+Cơ sở vật chất kĩ thuật, kinh phí dành cho việc đào tạo và tuyển dụng cán bộ còn ít nên nhiều việc muốn làm mà cha thể làm ngay.
+Tuy trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban đã đợc phân định nhng tâm lí hợp tác còn thấp do bởi đặc điểm các phòng gần nh độc lập về mặt nghiệp vụ, các nhân viên có trình độ chuyên môn cao nhng lại chỉ phục vụ cho công việc trong phòng, không thạo và hiểu biết về công việc của các phòng ban khác nên khả năng hợp tác và phối hợp bị hạn chế .
Những tồn tại của bộ máy tổ chức quản lý xí nghiệp là một tất yếu vì trong điều kiện cơ chế kinh tề thay đổi, các lĩnh vực kinh doanh đồng loạt ra đời kéo theo các phơng thức mới và các khả năng xảy ra yếu tố rủi ro mà công ty không thể lờng hết đợc.
Chơng III
Một số giảI pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Xí NGHIệP XE KHáCH
Mô hình quản lý hiện tại của Công ty hiện đã gọn nhẹ và tơng đối hiệu quả. Song do yêu cầu phát triển ngày càng tăng của Công ty thì nó sẽ dần mất đi tính phù hợp. Ra đời đợc hơn 10 năm việc thay đổi bộ máy tổ chức quản lý nhằm cơ cấu lại các phòng ban chức năng sắp xếp lại vị trí các cán bộ và thiết lập các phơng thức quản trị thông tin mới là việc không dễ. Muốn làm đợc điều đó đòi hỏi phải tốn kém nhiều công sức và tiền của nhng nh vậy không có nghĩa là sẽ duy trì mãi vậy. Từ thực tế nghiên cứu tại Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội tôi mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau:
3.1 Xác định mục tiêu, phơng hớng đổi mới bộ máy quản lý trong thời gian tới
*Mục tiêu:
Nhằm nâng cao hơn nữn hiệu quả kinh doanh và phải giải quyết tốt nhất các vấn đề xã hội tại Công ty cho nhân viên.
*Phơng hớng:
+Tạo việc làm ổn định cho ngời lao động và thực hiện các chính sách xã hội cho họ.
+Sắp xếp đội ngũ cán bộ nhân viên các phòng ban theo hớng chuyên môn hoá và gọn nhẹ
+ áp dụng hệ thống máy tính hiện đại và các máy văn phòng hiện đại phục vụ quản lý và kinh doanh.
+Tổ chức thờng xuyên các lớp đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý.
Để thực hiện các mục tiêu và phơng hớng trên Công ty cần phải xem xét hàng loạt các vấn đề nh: cán bộ, đầu t, trang thiết bị phơng tiện quản lý… Tuy nhiên việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải dựa vào tình hình thực tế của Công ty.
3.2 Nâng cao hiệu quả phối hợp hoạt động giữa các phòng ban chức năng nhằm tiết kiệm hơn nữa cho khách hàng.
Trong Công ty dù lớn hay nhỏ thì các chức năng về tổ chức luôn luôn liên quan chặt chẽ với nhau. Mặc dù sự hoạt động của các phòng ban chức
năng theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể nhng nó lại là mắt xích có quan hệ hữu cơ và gắn kết với nhau, hoạt động chung sức cùng bộ máy lãnh đạo và quản lý, ổ chức phối hợp khoa học đúng khả năng sẽ phát huy đợc hiệu quả tối đa.
Khoa học quản lý đã chỉ rõ trên cơ sở phân công lao động theo hớng chuyên môn hoá thì mới có hiệu quả. Quan hệ giữa các phòng, bộ phận đem đến yếu tố quyết định cho chất lợng sản phẩm và dịch vụ.Trong tất cả các khâu đều đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng.
Trong Công ty hiện nay sự phối hợp giữa các phòng ban còn thiếu đồng bộ. Do vậy mà việc hoàn thiện để nâng cao hiệu quả phối hợp hành động của các phòng ban là rất cần thiết. Theo đó việc phối hợp giữa các phòng ban cần diễn ra nh sau:
+Các phòng kinh doanh:sau khi kí kết hợp đồng cần thông báo cho phòng kĩ thuật để họ lập các bản vẽ thiết kế, lựa chọn và các kích cỡ của các máy móc thiết bị văn phòng, thành lập giải pháp thi công, phối hợp với phòng kế toán tài chính tính toán các chi phí và chuẩn bị vốn cho dự án đầu t và phối hợp với phòng tổ chức để chuẩn bị nhân sự và triển khai công việc.
