Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch , điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ , bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép
Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch , điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian , chi phí, và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định
Lĩnh vực quản lý dự án: theo đối tượng quản lý , quản lý dự án bao gồm 9 lĩnh vực chính là Lập kế hoạch tổng quan, quản lý phạm vi, quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý nhân lực , quản lý thông tin, quản lý rủi ro, quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán. Song mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng , trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép .Về mặt toán học ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và có thể biểu diễn theo công thức sau:
C=f(P,T,S) Trong đó: C : chi phí
P : mức độ hoành thành công việc( kết quả) T : yếu tố thời gian
S : phạm vi dự án
Vì thế nên trong phần quản lý dự án theo nội dung em sẽ tập trung phân tích ba nội dung chính sau:quản lý thời gian và tiến độ của các dự án, quản lý chất lượng dự án, và quản lý chi phí dự án
1.2.3.1.Quản lý thời gian và tiến độ của dự án:
Công việc đầu tiên của các phòng ban chức năng trong công ty là định danh các công việc chính cần phải thực hiện, xác định mục đích của dự án, liệt kê các mục tiêu , sau đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các chỉ tiêu tạm thời.Mục đích của công ty quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúng tiến độ trong phạm vi ngân sách nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng. Trong giai đoạn này , các phòng ban chức năng của công ty sẽ định danh các phần công việc lớn
+ Các thủ tục cấp đất cho dự án +Đền bù giải phóng mặt bằng
+Mua sắm hoặc thuê thiết bị công nghệ(nếu cần thiết) +Xây dựng và lắp đặt công trình
Sau khi đã định danh được các đầu công việc lớn, các phòng ban chức năng trong công ty cũng xác định luôn các công việc lớn có liên quan đến các đơn vị, các bộ phận khác như thế nào, yêu cầu thực hiện và khả năng đáp ứng của các bộ phận này ra sao để có kế hoạch phối hợp sao cho có hiệu quả nhất. Trong các công việc đã có tên các phòng ban chức năng sẽ tiến hành tách nhỏ chúng một cách có hệ thống, thành các công việc ngày càng nhỏ hơn bằng cách sử dụng công cụ đồ họa quen thuộc là cấu trúc phân tách công việc cho đến khi các công việc này thuận tiện để giao trách nhiệm thi công, ước tính chi phí, nhân sự thi hành và giám sát
Sau khi định danh được công việc cần làm và trước khi giao gói việc cho đơn vị thi công , thì phòng đầu tư và xây dựng phải thực hiện các bước lớn kế tiếp là ước tính thời gian để thực hiện mọi công việc. Đầu tiên ước tính mỗi hoạt động sẽ kéo dài bao lâu, sau đó họ phối hợp tất cả các hoạt động một các logic để mang lại một bảng ước tính thời gian lên lịch hoàn tất từng công việc và toàn bộ dự án. Ban quản lý công ty sẽ xây dựng mạng công việc xác định mỗi quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc của dự án để có thể thực hiện dự án hoàn thành tiến độ nhanh nhất có thể.Ban quản lý có nhiệm vụ so sánh thời gian cần thiết để hoàn thành dự án và thời gian yêu cầu phải hoàn thành dự án, qua đó đề ra các giải pháp đẩy nhanh tiến độ để hoàn thành mục tiêu của dự án. Sản phầm của tiến trình hoạch định này là một lịch biểu điều khiển một dòng thời gian gốc hoạt động mà các đơn vị thi công sẽ dùng như bản đồ để thi hành công việc và ban quản lý sẽ dùng như một kim chỉ nam để xác định rằng công việc đó đang thực hiện đúng tiến trình
