Quy trình Người liên quan
Phân công phân nhiệm
hợp, Kế toán trưởng và quản lý bán hàng), chi tiết như sau:
- Bộ phận Bán hàng xem xét kế hoạch và thực hiện các đơn đặt hàng. - Trưởng bộ phận bán hàng xem xét lại yêu cầu mua hàng.
- PO được phê duyệt bởi giám đốc.
- Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm xem xét tài liệu gửi cho STT (công ty dịch vụ kế toán).
- Kế toán trưởng và kế toán tổng hợp xem xét báo cáo tháng do STT gửi.
Dựa trên các thông tin về giá vốn hàng bán trong kỳ và giá trị khoản phải trả nhà cung cấp của công ty TEVIL, KTV tính ra số ngày một vòng quay nợ phải trả nhà cung cấp
Ref Năm 2009 Năm 2008
Phải trả nhà cung cấp trung bình NA01 (8.681.762.740) (8.570.159.174)
Giá vốn hàng bán VA101 (181.707.635.582) (136.431.209.705)
Số ngày vòng quay phải trả nhà
cung cấp 17,20 22,61
Đối với số liệu tính toán, KTV cần lý giải nguyên nhân biến động. Về nguyên nhân biến động số ngày một vòng quay nợ phải trả nhà cung cấp của Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam, KTV lý giải như sau
Năm 2009, số ngày vòng quay nợ phải trả nhà cung cấp chỉ là 17,2 ngày giảm trên 5 ngày so với năm 2008. Điều này có nguyên nhân là do một số nhà cung cấp đã thay đổi điều kiện thanh toán, giảm thời hạn thanh toán khiến công ty phải trả nợ sớm hơn. Mặt khác, trong năm, công ty đã có thêm một số nhà cung cấp mới như Yuna Ltd., Shanghai Rhe Ltd,...Các công ty này đều yêu cầu thanh toán trước khi nhận hàng.
Đưa ra kết luận về việc phân tích, KTV cho rằng số ngày vòng quay nợ phải trả nhà cung cấp đã phản ánh đúng tình hình thanh toán của công ty.
1.3.2.3 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
Thứ nhất, KTV đối chiếu sổ cái và sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp.
Mục tiêu
Xem xét sự thống nhất về số liệu ghi nhận trên sổ cái TK 331 với sổ chi tiết các nhà cung cấp
Công việc thực hiện
KTV thu thập sổ cái và sổ chi tiết của khách hàng tại thời điểm 31 tháng 12 năm 2009 sau đó thực hiện việc tách biệt số dư, tổng phát sinh bên Nợ, bên Có của từng nhà cung cấp và thực hiện đối chiếu với sổ cái.
Qua đối chiếu, KTV nhận thấy số dư trên sổ cái TK 331 khớp đúng với số dư tổng cộng theo sổ chi tiết các nhà cung cấp là 8.712.048.919 VND, đồng thới số phát sinh bên Nợ và bên Có cũng phù hợp với 163.991.365.197 VND phát sinh bên Nợ và 164.102.968.762 VND phát sinh bên Có.
SV. Nguyễn Ngọc Khoa 26
Biểu 1.8 Sổ chi tiết nhà cung cấp Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam
Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam Người thực hiện: NNK
Kiểm toán năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2009 07/02/2010
Tên nhà cung cấp
Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
04 Nhóm nhà cung cấp (TK131, 331) 1 208 586 644 9 778 745 819 162 899 886 663 162 956 697 158 8 657 255 849 0401
Nhóm nhà cung cấp nguyên liệu
chính nội địa (TK131, 331) 8 979 960 31 311 903 694 520 743 748 570 993 98 236 102
0401CL1 Công ty TNHH công nghiệp Chung l-ơng Việt nam 49 003 000 49 003 000
... ... .. ... ... ...
0403
Nhóm nhà cung cấp nguyên liệu
chính nhập khẩu (TK131, 331) 649 640 354 4 278 986 980 125 025 205 600 126 558 069 909 5 162 210 935
0403AB1 AB industries 315 789 526 315 789 526
0405 Nhóm nhà cung cấp máy móc, phụ tùng MM nhập khẩu (TK131, 331) 149 966 330 4 920 916 727 095 249 865 649 609 1 941 216
0405GL1 Global Parts BV . holland 1 976 115 1 976 115
0409
Nhóm nhà cung cấp dịch vụ vận tải
trong nớc (TK131 15 765 352 282 421 961 281 727 732 15 071 123
0409ITI Chi nhánh công ty TNHH vận tải qtees ITI 26 004 124 41 075 247 15 071 123
0410
Nhóm nhà cung cấp dịch vụ vận tải
quốc tế (TK131 292 352 445 405 409 050 121 605 312 8 548 707
0410NQ Nell & Quack 268 364 793 287 441 032 19 076 239
... .... ... ... .... ...
Tổng cộng 1 208 586 644 9 778 745 819 163 991 365 197 164 102 968 762 8 712 048 919 Sổ cái 8 712 048 919
Thứ hai, KTV xem xét các khoản bất thường trong sổ chi tiết (Review unusual items)
Mục tiêu
Xem xét tính hợp lý, đầy đủ, có thực của các nghiệp vụ bất thường, các nghiệp vụ của các nhà cung cấp có số dư bên Nợ hoặc có số dư không theo suy đoán của KTV.
Công việc thực hiện
Khi thực hiện thủ tục này, KTV thường chú ý tới + Các nhà cung cấp có số dư bên Nợ
+ Các nghiệp vụ phát sinh lớn bất thường
Đối với số dư và nghiệp vụ liên quan đến khoản phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam, KTV kiểm tra một số loại nghiệp vụ có khả năng xảy ra rủi ro cao. KTV xem xét bản chất nghiệp vụ, tính chính xác và hợp lý trong ghi nhận. Các nghiệp vụ đó là:
+ Trả trước nhà cung cấp: trong năm 2009, tại TEVIL có các nghiệp vụ trả trước cho nhà cung cấp như sau thanh toán trước hoá đơn SD/VL ( SLE ) -12/04-09 đơn hàng gia công tại Lào theo chứng từ ngân hàng HBUS03/09 ngày 12/05/2009, thanh toán trước các hoá đơn 1619/09;1623/09;1624/09 cho master - hàng gia công tại Vilco theo chứng từ ngân hàng HSV144/09 ngày 10/12/2009...
+ Thanh toán các hóa đơn đã ghi tạm tính: theo hoá đơn 01/09-VIV ngày 01/02/2009 về chi phí Marketing trong tháng 1, kế toán Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam thực hiện xoá bỏ khoản phải trả tạm tính đã ghi trên TK 338.
Sau khi kiểm tra đến hợp đồng về điều kiện thanh toán và các hóa đơn chứng từ đi kèm, KTV không phát hiện ra sai sót. Do đó, KTV đồng ý với việc ghi nhận các nghiệp vụ này.
SV. Nguyễn Ngọc Khoa 30
Biểu 1.9 Xem xét các khoản bất thường trong sổ chi tiết (Review unusual items)
Ngày tháng Chứng từ Nghiệp vụ TK Phát sinh Số dư EY
Nợ Có Nợ Có Kiểm tra Chú thích
01/02/2009 01/09-VIV nhận hoá đơn chi phí Marketing phải trả t1/2009
3352 580.647.600 4 702 975 423 Có Xóa bỏ khoản chi phí phải trả khi có hóa đơn
12/05/2009 HBUS03/09 thanh toán trước inv SD/VL ( SLE ) -12/04- 09 -đơn hàng gia công tại lào
11241 1 377 920 264 1 869 801 310 Có Trả trước 21/05/2009 A301/09 thanh toán trước inv ETCVI388 389 ,
ETCVI 372 383 388 389 và trả trước deposit cho 405; 409 , trừ 478.60 usd
11222 488 327 369 Có Trả trước 01/06/2009 HBUS07/09 thanh toán trước inv 3365/09; 3363/09 cho
penfabric - hàng gia công tại vilco
11241 489 053 709 3 231 655 317 Có Trả trước 03/07/2009 HBUS15/09 thanh toán trước cho inv SD/VL(SLE)
-17/06-09 cho đơn hàng gia công tại Vilco 11241 621 174 439 5 759 411 049 Có Trả trước 27/08/2009 HBUS29/09 thanh toán trước PI 051/VENTURE/E/09-
hàng gia công tại lào, hàng trên đường cuối tháng 8
11241 760 582 009 5 924 267 191 Có Trả trước 22/09/2009 A518/09 thanh toán trước shipment 432 433 436 437
439 448 trừ vải thiếu , TNT .... 11222 1 995 986 725 667 006 127 Có Trả trước 12/11/2009 A570/09 thanh toán trước INV ETCVI451 458 432
và 622 usd đã nhận hộ qua VP bank và trừ 1,347.27 usd
11222 556 167 831 6 954 934 946 Có Trả trước 10/12/2009 HSV144/09 thanh toán trước inv 11215 663 325 880 6 145 763 997 Có Trả trước
Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam Người thực hiện: NNK
Kiểm toán năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2009 07/02/2010
Thứ ba, KTV thực hiện thử nghiệm về kiểm tra tính đúng kỳ (cut-off test)
Mục tiêu
Xem xét việc ghi nhận các khoản phải trả nhà cung cấp có được ghi nhận đúng thời điểm phát sinh.
Công việc thực hiện
+ Kiểm tra đối với hàng hóa đã nhận và các Credit Note đã được ghi nhận. + Kiểm tra các đơn đặt hàng, hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm,… sau ngày kết thúc kỳ kế toán đã được ghi nhận đúng.
