* Về chế độ kế toán áp dụng
Công ty hiện nay đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 1141/ 1995/QĐ-BTC ngày 1-11-1995 của Bộ Tài Chính và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 10/TT/CĐKT ban hành ngày 20-3-1999 và thông tư số 89/2002/TT-BTC ban hành ngày 9-10-2002 của Bộ Tài Chính. Sử dụng chứng từ theo chế độ quy định của Bộ Tài Chính.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N. Kỳ kế toán áp dụng là từng tháng.
Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ.
Trong hạch toán hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để quản lý hàng tồn kho. Xác định giá trị xuất của hàng tồn kho là giá bình quân gia quyền.
Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao tuyến tính. Phương pháp tính giá thành: phương pháp tính giá thành trực tiếp
Đơn vị tiền tệ trong ghi sổ là Việt Nam đồng. Xác định tỷ giá ngoại tệ xuất theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập.
Hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng kế toán bằng máy vi tính, sử dụng phầm mềm kế toán VACOM, tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
* Hệ thống chứng từ kế toán
Hà Tây được áp dụng theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT (01/11/1995). Một số loại chứng từ kế toán chủ yếu đang sử dụng tại công ty bao gồm:
- Chứng từ tiền lương: bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, phiếu báo nghỉ hưởng BHXH, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng kê các khoản trích nộp theo lương.
- Chứng từ hàng tồn kho: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê sản phẩm, vật tư, hàng hóa, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ NVL, CCDC.
-Chứng từ TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên Bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…
- Chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
* Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán mà Công ty cổ phần đá ốp lát và xây dựng Hà Tây đang sử dụng được áp dụng theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT (01/11/1995). Bao gồm các tài khoản trong bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán và đảm bảo việc hạch toán vào các tài khoản theo đúng nội dung kinh tế phát sinh, theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản.
* Hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán mà Công ty cổ phần đá ốp lát và xây dựng Hà Tây đang sử dụng được áp dụng theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT (01/11/1995). Do hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có những đặc điểm như lĩnh vực hoạt động đa dạng, kế toán được chuyên môn hóa và phân công lao động rõ rệt…để tiện cho việc ghi chép kế toán và kiểm tra đối chiếu
số liệu, Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
Sổ sách sử dụng: Công ty hiện tại đang sử dụng các loại sổ sách sau: Sổ chi tiết, sổ cái, các bảng tổng hợp và các báo cáo kế toán dựa trên các chứng từ gốc. Các loại sổ Công ty đang sử dụng tương ứng với hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm:
- Chứng từ ghi sổ: có tác dụng như một loại nhật ký và được ghi chép theo nhiều tiêu thức khác nhau. Tại công ty hiện nay, các chứng từ ghi sổ vừa được dùng để tập hợp các chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế (phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho..) lại vừa được lập theo các chỉ tiêu báo cáo quản lý (doanh thu bán hàng, chi phí sản phẩm). Chứng từ ghi sổ thường được lập vào cuối tháng.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là loại nhật ký tổng quát dùng để tập hợp lưu trữ và quản lý các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian đăng ký của chúng, đồng thời còn được dùng để đối chiếu số liệu với các sổ cái.
- Sổ Cái các tài khoản: được mở riêng cho mỗi tài khoản kế toán cấp 1 trong hệ thống tài khoản kế toán mà Công ty đang sử dụng. Sổ Cái dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào các tài khoản nhằm hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh theo các đối tượng hạch toán. Số liệu trên Sổ Cái được ghi chép dựa trên số liệu ở các chứng từ gốc thông qua hệ thống kế toán máy.
- Các sổ kế toán chi tiết: dùng để theo dõi chi tiết tình hình biến động của các tài khoản chi tiết theo các đối tượng. Sổ kế toán chi tiết là căn cứ để lập các Bảng tổng hợp chi tiết.
Để phục vụ cho công tác kiểm tra, báo cáo, lưu trữ văn bản, Sổ chi tiết, Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được lập và lưu trữ dưới hai dạng là dạng dữ liệu máy tính trong chương trình kế toán máy của Công ty và dạng văn bản được in ra từ máy. Các chứng từ gốc có liên quan
được đính kèm với Chứng từ ghi sổ đã được in ra để làm bằng chứng kiểm tra.
- * Hệ thống báo cáo kế toán
Giống như tất cả các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, hệ thống báo cáo tài chính là bức tranh tổng hợp phản ánh tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu cũng như công nợ và kế quả kinh doanh của Công ty cổ phần đá ốp lát và xây dựng Hà Tây. Chúng là cơ sở quan trọng như khả năng sinh lời của vốn, cơ cấu vốn và tính cân bằng của các nguồn tài trợ, khả năng thanh toán …Từ đó kết luận được hiệu quả quản lý vốn và định hướng phát triển trong tương lai của Công ty.
Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty cổ phần đá ốp lát và xây dựng Hà Tây đang sử dụng được áp dụng theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ báo cáo tài chính trong doanh nghiệp. Kế toán của công ty tiến hành lập các báo cáo tài chính theo quý, bao gồm 4 loại sau:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Sơ đồ 14: Sơ đồ ghi sổ kế toán
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ quỹ Sổ kế toán
chi tiết Bảng tổng hợp
chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng tổng hợp số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ tổng hợp
Thuyết minh
(1) Hàng ngày hoặc định kỳ căn cứ vào các chứng từ hợp lệ kế toán ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, từ bảng tổng hợp chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ.
(2) Đối với những chứng từ liên quan đến tiền mặt, hàng ngày thủ quỹ ghi sổ quỹ sau đó đưa sang kế toán lập chứng từ ghi sổ.
(3) Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản.
(4) Những chứng từ liên quan đến các đối tượng được dùng làm căn cứ để ghi vào các sổ chi tiết có liên quan.
(5) Căn cứ vào sổ chi tiết có liên quan, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết và từ sổ cái lập bảng cân đối phát sinh.
(6) Đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối phát sinh với thủ quỹ, số đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chi tiết.
(7) Sau khi đã đối chiếu kiểm tra căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính.