III. CÁC CÔNG ĐOẠN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Giai đoạn đánh giá yêu cầu
Giai đoạn này là giai đoạn quan trọng, quyết định sự thành công của một dự án. Một sai sót trong giai đoạn này sẽ rất có thể làm chậm cả một dự án, kéo theo những chi phí, tổn thất lớn cho tổ chức.
Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu. Vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian, mà cả nguồn nhân lực, do đó quyết định về vấn đề này phải được thực hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi.
• Lập kế hoạch
Về cơ bản thì lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án, là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập, cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng.
Số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu.
• Làm rõ yêu cầu
Làm rõ yêu cầu, tức là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu.
Làm rõ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua việc tìm hiểu những yêu cầu của người sử dụng, sau đó là người quản lý chính mà bộ phận của họ. Thêm vào đó để nhằm tới nguyên nhân dẫn đến yêu cầu và xác định hệ thống có liên quan.
• Đánh giá khả thi
Đánh giá khả thi rất quan trọng. Đòi hỏi phân tích viên có sự hiểu biết sâu về vấn đề, có năng lực thiết kế nhanh các yếu tố của giải pháp và đánh giá các chi phí của các giải pháp.
Đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tuy nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kỹ thuật.
− Khả thi về tổ chức: đòi hỏi phải có sự hòa hợp giữa giải pháp và dự kiến với môi trường tổ chức.
− Khả thi kỹ thuật, được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu của hệ thống đề xuất.
− Khả thi về tài chính là xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng các chi phí bỏ ra không?
• Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu
Báo cáo phải trợ giúp các nhà lãnh đạo quyết định dự án có thể tiếp tục hay dừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình, và khuyến nghị những hành động tiếp theo.