Khi thực hiện thủ tục cut-off đối với việc ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp tại công ty Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam, KTV kiểm tra các nghiệp vụ ghi nhận mua hàng trong 10 ngày trước và 10 ngày sau ngày 31 tháng 12 năm 2009. Để giảm bớt khối lượng công việc, KTV tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ có giá trị lớn hơn mức Threshold là 20%TE. Trong 10 ngày sau ngày 31 tháng 12 năm 2009, không có nghiệp vụ mua hàng nào được ghi nhận. Trong 10 ngày từ ngày 21 đến 31 tháng 12 năm 2009, có 16 nghiệp vụ mua hàng được ghi nhận thoả mãn điều kiện. KTV kiểm tra chi tiết với các nghiệp vụ này và phát hiện ra các vấn đề sau:
+ Các nghiệp vụ mua hàng, hàng đang đi đường ngày 31 tháng 12 năm 2009 theo các hóa đơn C10332, 1096159, 482483 được ghi nhận là khoản nợ phải trả. Thực tế, trên kiểm tra các biên bản giao hàng BOL tại cảng xuất khẩu, ngày giao hàng đều thuộc năm 2010. Do đó việc ghi nhận các khoản phải trả này là không đúng kỳ.
+ Các nghiệp vụ mua hàng chưa nhận được hóa đơn vào ngày 31 tháng 12 có sai sót tương tự. Các hóa đơn và các chứng từ đi kèm như BOL, tờ khai hải quan đã được chuyển về và được KTV kiểm tra
Do đó, KTV đưa ra bút toán điều chỉnh như sau
Nợ TK 331 2.682.355.193
Chiawan 995.206.872 Freudenberg 230.285.298 E.T.C 357.065.011 wendler 108.933.705 luckytex 125.473.888 Rico china 127.646.095 Có TK 151 2.682.355.19 3 SV. Nguyễn Ngọc Khoa 34 Kiểm toán 48B
Biểu 1.10 Kiểm tra tính đúng kỳ (cut-off test)
Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam Người thực hiện: NNK
Kiểm tra tính đúng kỳ của việc ghi nhận phải trả nhà cung cấp
SV. Nguyễn Ngọc Khoa 36 Kiểm toán 48B
Ngày tháng Hóa đơn Nghiệp vụ Phát sinh Nguyên tệ Tỷ giá Số tiền Ngày BOL Số BOL ĐK giao hàng
Nợ Có
18/12/2009 B09-008
nhận hàng từ luthai – paid
HSV164/09 và HSV15/09 607 123 849 USD 18 479 32 855 7-12-2009 QD30911034A CFR 23/12/2009 YUNAH nhận hàng từ yunah - paid HSV 160/09 245 712 306 USD 18 479 13 297 6-12-2009 KOSRO38455 CNF HaiPhong 24/12/2009 E902662
nhận hàng từ luckytex – paid
HSV152/09 383 560 472 USD 18 479 20 757 17-12-2009 /HPH 13216-1S CIF HaiPhong 30/12/2009 C10332 mua vải từ chiawant - hàng chưa về kho cuối kỳ 995 206 872 USD 18 479 53 856 5-1-2010 KHHPG1001027 CIF
31/12/2009 1091096159 mua mex từ Freudenberg - hàng trên đường 230 285 298 USD 18 479 12 462 1-1-2010 N21000004 CIF HaiPhong 31/12/2009 88582
mua mex từ wendler - hàng trên
đường 108 933 705 USD 18 479 5 895 2-1-2010 N21000005 CIF HaiPhong 31/12/2009 8155 hàng trên đường tại ngày 31.12.2009 - paid HSV154/09 27 620 746 USD 18 479 1 495 25-D12-2009 N20901759 FOB Hongkong 31/12/2009 TK151
hàng trên đường tại ngày
31.12.2009 - paid HBU94/09 127 646 095 USD 18 479 6 908 8-1-2010 SWS10S9198971 CIF HaiPhong 31/12/2009 TK151 hàng trên đường tại ngày 31.12.2009 - paid HBU96/09 1 251 093 346 USD 18 479 67 704 26-12-2009 SITSHHPGA66071 CIF HaiPhong 31/12/2009 TK151 hàng trên đường tại ngày 31.12.2009 - paid HBU95/09 125 473 888 USD 18 479 6 790 9-1-2010 HPH13382-1S CIF HaiPhong
Thứ tư, KTV tiến hành kiểm tra các khoản nợ chưa được ghi nhận.
Mục tiêu
Đảm bảo không xảy ra việc bỏ sót các khoản phải trả nhà cung cấp đã đủ điều kiện nhưng chưa được ghi nhận.