+Phòng kế toán: có trách nhiệm báo cáo định kì hay đột xuất khi giám đốc yêu cầu về nguồn vốn và tài sản của Công ty. Thực hiện thanh toán cho việc hoàn thành hay số hàng đợc chuyển đợc chuyển vào kho sau khi có hoá đơn của ngời bán hàng. Lập kế hoạch về tiền mặt nh: tiền lơng, tiền thởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội và các khoản mua sắm khác nhận kết quả hàng… tháng để hạch toán lỗ lãi, thu tiền mặt, lập kế hoạch cho tiền gửi ngân hàng và tiền mặt phục vụ công tác nghiên cứu mở rộng thị trờng.
+Phòng kĩ thuật sau khi nhận đợc kế hoạch từ các phòng kinh doanh, phòng lập và thiết kế bản vẽ phối hợp với phòng đảm bảo chất lợng vẽ quy trình công nghệ định mức lao động và trình lên giám đốc các bản vẽ và các phơng án giải pháp kĩ thuật để giám đốc thực hiện kiểm duyệt. Xây dựng định mức vốn thanh toán khi dự án và các hợp đồng kinh doanh hết hạn, phối hợp với các phòng kinh doanh để t vấn cho khách hàng về việc sử dụng với
các điều kiện để đảm bảo nếu có trục trặc xảy ra thì Công ty phải có trách nhiệm, hay đền bù theo hợp đồng đã kí kết. Kết hợp với phòng tổ chức hành chính xây dựng các chơng trình đào tạo và nâng cao nhiệm vụ cho nhân viên trong phòng.
+Phòng tổ chức hành chính: phải có trách nhiệm thực hiện, điều động và kế hoạch nhân sự (đào tạo,tuyển dụng) cho các phòng ban. Lu trữ tài liệu và giao cho các phòng ban tham khảo khi cần thiết.
Khi thực hiện chặt chẽ các yêu cầu trên cùng với sự nhiệt tình của các thành viên sẽ đem lại hiệu quả cao nh giảm chi phí, tiết kiệm đợc thời gian và chớp nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
3.3 Xác định rõ kế hoạch, mục tiêu đào tạo và tuyển dụng cán bộ quản lý và nhân viên, xâydựng tiêu chuẩn cán bộ quản lý lý và nhân viên, xâydựng tiêu chuẩn cán bộ quản lý
Để quản lý hoạt động kinh doanh, sử dụng tốt tiềm năng về lao động vật t tiền vốn của Công ty một cách có hiệu quả đòi hỏi các cán bộ quản lý phải là những ngời có năng lực, kiến thức rộng am hiểu về các lĩnh vực kinh doanh, công nghệ của Công ty và đặc biệt phải nắm vững luật đầu t,luật DN và các ngành luật khác ảnh hởng trực tiếp hay gián tiếp tới Công ty. Có nh vậy mới đa ra đợc các quyết định có cơ sở khoa học và thu đợc kết quả khi hoạt động. Do vậy đòi hỏi Công ty phải có kế hoạch, bối dỡng tập huấn và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ quản lý và nhân viên một cách thờng xuyên để đáp ứng với yêu cầu thay đổi của thị trờng. Các hình thức đào tạo có thể là ngắn hay dài hạn các khoá học cấp tốc để cập nhật thông tin về phơng pháp quản lý mới theo yêu cầu của sự phát triển dựa vào kế hoạch đào tạo do các phòng báo cáo lên phòng tổ chức về số lợng và chất lợng và chất lợng nhân sự cần cho công việc.
Song song với việc đào tạo và bồi dỡng nghiệp vụ cho cán bộ quản lý và nhân viên cần xác định rõ kế hoạch mục tiêu tuyển dụng nhân viên trong điều kiện mở rộng và phát triển của Công ty. Trớc khi tuyển dụng cần xem xét các khía cạnh nh:
+Tình hình nhân viên taị các phòng ban thừa hay thiếu, xem có giải quyết bằng cách điều động giữa các chỗ thừa thiếu trong phòng.
