phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Loại chứng từ bắt buộc được áp dụng chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Loại chứng từ bắt buộc được áp dụng
thống nhất cho các lĩnh vực kinh tế và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế. kinh tế.
- _ Chứng từ bắt buộc gồm: Phiếu thu, phiếu chỉ, biên lai thu tiền, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho kiêm vận chuyên nội bộ, phiếu hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho kiêm vận chuyên nội bộ, phiếu
xuất kho hàng gửi đại lý, hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính, bảng kê thu mua
hàng hoá mua vào không có hoá đơn.
- _ Chứng từ hướng dẫn là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng làm cơ sở để các đơn vị dựa
trên đó mà vận dụng một cách thích hợp vào từng tình huống cụ thẻ.
PHẢN 2: CÔNG VIỆC THỰC TẬP
2.1 Công việc văn phòng
2.1.1 Sắp xếp tài liệu, chứng từ và lưu trữ vào hệ thống quản lý văn bản
Sắp xếp lại theo thứ tự các tài liệu, chứng từ trong phòng như công văn đến,
công văn đi, các quyết định, chứng từ, Hợp đồng kinh tế, báo cáo thuế các năm ...
Do quy mô Viện tương đối nhỏ nên công văn đến và công văn đi được để chung
một tập hồ sơ theo từng năm và các loại tài liệu còn lại được để riêng từng tập hồ
sơ. Hầu hết các tài liệu đều được sắp xếp theo số hoặc theo ngày tháng năm để tiện
cho việc tìm kiếm và kiểm tra sau này.
Và theo điều 13 QÐ số 128/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán “Tài liệu kế toán đùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không tài liệu kế toán “Tài liệu kế toán đùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không sử dụng trực tiếp để ghi số kế toán và lập báo cáo tài chính năm (như phiếu nhập
kho,phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu trong tập chứng từ kế toán của phòng kế toán; báo cáo kế toán hàng ngày, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng...) lưu trữ
tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán”, theo điều 14 QĐÐ số
128/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán “Tất cả tài
liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi số kế toán và lập báo cáo tài chính năm
phải lưu trữ 20 năm”.
Bên cạnh việc lưu trữ trong các tập hồ sơ, Viện còn lưu trữ vào máy tính qua
trang web http:/www.qlvb.vnitt.ac.vn/padmin do Viện tự thiết kế. Đây là trang web dùng để lưu các loại văn bản như Công văn đến, Công văn đi, Quyết định, web dùng để lưu các loại văn bản như Công văn đến, Công văn đi, Quyết định,
Thông báo, Nghị định, Thư mời ...
Kinh nghiệm: có cơ hội làm quen với các loại tài liệu trong phòng kế toán, hiểu được cách sắp xếp số sách, hồ sơ cũng như thời gian lưu trữ tài liệu kế toán. Khi
nhập dữ liệu vào để lưu tôi thường quên một vài bước như ghi nhằm ngày tháng
năm đến và ban hành, quên nhập phần “Cơ quan ban hành”.
Hình 4: Tài liệu, chứng từ, văn bản
tiriftrấfiulintỹ đfintilui 7B u TT TT TU6YẺ6Ẽ Y6 ẺẻẼẻ W7 -ẽẽƑ— Quản lý văn bản D1288 [9ãmsumag TT * Tìm kiếm văn bản. Í vầU SŨ VĂN HẢN ĐẾN
" Sổ văn bản (*) Công Văn Y VBthường/QPPL Thường ' Năm cai) Sö đến theo sổ (*) 08 Ngày đến(*) 24/01/2013
B000 060 6n Số / ký hiệu gốc (*) _ 108//H-KHCNVN Cơ quan BH(*) Miên Khoahọc và Công ng! v3)
= m sổ văn bàn Loại văn bản(*) Kế hoạch Vi Ngày ban hành(*) 21/01/2013 E
® Văn bản của tôi Trítli yếu nội turtW(*)- TỔ chức lấy ý kiến về dự trão sữa đỗi Hiền pháp năm 1992
TH HW/S9YNG
*_ Vào sổ V8 trình ký .
Người ký. Chân! Văn Minh. Chức vụ. Chữ tịch.
p D05 HẾC hệ , Đô mật Thường Y._ Mức độ quan trọng Thường v
* Danh sách VB đã ký Lĩnh vực(*) khác v. Độ khẩn Thường v * Danh sách VB hoàn thành :; Tập tín đính kèm :: — san HH *_ Vào sổ văn bản Hình 5 : Hệ thống quản lý văn bản
2.1.2 Photocopy, scan, in:
Mặc dù đã nhìn thấy công việc photo ở các cửa tiệm photocopy nhưng tôi vẫn không biết các thao tác photocopy như thế nào. Sau khi được các chị trong công ty
hướng dẫn sử dụng, giờ đây tôi có thê thao tác thành thạo khi photo giấy tờ. Công ty sử dụng máy photo 3 trong 1 nên scan giấy trực tiếp trên máy photocopy mà ty sử dụng máy photo 3 trong 1 nên scan giấy trực tiếp trên máy photocopy mà
không sử dụng máy scan riêng. Các thao tác scan giấy tương tự như photocopy sau đó chọn hình thức scan dạng trắng đen hoặc màu, đặt tên file và định dạng file.
Kinh nghiệm : công việc tuy đơn giản nhưng tôi gặp một số khó khăn khi photo,
trước khi photo phải gỡ kim bắm vì nếu không, giấy sẽ bị kẹt và làm rách chứng
từ.
2.1.3 Fax tài liệu cho khách hàng và doanh nghiệp
Fax các giấy tờ cần thiết qua máy fax của khách hàng hoặc máy fax của các doanh nghiệp.
Kinh nghiệm: trước khi bấm fax phải kiểm tra lại đã đúng địa chỉ fax của khách
hàng hoặc của doanh nghiệp hay chưa, tránh trường hợp gửi nhằm.
2.2 Công việc chuyên môn: 2.2.1 Viết hóa đơn GTGT (đầu ra): 2.2.1 Viết hóa đơn GTGT (đầu ra):
-_ Theo tìm hiểu thì tôi đã nắm được ý nghĩa ký hiệu hóa đơn
e© AA : ký hiệu hóa đơn
e_ 11: hóa đơn phát hành năm 2011
e P: ký hiệu hóa đơn đặt in
-_ Hóa đơn ở Viện gồm có 3 liên:
e Liên l: màu trắng dùng để lưu
e_ Liên 2: màu hồng dùng để đưa cho khách hàng e _ Liên 3: màu xanh đùng để lưu nội bộ e _ Liên 3: màu xanh đùng để lưu nội bộ
- Theo thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/201, cơ sở kinh doanh nộp
thuế theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải
sử dụng hóa đơn GTGT. Khi lập hóa đơn, cơ sở kinh doanh phải ghi rõ ràng
giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế
GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
-_ Thời điểm lập hóa đơn: Có 2 trường hợp
e_ Sau khi đối tác thanh toán tổng giá trị hợp đồng.
© _ Sau khi đối tác thanh toán số tiền đợt 1, yêu cầu mình gửi hóa đơn sang
để thanh toán số tiền còn lại.