Ban quản lý dự án giao nhiệm vụ cho các đơn vị thi công bằng văn bản , hợp đồng, quy định trách nhiệm và quyền hạn đối với trưởng đơn vị thi công. Các mốc thời gian thực hiện công việc quan trọng của dự án sẽ được tổng hợp và lập thành báo cáo để trình lên tổng công ty để phê duyệt
Để chuẩn bị một lịch biểu cho dự án ban quản lý công ty thường áp dụng một tiến trình như sau:
Bước 1:Chuẩn bị lịch biểu bằng cách định danh các hoạt động lịch biểu trên cấu trúc phân tách công việc:
Cấu trúc phân tách công việc sẽ ghi rõ các hoạt động cụ thể của dự án. Tách nhỏ các hoạt động cụ thể của dự án, các hoạt động đảm bảo đủ chi tiết để dễ dàng theo dõi , điều khiển được tiến độ của chúng. Các hoạt động này phải đảm bảo đủ chi tiết để tất cả các bên tham gia thực hiện có liên quan đều hoàn toàn nắm được hoạt động
Ví dụ về thứ bậc phân tách công việc một dự án xây dựng nhà điều hành được tình bày như bảng sau:
TT WBS Tên nhiệm vụ Công việc trước Kế hoạch Thực tế Ghi chú 1 1 Chuẩn bị mặt bằng 2 2 Xây nhà 3 2.1 Đổ móng 4 2.2 Xây tường và trần tầng 1 5 2.3 Xây tường và trần tầng 2 6 2.4 Làm sân thượng và tum 7 2.5 Gara xe cho CNV và khách 8 2.6 Nhà thường trực bảo vệ 9 3 Nội thất 10 3.1 Điện 11 3.2 Nước 12 4 Hoàn thiện
Qua bảng trên ta thấy được cấp độ công việc được trình bày theo thứ tự trước sau và tình hình chi phí kế hoạch và thực tế cho từng công việc cụ thể, đây cũng là thứ bậc phân tách công việc một dựa án xây dựng nhà điều hành ở công ty Truyền Tải Điện I
Bước 2: Phát triển sơ đồ mạng:
Mạng công việc mà công ty truyền tải điện I thường sử dụng để trình bày hoạt động của dự án là sơ đồ PERT và biểu đồ GANTT
Bước 3: Ước tính các thời gian hoạt động sơ bộ:
Thiết lập một phương án tích cực nhất về thời gian, thời hạn công việc này chưa tính đến các yếu tố hạn chế cũng như rủi ro có thể xảy ra với dự án
Bước 4:Tính toán ngày giờ lịch cụ thể nhất có thể:
Công ty dùng các sơ đồ mạng đã có để định vị dòng thời gian dự án trên một niên lịch
Bước 5: Xác định các nguồn lực, tính đến các giới hạn nguồn lực và ước tính các thời hạn cuối:
Dùng sơ đồ mạng để xác định,lên kế hoạch quản lý hoạt động cung ứng lựa chọn nhà thầu cung ứng…
Bước 6: So sánh ngày kết thúc dự trù và ngày kết thúc bắt buộc
Ban quản lý sẽ tập hợp hò sơ về các giả thiết, các hợp đồng cam kết và các giấy tờ khác liên quan đến dự án
Bước 7: Thống nhất thời hạn với các đơn vị thực hiện và lập báo cáo dự kiến thiến đọ lên tổng công ty
Công cụ để quản lý tiến độ: công cụ chủ yếu là kế hoạch tiến độ đã được xây dựng trong bước lập kế hoạch tiến độ . Kế hoạch tiến độ hay bảng tiến độ càng được lập chi tiết, đến từng hạng mục công trình , bộ phận của hạng mục công trình, các công việc của bộ phận hạng mục công trình…thì việc quản lý tiến độ thực hiện dự án càng thuận lợi. Nhật kí thi công cũng là một công cụ quản lý hữu hiệu trong quản lý tiến độ thực hiện dự án. Nhật kí thi công bao gồm các nội dung sau:
-Danh sách cán bộ kỹ thuật thi công công trình
-Diễn biến tình hình thi công từng ngày , tình hình thi công từng loại công việc, chi tiết toàn bộ quá trình thực hiện