Công việc thực hiện
Thủ tục này có thể chia thành 3 thủ tục nhỏ hơn là Kiểm tra các hóa đơn chưa thanh toán (Unpaid invoice), Kiểm tra sổ tiền gửi sau ngày kết thúc kỳ kế toán (Subsequent payment), Kiểm tra các hợp đồng dở dang (On-going contract)
+ Kiểm tra các hóa đơn chưa thanh toán (Unpaid invoice)
KTV kiểm tra việc theo dõi các hoá đơn chưa thanh toán và thông báo nợ của nhà cung cấp. KTV cần chú ý các hoá đơn mà việc giao hàng và thực hiện dịch vụ đã hoàn tất vào ngày kết thúc niên độ kế toán. Nếu các hoá đơn này chưa được ghi nhận vào khoản phải trả nhà cung cấp vào ngày 31 tháng 12 năm 2009 tức là việc ghi nhận khoản phải trả đã bị bỏ sót.
Qua kiểm tra, KTV thấy tại Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam, có 10 hóa đơn chưa thanh toán và việc giao hàng đã được thực hiện trong năm 2009. Các hóa đơn này nằm rải rác từ tháng 6 đến tháng 12 năm 2009. Việc ghi nhận các khoản phải trả này đã được thực hiện.
Nh t C
Biểu 1.11 Kiểm tra các hóa đơn chưa thanh toán (Unpaid invoice)
Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam Người thực hiện: NNK
Kiểm toán năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2009 07/02/2010
SV. Nguyễn Ngọc Khoa 38 Kiểm toán 48B
Ngày
tháng Nhà cung cấp Hóa đơn Số tiền Nguyên tệ VND Ghi nhận nợ
30/11/2009 Pang rim Co.,Ltd 41241
97.50 7,42 USD
1.749.380.622
,22 Có
04/12/2009 Pang rim Co.,Ltd 41243
30.11 0,04 USD
540.204.22
7,64 Có
12/08/2009 Công ty TNHH điện nhựa và TM Đoàn Kết 95294
96.087.20
0,00 VND
96.087.20
0,00 Có
30/12/2009 Coats Phong phu 28959
2.01 6,85 USD
36.184.30
5,85 Có
09/12/2009 Coats Phong phu 15683
49 5,51 USD 8.889.94 4,91 Có 12/11/2009 Sunny Hill VT160909 27 7,00 USD 4.969.65 7,00 Có 30/10/2009 Honda 61733 5.08 2,90 USD 91.192.30 8,90 Có 03/12/2009 Honda 61894 4.89 6,68 USD 87.851.33 5,88 Có
31/12/2009 Công ty TNHH Tinh Lợi 71290
2.25 5,54 USD
40.466.64
3,14 Có
22/06/2009 Công ty TNHH điện nhựa và TM Đoàn Kết 95283
56.059.43
2,00 VND
56.059.43
+ Kiểm tra sổ tiền gửi sau ngày kết thúc kỳ kế toán (Subsequent payment) KTV thu thập và kiểm tra các chứng từ liên quan đến việc thanh toán và xem xét việc thanh toán đó có liên quan đến các hoá đơn nào? Xem xét việc thanh toán các hoá đơn đó có liên quan đến khoản phải trả thuộc năm trước không (việc thanh toán các hàng hoá đã nhận, dịch vụ đã được thực hiên vào năm trước. Nếu câu trả lời là có thì cần xem xét các khoản đó đã được bao gồm trong số dư khoản phải trả nhà cung cấp vào ngày lập báo cáo tài chính hay chưa.
Ví dụ, KTV thu thập được sổ chi tiết tiền gửi của Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam trong tháng 1 năm 2010 liên quan đến việc thanh toán các hóa đơn phải trả người bán.
Dựa trên việc kiểm tra chi tiết tới chứng từ thanh toán và các chứng từ đi kèm (hóa đơn, biên bản bàn giao, tờ khai hải quan, BOL...), KTV phản ánh các phát hiện trên giấy tờ làm việc như sau.
Trong tháng 1 năm 2010, Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam có nhiều lần thanh toán cho các nhà cung cấp. Trong đó có hai loại thanh toán chủ yếu là trả trước và thanh toán cho các hóa đơn đã cung cấp.
Qua kiểm tra chi tiết, KTV thấy rằng các hóa đơn được thanh toán trong tháng 1 năm 2010 đều có việc cung cấp hàng hóa dịch vụ thuộc năm 2010. Do đó không có hóa đơn nào là thuộc công nợ năm 2009.
Việc thanh toán theo các chứng từ ngân hàng HBUS03/10, HBU22/10, HBUS08/10, HBUS09/10, VP58/10 là những khoản trả trước cho nhà cung cấp của công ty.
KTV kết luận, qua kiểm tra các nghiệp vụ ghi chép trên sổ chi tiết tiền gửi sau