Sử dụng email trong công việc hàng ngày cần tuân thủ pháp luật và các nguyên tác
của mỗi công ty đề ra.
Soạn thảo email công việc càng ngắn càng tốt, tập trung vào những vấn đề mấu chốt.
Tiêu đề email phải bao quát được nội dung cần giải quyết để giúp người nhận dễ dàng
nhận biết, quản lý email. Bên cạnh đó, hạn chế lạm dụng các từ “QUAN TRỌNG”, “KHẢN CẤP” trong tiêu đề, chỉ đùng nó cho những công việc thật sự đặc biệt.
Trước khi gửi email cần xem xét cần thận đến lỗi chính tả và hình thức của email vì nó thê sự chuyên nghiệp của bản thân cũng như sự tôn trọng đối với người nhận.
Trả lời email càng sớm càng tốt, tránh dồn công việc ứ đọng.
Copy hay forward email cho những người có liên quan để mọi người có thể theo dõi kịp thời tiến độ công việc chung, kiểm tra lẫn nhau một cách dễ dàng.
II. Giao tiếp với khách hàng
Nói với giọng nhiệt tình, quyết đoán, trình bày rõ ràng và thể hiện hết những kiến thức của bản thân về lĩnh vực, sản phẩm mà khách hàng muốn tìm hiểu.
Không nói vòng vo, khi được hỏi thì trả lời thắng thắn và trực tiếp. Có thể đành ra vài
giây để suy nghĩ và sau đó phải trả lời nhanh chóng, đầy đủ, chính xác cho khách
hàng, nói thắng vào vấn đề thể hiện sự tự tin của bản thân cũng như thể hiện sự tôn
trọng thời gian của khách hàng.
Tránh ậm ừ, những từ dư thừa như “à”, “ừ” sẽ tố cáo sự lo lắng, hồi hộp hay không
nắm rõ thông tin của bản thân.
Chú ý tới ngôn ngữ cử chỉ (ngôn ngữ hình thể), sử dụng nó nhiều sẽ làm cho người
khác cảm thấy thoải mái và tự nhiên, bản thân mình cũng thấy tự tin hơn.
Hỏi lại những điều chưa rõ để thể hiện sự tham gia và tập trung của mình vào cuộc nói chuyện. Hơn nữa, hỏi lại những điều chưa rõ sẽ giúp mình nhìn nhận và tương tác
với người nói chuyện một cách chính xác, hiệu quả hơn.
Tương tác qua ánh mắt, ánh mắt có thể thể hiện sự tự tin, quả quyết và thấu hiểu. Người đối diện sẽ biết chúng ta có thoải mái, tự tin và nắm được vấn đề trong cuộc nói chuyện hay không thông qua ánh mắt của chúng ta.
Nhanh chóng nhớ tên khách hàng hay sếp/đồng nghiệp mới và gọi một cách thân mật
sẽ gây thiện cảm tốt hơn với người nói chuyện cùng.
Thoải mái, thân thiện khi giao tiếp, tỏ ra cứng rắn khi cần thiết và không liên tục ngắt
lời đối phương.
PHÂN 5. NHẬN XÉT - KIỄN NGHỊ
1. Nhận xét
Công ty TNHH ĐÔNG ĐÔ là một doanh nghiệp nhỏ (đưới 50 lao động) nhưng đã tồn tại trên 15 năm tính từ năm 1997 mặc dù đã trải qua nhiều đợt biến động trong kinh tại trên 15 năm tính từ năm 1997 mặc dù đã trải qua nhiều đợt biến động trong kinh
doanh. Kết quả kinh doanh năm 2011 là có lãi và năm 2012 tỉnh sơ bộ cũng có lãi.
Điều đó có thể nhận xét như sau:
1. Bộ máy điều hành: Với sơ đồ tổ chức đã trình bày, doanh nghiệp này có một bộ máy kinh doanh quá gọn nhẹ nhưng vẫn bảo đảm điều hành hiệu quả. Mỗi
nhân viên đều làm tốt công việc được giao và hỗ trợ rất tốt đối với các nhân
viên khác. Kèn cựa hoặc đùn đây trách nhiệm là điều KHÔNG THẺ XẢY RA
trong doanh nghiệp này.
2. Bộ phận sản xuất: Hầu như 100% công nhân của doanh nghiệp này đều có thể
đảm nhiệm một vị trí công tác khác với vị trí đang đảm nhận. Chính sách này
đã được áp dụng 15 năm qua và trở thành nề nếp của doanh nghiệp. Tự kèm cặp và tự phấn đấu nâng cao tay nghề là một công việc mà bắt kỳ người lao
động nào được tuyển vào đây đều phải tuân thủ. Tính sơ bộ đến thời điểm này đã có trên 200 lao động đã từng làm việc tại doanh nghiệp này. Điều đó nói lên
tính hiệu quả trong chính sách quản lý, điều hành của công ty mà cụ thể là Giám đốc công ty - người sáng lập ra công ty.
3. Một đặc điểm của doanh nghiệp này là tuy chỉ là một doanh nghiệp nhỏ nhưng lại tuân thủ rất nghiêm chỉnh mọi quy định của pháp luật đối với doanh nghiệp : Chinh sách thuế, chinh sách bảo hiểm, hợp đồng lao động, nội quy lao động, thoả ước lao động tập thể, tổ chức công đoàn, nhiệm vụ PCCC,... Trong suốt 15 năm hoạt động, doanh nghiệp này chưa bao giờ thanh toán lương cho người
lao động trễ dù chỉ MỘT NGÀY. Đó là một trong những tôn chỉ của Giám đốc
công ty.
II. Kiến nghị
Mặc dù đã có một quá trình hoạt động dài lâu và hiệu quả nhưng doanh nghiệp không có kế hoạch phát triển hơn quy mô hiện nay. Giám đốc doanh nghiệp cho rằng ông không muốn phát triển lớn hơn bởi vì ông không còn quỹ thời gian dành thêm
cho doanh nghiệp này. Việc phát triển doanh nghiệp hay không phụ thuộc vào những người kế tục của ông sau này. Đó cũng là một đặc điểm riêng của doanh nghiệp này
vậy.
Kiến nghị: Về lâu dài, doanh nghiệp nên có kế hoạch đầu tư mở rộng về quy mô sản
xuất và cải tiến công nghệ đề đạt doanh số và hiệu quả kinh đoanh cao hơn cũng như
không lãng phí những kinh nghiệm đã tích luỹ trong hơn 15 năm hoạt động của mình - một khoảng thời gian mà không phải doanh nghiệp nào ở nước ta cũng có được.