ĐGTHCV phải được tiến hành trên nền tảng phân tích công việc. Phân tích công việc với ba nội dung là bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn công việc là cơ sở sát thực nhất để xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá trong công tác ĐGTHCV với NLĐ. Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá được xây dựng một cách rõ ràng, hợp lý sẽ giúp cho việc đánh giá được dễ dàng và chính xác hơn.
Thực tế hiện nay công tác phân tích công việc tại công ty TNHH VKX được tiến hành một cách sơ sài, ở mỗi vị trí chức danh mới chỉ có bản mô tả công việc. Vì vậy việc đầu tiên để hoàn thiện công tác ĐGTHCV là chúng ta phải hoàn thiện các bản phân tích công việc.
Để tiến hành phân tích công việc một cách đầy đủ và chi tiết công ty có thể sử dụng một trong hai cách sau:
- Thuê những chuyên gia quản trị nhân sự thực hiện công tác phân tích công việc.
- Chọn cán bộ chuyên trách nguồn nhân lực, am hiểu về công việc, được đào tạo đúng chuyên ngành quản trị nhân lực trong công ty thực hiện nhiệm vụ này.
Cho dù lựa chọn theo cách nào thì khi tiến hành phân tích công việc công ty vẫn phải thực hiện theo đúng quy trình và đảm bảo đáp ứng được yêu cầu cho ĐGTHCV.
Ví dụ: đối với vị trí Trưởng nhóm nhân sự - Phòng HCNS chúng ta cần xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc như sau:
A/ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Vị trí: Trưởng nhóm nhân sự Mã vị trí: NS 01
Phòng: phòng hành chính – nhân sự Địa điểm làm việc: Công ty TNHH
VKX (Vietnam Korea Exchange)
Chức danh cán bộ phụ trách: Trưởng phòng hành chính – nhân sự
1. Trách nhiệm
- Theo dõi quy trình ISO
- Cập nhật các chế độ, chính sách về lao động và việc làm - Theo dõi chấp hành nội quy công ty, xử lý kỷ luật lao động - Cập nhật hồ sơ, lý lịch trích ngang của nhân viên, quản lý hồ sơ - Báo cáo tình hình nhân sự, cập nhật sơ đồ tổ chức
- Lập kế hoạch tuyển dụng, chuẩn bị quyết định tuyển dụng - Tổ chức giáo dục định hướng cho nhân viên mới
- Lập và quản lý các chương trình đào tạo
- Theo dõi hợp đồng lao động, soạn thảo hợp đồng lao động và thỏa thuận đào tạo nước ngoài.
- Xây dựng các chế độ chính sách nhân sự.
2. Quyền hạn
- Được đề nghị học tập để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. - Được nêu ý kiến, đề xuất để cải tiến sự thực hiện công việc.
- Được thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời các vấn đề có liên quan đến hoạt động của Công ty
3. Điều kiện và môi trường làm việc - Thời gian làm việc: 8h/ ngày
- Các công cụ được cung cấp: Máy vi tính, điện thoại, máy in, bàn, ghế, tủ đựng tài liệu, văn phòng phẩm.
- Môi trường làm việc: Có điều hòa nhiệt độ, không độc hại, không có tiếng ồnồn, bụi.
4. Mối quan hệ trong công việc:
- Quan hệ hỗ trợ với đồng nghiệp trong cùng nhóm, phòng. - Quan hệ với lãnh đạo cấp trên.
- Quan hệ với các phòng ban khác trong công ty.
B/ BẢN YÊU CẦU CỦA CV ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN:
- Tốt nghiệp các trường đại học chuyên ngành luật, quản trị nhân lực, kinh tế lao động.
- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm, hiểu và nắm vững các quy định của Nhà nước về tiền lương, phúc lợi, BHXH…
C/ BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC:
- Hoàn thành tốt tất cả các công việc mà Giám đốc, CFO và trưởng phòng về cả thời gian và chất lượng.
- Lập báo cáo tiền lương, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế đúng ngày theo quy định của công ty và chuyển cho phòng kế toán.
- Cập nhật kịp thời các mức lương mới cho người lao động
- Giải quyết các thắc mắc và thủ tục bảo hiểm xã hội, các chính sách của nhà nước một cách thoả đáng, không để xảy ra tình trạng người lao động không được giải quyết các chế độ hưu trí, tai nạn…