II. THỰC TRẠNG SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ ĐỂ TẠO ĐỘNG LỰC
3.2.1.Hệ thống kiểm soát
3. Tình hình sử dụng các công cụ hành chính tổ chức
3.2.1.Hệ thống kiểm soát
Với Công ty Hoàng Hà, phải bỏ ra một khoản tiền lớn: Mua xe chất lượng cao, chi phí nguyên vật liệu, chi phí quản lý, trả nhân công ngày một cao. Hàng ngày một tài sản lớn của công ty nằm trong tay người lao động, nếu không có biện pháp kiểm soát thì tình trạng trốn tránh doanh thu, khai man số thực khách, làm không trách nhiệm dẫn đến khách trốn vé hay vi phạm an toàn giao thông khiến hao hụt tài sản, bị xử phạt…có thể làm cho Công ty thua lỗ. Vì vậy những biện pháp kiểm soát cũng góp một phần rất quan trọng trong việc tạo động lực làm việc trong nhân viên.
Các hình thức thanh tra kiểm soát:
a.Thanh tra thường xuyên: Trước khi xe rời bến, đội trưởng đội xe xác định số thực khách.
Dọc tuyến xe có 3 nhân viên làm việc theo ca tại các điểm xe đi qua. Công tác này được tiến hành hàng ngày để xác định số chuyến, lượt xe bỏ do hỏng hóc, tai nạn hoặc gặp thiên tai. Những nhân viên phòng thanh tra này còn kiểm tra sự biến động của hành khách trên xe, vé tháng và vé ngày, doanh thu có được phụ xe phản ánh chân thực hay không.
Hình thức kiểm tra này còn có có một số hạn chế: Vẫn hay bị đứt quãng trong lúc giao ca, chạm chốt cố định nên dễ bị đối phó. Phụ xe và thanh tra quá quen thân nên có tình trạng cùng móc ngoặc để chia doanh thu của Công ty.
b.Kiểm tra đột xuất: Các thanh tra cơ động kiểm tra bất cứ lúc nào. Do tính bất ngờ nên không dễ đối phó trước, dễ dàng phát hiện ra những lỗi của nhân viên phụ xe. Ngoài kiểm tra con số, các thanh tra cơ động này còn tiếp xúc với khách để đánh giá tinh thần phục vụ của nhân viên. Nếu phát hiện những biểu hiện không tốt, vi phạm quy định của Công ty thì lập biên bản và
kiến nghị xử lý. Tuy nhiên lực lượng này còn khá mỏng nên không phát huy được ưu điểm.
Các lỗi có thể dẫn đến bị phạt: Thu tiền không xé vé hoặc xé vé không đúng quy định, đi làm không mang theo vé, không cập nhật thông tin vào lệnh, tự ý sửa lệnh, khách hàng phản ánh về thái độ phục vụ không tốt, bỏ trực….
Bảng 14: Danh sách lái xe và nhân viên phục vụ vi phạm nội quy Quy định của Công ty tháng 2/2008
STT thángNgày Họ và tên Chức vụ Nội dung vi phạm Số tiền 1 2/2/2008 Trần Quốc
Tuấn
NVPV Thu tiền không xé vé: 01 vé
5000 500 000
2 5/2/2008 Nguyễn Thanh Tùng B
NVPV Đi làm không mang theo vé 200 000 3 6/2/2008 Trần Xuân
Bách
Lái xe Cho khách đi qua trạm chốt
(chốn doanh thu) 400 000 4 8/2/2008 Ngô Văn
Đằng
NVPV Thu tiền không xé vé số lượng lớn ( đình chỉ)
1000 000 5 11/2/2008 Trần Ngọc Thạch NVPV Không cập nhật thông tin vào lệnh 300 000 6 12/2/2008 Vũ Quang Minh Lái xe taxi Khách yêu cầu đi trong nội thị không đi, để khách phản
ánh. 200 000
7 15/2/2008 Đỗ Xuân Nguyên Lái xe Tự ý cho xe về quê không xin phép Trung Tâm 100 000 8 18/2/2008 Lê Văn Phương Lái xe Bỏ trực, ra trực muộn 2 lần, đánh bài, đỗ sai điểm đỗ. 500000
( Nguồn: Phòng hành chính tổ chức )
Nếu nhân viên của Công ty vi phạm luật giao thông mà bỏ chạy, không giúp đỡ mgười bị hại, Công ty sẽ phạt rất nặng.
Công ty Hoàng Hà đứng vững trong thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, giữ chân được người lao động ngoài vai trò của các công cụ kinh tế và công cụ tâm lý thì có sự đóng góp không nhỏ của cơ chế kỷ luật nghiêm
minh, được lòng người. Trước khi có quyết định xử phạt, lãnh đạo của Công ty để nhân viên có một tháng để kiến nghị giảm nhẹ hoặc cho miễn hình thức kỷ luật nếu kiến nghị đó hợp lý. Ngoài ra số tiền này được sử dụng rất ý nghĩa: Toàn bộ số tiền được chuyển cho quỹ vì người nghèo.