3. Vai trò và phơng pháp lãnh đạo của Giám đốc công ty HYMETCO
3.4. Kiểm soát trong công ty:
Kiểm soát là dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế hoạch đã định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cấp dới và đề ra các biện pháp quản trị thích hợp nhằm đạt đợc những mục đích của công ty. Các chuẩn mực để đánh giá hiệu quả công tác quản trị phải đợc xác định một cách toàn diện trong các lĩnh vực sau: thực hiện chính sách quản trị vĩ mô, các quan hệ nhân sự, các hoạt động sản xuất, thực hiện quản trị kỹ thuật, công nghệ, các nghiệp vụ về tài chính, quản trị vốn và phân phối trong công ty.
Mục đích cơ bản của công tác kiểm soát trong công ty là: + Xác định rõ mục tiêu, kết quả đạt đợc theo kế hoạch đ định.ã
+ Xác định và dự đoán những biến động trong lĩnh vực cung ứng đầu vào, các yếu tố chi phí sản xuất nh thị trờng đầu ra.
+ Phát hiện chính xác, kịp thời những sai sót xảy ra và trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong quá trình thực hiện chính sách, mệnh lệnh, chỉ thị và công tác của từng ngời và các phòng ban trong công ty.
+ Tạo điều kiện một cách thuận lợi các chức năng: uỷ quyền chỉ huy và thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân.
+ Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo với những biểu mẫu có nội dung chính xác, thích hợp.
+ Đúc rút và phổ biến kinh nghiệm cải tiến công tác quản trị nhằm đạt đ- ợc các mục tiêu đ định trên cơ sở nâng cao hiệu suất công tác của từng bộã
phận, từng cấp, từng cá nhân trong bộ máy quản trị công ty, thờng xuyên họp các phòng ban trong công ty để đúc rút kinh nghiệm và đề ra kế hoạch mục tiêu.
Nội dung của công tác kiểm soát trong doanh nghiệp phải đợc thực hiện ở trong các lĩnh vực quản trị chủ yếu nh lỗ, lãi, doanh số chi phí, lợi nhuận, tình trạng thị trờng, năng suất, tình hình sản phẩm, chỉ số chất lợng hàng hoá, dịch vụ, phát triển lực lợng quản trị viên, sự kết hợp mục tiêu ngắn hạn với dài hạn. Trong giới hạn của chuyên đề, tôi chỉ xin đề cập đến hoạt động của Giám đốc công ty HYMETCO trong công tác kiểm soát công ty ở các lĩnh vực chính: sản xuất kinh doanh.
Tại công ty việc kiểm soát đợc thực hiện dới hình thức kiểm soát định kỳ thông qua phơng pháp cổ truyền, thông qua các số liệu thống kê, bảng biểu và các số liệu sử dụng phản ánh các kết quả đạt đợc, các bản báo cáo, phân tích định kỳ một tháng một lần báo cáo với Giám đốc công ty và các đơn vị kiểm soát Nhà nớc. Thông qua đó, Giám đốc công ty sẽ xem xét, nắm bắt và kiểm soát đợc các hoạt động thực tiễn của công ty trên các lĩnh vực, từ đó có hớng điều chỉnh cho phù hợp và có hiệu quả cao hơn của từng bộp phận, từng cấp, từng ca nhân trong bộ máy quản lý công ty và đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.
Phân tích lỗ, lãi, doanh số chi phí, lợi nhuận là những lĩnh vực đầu tiên cần đợc xem xét giải quyết tại công ty. Các số liệu để phân tích định kỳ ( 1 tháng ) của công ty đợc phòng kinh doanh tập hợp bao gồm các yếu tố đầu vào, các yếu tố trong quá trình kinh doanh và các yếu tố đầu ra ( lợng, loại hàng tồn kho hiện tại ) thông qua các chứng từ, hoá đơn số liệu và lập biểu báo cáo số 01/CNCS ( ban hành theo QĐ số 147 - TCKT/QQĐ ). Trên cơ sở đó giám đốc công ty có các biện pháp điều chỉnh và thúc đẩy tiêu thụ.
+ Điều chỉnh lại kế hoạch sản xuất năm 2003 đảm bảo số lợng hàng vừa đủ cho tồn kho.
+ Kiểm tra và tổ chức lại bộ phận tiếp thị, kiểm tra khả năng tiêu thụ thị trờng trong các tháng của năm 2003.
Phòng tài vụ thực hiện chức năng tổng hợp toàn bộ các chi phí cấu thành giá thành sản phẩm trong tháng và doanh thu, lập biểu phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng và thuyết minh báo cáo tài chính ( biểu mẫu số B09 - DN ban hành theo QĐ số 1141 - TC/CĐKT của bộ tài chính ) để gửi báo cáo cấp quản lý cấp trên theo định kỳ từng quý.