-Mô tả vắn tắt phương pháp thi công
-Tình hình thực tế của nguyên vật liệu , cấu kiện sử dụng
-Những sai lệch so với bản vẽ thi công, có ghi rõ nguyên nhân kèm theo biện pháp sửa chữa
-Nội dung bản giao của ca trước so với ca sau
-Nhận xét của bộ phận quản lý chất lượng tại hiện trường về chất lượng thi công xây dựng công trình
-Phòng đầu tư xây dựng , đơn vị tư vấn và các kỹ sư quản lý tiến độ thường xuyên tổ chức những buổi họp rút kinh nghiệm và báo cáo tình hình thực hiện thi công công trình
1.2.3.2.Quản lý chất lượng dự án:
Quản lý chất lượng dự án là tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý, là một quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu được đề ra. Quản lý chất lượng dự án bao gồm việc xác định các chính sách chất lượng , mục tiêu , trách nhiệm và việc thực hiện chúng thông qua các hoạt động: lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát và đảm bảo chất lượng trong hệ thống
Là một công ty lớn mà lĩnh vực trọng điểm là xây dựng và cải tạo nâng cấp các trạm biến áp đây là một sản phẩm đặc biệt, để tạo ra sản phẩm này cần chi phí tương đối lớn, thời gian thực hiện dài , liên quan đến nhu cầu phát triển chung của đất nước, vì vậy đòi hỏi hoạt động quản lý các dự án phải có tính hiệu quả
Tổng công ty đã chỉ đạo quản lý dự án phải nghiêm túc thực hiện quản lý chất lượng theo các định mức được quy định cụ thể cho công tác xây lắp của bộ xây dựng cụ thể như:
Khối lượng trong các dự toán: Xác định theo khoản 7 điều 5 của quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của chính phủ, luật xây dựng và luật đầu tư 2005
Về định mức xây dựng : chủ yếu áp dụng định mức xây dựng cơ bản ban hành kèm theo quyết định số 1242/1998/QĐ-BXD ngày 25/11/1998 của bộ trưởng bộ xây dựng, luật xây dựng , luật đầu tư 2005
Ngoài ra trong quản lý chất lượng các dự án đầu tư, tổng công ty còn tuân theo quy trình quản lý chất lượng ISO 9001-2000, một quy trình quản lý tiên tiến trên thế giới .Để giữ vững các tiêu chuẩn chất lượng trong xây dựng, trên công trường thi công của công ty luôn có đội ngũ kỹ sư nhiều năm kinh nghiệm túc trực để chỉ đạo công tác thi công , kiểm tra kỹ thuật và xử lý kịp thời nếu có khó khăn xảy ra
Những cán bộ chuyên môn kỹ thuật của dự án có trình độ chuyên môn, có năng lực để giám sát kỹ thuật thi công đảm bảo tiến độ và đúng thiết kế được duyệt, tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà nước , thực hiện việc nghiệm thu đảm bảo chất lượng công trình theo quyết định quản lý chất lượng công trình xây dựng. Quản lý chất lượng do phòng đầu tư xây dựng đảm nhận , ngoài ra còn có sự kết hợp của hoạt động các phòng ban chức năng trong công ty. Và có quản lý dự án theo những nội dung chính như: quản lý chất lượng sản phẩm tư vấn lập BCNCKT, TKKT – TDT…quản lý chât lượng khảo sát xây dựng, quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình, quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình và bảo hành công trình xây dựng
Quản lý chất lượng là phương pháp ứng dụng rất nhiều kỹ thuật thống kê để thu tập , xử lý, phân tích số liệu, phục vụ việc lập kế hoạch , phân tích đánh giá quá trình thực hiện và kiểm tra giám sát quá trình quản lý chất lượng. Có một số phương pháp quản lý chất lượng sau đây mà ban quản lý công ty áp dụng:
