Hệ thống tài liệu chất lượng hiện nay đã được biên soạn tương đối đầy đủ nhưng vẫn còn một số thiếu sót trong khâu biên soạn chưa làm đúng với bộ ISO 9001:2000 và đồng thời cũng luôn phải đổi mới phát triển căn cứ vào chiến lược phát triển kinh doanh trong từng thời kỳ.
Một số chú ý khi biên soạn, phát triển hệ thống tài liệu chất lượng trong doanh nghiệp:
- Dựa trên yêu cầu của bộ ISO 9001:2000 và yêu cầu cụ thể của công việc, cán bộ quản trị chất lượng phối hợp với các phòng ban để nhận diện nhu cầu thiết lập và chỉnh sửa tài liệu. Các cán bộ quản lý nên là người góp ý, thúc đẩy, giúp đỡ người phát triển tài liệu theo khung dạng tài liệu thống nhất trong doanh nghiệp.
Khi biên soạn và phát triển tài liệu cần xem xét: + Ai là người đọc và thực hiện tài liệu?
+ Mục đích của tài liệu là làm gì?
+ Nguồn lực nào đã sẵn sàng( dữ liệu, chuyên viên am hiểu nội dung, người biên soạn, tài liệu tham khảo)?
+ Nội dung cần biên soạn có sẵn ?
Người biên soạn và phát triển tài liệu trong doanh nghiệp có thể vận dụng nguyên tắc 5 WH sau :
+ What? (cái gì)
Nhằm để hỏi hoạt động nào, sản phẩm gì đang được thực hiện và từ đó đặt ra cần những tài liệu vào chứng cứ chất lượng áp dụng nào.
Áp dụng trong doanh nghiệp thì cần đặt câu hỏi đây là hoạt động giám sát thi công, hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ hay hoạt động cải tiến chất lượng… sản phẩm được đề cập trong tài liệu đang triển khai là một báo cáo kinh tế-kỹ thuật, dịch vụ tư vấn chủ đầu tư.. từ đó tài liệu cần thiết và chứng cứ chất liệu ở đây là Luật xây dựng, các quy phạm, tiêu chuẩn xây dựng hay các Nghị định,Nghị quyết..
+ Why? ( tại sao)
Khi đã có tài liệu và chứng cứ chất lượng áp dụng thì lý do tại sao là để xác định mục đích tiến hành của một hoạt động.
Áp dụng trong Doanh nghiệp thì mục cần xác định mục đích của hoạt động là nângcao một số chỉ tiêu chất lượng, kiểm tra sự phù hợp của hoạt động…
+When (khi nào? )
Để xác định thời điểm, cơ hội, nghĩa là khi nào thì hoạt động được tiến hành như đã đề ra.
Áp dụng trong doanh nghiệp thì thời điểm phù hợp là khi nào là năm, giữa năm, bắt đầu tiến hành hoạt động hay khi hoạt động kết thúc..
+ Where (ở đâu?)
Để định vị hoạt động tiến hành ở đâu, nơi nào, điều này đặc biệt quan trọng khi đánh giá các hoạt động kiểm kê, kho vật liệu nhạy cảm với môi trường, sản xuất trong các điều kiện nhà xưởng…
Áp dụng trong doanh nghiệp thì cần xác định hoạt động này tiến hành ở một phòng ban, một côngđoạn trong một quá trình hay ở toàn bộ doanh nghiệp…
+ Who(Ai?Người nào?)
Ai là người chịu trách nhiệm tiến hành một dự án và Ai, người nào được uỷ quyền ra quyết định. Từ đó chuyển việc đánh giá có thể thiết lập được trách nhiệm và quyền hạn của một cán bộ nhân viên.
Áp dụng trong doanh nghiệp thì ở đây người chịu trách nhiệm là Giám đốc, chủ trì dự án hay cán bộ quản trị…
+ How(Thế nào? Ra sao)
Yêu cầu của phaòng ban được đánh giá phải giải thích, hoặc chứng minh hoạt động được tiến hành hoặc thực hiện bằng cách thức nào, ra sao và liệu nó có phù hợp với các thủ tục hoặc hướng dẫn đã đề ra hay không.
Tài liệu hệ thống chất lượng được triển khai theo 4 mức do đó trách nhiệm của các cá nhân sau:
Mức A: Sổ tay chất lượng do phòng quản lý chất lượng thực hiện Mức B: Nhũng thủ tục chất lượng,do các phòng ban thực hiện. Mức C: Hướng dẫn công việc, do nhân viên thực hiện.
Mức D:Những biểu mẫu và hồ sơ chất lượng do các phòng ban thực hiện và tập hợp.