Trên cơ sở đó, Giám đốc công ty sẽ xem xét và kiểm soát các hoạt động của các phòng nghiệp vụ, khả năng tiêu thụ và có phơng pháp điều chỉnh cơ cấu sản phẩm, điều chỉnh chi phí và các yếu tố khác, đánh giá hoạt động trong kỳ.
Thông qua đánh giá, phân tích các số liệu thực hiện của công ty thờng kỳ, Giám đốc công ty tổ chức họp giao ban với thành phần gồm toàn bộ cán bộ quản trị các mặt qua hội nghị thông báo và nhận định, từ đó điều chỉnh và kịp
thời động viên thông qua các hình thức khen thởng kỷ luật theo quy chế của công ty đã đề ra.
3.5. Đánh giá chung về vai trò và phơng pháp l nh đạo của giám đốc côngã ty HYMETCO.
Giám đốc công ty với vai trò ngời hớng đạo công ty đến thành đạt hay thất bại trong cuộc cạnh tranh với các đặc thù riêng biệt của ngành, của công ty đợc thể hiện và đánh giá qua kết quả của công ty trong 5 năm gần đây:
Bảng1: Tình hình chung của công ty qua các năm 1999 – 2003
Đv tính: VNĐ
Năm 1999 2000 2001 2002 2003
Doanh thu 8,01tỷ 8,9 tỷ 9,3tỷ 10,5 tỷ 10,718tỷ
Nộp ngân sách 324 tr 376 tr 378 tr 430 tr 470 tr
Số lợng nhân viên 36 ngời 38 ngời 38 ngời 40 ngời 41 ngời Thu nhập bình quân 0,86 tr 0,93 tr 1,12 tr 1,35 tr 1.65 tr
Nguồn: phòng kế kế toán – tài vụ
- Năm 1999 doanh thu của công ty đạt ở mức 8,01tỷ VNĐ hoàn thành vợt mức chỉ tiêu đặt ra đối với công ty trong năm 1999. trong năm 1998 định mức doanh thu mà công ty đặt ra là 7 tỷ VNĐ, nh vậy công ty đã có mức doanh thu vợt hơn so với năm 1998 là1,01tỷ VNĐ chiếm gần 20%. Từ mức doanh thu này công ty đã nộp ngân sách 324 triệu đồng với số nhân viên là 36 ngời, nâng mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên công ty từ mức 750 nghìn đồng năm 1998 lên 860 nghìn đồng.
- Năm 2000 công ty đề ra mức doanh thu là 9 tỷ VNĐ nhng do gặp những khó khăn trong công việc kinh doanh công ty chỉ đạt đợc 8,9 tỷ. Tuy nhiên với mức doanh thu này công ty cũng đã đạt đợc 98% kế hoạch đối với năm tài khoá 2000, với 376 triệu đồng nộp ngân sách và mức lơng bình quân của lao động công ty đã tăng lên đáng kể ( 930 nghìn đồng ). Đồng thời năm 2000 công ty đã tăng khối lợng cán bộ công nhân viên lên 38, việc nhận thêm cán bộ kỹ thuật từ trên Tổng công ty khí tợng thuỷ văn ( 2 ngời ) làm giảm áp lực công việc cho công ty tạo điều kiện cho công ty trong công việc.
- Năm 2001 công ty đề ra mức doanh thu là 9,3 tỷ VNĐ và với doanh thu năm 2001 là 9,3 tỷ VNĐ công ty đã vợt mức chỉ tiêu đề ra là 1,3%. Với sự nỗ lực của cán bộ công nhân viên cùng ban Giám đốc công ty, công ty đã nâng đợc mức lơng của cán bộ công nhân viên lên 1120 nghìn đồng, nộp ngân sách 378 triệu đồng.
- Năm 2002 công ty đạt đợc 100% kế hoạch đề ra là 10,5 tỷ VNĐ, nộp ngân sách 430 triệu đồng. Trong năm này công ty cũng nhận thêm 2 cán bộ kinh doanh nâng số cán bộ công nhân viên trong công ty lên con số 40, đồng thời công ty cũng nâng mức lơng bình quân của mỗi cán bộ công nhân viên công ty lên 1350 nghìn đồng.
- Kế hoạch trong năm tài khoá 2003 công ty đề ra là 11 tỷ VNĐ, với doanh thu là 10,718 tỷ VNĐ công ty đã không hoàn thành đợc định mức mà công ty đã đề ra trong năm này tuy nhiên công ty cũng đã nâng đợc mức lơng bình quân của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty lên 1650 nghìn đồng. Công ty cũng đã nộp ngân sách 410 triệu đồng, trong năm này công ty cũng nhận thêm 1 cán bộ phòng tổ chức.
Trong 5 năm qua Giám đốc công ty đã bằng năng lực lãnh đạo của mình cùng với sự nỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên chức toàn công ty đã đa công ty không ngừng tiến lên theo kịp sự chuyển đổi không ngừng của cơ chế thị trờng đầy biến động.
Từ số liệu bảng trên thấy đợc sự phát triển của công ty liên tục trong những năm qua về các mặt . Trong đó có sự đóng góp không nhỏ của Giám đốc công ty trong công tác lãnh đạo, điều hành công ty thể hiện ở các mặt cơ bản sau:
3.5.1. Vai trò của Giám đốc công ty:
Trong hoạt động quản trị công ty ở các cấp, Giám đốc công ty đã thể hiện đợc đúng vai trò là thủ trởng cao nhất của công ty. Với các chỉ thị, mệnh lênh đợc chấp hành nghiêm túc trong bộ máy; đa ra các quyết định đúng đắn dựa trên cơ sở tập hợp trí tuệ và tôn trọng ý kiến của cán bộ công nhân viên trong công ty.
Giám đốc công ty là một ngời năng động, hoạt bát, dám nghĩ, dám làm và biết đánh giá đúng các điều kiện riêng biệt của công ty về: công nghệ, con
ngời, vốn,....để tổ chức bộ máy quản lý phù hợp, hoạt động có hiệu quả, ăn khớp, hoàn thành tốt mục tiêu đã đề ra. Bố trí và quyết định công tác cán bộ đúng với khả năng của từng vị trí quản trị trong công ty.
Đối với cán bộ công nhân viên trong công ty, vai trò của giám đốc thể hiện không chỉ chịu trách nhiệm về việc làm, thu nhập, đời sống vật chất mà còn biết chăm lo đời sống tinh thần. Nâng cao trình độ năng lực chuyên môn và văn hoá.
Thực hiện tốt vai trò Giám đốc công ty với nhà nớc trong lĩnh vực bảo toàn và phát triển vốn sản xuất kinh doanh cùng với các chính sách xã hội.
3.5.2. Phơng pháp l nh đạo.ã
Trong điều kiện hoạt động của công ty với quy mô là công ty xếp hạng loại II. Việc sử dụng phơng pháp lãnh đạo phân quyền thông qua hệ thống các quy chế, quy định đã đề ra đợc những kết quả tốt trong quá trình quản trị công ty. Tạo điều kiện cho Giám đốc công ty mở rộng hoạt động của mình với các công ty trong và ngoài nớc.
Mặt khác, đã có sự kết hợp với sử dụng phơng pháp kinh tế cùng với tác phong dân chủ - quyết định trong điều hành lãnh đạo công ty, có tác dụng tập hợp và tạo mối đoàn kết tốt trong hoạt động của công ty, phát huy đợc năng lực của từng quản trị viên trong công ty.
3.5.3. Những vấn đề phát sinh cần giải quyết để phát huy vai trò và phơng pháp làm việc của Giám đốc công ty. pháp làm việc của Giám đốc công ty.
Một vấn đề bức xúc cần đặt ra hiện nay là cha có sự bình đẳng giữa công ty TNHH và doanh nghiệp nhà nớc. Theo pháp lệnh thống kê, kế toán của nhà nớc, bố ( mẹ ) là thủ trởng, thì ngời nhà không đợc làm kế toán hoặc thủ quỹ. Các doanh nghiệp nhà nớc luôn chấp hành các chính sách, chế độ tài chính của Nhà nớc các chính sách về giá và nộp thuế đầy đủ cho Nhà nớc. Trong khi đó, giám đốc công ty TNHH lại thờng tuyển ngời nhà, hoặc ngời quen làm kế toán, do đó dẫn đến tình trạng thông đồng, làm chứng từ sổ sách giả để trốn thuế với nhà nớc, hoặc chỉ nộp thuế doanh thu “tợng trng “, gây thất thoát tiền của Nhà nớc. Nếu Nhà nớc có những chính sách thích hợp và cụ thể đối với công ty TNHH và có những bộ phận chức năng thờng xuyên giám sát, kiểm tra hệ thống sổ sách thì sẽ hạn chế đợc các hiện tợng tiêu cực và đem lại sự bình
đẳng giữa các doanh nghiệp Nhà nớc và công ty TNHH khi tham gia đấu thầu các hợp đồng.
Trong các doanh nghiệp Nhà nớc thờng xảy ra tình trạng cấp vốn không hợp lý đầu năm kinh phí nhà nớc cấp rất ít gây ra khó khăn trong các hoạt động đầu t, mua sắm trang thiết bị, nhng lại cấp tiền dồn dập vào những tháng cuối năm. Giám đốc luôn phải điều chỉnh kế hoạch chi tiêu, cố gắng sử dụng số tiền đợc cấp trong một khoảng thời gian ngắn, do vậy đôi khi đầu t không có hiệu quả.