+Xem xét mở rộng các phòng ban để có kế hoạch tuyển dụng nhân lực cho phù hợp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+Thực hiện tuyển dụng nhân viên theo đúng các bớc do công ty đặt ra khi xem xét hồ sơ, phỏng vấn, thử việc và nhận vào làm chính thức.
+Xuất phát từ vai trò rất quan trọng của lao động quản lý đối với sự tồn tại phát triển của Công ty nên việc xây dựng tiêu chuẩn cho đội ngũ cán bộ và cấp lãnh đạo là hết sức cần thiết. Cán bộ quản lý của Công ty phải có trình độ, năng lực, chuyên môn, năng động, sáng tạo, quyết đoán, luôn đặt chữ tín lên hàng đầu và rất coi trọng đạo đức kinh doanh. Ngời lãnh đạo phải am hiểu các kiến thức sâu rộng về các lĩnh vực kinh tế, xã hội, văn hoá Tiêu… chuẩn hoá đội ngũ cán bộ quản lý là nhắm nâng cao hơn nữa việc sử dụng, phân bổ trách nhiệm quản lý. Mặt khác khi xác lập việc tiêu chuẩn hoá là việc lựa chọn và đánh giá khả năng của cán bộ. Suy đến cùng một DN muốn thắng trong cạnh tranh thì phải có đội ngũ nhân lực giỏi, hiểu biết rộng.
Có thể tóm tắt các phẩm chất, năng lực của nhà quản lý ở các điểm sau:
*Đối với lãnh đạo
+Phẩm chất chính trị: trung thành với chủ trơng đờng nối của Đảng và nhà nớc, tìm tòi sáng tạo đa Công ty tiến bớc. Và các cán bộ nhà nớc cần có một trình độ lý luận chính trị nhất định.
+Trình độ năng lực tổ chức lãnh đạo và quản lý: am hiểu sâu rộng về lĩnh vực do mình quản lý. Có năng lực làm việc, lãnh đạo chỉ huy và có vai trò tổ chức tốt, khả năng tập hợp và đoàn kết quần chúng, biết tổ chức bộ máy quản lý phù hợp, biết thởng phạt phân minh, phân công đúng ngời đúng việc và biết nắm bắt cơ hội kinh doanh.
+Trình độ học vấn: phải tốt nghiệp đại học hay trên đại học về các chuyên nghành cụ thể, có kiến thức ngoại ngữ, tin học, có trình độ ngoại giao, giao tiếp xã hội và lý luận chính trị.
+Về đạo đức: ban lãnh đạo là bộ mặt của Công ty vì vậy phải là tấm g- ơng cho mọi cán bộ nhân viên. Sống công bằng có thiện chí với mọi ngời, trung thực và tôn trọng chữ tín.
*Đối với cán bộ phòng ban chức năng
- Phẩm chất chính trị: trung thành với các đờng lối chính sách kinh tế của Đảng và của Công ty đã hoạch định, nắm bắt đợc phơng hớng vận động và phát triển của đờng lối đó.
- Trình độ quản lý: phải tốt nghiệp đại học hay cao đẳng có trình độ tin học và ngoại ngữ.
-Về t cách đạo đức:Tôn trọng chữ tín và yêu nghề và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Với việc tiêu chuẩn hoá kế hoạchvà phơng hớng đào tạo cán bộ quản lý của Công ty nh trên sẽ cho phép quỹ tiết kiệm tiền lơng cho Công ty. Đảm bảo mức lơng cao đủ thu hút cán bộ lãnh đạo, tạo sự gắn bó của nhân viên với DN.
3.4 Cơ cấu thêm phòng Marketing
Xét về ý nghĩa thì việc mở thêm phòng Marketing có thể nói đây là một chiến lợc. Đối với Công ty thì phần lớn giám đốc là chịu là ngời chịu trách nhiệm chính trong việc tìm nguồn đầu ra cho Công ty nhng nh vậy sẽ rất vất vả, công việc sẽ đợc dồn cho lãnh đạo hiệu quả không cao. Phòng Marketting khi đợc thành lập sẽ có trách nhiệm phối hợp với giám đốc cùng tìm thị trờng đầu ra cho các sản phẩm của Công ty. Về lâu dài đây là một là một lợi thế trong cạnh tranh. Chiến lợc Marketing sẽ giúp cho sản phẩm của Công ty đợc tiếp cận gần khách hàng hơn và tất yếu sẽ tạo đựơc thơng hiệu vơi ngơi dân.
