Tại công ty, công tác quản trị hệ thống kênh phân phối cũng do phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện. Phòng kinh doanh của công ty gồm một trởng phòng, một phó phòng và hơn 10 nhân viên. Phòng có nhiệm vụ nghiên cứu thị tr- ờng, tổ chức bán và giới thiệu sản phẩm, cố vấn cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh, theo dõi các diễn biến của thị trờng và có các đề xuất thích hợp. Việc tổ chức quản trị hệ thống kênh này cũng có sự kết hợp của nhiều phòng ban chức năng của công ty cùng tham gia góp ý kiến xây dựng kế hoạch, kế hoạch này sẽ đợc ban giám đốc xem xét và quết định. Tại công ty sản xuất thức ăn gia súc Phơng Đông việc quản trị hệ thống kênh phân phối đợc tiến hành theo các công đoạn bao gồm: tuyển chọn thành viên kênh, khuyến khích các thành viên kênh và đánh giá hoạt động của các kênh.
- Tuyển chọn các thành viên kênh: các công việc của việc tuyển chọn các thành viên kênh tại công ty đợc thực hiện nh đã trình bày trong phần thiết kế kênh phân phối ở trên. Các tiêu chí quan trọng để lựa chọn một kênh phân phối đó là những mặt hàng họ bá, khả năng thanh toán và tiềm lực tài chính của thành viên kênh, vị trí địa bàn hoạt động của thành viên kênh, trình độ quản lý và khả năng xúc tiến tiêu thụ của thành viên kênh đợc lựa chọn... Ngoài việc đặt ra các tiêu chí trên, trong quá trình làm hợp đồng, công ty đa ra các ràng buộc nh: không đợc bán các sản phẩm cạnh tranh, thời hạn thanh toán, khen thởng, phạt... với những ràng buộc này nó đảm bảo cho sự ổn định và vững chắc trong các kênh phân phối của công ty
- Khuyến khích kênh là một hoạt động cực kỳ quan trọng trong hoạt động quản trị kênh phân phối của bất kỳ một doanh nghiệp nào, nó có tác dụng to lớn trong việc thúc đẩy tiến độ bán hàng, nó làm cho các thành viên của kênh nhiệt tình hơn trong quá trình thực hiện công việc, nhiệt tình hơn đối với việc bán sản phẩm của công ty. Tại công ty sản xuất thức ăn gia súc Phơng Đông đang áp dụng một số biện pháp khuyến khích kênh cụ thể nh:
+ Tài trợ tài chính: công ty thờng áp dụng các khoản triết giảm khi nhập hàng của công ty trong môt khoảng thời gian cụ thể nào đó, ngoài ra công ty còn tài trợ cho các kế hoạch quảng cáo hay xúc tiến bán của các đại lý cho sản phẩm của công ty, việc này đã tạo ra những u thế nhất định trong việc chiếm lĩnh kênh cũng nh tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiêu thụ sản phẩm, chiếm lĩnh thị trờng.
+ Qùa tặng: công ty thờng có quà tặng cho các đại lý vào những dịp nhất định trong năm cụ thể tết vào đầu năm học… đây
với việc động viên tinh thần để các đại lý phục vụ tốt hơn. Ngoài chơng trình quà tặng đối với các đại lý, công ty thờng có các đợt quà tặng dành cho khách hàng, việc này không những có tác dụng đỗi với việc thúc đẩy tiến độ bán sản phẩm mà còn làm cho các đại lý có đợc tâm lý thoải mái hơn trong khi bán hàng. Gần đây công ty còn áp dụng một loại khuyến mại mới khá đặc biệt đó là các phiếu thởng mỗi phiếu tơng ứng với 5000đ, trong một số bao bì sẽ có một phiếu trúng thởng, điều này cũng có tác dụng trong việc cạnh tranh với các sản phẩm khác vì nó đã đánh vào tâm lý may rủi của các khách hàng
+ Hội nghị khách hàng: từ khi đi vào hoạt động, hàng năm công ty đều tổ chức hội nghị khách hàng, các khách hàng đợc mời đều là các đại lý và một số kênh tiêu thụ trực tiếp. Việc tổ chức hội nghị khách hàng này nhằm mục đích khuyếch trơng hơn nữa sản phẩm của công ty, thêm vào đó hội nghị còn có ý nghĩa đối với việc đào tạo cho các đại lý, giúp cho các đại lý có thể hiểu thấu đáo hơn các sản phẩm của công ty cũng nh đào tạo đào tạo quản lý và nghiệp vụ bán hàng. Việc tổ chức hội nghị khách hàng cũng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc nhận đợc các thông tin ngợc chiều từ phía các khách hàng về sản phẩm của công ty cũng nh những ý kiến đóng góp của khách hàng đối với việc cải tiến sản phẩm và dịch vụ phục vụ.