4. Phân tích tình hình tiêu thụ các mặt hàng khí tợng từ năm 1999 đến nay. nay.
Đi lên từ một doanh nghiệp Nhà nớc nhỏ, năm 1993 chuyển sang hình thái công ty, HYMETCO đã không ngừng nỗ lực phấn đấu để từ chỗ kinh doanh thua lỗ đứng trớc nguy cơ giải thể, đến nay công ty đã đủ vững mạnh khẳng định uy tín của mình trên thị trờng.
Năm 1993, các mặt hàng khí tợng của công ty HYMETCO ít về chủng loại, các mặt hàng chủ yếu đợc nhập từ Liên Xô, Thuỵ Điển....,tình hình tiêu thụ ở tình trạng trì trệ. Sau khi đổi mới tới năm 1999, tình hình có khởi sắc. Các mặt hàng chuyên doanh của công ty đa dạng về chủng loại, phong phú về mẫu mã hơn. Đặc biệt các mặt hàng khí tợng đợc nhập về các nớc phát triển đáp ứng đ- ợc nhu cầu thị trờng...
Bảng 2: Kết quả hoạt động kinh doanh các mặt hàng khí tợng năm 1999- 2003
Đv: triệu đồng
Mặt hàng khí tợng
Năm 1999 Năm 2003 So sánh 99/03
Doanh
thu % Doanh thu %
Tuyệt đố
Máy đo áp suất 1560 19.48 1250 11.46 -310 80.13
Máy đo độ ẩm 1400 17.48 2573 24.03 1173 183.79
Máy đo nhiệt độ 893 11.15 1010 9.42 117 113.10
Trạm khí tợng tự động 977 8.45 802 7.48 125 118.46
Rada thời tiết 1125 14.04 1532 14.29 407 136.17
Các mặt hàng khác 2355 29.4 3551 33.13 1196 150.79
Tổng doanh thu 8010 100 10718 100 2708 133.81
Nguồn: phòng kế toán – tài vụ.
Năm 1999: Tỉ trọng các loại máy đo áp suất có doanh thu cao nhất chiếm 29,48% ( ứng với 1560 triệu đồng ), tiếp theo là các loại máy đo độ ẩm; bên cạnh đó doanh thu của các máy thiết bị thám không và rada thời tiết cũng chiếm một tỉ trọng khá cao 14,04% ( ứng với 1125 triệu đồng ). Tuy nhiên sau
5năm cơ cấu mặt hàng đã có sự thay đổi kha lớn, từ vị trí thứ hai các mặt hàng máy đo độ ẩm đã có đợc doanh thu lớn nhất chiếm 24,02% ( ứng với 2573 triệu đồng ). Các mặt hàng rada dự báo thời tiết và thiết bị thám không vẫn giữ ở mức ổn định là 14.29% ( 1532 triệu đồng ). Điều đáng lu ý hơn cả là sự sụt giảm doanh số của các loại máy đo áp suất 19,87% ( 310 triệu ), là mặt hàng đứng thứ ba trong các mặt hàng khí tợng chuyên doanh.
Qua 5 năm ( 1999 - 2003 ), có thể thấy rằng khả năng tiêu thụ các thiết bị rada và thiết bị thám không, các trạm tự động có sự gia tăng nhanh chóng. Mặt khác, các loại máy đo áp suất bị sụt giảm 310 triệu đồng ( 19,87% ). Doanh số từ các mặt hàng tổng hợp ngày càng gia tăng mạnh chứng tỏ khuynh hớng đa dạng hóa các mặt hàng tiêu thụ sẽ đạt đợc hiệu quả kinh tế cao. Nhìn chung tốc độ tăng doanh thu năm 2003 so với năm 1999 khá cao 33,81% ( tơng ứng với 2708 triệu đồng ) cho thấy dấu hiệu khả quan trong hoạt động kinh doanh mặt hàng khí tợng.
Sở dĩ có sự thay đổi chủ yếu trong cơ cấu, mức độ tiêu thụ của các mặt hàng khí tợng là do một số nguyên nhân chủ yếu sau:
Thứ nhất: Năm 1999 do yêu cầu đổi mới của các trạm cũng nh những diễn biến phức tạp của điều kiện tự nhiên, đặc biệt là thời tiết khiến cho cầu mặt hàng đo áp suất và độ ẩm đợc tiêu thụ ở mức độ cao.
Thứ hai: Công ty tìm ra đợc khu vực thị trờng mới có khả năng tiêu thụ