3.5 Đổi mới trang thiết bị, máy móc của doanh nghiệp
Do hạn chế một phân của doanh nghiệp là trang thiết bị và may móc đã cũ kĩ và lạc hậu, năng xuất lao động thấp do vậy đổi mới công nghệ là biện pháp quan trọng và cấp bách. Ngành sản xuất ô tô là ngành mới ở nớc ta và phát triển mạnh trong 2 năm gần đây.
3.6 Một số biện pháp khác
+Kiểm tra các vị trí lao động trong bộ máy quản lý của Công ty phát hiện các vị trí cha hợp lý hay còn trùng lặp để phân công hay sắp xếp lại.
+Quán triệt chặt chẽ lề lối, nội dung quy chế làm việc cho cán bộ trong bộ máy quản lý, phát hiện và thực hiện các mức kỉ luật.
+Chng cầu ý kiến của cán bộ, nhân viên trong Công ty về việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
+Giáo dục ý thức trách nhiệm, tinh thần tự giác của cán bộ nhân viên trong việc hoàn thiện các nhiệm vụ của mình.
+Thực hiện việc tăng thởng cho các cán bộ hay cá nhân có ý kiến hay đóng góp và công tác hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty.
Các biện pháp trên cần thực hiện đồng bộ hay dần dần từng bớc. Có nh vậy thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới thích ứng và hoạt động mới có hiệu quả.
Có thể nói không một cơ cấu tổ chức nào là hoàn hảo mà nó chỉ có tính chất tơng đối. Một cơ cấu tổ chức tối u là cơ cấu phù hợp với điều kiện thực tiễn và yêu cầu kinh doanh trong các Công ty nhất định vì thế không nên kết luận ngay sự phù hợp hay cha phù hợp mà cần phải đa vào kiểm nghiệm để phát hiện yếu tố bất hợp lý và thực hiện điều chỉnh, có vậy cơ cấu bộ máy quản lý mới dần tối u và đem lại hiệu quản quản lý cao.
Kết luận
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay là một vẫn đề đáng đợc quan tâm. Hoàn thiện bộ máy theo h- ớng tinh giảm gọn nhẹ là mục tiêu của tất cả các doanh nghiệp.
Toàn bộ nội dung của bài chia làm 3 phần đi từ lý luận đến thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội.Từ đó đề xuất các biện pháp chủ yếu nhằm góp phần hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty trong thời gian tới. Hi vọng rằng những đề xuất này sẽ đợc Công ty tham khảo và thực hiện để không ngừng khắc phục những yếu điểm, đẩy mạnh phát triển những mặt tích cựu tạo sự thu hút, sự tin tởng trong nội bộ hàng ngũ lãnh đạo của Công ty, tạo điều kiện hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty theo hớng tinh giảm, gọn nhẹ.
Với thời gian nghiên cứu có hạn cộng với trình độ bản thân còn nhiều hạn chế trong lý luận và khảo sát tình hình thực tế nên chắc bài viết này không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận đợc ý liến đóng góp của các thầy cô giáo để bài viết này đợc hoàn thiện hơn.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Cô giáo-Thạc sĩ Bùi Thị Hồng Việt và các cô chú, anh chị ở phòng Tổ chức hành chính Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Quang Duy
Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình Khoa hoc quản lý tập I- PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà _ PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền (NXB Khoa học kĩ thuật 2004 ) 2. Giáo trình Khoa hoc quản lý tập II- PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà _
PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền (NXB Khoa học kĩ thuật 2002) 3. Giáo trình lý thuyết quản trị kinh doanh- PGS. TS Mai Văn Bu_ TS
Phan Kim Chiến.
4. Giáo trình quản trị doanh nghiệp- PGS.TS Lê Văn Tâm-NXBGD- 1998.
5. Quản lý nhà nớc về kinh tế GS.TS Đỗ Hoàng Toàn PGS.TS Mai Văn Bu NXB Lao Động Xã Hội 2005
6. Quản trị nhân lc PGS.TSNguyễn Ngọc Quân TH.S Nguyễn Vân Điềm NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân 2007
7. Marketing căn bản GS.TS Trần Minh Đạo NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân 2006
8. Báo cáo tổng hợp kết quả kinh doanh của Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội năm 2007
9. Điều lệ Công ty, quy định chung về quyền hạn và trách nhiệm của tất