã từng gặp phải.
Hơn 25 năm lăn lộn trên thơng trờng , bản thân công ty XDCTGT 873 đã tạo đợc vị thế và niềm tin vững chắc về bản thân công ty với các nhà đầu t cũng nh là một đối thủ nặng kí tróc các công ty , doanh nghiệp khác. Kinh nghiệm tham dự đấu thầu và làm thầu với công ty cũng không phải quá mới mẻ nữa song cha bao giờ và cha khi nào tâpj thể ban lãnh đạo công ty hài lòng với những gì đã đạt đợc , với mong muốn vơn lên và vơn lên không ngừng , công ty XDCTGT 873 luôn ở trong t thế sẵn sàng để tiếp nhận và tạo dựng những thời cơ , thách thức mới .
3. Các nhân tố ảnh hởng đến hoạt động đấu thầu của công ty xây dựng công trình giao thông 873
3.1. Vốn và bố trí cơ cấu vốn
Những năm trong cơ chế quản lý bao cấp , nguồn vốn kinh doanh của công ty chủ yếu phụ thuộc vào vốn ngân sách Nhà nớc cấp . Những năm chuyển sang cơo chế thị tròng nhất là 5 năm gần đây , nguồn vốn công ty thòng xuyên đợc bổ sung bằng nhiều hình thức trong đó chủ yếu là vốn vay góp phần vào việc mở rộng và phát triển sản xuất . Đồng thời với số vốn đựoc giao công ty đã sử
dụng có hiệu quả đến nay không những đựoc bảo toàn mà còn đem lại sự tăng trỏng đáng kể cho công ty. Tính đến tháng 1/2004 thì :
Tổng số vốn đựoc Nhà nứoc giao là 49521,16 tr đồng Trong đó : • Vốn cố định : 11557,22 + Vốn ngân sách : 60,53 +Vốn vay : 11496,69 • Vốn lu động : 1534,44 • Các loại vốn khác :
Bảng sau đây sẽ cho thấy cụ thể hơn về tình hình nguồn vốn tại công ty thời gian qua:
Bảng 3 : Báo cáo năng lực vốn của công ty XDCTGT 873 Đơn vị: tr đồng STT Nội dung 2000 2001 2002 2003 1 Tổng nguồn vốn 56129 46463 55059 54820 2 Vốn chủ sở hữu 14028 14015 13988 14028 3 Vốn lu động 3261 4504 6630 3261 4 Nguồn vốn kinh doanh 12921 12921 13092 12921
Bên cạnh việc khéo léo huy động vốn đáp ứng nhu cầu về vốn của các công trình , việc bố trí cơ cấu vốn một cách hợp lí cũng là một trong những mối quan tâm hàng đầu của công ty, vì nhờ đó mà công ty có thể điều chỉnh và sử dụng một cách hợp lí hơn các nguồn vốn có đựoc:
Bảng 4 : Chỉ tiêu bố trí cơ cấu vốn của công ty
Đơn vị : %
Chỉ tiêu 2000 2001 2002
1. Bố trí cơ cấu vốn
TS • TSLĐ/ Tổng TS 79 66 72 2 . Bố trí cơ cấu NV • Nợ phải trả/Tổng NV • Vốn CSH/ Tổng NV 75 25 70 30 74 25
Rõ ràng là với khả năng tài chính rõ ràng và minh bạch nh thế này , công ty XDCTGT 873 không những đã khẳng định đợc khả năng phát triển bên vuẽng của công ty mình mà còn có sức thuyết phục các nhà đầu t khac trong quá trình tham gia dự thầu.
3.2. Máy móc thiết bị và công nghệ
Đây cũng là yếu tố không kém phần quan trọng ảnh hởng tới hoạt động đấu thầu mà công ty tiến hành. Bởi đó là những điều kiện không thể thiếu cho các công ty xây dựng. Với máy móc thiết bị hoàn chỉnh , đồng bộ và công nghệ phù hợp hiện là u tiên số một trong mọi cuộc cạnh tranh . Và điều đó phải đ- ợc đảm bảo là chất lợng thi công tôt nhất có thể và giá thành hay chi phí bỏ ra là hợp lí nhất.nắm bắt đợc điều này, công ty đã chú trọng tới việc thờng xuyên đầu t đổi mới thiết bị đặc biệt là đầu t chiều sâu , nâng cao năng lực thi công thực tế đối với một số thiết bị đồng bộ cho dây chuyền thi công thảm theo công nghệ tiên tiến . Đến nay toàn bộ máy móc thiết bị của công ty đã đầu t mua sắm có giá trị lên tới hàng chục tỉ đồng . Những thiết bị mà công ty đã đầu t mua sắm trong thời gian qua đã đợc phát huy tối đa về công suất và đáp ứng đợc yêu cầu kĩ thuật , công nghệ . Đồng thời công ty có thể mở rộng và phát triển sản xuất hơn nữa trong các năm tới.
Bên cạnh đó các loại vật liệu thi công đều phải thoả mãn đầy đủ các quy định về tiêu chuẩn kĩ thuật hiện hành nói chung và của hồ sơ mời thầu nói riêng ,
luôn có đầy đủ các chứng chỉ thí nghiệm về chất lợng và đợc sự đồng ý cho phép của kỹ s t vấn và chủ đầu t.
Máy móc thiết bị và công nghệ là “công cụ” để hoàn thiện công trình , vì thế công cụ phải luôn dợc đảm bảo trong tình trạng tốt nhất thì nhà thầu mới có thể phát triển và mở rông hoạt động đấu thầu nơi công ty mình. Doanh nghiệp xây dựng là những doanh nghiệp nặng về tổ chức thi công các công trình , vì thế máy móc thiết bị đợc xem nh “cái cần câu cơm” của nhà thầu , vậy nên đó là phơng tiện giúp nhà thầu có thể đẩy nhanh tiến độ thi công công trình , rút ngắn thời gian hoàn thiện công trình – là một trong những mục tiêu mà cả bên mời thầu lẫn nhà thầu đều mong muốn đạt đợc .Hơn nữa