-Lưu đồ hay biểu đồ quá trình : là phương pháp thể hiện quá trình thực hiện các công việc trong toàn bộ dự án, là cơ sở để phân tích , đánh giá quá trình và nhân tố tác động đến chất lượng công việc dự án. Lưu đồ quá trình cho phép nhận biết công việc hay hoạt động nào thừa có thể loại bỏ, hoạt động nào cần sửa đổi , cải tiến hoàn thiện, là cơ sở xác định vị trí, vai trò của mỗi thành viên tham gia quá trình quản lý chất lượng
-Biểu đồ xương cá: là loại biểu đồ để ban quản lý dự án công ty chỉ ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến một kết quả nào đó. Trong công tác quản lý chất lượng , biểu đồ nhân quả có tác dụng liệt kê những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng , xác định những nguyên nhân nào cần được xử lý trước…
-Biểu đồ kiểm soát thực hiện: là phương pháp đồ họa theo thời gian về kết quả của một quá trình thực hiện công việc , là sự kết hợp giữa đồ thị và các đường giới hạn kiểm soát để xác định xem một quá trình có nằm trong tầm kiểm soát hay không, trên cơ sở đó để xây dựng các biện pháp điều chỉnh . Biểu đồ thường dùng để giám sát các hoạt động có tính chất lặp, giám sát các biến động về chi phí và tiến độ thời
gian . Có hai loại biểu đồ kiểm soát: biểu đồ kiểm soát định tính và biểu đồ kiểm soát định lượng
-Biểu đồ phân bố mật độ: là một công cụ quan trọng để tổng hợp, phân tích và thể hiện số liệu thống kê . Số liệu thống kê thu thập được thường rất nhiều và chưa cho thấy tính quy luật của hiện tượng nghiên cứu. Do đó cần phải tiến hành phân loại chúng. Biểu đồ phân bố mật độ là một phương pháp phân loại , biểu diễn các số liệu theo từng nhóm
Tại công ty truyền tải điện I các phương pháp trên được áp dụng một cách linh hoạt , tùy theo từng dự án và đặc điểm cụ thể của từng dự án mà áp dụng một phương pháp khác nhau. Nhưng thông thường công ty thường dùng biểu đồ kiểm soát thực hiện và viết các báo cáo giám sát dự án vào cuối mỗi quỹ mỗi năm.
1.2.3.3.Quản lý chi phí dự án:
Quản lý chi phí dự án gồm các khoản mục chi phí sau:Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
+Chi phí trực tiếp được dự toán ,kiểm soát và quản lý dễ dàng bao gồm các khoản mục chi phí: chi phí tiền lương trả cho người trực tiếp thực hiện các công việc của dự án, chi phí nguyên vật liệu được sử dụng để thực hiện từng công việc dự án, chi phí thiết bị máy móc công cụ sản xuất được sử dụng để thực hiện từng công việc , chi phí quản l
Chi phí nhân công trong đơn giá xây dựng bao gồm: - Tiền lương cấp bậc theo bảng lương A6 ban hành kèm theo nghị định số
05/CP ngày 26/01/1004 của chính phủ
- - Các khoản phụ cấp bao gồm: phụ cấp lưu động ở mức thấp nhất bằng 20% tiền lương tối thiểu, phụ cấp không ổn định sản xuất ở mức thấp nhất bình quân bằng 10% tiền lương cơ bản, một số khoản lương phụ (nghỉ lễ, tết, phép...) bằng 12% và một số chi phí có thể khoán trực tiếp cho người lao động tính bằng 4% so với tiền lương cấp bậc
Chi phí chung: được tính theo tỷ lệ phần trăm so với chi phí nhân công hoặc chi phí máy thi công đối với công tác thi công hoàn toàn bằng máy trong dự toán xây lắp và nâng cấp
+Chi phí gián tiếp nhằm duy trì hoạt động của dự án: chi phí của nhân viên bảo trì thiết bị, nhân viên dọn vệ sinh, chi phí nguyên vật liệu sủ dụng để quét dọn lau chùi các thiết bị, chi phí máy tính photo, chi phí điện nước,