Phòng Kinh tế Kỹ thuật giúp Giám đốc Công ty hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong việc soạn thảo, quản lý thực hiện các Hợp đồng kinh tế theo phân cấp và uỷ quyền của Giám đốc Công ty nhằm đảm bảo thực hiện nghiêm túc pháp lệnh HĐKT và quy định của Tổng Công ty, Công ty về phân cấp quản lý HĐKT.
Chỉ được ký kết và thực hiện HĐKT khi đã thực hiện đầy đủ quy chế đấu thầu hoặc có quyết định giao thầu. Cần kiểm tra xác định rõ nguồn vốn, khả năng thanh toán, các điều kiện thanh toán, quyết toán và các điều khoản khác
Sau khi nhận chỉ định thầu hoặc hợp đồng kinh tế được ký kết, Giám đốc Công ty sẽ giao nhiệm vụ cho một đơn vị trực thuộc thực hiện hợp đồng.
Quá trình tổ chức thi công, nghiệm thu, bàn giao được thực hiện theo Qui trình Kiểm soát quá trình thi công công trình, nghiệm thu và bàn giao
Sau khi kết thúc hợp đồng, Phòng KTKT cùng với phòng Kế toán tài chính tổ chức thanh toán và thanh lý hợp đồng. Việc thanh toán được thực hiện theo điều khoản của hợp đồng
Sửa đổi hợp đồng
Đây không phải là công việc mà bất cứ gói thầu nào cũng có. Nó chỉ bắt buộc đối với các gói thầu mà khách hàng có yêu cầu sửa đổi một số chi tiết của gói thầu không nêu trong hợp đồng
Lưu đồ sửa đổi hợp đồng
* Tiếp nhận yêu cầu sửa đổi
Yêu cầu sửa đổi hợp đồng của khách hàng cũng có thể được gửi đến công ty bằng văn bản, bằng Fax, điện thoại hoặc giao dịch trực tiếp. Người nhận yêu cầu của khách hàng phải ghi vào Sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng
- Sau khi nhận yêu cầu của khách hàng, người nhận phải thông báo lại nội dung cho trưởng Phòng KTKT xem xét.
* Xem xét yêu cầu sửa đổi
KHÁCH HÀNG
TIẾP NHẬN YÊU CẦU
CHẤP NHẬN SĐ CHẤP NHẬN, THÔNG BÁO ĐIỀU CHỈNH + _ _ + ĐÀM PHÁN THÔNG BÁO CÁC ĐƠN VỊ LIÊN QUAN GIẢI QUYẾT THEO HỢP ĐỒNG _ + XEM XÉT PHÁT SINH CHI PHÍ KHÔNG CHẤP NHẬN
Phòng Kinh tế - Kỹ thuật trực tiếp xem xét yêu cầu sửa đổi của khách hàng. Nội dung xem xét được thực hiện tương tự như khi nghiên cứu thông tin về gói thầu. Kết quả xem xét được ghi vào Sổ nhận yêu cầu khách hàng và trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
* Xử lý yêu cầu sửa đổi
Trường hợp công ty không chấp nhận yêu cầu sửa đổi của khách hàng, Phòng KTKT gửi thông báo từ chối khách hàng.
Trường hợp yêu cầu sửa đổi của khách hàng có thể chấp nhận được, Phòng KTKT tính toán chi phí phát sinh.
Nếu không phát sinh chi phí, Phòng KTKT thoả thuận với khách hàng để điều chỉnh hợp đồng với khách hàng, có thể lập Hợp đồng mới hoặc phụ lục hợp đồng theo biểu mẫu, trình Giám đốc Công ty (hoặc người được Giám đốc Công ty uỷ quyền) phê duyệt. Đồng thời thông báo đến các đơn vị liên quan thực hiện.
Nếu phát sinh thêm chi phí, phòng KTKT thông báo với khách hàng, tiến hành đàm phán để thống nhất, đi đến ký kết hợp đồng mới hoặc phụ lục hợp đồng. Trong trường hợp khách hàng không chấp nhận, Trưởng phòng KTKT xin ý kiến giám đốc công ty để đàm phán lại. Nếu không đạt được sự thoả thuận thì giải quyết theo các điều khoản đã ghi trong hợp đồng.
* Phòng KTKT có trách nhiệm thông báo việc sửa đổi hợp đồng đến các đơn vị có liên quan để tổ chức thực hiện.
*Tổ chức phối hợp thực hiện quá trình tham dự thầu giữa các phòng ban :
Việc phân cấp thực hiện công tác tham dự thầu được quy định cụ thể trong
« quy chế quản lý và giao khoán nội bộ » của công ty.
- TGĐ là người có quyền hạn cao nhất trong việc quyết định có tham dự thầu hay không
- Phòng KTKT là đầu mối tiếp nhận, tìm hiểu, tổng hợp, phân tích thông tin, đề xuất ý kiến, báo cáo TGĐ về việc công ty quyết định tham dự hoặc không tham dự đấu thầu.
Khi có quyết định tham dự thầu thì phòng KTKT tiến hành đăng ký mua HSMT và chủ trì, kết hợp với các phòng ban chức năng trong công ty, các đơn vị trực thuộc cùng phối hợp lập biện pháp thi công, tính giá dự thầu và hoàn chỉnh HSDT.
Phòng KTKT là đơn vị chủ trì, đầu mối trong quá trình đấu thầu, chịu trách nhiệm chính trước công ty về chất lượng và kết quả HSDT
- Phòng Tài chính kế toán có trách nhiệm cung cấp các số liệu báo cáo tài chính và làm bảo lãnh dự thầu
- Trong quá trình lập HSDT, cán bộ của các phòng ban, các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tham gia phối hợp với phòng KTKT nếu như có quyết định điều động của công ty