Đặc biệt công ty đã tổ chức các cuộc hội thảo cho những hộ chăn nuôi nhằm chuyển giao kỹ thuật chăn nuôi, cách phòng và chữa bệnh cũng nh cách chọn vật nuôi phù hợp với những mô hình trang trại vừa và nhỏ.
+ Triển lãm thơng mại: để khuyếch trơng sản phẩm của công ty, công ty đã gửi các sản phẩm của mình đến một số hội chợ thơng mại. Việc này giúp cho ngời tiêu dùng biết đến sản phẩm của công ty nhiều hơn và cũng có tác dụng khuyếch trơng
sản phẩm với khách hàng cũng nh đối với các thành viên của kênh.
+ Khuyến khích đội ngũ cán bộ kinh doanh của công ty: công tác quản trị hệ thống kênh phân phối của công ty có tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ kinh doanh chính vì vậy công luôn có mức thởng thích hợp cho những cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ. Những chính sách khen thởng này đã tạo ra động lực rất lớn cho đội ngũ cán bộ kinh doanh của công ty trong quá trình làm việc.
- Đánh giá hoạt động của các thành viên kênh: việc đánh giá hoạt động của các thành viên kênh là hết sức quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào, nó giúp cho doanh nghiệp đánh giá đợc kênh nào hoạt động hiệu quả, kênh nào hoạt động ch a có hiệu quả để từ đó có các chính sách khen thởng kịp thời và thích hợp, nó giúp cho ccông ty tìm ra nguyên nhân và đa ra các giải pháp nhằm tăng hiệu quả hoạt động cho các kênh phân phối. Để có thể đánh giá tốt đợc hoạt động của các thành viên thì cần phải có những tiêu chí nhất định nh: mức doanh số, mức độ hợp tác quảng cáo và đào tạo. thời gian giao hàng... Tại công ty sản xuất thức ăn gia súc Phơng Đông công tác đánh giá hoạt động của các kênh phân phối vẫn do phòng kinh doanh chịu trách nhiệm thực hiện. Để đánh giá hoạt động của các kênh phân phố, phòng kinh doanh đã xây dựng các tiêu chí cũng nh các định mức để đánh giá hiệu quả hoạt động của các kênh phân phối, tuy nhiên việc này cha đợc làm một cách có hệ thống, các đánh giá chủ yếu là định tính cha có một văn bản cụ thể nào cho việc đánh giá các kênh. Tại công ty các tiêu chí chính để đánh giá một kênh phân phối hoạt động có hiệu quả hay không đó là mức doanh số mà kênh đó đạt đợc trong một thời kỳ nhất định, ngoài ra những tiêu chí khác
đợc đa ra để xem xét. Đi đôi với việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các kênh, phòng kinh doanh còn phối hợp với một số phòng ban khác của ccông ty để xây dựng chế độ khen thởng đối với các kênh phân phối. Việc khen thởng này không chỉ tính tới các kết quả bán hàng mà kênh đó đạt đợc mà nó còn tuỳ thuộc vào cả khu vực thị trờng, việc này là hoàn toàn đúng đắn bởi lẽ một kênh tiêu thụ đợc ít hàng hoá hơn điều đó cha thể khẳng định rằng họ làm ăn không tốt bằng những kênh khác, nguyên nhân có thể là do thị trờng của họ nhỏ hẹp hơn, mới hơn... việc khen thởng một cách chính xác cũng sẽ khuyến khích các kênh tiêu thụ thực hiện tốt hơn công việc của mình, nó tạo ra những động lực làm việc lớn cho các kênh tiêu thụ và gây dựng đợc mối quan hệ tốt với các kênh này.